本世紀以來，為適應現(xiàn)代企業(yè)戰(zhàn)略管理的要求，推動財務職能轉變，借助信息化手段，將共同的、重復性的財務流程抽取出來，建立財務共享模式，在追求最低成本的同時完成企業(yè)會計核算和資金結算交易處理，這已成為國內(nèi)企業(yè)集團財務管理的新趨勢。
一、財務轉型和財務共享模式的一般介紹
改革開放三十多年來，中國經(jīng)濟的發(fā)展和中國企業(yè)的壯大使企業(yè)財務工作不斷走向成熟：從多種記賬方法逐漸統(tǒng)一到借貸記賬法、《會計基礎工作規(guī)范》出臺、從會計制度走向企業(yè)會計準則、從COSO與SOX的引進到自行頒布《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》和《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》等。
與此同時，企業(yè)規(guī)模的不斷發(fā)展使企業(yè)財務組織開始擺脫原有狹隘職能，轉向以股東價值創(chuàng)造為基礎并參與公司戰(zhàn)略。企業(yè)財務轉型呈現(xiàn)出以決策支持為導向、面向經(jīng)營提供服務支撐、優(yōu)化財務組織、降低成本等特征，并逐漸重構更加高效精簡的企業(yè)財務組織。
二、財務共享模式對企業(yè)會計檔案管理環(huán)境的影響
財務共享模式將分布于企業(yè)集團內(nèi)部各經(jīng)營單位的財務職能統(tǒng)一規(guī)劃為企業(yè)集團內(nèi)部的服務子流程，而在原來每個經(jīng)營單位中“橫向”的財務管理職能轉變成企業(yè)集團中“縱向”、統(tǒng)一的財務共享服務職能的過程中，企業(yè)集團財務職能也成為企業(yè)服務市場和客戶的主流程中的子環(huán)節(jié)。財務職能及管理模式的改變?yōu)闀嫏n案管理環(huán)境帶來變化。
1．管理體系變動
財務共享模式的建立可能導致財務管理體制重心從原來依賴經(jīng)營單位所在地的財務管理體系變遷到依賴財務共享服務機構構筑的標準化管理體系，由此對傳統(tǒng)的屬地化會計檔案管理體系形成沖擊。
2．支撐系統(tǒng)變遷
國內(nèi)財務共享服務機構大多借鑒西方模式，直接依賴可遠程提供影像資料（電子會計檔案）的影像系統(tǒng)作為支撐系統(tǒng)，形成影像資料后的紙質會計檔案，其管理體系受重視程度降低，會計檔案歸檔的完整性和合規(guī)性受到考驗。
3．流程管理復雜
財務共享模式下的會計檔案形成鏈條正在加長，會計檔案的形成從單純在經(jīng)營單位所在地一直延伸到財務共享服務機構，過程長、環(huán)節(jié)多、鏈條長，其間介入的多種崗位角色如收集、影像化、審核、傳遞、稽核、歸檔、整理、成檔等崗位增多，崗位、職責也存在交叉現(xiàn)象，流程管理責任開始模糊甚至出現(xiàn)缺失，派生出各種難以發(fā)現(xiàn)的風險問題。
4．責任主體變更
財務共享模式下的會計檔案質量控制和責任主體發(fā)生變化，財務共享服務機構作為會計檔案質量控制的最終主體參與到會計檔案形成全流程中，并對會計檔案質量承擔整體責任，會計檔案質量控制已經(jīng)成為財務共享服務機構加強內(nèi)部控制并滿足外部監(jiān)管要求的重要環(huán)節(jié)。
5．電子媒介的出現(xiàn)
財務共享模式多需借助信息技術實現(xiàn)，會計檔案的形成、保管、調閱過程中相應出現(xiàn)大量電子媒介會計檔案，這雖然為會計檔案信息存儲、利用等方面創(chuàng)造便捷條件，但也產(chǎn)生了諸如新內(nèi)控防范點設置、會計檔案完全數(shù)據(jù)化（影像化）管理、電子文檔存儲利用合法合規(guī)性、系統(tǒng)集成憑證歸檔等新問題。
三、財務共享環(huán)境下的會計檔案管理工作的特點和思路
會計檔案管理環(huán)境發(fā)生變遷使會計檔案管理工作呈現(xiàn)出以下特點：從工作地點上看，由于財務共享模式建立是變橫向的各經(jīng)營單位財務管理職能為縱向統(tǒng)一的財務共享服務標準化流程，為符合《會計基礎工作規(guī)范》中關于會計檔案管理方面的要求，財務共享服務過程中的各種紙質和電子會計檔案會從經(jīng)營單位所在地流向財務共享服務機構所在地，完成其空間轉移過程。
從工作范圍上看，財務共享模式下的會計檔案從經(jīng)營單位所在地流向財務共享服務機構所在地的過程還伴隨發(fā)生會計檔案收集整理、數(shù)據(jù)化、傳遞和流轉過程管理、質量管理和風險控制、成檔及成檔后管理等工作鏈條上的多項工作；其工作范圍與從前僅局限于成檔后的紙質會計檔案管理相比，又進一步向前延伸到會計檔案成檔前的多個環(huán)節(jié)。
從工作內(nèi)容上看，財務共享模式下的會計檔案管理不僅僅是事后的會計檔案收集整理，而且包括組織、協(xié)調會計檔案流轉各個環(huán)節(jié)對會計檔案中可能體現(xiàn)、包含的各種風險進行甄別、處理、控制，包括會計檔案信息的整合及多角度、全方位、長距離地有效利用，包括會計檔案存儲保管模式、標準的研制與革新。
另外，在財務共享模式的演進過程中，會計檔案介質也從傳統(tǒng)的紙質媒介為主轉向紙質和電子媒介并重，從單純經(jīng)營單位所在地紙質會計檔案流轉走向財務共享服務提供范圍內(nèi)的紙質和電子會計檔案并行流轉且日趨分離。
財務共享模式下，會計檔案形成和管理工作內(nèi)涵發(fā)生了實質變化，從傳統(tǒng)意義上的會計檔案事后整理和保管調閱工作演化為企業(yè)集團會計核算與結算的流程載體，也因此成為企業(yè)集團內(nèi)部管理和風險控制的過程和基礎?；谪攧展蚕砟Ｊ较碌臅嫏n案管理工作應結合環(huán)境變化的特點，緊緊抓住會計檔案形成過程的縱向流程和成檔鏈條上的多環(huán)節(jié)、多崗位特點，從管理體系、流程管理、風險控制、內(nèi)部質量管理和會計檔案基礎服務等方面入手重新設計和組織會計檔案工作。
1．重新構筑檔案管理體系
財務共享模式的建立導致財務管理體制重心轉移到依賴財務共享服務機構構筑的標準化管理體系，作為會計檔案質量控制的最終主體，財務共享服務機構應該重新設計和主導會計檔案形成過程中的責任體系，包括會計檔案形成的最初發(fā)起人（經(jīng)辦人）責任、業(yè)務管理和審核人責任、財務共享服務方和被服務方權利和義務劃分等。實際上，這個責任體系也是企業(yè)集團內(nèi)部控制和管理的基礎。
2．注重會計檔案形成過程的流程管理
財務共享模式是規(guī)?；?、標準化和更大空間范圍內(nèi)的交易處理，廣泛依靠信息技術對標準化流程進行管理，對會計檔案形成每一環(huán)節(jié)和步驟進行實時跟蹤和定位管理，并據(jù)此進行加工處理。在實踐中可能涉及的技術包括標準條形碼、二維碼、RFID等等。
3．注重會計檔案形成過程的風險控制
財務共享模式下，原經(jīng)營單位財務管理體系下的會計稽核責任被財務共享服務機構取代，進入財務共享服務機構的各種紙質和電子會計檔案真實性、一致性、合法合規(guī)性等問題成為財務共享服務機構需要重新面對的新內(nèi)控防范點，注重會計檔案形成過程的風險控制以解決可能隨會計檔案形成和流轉過程進入財務共享服務機構的外部風險。
4．關注會計檔案形成過程的內(nèi)部質量管理
財務共享模式是基于流程化、標準化的基礎業(yè)務規(guī)模化處理，以追求交易處理過程的成本節(jié)約。大量非均衡性、差異化的各種類型會計檔案在財務共享服務機構處理，其結果和質量能否保持嚴格一致,會計檔案信息在對外輸出時是否影響會計核算和資金結算質量成為需要考慮的重要問題。關注會計檔案形成過程的內(nèi)部質量管理就是通過標準化、專業(yè)化手段控制在財務共享服務機構內(nèi)部流轉的會計檔案加工處理質量，防范自身處理質量瑕疵、失誤或不一致性可能帶來的風險。
值得一提的是，財務共享模式下出現(xiàn)的紙質和電子會計檔案并存情形，保證雙方品質和一致性并得到政府行業(yè)管理部門認可并成為日后推廣以電子會計檔案調閱為主、紙質會計檔案調閱為補充的檔案使用模式的基礎。
5．整合、挖掘和創(chuàng)新會計檔案基礎服務
會計檔案基礎服務屬于傳統(tǒng)會計檔案管理工作范圍，但結合會計檔案管理工作電子化、低碳化、遠程調閱和決策支撐等行業(yè)變化新趨勢，這項工作被賦予新的內(nèi)涵。其范圍包括集中化管理會計檔案如何發(fā)揮其信息優(yōu)勢、提升服務質量和感知、延伸和革新會計檔案基礎和規(guī)范管理等問題，包括紙質和電子會計檔案存儲、備份、日常保管、調閱及遠程調用、整合利用和信息挖掘等問題，也包括原有會計檔案存儲模式革新和低碳化問題，涉及內(nèi)容廣泛。
四、小結
財務共享模式下的會計檔案管理工作在流程重組基礎上集成了企業(yè)集團會計基礎工作、財務管理工作和內(nèi)部控制工作，是管理體系、流程管理、風險控制、質量管理和會計檔案基礎服務的統(tǒng)一體。在經(jīng)濟發(fā)展方式轉變的新形勢下，重新審視會計檔案管理工作的特點和內(nèi)涵以及持續(xù)創(chuàng)新會計基礎工作，有助于我們提升會計服務支撐能力與風險管控水平，從而更好地推進企業(yè)財務轉型。
