ERP作為一種新型的管理模式，以其獨特的優(yōu)勢正在逐步被許多企業(yè)所采用。財務(wù)管理的理念及動作也相應(yīng)產(chǎn)生了很大的變化，這些變化給財務(wù)人員帶來了挑戰(zhàn)也帶來了機遇。
目前，中國石油潤滑油公司西北潤滑油銷售分公司（以下簡稱“潤滑油分公司”）基本上形成了以財務(wù)管理為中心，業(yè)務(wù)覆蓋企業(yè)供、產(chǎn)、銷全過程控制，實現(xiàn)了以滿足客戶需求為宗旨、快速響應(yīng)市場變化的現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理模式。目前，分公司ERP系統(tǒng)中與財務(wù)管理相關(guān)模塊包括成本、銷售、庫存、應(yīng)收、應(yīng)付與獲利能力分析等，這些作為新型管理工具模塊的啟動，對財務(wù)人員原有傳統(tǒng)管理模式展開了極大挑戰(zhàn)，ERP系統(tǒng)的實施應(yīng)用給我們財務(wù)人員在思維理念、行為模式及組織結(jié)構(gòu)等方面都帶來巨大的沖擊。本文擬在闡述潤滑油分公司實施ERP后對財務(wù)管理的影響及財務(wù)角色變化的基礎(chǔ)上，對如何更好地發(fā)揮ERP下會計核算和財務(wù)管理水平提出一些建議。
一、ERP系統(tǒng)環(huán)境下財務(wù)會計系統(tǒng)的特點
1．及時性
在ERP環(huán)境下，財務(wù)管理實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同作業(yè)，每一筆業(yè)務(wù)操作都會及時反映在財務(wù)會計系統(tǒng)中，并會實時更新相關(guān)的管理報表數(shù)據(jù)，使得根據(jù)業(yè)務(wù)信息進行及時的監(jiān)控和決策成為可能。
2．動態(tài)性
市場需求是財務(wù)管理的最根本拉動力，市場與顧客需求是千變?nèi)f化的。所以，ERP環(huán)境下的財務(wù)管理應(yīng)該是以變幻的市場需求為起點，實施快速的財務(wù)預(yù)算，提供動態(tài)的財務(wù)信息，支持動態(tài)的企業(yè)管理。
3．集成性
ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)的財務(wù)軟件的很大不同在于ERP財務(wù)管理的集成化。這種集成不僅體現(xiàn)在財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部各生產(chǎn)、經(jīng)營環(huán)節(jié)的充分集成，還體現(xiàn)在與供應(yīng)商、經(jīng)銷商、客戶等供應(yīng)鏈中的其他系統(tǒng)的無縫鏈接，從而實現(xiàn)了企業(yè)所有資源的集中化管理。
4．財務(wù)決策的科學(xué)性
在ERP環(huán)境下，利用會計核算資料、財務(wù)資源和財務(wù)分析模塊，可以進行各種層級的預(yù)算和預(yù)測，可以對財務(wù)數(shù)據(jù)進行建模分析，更復(fù)雜的財務(wù)分析可以利用在線數(shù)據(jù)分析處理工具進行多種角度的數(shù)據(jù)建模，為分析開拓了更大更深的空間。
5．遠見性
ERP系統(tǒng)的與財務(wù)FMIS系統(tǒng)有效融合在一起，集財務(wù)會計、管理會計、成本會計于一體。這種系統(tǒng)整合，及其系統(tǒng)的信息供給，有利于財務(wù)做前瞻性分析與預(yù)測。
6．信息服務(wù)的全面性
ERP實現(xiàn)了企業(yè)資源的集中化管理，企業(yè)經(jīng)營活動中的全部數(shù)據(jù)都存儲在其中央數(shù)據(jù)庫中。在中央數(shù)據(jù)庫的支持下，ERP更全面地提供財務(wù)管理信息，為戰(zhàn)略決策和業(yè)務(wù)操作等各層次提供管理服務(wù)。
二、實施ERP對財務(wù)管理產(chǎn)生的變革性影響
1．有效改善會計核算業(yè)務(wù)流程，會計職能充分發(fā)揮
ERP系統(tǒng)在定義初期，兼顧了財務(wù)系統(tǒng)的框架和流程及制造管理、供應(yīng)管理的框架和流程，賬目結(jié)構(gòu)的設(shè)置、財務(wù)流程的處理、接口的設(shè)計及報表需求的定義，更加注重業(yè)務(wù)對財務(wù)的影響和財務(wù)對業(yè)務(wù)的控制，有效改善了傳統(tǒng)企業(yè)會計核算和財務(wù)管理的業(yè)務(wù)流程。同時，會計職能的拓展與業(yè)務(wù)流程充分融合，極大豐富并發(fā)展了會計核算和財務(wù)管理所能控制和掌握的資源，進一步強化了財務(wù)對業(yè)務(wù)管理和控制決策的導(dǎo)向作用。
2．ERP系統(tǒng)擴大了財務(wù)管理的內(nèi)涵
ERP把財務(wù)管理模塊作為整個企業(yè)管理系統(tǒng)的中樞，要求和企業(yè)管理系統(tǒng)的其他模塊都有相應(yīng)的接口，并能夠?qū)⑿畔⒃谪攧?wù)中樞相互集成。它的對象已不僅是資金的循環(huán)和周轉(zhuǎn)，還包括業(yè)務(wù)管理、人力資源管理及其他信息管理所包括的相應(yīng)內(nèi)容，范圍擴展到整個企業(yè)管理的領(lǐng)域。
3．ERP系統(tǒng)使新的業(yè)績考評方法成為可能
ERP系統(tǒng)強調(diào)管理會計的職能，將項目作為成本中心、利潤中心進行考核，對項目進行預(yù)測、控制和分析?？梢愿鶕?jù)層級對財務(wù)預(yù)算的實施過程進行實時評價和考核。
4．ERP系統(tǒng)改變了企業(yè)財務(wù)管理模式
傳統(tǒng)的會計幾乎把大部份時間耗費在事后核算工作上，ERP實施后，大量重復(fù)繁雜的核算統(tǒng)計工作均通過系統(tǒng)自動處理完成，實現(xiàn)了公司關(guān)鍵業(yè)務(wù)的財務(wù)數(shù)據(jù)由相對滯后的手工匯總向過程化同步生成的方向躍變，把財務(wù)人員從枯燥的數(shù)字中解脫出來，會計監(jiān)督職能更加突出，會計的職能由核算型向監(jiān)控型轉(zhuǎn)換，監(jiān)控的方式也多樣化，比例對物料出入庫數(shù)量進行異常監(jiān)控，對各項訂單進行符合性復(fù)核審定，對價格偏離進行追蹤分析，對存貨積壓成因進行分析并采取對策，對客戶信貸進行系統(tǒng)管理，對內(nèi)部訂單（預(yù)算）進行適時糾偏等等。在實施監(jiān)控的同時使企業(yè)各業(yè)務(wù)流與資金流、信息流適時形成一個完整的閉環(huán)管理，實現(xiàn)企業(yè)資源的最優(yōu)配置和充分利用。
5．ERP系統(tǒng)使“精細化”成本核算和財務(wù)管理得以延伸
實施ERP系統(tǒng)后，信息及時性、準確性的提高，為事前財務(wù)預(yù)測提供依據(jù)，使事中財務(wù)控制具備能力，確保事后財務(wù)核算和分析準確可靠，使“精細化”成本管理得以推行，財務(wù)管理時空得以全面延伸，財務(wù)風(fēng)險得以有效控制。有效消除了傳統(tǒng)模式下存在的時空障礙和邏輯誤導(dǎo)，改變了過去財務(wù)有心無力、被動滯后的局面，能夠?qū)⒇攧?wù)管理的觸角延伸到企業(yè)的車間班組、最小作業(yè)單元和個人，實現(xiàn)了生產(chǎn)數(shù)據(jù)由定時手工統(tǒng)計向多點原生態(tài)數(shù)據(jù)直接與動態(tài)采集的方向轉(zhuǎn)化，這一躍變加快并促使公司可以由定額成本核算模式向?qū)嶋H成本核算模式轉(zhuǎn)變，使成本核算更為精細化。
另外，ERP使財務(wù)核算數(shù)據(jù)能鏈接到最明細數(shù)據(jù)、最底層單元，真正實現(xiàn)“資金流、實物流與信息流的三流合一”，那么管理的能力就延伸到了整個系統(tǒng)中的任何一個節(jié)點，管理模式就從過去的局部、分散管理向全面、集中、精細化管理邁進了一大步，能夠?qū)崟r分析可能的財務(wù)風(fēng)險，有效規(guī)避相關(guān)經(jīng)營風(fēng)險。
6．ERP實施后，使內(nèi)控流程固化、管理流程優(yōu)化
ERP系統(tǒng)實施和應(yīng)用不只是簡單地將業(yè)務(wù)流程電子程序化，而是始終以科學(xué)的管理理念、嚴格的內(nèi)部控制思想融會貫穿于全部業(yè)務(wù)循環(huán)中，通過事先設(shè)計和完善的一整套涵蓋計劃、價格、供應(yīng)、生產(chǎn)、銷售、庫存管理、收付結(jié)算和成本核算等業(yè)務(wù)的管理流程，對不能增加價值、不能控制風(fēng)險、成本收益明顯不配比的冗余環(huán)節(jié)一律砍除。通過對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制點進行程序固化和優(yōu)化，達到信息共享、流程清晰、相互配合、有效牽制，在理順管理關(guān)系的同時，加強了財務(wù)監(jiān)督，提升了財務(wù)管理水平。
三、ERP實施后對會計人員的角色挑戰(zhàn)
ERP實施后，計算機取代了傳統(tǒng)會計功能的大部份，因此，對會計人員角色的影響是顯而易見的。其中，最為突出的是，ERP上線后，許多資料直接由資料產(chǎn)生處的人員來錄入，會計信息在交易完成后自動入賬，同時形成相關(guān)分類賬，并自動生成報表，且許多資料直接從系統(tǒng)中即時存取。這樣，許多原本由會計人員來完成的基礎(chǔ)工作已被取代，而且，從作業(yè)的質(zhì)量到速度，都比人工作業(yè)好得多。那么，對這一現(xiàn)象應(yīng)該怎么看呢？
從表面上來看，ERP上線對會計人員來說確實是一大沖擊，或者說是一種“會計人員無事可做”的危機。但從深層次來看，ERP的上線，本質(zhì)上應(yīng)該是會計工作內(nèi)涵的新發(fā)展，是會計工作重心的轉(zhuǎn)移，即從以往對數(shù)字的計量與記錄，轉(zhuǎn)向到對信息的加工、再加工上來。我們的會計人員將不應(yīng)該再扮演賬房先生的角色，而應(yīng)該是企業(yè)的咨詢師、決策的參謀者。同時，會計人員提供的企業(yè)咨詢、分析的價值將愈來愈受到重視，會計人員在組織中所占地位及扮演的角色也日益重要。
從信息的加工層面講，由于ERP上線，不僅是一個硬軟件的引進與安裝問題，而且是實施ERP系統(tǒng)所取得的效益。而這效益的取得及其增值，相當(dāng)程度上取決于會計人員對信息進行加工的層次性，因此，“再加工，以及深加工”應(yīng)是會計新模式的基本特點，也應(yīng)該是會計人員的新課題。
四、充分利用ERP系統(tǒng)提升公司會計核算及財務(wù)管理水平
1．改變財務(wù)人員知識結(jié)構(gòu)，重視財務(wù)人員綜合素質(zhì)提升
可以說ERP的上線對財務(wù)人員是一場空前的革命，不亞于新的會計準則的實施。信息化對財務(wù)人員綜合素質(zhì)的要求是前所未有的，它不僅要求財務(wù)人員要具有較高的財會專業(yè)知識，而且對財務(wù)人員的專業(yè)知識、計算機應(yīng)用能力、統(tǒng)計指標(biāo)應(yīng)用能力、分析判斷能力及相關(guān)經(jīng)濟管理能力等均提出了較高的要求。因此，公司不僅要在財會人員的崗位設(shè)置、招聘、薪酬水平設(shè)計時考慮這些因素，而且應(yīng)加強對財務(wù)人員的綜合業(yè)務(wù)培訓(xùn)，形成一支高素質(zhì)的財會管理隊伍，只有這樣才能在信息管理操作平臺上游刃有余，事半功倍。
同時，基于信息系統(tǒng)，如何建立成本動因分析方案，如何開展采購與生產(chǎn)銜接過程的儲備資金占用分析，如何建立多種內(nèi)部核算模型，如何完善財務(wù)數(shù)據(jù)信息與外部應(yīng)用系統(tǒng)的適時、充分交換……所有這些工作，都沒有一個現(xiàn)成的固有模式可供選擇，只有靠我們自身智慧不斷實踐，創(chuàng)造性地進行突破和開發(fā)。因此，財務(wù)人員還應(yīng)該具備持續(xù)的創(chuàng)新能力。
2．調(diào)整、優(yōu)化財務(wù)機構(gòu)設(shè)置
實施ERP將企業(yè)活動輸入的信息自動計入財務(wù)模塊生成明細賬、總賬、會計報表，減少了大量的手工輸單和數(shù)據(jù)的重復(fù)處理，減少了出錯的概率，能快速、準確地對數(shù)據(jù)進行收集、處理和傳遞，使會計手工核算的工作量大大減輕，減少了所需的核算人員。但是，由于財務(wù)管理內(nèi)涵的擴張以及在整個管理系統(tǒng)中的中樞地位，使得財務(wù)管理的工作量大大增加。因此，應(yīng)適時調(diào)整財務(wù)機構(gòu)設(shè)置，在壓縮會計核算機構(gòu)(或崗位)的同時，增加財務(wù)管理中的預(yù)算、成本、稽核、內(nèi)部審計等機構(gòu)（或崗位），充實大量的專職、高素質(zhì)的綜合管理人員。應(yīng)該說優(yōu)化財務(wù)機構(gòu)的設(shè)置是發(fā)揮ERP作用的關(guān)鍵所在。
3．創(chuàng)新思維，轉(zhuǎn)變財會機構(gòu)的主要職能
ERP上線后，企業(yè)人、財、物的信息通過計算機網(wǎng)絡(luò)及時反饋給決策管理者，使管理者能實時了解各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的財務(wù)狀況，做到實時監(jiān)督，且避免人為因素的影響，減弱核算和監(jiān)督工作在財務(wù)人員基本工作中所占的比重，而使財務(wù)人員更多地參與企業(yè)管理，對匯集到財務(wù)中樞的信息進行分析、反饋、處理，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供科學(xué)的依據(jù)，使得管理成為財務(wù)機構(gòu)的主要職能。財務(wù)管理人員的新使命將以有效提升企業(yè)價值為未來角色發(fā)展的重要方向。
4．利用ERP系統(tǒng)，規(guī)范會計基礎(chǔ)，重視會計檔案信息安全
ERP運用不得以會計基礎(chǔ)規(guī)范化工作為代價。隨著數(shù)據(jù)高度集成共享，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛運用，傳統(tǒng)財務(wù)信息資料在時間、空間運用方面進一步得到延伸，會計基礎(chǔ)工作需進一步明確、加強，單據(jù)的規(guī)范化要求及紙質(zhì)會計憑證的存檔不得松懈，會計資源的安全和保密工作也變得更加復(fù)雜多變。
5．突破傳統(tǒng)觀念，運用ERP提升成本管理水平
現(xiàn)代成本管理需要一個能協(xié)調(diào)計劃、監(jiān)控和管理企業(yè)各種成本發(fā)生的全面集成化系統(tǒng)，從而協(xié)助企業(yè)的各項業(yè)務(wù)活動都面向市場來進行運作。ERP實施后帶給成本管理的第一個變革是建立了標(biāo)準成本體系，所有的成本管理應(yīng)用程序都共用同樣的數(shù)據(jù)源并且使用一個標(biāo)準化的體系。目前，公司對所有物料收、發(fā)、存都采用標(biāo)準成本核算，成本核算對象進一步細化，成本費用控制高度集中。用戶界面的同一結(jié)構(gòu)又使這個系統(tǒng)具有容易操作的特點，成本與收入的監(jiān)控可貫穿所有職能部門甚至于班組。差異或有問題的項目一旦出現(xiàn)就能被分離出來，并可采取措施去糾正。具體來說，可涉及成本中心會計、定單或項目會計、作業(yè)成本會計（ABC成本）等。如定單或項目會計，它以定單或項目來收集成本，并用計劃與實際結(jié)果之間的對比來協(xié)助對定單與項目的監(jiān)控，有助于優(yōu)化一個企業(yè)對其業(yè)務(wù)活動的計劃與執(zhí)行。同時能適時監(jiān)控采購物資的實際采購價格，及時了解公司各項大宗材料等市場信息，促進采購成本降低、保證公司成本、利潤核算更加真實、科學(xué)、準確。
針對傳統(tǒng)的成本會計不適應(yīng)新的環(huán)境的局面，作業(yè)成本法（ABC成本法）和基于ABC的作業(yè)成本管理被越來越多的企業(yè)所應(yīng)用。ABC成本法是以作業(yè)為核心，確認和計量耗用企業(yè)資源的所有作業(yè)，將耗用的資源成本準確地記入作業(yè)，然后選擇成本動因，把所有的作業(yè)成本分配給作業(yè)成本對象的一種成本計算方法。ERP實施后，使得ABC成本法完全融入到整個系統(tǒng)中，成本動因數(shù)據(jù)可以自動從ERP中其他模塊中獲得，比如銷售、采購、生產(chǎn)、人力、財務(wù)等，使得ABC成本法能在企業(yè)中得到很好的運用。
6．運用ERP系統(tǒng)提升財務(wù)分析與預(yù)測能力
財務(wù)管理的功能主要是基于會計核算的數(shù)據(jù)并加以分析，從而進行相應(yīng)的預(yù)測、管理和控制活動。它側(cè)重于財務(wù)計劃、控制、分析和預(yù)測，強調(diào)事前計劃、事中控制和事后反饋。ERP的實施，使財務(wù)管理這種功能得以強化并成為極大的可能，“加工-再加工-深加工”，如何從ERP繁多的數(shù)據(jù)庫中提煉出有用的信息，并采用對比分析、結(jié)構(gòu)分析等多種分析方法，對企業(yè)的各種指標(biāo)進行分析和研究，是我們財務(wù)管理人員持續(xù)追求的工作目標(biāo)。
以獲利能力分析為例，哪一類產(chǎn)品或哪一片區(qū)域會產(chǎn)生最好的效益？哪家客戶或哪一個銷售代表創(chuàng)利最好？一個特定的定單利潤是怎樣構(gòu)成的？新開發(fā)產(chǎn)品獲利情況怎樣？這些都是需要獲利能力模塊幫助解決的問題。同時，銷售、市場、產(chǎn)品管理、戰(zhàn)略經(jīng)營計劃等也將根據(jù)從獲利能力分析所提供的第一手來自市場的信息來進一步的分析處理，公司因而能判斷它目前在現(xiàn)存市場中的位置，并對新市場的潛力進行評估。
在財務(wù)管理活動中，財務(wù)預(yù)測是制定和調(diào)整財務(wù)計劃的重要工作環(huán)節(jié)，它主要完成銷售預(yù)測、財務(wù)預(yù)測和資金計劃等預(yù)測，ERP既然能提供適時的數(shù)據(jù)，月度預(yù)測就變得相對簡單和準確，利用它的分析模塊，應(yīng)該可以進行預(yù)算與實際比較分析等全面預(yù)算管理職能。
五、結(jié)束語
以上是近半年來，潤滑油分公司圍繞ERP系統(tǒng)及如何提升公司財務(wù)管理方面的思考和初步探討，還有許多不成熟的地方需進一步研究。在實際操作及管理過程中，ERP系統(tǒng)的有效利用及財務(wù)管理有效提升還存在很多復(fù)雜性和特殊情況，比如，獲利能力等分析系統(tǒng)的進一步完善，預(yù)算管理模塊的有效拓展及薪酬管理模塊與財務(wù)模塊的無縫連接等。這些問題的研討和處理值得進一步深思和挖掘。
