前一段，筆者隨檢查組對一些國有及國有控股公司的小金庫進行了專項檢查，在檢查中發(fā)現(xiàn)了某些公司財務和合同管理中存在一些問題。下面，就如何加強財務及合同的管理，避免這些問題發(fā)生談一下自己的看法。
一、財務管理中應該注意的問題及解決辦法
1．一些公司違反銀行結算管理規(guī)定，轉賬金額起點以上用現(xiàn)金支付的較多，個別公司用現(xiàn)金支出占總支出的60%以上。例如，某公司在外地開來的勞務費發(fā)票一張有幾十萬元的也用現(xiàn)金支付，且單張金額太大。
解決辦法：嚴格執(zhí)行銀行結算規(guī)定，轉賬金額起點以上的必須用轉賬支付，開支票時必須填寫收款單位全稱和用途及開票日期；不準開空頭支票和遠期支票，收款單位要與發(fā)票的單位一致。在外地開的勞務費發(fā)票必須附有真實的勞務合同或協(xié)議。
2．有些公司購買原材料和辦公用品等缺少驗收入庫和領用出庫手續(xù)，既沒有入庫和出口單，也沒有驗收人和領用人簽字，特別是在施工現(xiàn)場購買的原材料和消耗品大部分手續(xù)不全，更有甚者套寫的發(fā)票還不復寫；還有的購買物品和修車沒有明細，或有明細內(nèi)容也與發(fā)票不符，如：數(shù)量、單價、金額、合計等上下不一致等。
解決辦法：購買原材料和辦公用品等必須由經(jīng)手人簽字，并有驗收入庫和領用出庫手續(xù)，（既有入庫和出口單），驗收人和領用人必須簽字；在施工現(xiàn)場購買的原材料和消耗品必須有三個以上人簽字（簽字的人應是在現(xiàn)場的人員），發(fā)貨票必須復寫或套打的；購買的材料和辦公用品必須有明細（加蓋售貨單位的有效印章），且與發(fā)貨票相符。
3．有車輛和人員混用的現(xiàn)象，所發(fā)生的車輛保險費和車輛維修費的號牌、行車證等與公司固定資產(chǎn)賬上的號牌不符；還有不是本公司的人員在公司報銷差旅費的問題。
解決辦法：車輛和人員盡量不要混用，車輛必須混用的所發(fā)生的車輛保險和維修費也要與固定資產(chǎn)賬上的單位一致，不在本公司（部門）的人員發(fā)生差旅費等不要在本單位報銷，應回原單位報銷。
4．汽油票子和辦公用品費用（硒鼓、墨盒、復印紙等）報的較多，且直接用現(xiàn)金支付，有套現(xiàn)的嫌疑。
解決辦法：實際是租車費而用汽油票子頂?shù)谋M量用租車費發(fā)票，辦公用品要嚴格控制，即使非買不可，也要用轉賬支付，該辦政府采購的要走政府采購，附所購辦公用品的明細并加蓋售貨單位的有效印章。
5．車輛、房屋（倉庫）等資產(chǎn)出賣、抵賬等不按規(guī)定程序辦理，缺少評估事務所的評估和主管部門資產(chǎn)處置審批等必要的手續(xù)，財務沒法沖賬，存在賬實不符的現(xiàn)象。
解決辦法：車輛、房屋（倉庫）等實物資產(chǎn)出賣、抵賬等要按規(guī)定程序辦理，在處理時一定要和財務、設備處等相關部門溝通，該評估的要評估，該辦理資產(chǎn)處置審批的必須辦理相應的手續(xù)，這樣才能及時處理賬目，保證賬實相符，防止資產(chǎn)的流失。
6．個別公司的庫存材料和庫存產(chǎn)品賬面的數(shù)量和金額較多，存放的時間較長，有的材料已老化，產(chǎn)品已過期或丟失，實際價值遠遠低于賬面價值，存在潛虧。
解決辦法：庫存材料和庫存產(chǎn)品要定期進行盤點，每個月末應盤點一次，最長一個季度盤點一次，出現(xiàn)短缺和已經(jīng)老化過期的材料、產(chǎn)品要及時向領導匯報，辦理盤虧處理手續(xù)。防止越放貶值越多，虧損越大的現(xiàn)象的發(fā)生。
7．存在票據(jù)處理和資金入賬不及時的問題，
（1）票據(jù)處理的早而錢交上來的晚，由于資金滯留在帳外，有資金體外循環(huán)的現(xiàn)象。如：某公司處理車輛票據(jù)是三月份到財務報的賬，而11月份才把此筆款交上來，資金在帳外滯留了八給月。
解決辦法：處理的車輛等實物資產(chǎn)錢款一定要及時上交，不要放在個人手里，票據(jù)也要同時處理，防止丟失和變成小金庫。
（2）相反有的部門發(fā)票壓的時間較長，在手里五六個月也不到財務報銷，時間太長稅務局不讓進成本費用，特別是增值稅發(fā)票要求的更嚴。
解決辦法：收到的發(fā)票一定要抓緊報銷，最好當月處理，當月處理不了的也不能超過三個月，增值稅發(fā)貨票超過三個月稅務局就不能聯(lián)網(wǎng)審核，沒通過審核的增值稅發(fā)票不能抵扣進項稅，所以，發(fā)票要及時處理，盡量不要跨年度報銷。
8．12月份成本費用列支的較多，出現(xiàn)各月成本嚴重不匹配的現(xiàn)象，特別是節(jié)假日前后到各大商場、超市購買辦公用品的發(fā)票報銷較多，如：某某公司二零零八年一月一日在某大型超市購買辦公用品金額40000元，一看就是假的，以后一定要注意。
解決辦法：成本費用盡量做好預算，提前處理，不要擠到12月份用列支，防止出現(xiàn)各月成本嚴重不匹配的現(xiàn)象，特別是節(jié)假日前后盡量不要出現(xiàn)在各大商場、超市購買辦公用品等的發(fā)票。
9．應收賬款較多，且時間較長，處理和追討不及時，對方的欠款手續(xù)不全，如：合同已過期（超過法律訴訟期），沒有追討記錄和對方蓋章確認的欠款說明等，還有以用人名長時間掛賬的現(xiàn)象。
解決辦法：應收賬款要經(jīng)常清理，追討要及時，對方的欠款手續(xù)要全，追討記錄和欠款說明等要對方蓋章確認；個人借款要及時清理，堅持前款不清下款不借的原則，不要出現(xiàn)用個人名義借款長時間掛賬的現(xiàn)象。
10．有用一張轉賬支票給兩家收款單位（也就是兩家的發(fā)票）的問題，有套現(xiàn)的嫌疑。
解決辦法：不能用一張轉賬支票給兩家收款單位，應一個單位用一張支票結算，不夠轉賬金額起點的可以用現(xiàn)金結算。
11．有的報銷一連幾張發(fā)票金額都一樣，（如：幾張發(fā)票都是6999元和980的），而銷貨方又都是一家，發(fā)票號還是連著的，給人一種不真實的感覺
解決辦法：不要出現(xiàn)一連幾張發(fā)票金額都一樣，而銷貨方又都是一家，發(fā)票號還是連著的現(xiàn)象，如果所開發(fā)票額有限，盡量頭幾張開滿，不要簡單的被幾一除得個平均數(shù)，然后隨便把這個數(shù)填到發(fā)票上，避免犯一些低級的錯誤。
12．有的公司勞務費和出圖費占成本比較大。僅勞務費一項就占總成本的60%以上，勞務費一是指單位雇用臨時工和在校大學生所發(fā)生的費用，所以若勞務費占總成本偏大，就不是正常現(xiàn)象。
解決辦法：勞務費和出圖費要盡量控制，實在沒辦法必須發(fā)生的手續(xù)也要全，如：需要勞務盡量通過勞務派遣公司，與較大相對正規(guī)的勞務派遣公司簽訂勞務派遣合同，然后按月用轉賬支票支付，這樣可以控制勞務費的數(shù)額，防止腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。
13．出借資質的工程項目成本費用很難控制，存在較大的質量和財務風險。因為出借資質的工程項目，施工現(xiàn)場和施工過程沒有出借資質方的人員參與施工和管理，到底發(fā)生哪些費用，工程造價是否合理，所用的材料和施工的質量是否符合要求等都很難知曉，所以，存在較大的風險。
解決辦法：盡量不要出借資質，可采用工程分包的方式，這樣可以避免財務風險和工程質量風險。
二、合同管理中應注意的問題及解決辦法
1．有些單位對外簽的合同，存在合同所簽的單位與所開發(fā)票上的單位不一致，是兩個單位，這樣很難辨別此項業(yè)務的真假，一旦被檢查出來很難解釋的通。
解決辦法：所簽合同的單位與開發(fā)票上的單位一定要一致，實在不一致的應由所簽合同單位出證明（加蓋公章）。
2．簽訂的合同有的內(nèi)容和條款不全，如違約責任，簽訂的時間，對方單位的地址，法人代表，經(jīng)辦人，聯(lián)系方式等內(nèi)容填的都不全，經(jīng)不起推敲，真實性較差。
解決辦法：簽訂合同的內(nèi)容和條款一定要全，如果不全拒絕付款。
3．合同的管理比較亂，有的單位不知道存哪？解決辦法：合同是重要的文件，一定要保存好，決不能丟失。合同一律由檔案室（辦公室）管理，銷售部門也要留一份復印件備查，外來檢查合同時一律由檔案室提供。
