車輛管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的重點(diǎn)和難點(diǎn)工作，車輛消耗在當(dāng)今油價(jià)持續(xù)高漲的環(huán)境下，更是給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因此需要我們從高油價(jià)的慣性思維中擺脫出來(lái)，改變車輛成本管理的模式。傳統(tǒng)手工方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足信息高速傳遞的需要，致使工作效率下降，無(wú)法及時(shí)掌握車輛的動(dòng)態(tài)變化，造成管理脫節(jié)與車輛閑置，監(jiān)控難度加大，這實(shí)際上也增加了管理成本。針對(duì)現(xiàn)狀，企業(yè)急需建設(shè)車輛管理信息化系統(tǒng)，將全油田車輛納入一個(gè)平臺(tái)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)車輛集中管理，科學(xué)調(diào)度，優(yōu)化資源配置，實(shí)施精細(xì)化管理，推進(jìn)全員成本目標(biāo)管理，使單車核算更加全面，目標(biāo)成本體系更加完整，實(shí)現(xiàn)對(duì)車輛運(yùn)能、成本、人員等方面的統(tǒng)一管理，應(yīng)用車輛管理軟件，還可逐漸取消部分紙質(zhì)資料，減少紙質(zhì)文件，節(jié)約辦公和管理成本；通過(guò)使用車輛管理軟件，優(yōu)化現(xiàn)行車輛管理工作中的審批流程，提高審批工作效率，達(dá)到管理規(guī)范、運(yùn)作高效、降低成本、提高經(jīng)濟(jì)效益的目的。
?。?車輛管理信息系統(tǒng)的功能應(yīng)用概述
針對(duì)集團(tuán)車輛管理的需要，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)以“技術(shù)創(chuàng)新助力成本控制管理”的設(shè)計(jì)思路，發(fā)揮財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)在企業(yè)管理中的核心作用，注重與現(xiàn)有財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、設(shè)備管理系統(tǒng)之間的信息共享，保證數(shù)據(jù)的唯一性，避免工作的重復(fù)性。系統(tǒng)中應(yīng)包括以下主要功能。
?。保?檔案管理功能
檔案管理主要提供包括車輛檔案管理、駕駛員檔案管理和單位車輛信息統(tǒng)計(jì)等管理功能，主要用于管理與車輛有關(guān)的各種記錄，如車輛基本信息、車輛維修信息、車輛保險(xiǎn)信息、人員基本信息等。靈活調(diào)整人車配屬關(guān)系，系統(tǒng)提供“一對(duì)一”、“一對(duì)多”、“多對(duì)多”等多種人車配屬關(guān)系。
通過(guò)系統(tǒng)的車輛統(tǒng)計(jì)功能，管理者可以很方便地統(tǒng)計(jì)出某個(gè)公司或某個(gè)部門車輛配屬的情況，如車輛數(shù)目、所配車型和司機(jī)配備情況等。
?。保?車輛運(yùn)行管理功能
車輛運(yùn)行管理提供用車管理、收車管理、用車信息統(tǒng)計(jì)和車輛狀態(tài)查詢等功能，主要便于車輛管理人員及時(shí)了解車輛使用情況和車輛行駛情況的信息統(tǒng)計(jì)，協(xié)作管理人員更加方便地調(diào)配車輛。可以根據(jù)車輛的目的地和用車人數(shù)情況，調(diào)整派車的數(shù)量和車型，這樣既滿足了工作要求又節(jié)省了用車費(fèi)用，實(shí)現(xiàn)了優(yōu)化派車，提高了車輛的使用效率。
通過(guò)運(yùn)行管理功能，管理者可以通過(guò)用車時(shí)間、用車單位、車輛牌照、駕駛員等查詢條件很方便地統(tǒng)計(jì)出某一輛車的出車信息，為單車成本核算提供了一定的依據(jù)。<
１．３ 車輛油耗管理
油耗管理針對(duì)目前企業(yè)不同的加油管理模式，采取定點(diǎn)加油管理、內(nèi)部加油管理和外部加油管理等幾種管理方式，并結(jié)合定額管理的理念，滿足企業(yè)對(duì)于車輛加油管理的各種需求。
通過(guò)查詢管理者可以及時(shí)了解到某一時(shí)段、某一臺(tái)車的加油情況，提供及時(shí)油耗考核依據(jù)，通過(guò)“標(biāo)準(zhǔn)值”與“實(shí)際值”的比較，結(jié)合企業(yè)現(xiàn)行的油耗管理制度，對(duì)駕駛員進(jìn)行考核。使考核工作更加公開、公平、公正，有效提高管理質(zhì)量，切實(shí)降低用油成本。
?。保?車輛維修管理
維修管理提供維修申請(qǐng)管理、維修審批管理、維修報(bào)銷管理和維修狀態(tài)查詢等功能，讓管理者隨時(shí)了解車輛維修的狀況和維修內(nèi)容，并將維修內(nèi)容與相對(duì)應(yīng)的車輛檔案進(jìn)行自動(dòng)關(guān)聯(lián)，方便管理者查詢，及時(shí)了解某一時(shí)段、某一臺(tái)車的維修情況，以此判斷維修的真實(shí)性，避免司機(jī)頻繁修車或虛報(bào)維修費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。
除零星維修外，凡是與外部修理單位結(jié)算的修理費(fèi)支出，系統(tǒng)應(yīng)提供自動(dòng)生成報(bào)銷原始憑證的功能。系統(tǒng)自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)格式的維修報(bào)銷單，除了提供有“原始憑證粘貼”、“費(fèi)用總額”及“簽字確認(rèn)”等指定區(qū)域外，還提供詳細(xì)的維修保養(yǎng)信息及費(fèi)用的明細(xì)信息供管理者參考，加大監(jiān)控力度，保證費(fèi)用報(bào)銷的透明度與合理性，有效降低管理成本。
１．５ 車輛費(fèi)用管理功能
費(fèi)用管理提供行車費(fèi)用管理、油耗費(fèi)用管理、維修費(fèi)用管理、規(guī)費(fèi)管理和其他費(fèi)用管理等功能，并結(jié)合定額控制、實(shí)時(shí)提醒等方式監(jiān)管車輛的各項(xiàng)費(fèi)用支出情況。
實(shí)現(xiàn)對(duì)行車費(fèi)用、加油費(fèi)用、維修費(fèi)用和規(guī)費(fèi)等全部費(fèi)用進(jìn)行綜合匯總管理，系統(tǒng)采用報(bào)表、圖形等方式，給管理者提供實(shí)時(shí)的費(fèi)用支出情況，通過(guò)每年的定額值或標(biāo)準(zhǔn)值與每月的實(shí)際消耗值及其累計(jì)值作比較，直觀地反映定額費(fèi)用的消耗情況。同時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算消耗比例，作為定額費(fèi)用管理的依據(jù)，能夠幫助管理者及時(shí)了解定額費(fèi)用的消耗情況，并據(jù)此控制費(fèi)用成本支出，保障合理開銷，降低管理成本。
?。保?車輛保險(xiǎn)管理功能
保險(xiǎn)管理提供車輛保險(xiǎn)管理、車輛保險(xiǎn)險(xiǎn)種管理、保險(xiǎn)公司管理和保險(xiǎn)到期提醒等功能，方便管理人員及時(shí)了解車輛保險(xiǎn)信息情況，避免出現(xiàn)“錯(cuò)保、漏?！爆F(xiàn)象。
１．７ 車輛安全管理功能
安全管理提供車輛事故管理、駕駛員違章管理和安全活動(dòng)管理等功能，用于管理者對(duì)所出現(xiàn)的安全事故分析事故原因、查找安全隱患，協(xié)助用戶改善或完善現(xiàn)行的車輛管理安全制度，保證行車安全，提高駕駛員的安全意識(shí)。
?。?建立健全管理制度，保證系統(tǒng)應(yīng)用效益的實(shí)現(xiàn)
?。ǎ保?建立信息系統(tǒng)管理制度，確保系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)錄入的完整性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性，使系統(tǒng)內(nèi)各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)更具有科學(xué)性和可比性，形成科學(xué)的單車核算目標(biāo)成本。
?。ǎ玻?嚴(yán)格執(zhí)行派車審批管理，實(shí)行電子路單制度?？筛鶕?jù)行車類型的不同，設(shè)置不同的審批流程，增加了管理者對(duì)派車的監(jiān)管力度，杜絕公車私用現(xiàn)象的發(fā)生。規(guī)范電子路單簽認(rèn)信息，規(guī)范路單填制、傳遞、使用、保管以及結(jié)算，電子路單是駕駛員報(bào)銷和內(nèi)部結(jié)算的唯一憑據(jù)。
?。ǎ常?建立嚴(yán)格的成本考核兌現(xiàn)制度，根據(jù)車輛型號(hào)及功能等設(shè)置科學(xué)嚴(yán)密的考核指標(biāo)，定期公開單車的公里數(shù)或作業(yè)工時(shí)、百公里耗油量或耗油量、收入、成本、差旅費(fèi)、修理費(fèi)等，分析與指標(biāo)的差距，查找管理漏洞，提出可行的建議和措施。建立科學(xué)合理的兌現(xiàn)機(jī)制，將成本責(zé)任與責(zé)任人的收入掛鉤，使每一名員工自黨樹立成本意識(shí)。通過(guò)激勵(lì)考核機(jī)制的靈活運(yùn)用，促進(jìn)和引導(dǎo)各級(jí)單位和全體員工高度重視并持續(xù)推進(jìn)成本管理工作。
全員目標(biāo)成本管理，不僅僅是財(cái)務(wù)部門的工作，而應(yīng)是每個(gè)部門、每名員工的自覺(jué)行動(dòng)，借助于先進(jìn)的計(jì)算機(jī)手段，一套科學(xué)運(yùn)作、精干高效、全員參與、全過(guò)程控制的車輛管理系統(tǒng)，必將為企業(yè)挖潛節(jié)能，降本減費(fèi)，為企業(yè)增效。
