——以義翔鋁業(yè)有限公司為例
義煤集團義翔鋁業(yè)有限公司是由義煤集團公司控股的中外合資企業(yè)。公司一、二期工程氧化鋁項目總投資25億元人民幣，設(shè)計規(guī)模為年產(chǎn)50萬噸冶金級氧化鋁。按照“一次設(shè)計、分期實施”的原則，一期10萬噸氧化鋁生產(chǎn)線于2004年2月建成試生產(chǎn)，二期40萬噸改擴建工程于2009年11月建成試生產(chǎn)。目前，三門峽義翔鋁業(yè)公司已經(jīng)形成50萬噸的產(chǎn)能規(guī)模，產(chǎn)值10億元以上。
一、物資管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用背景
（一）日益嚴峻的經(jīng)濟環(huán)境
物資信息化管理作為一種企業(yè)內(nèi)部挖潛成本先進的管理手段，實現(xiàn)了各類物資信息及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與國網(wǎng)物資標準的統(tǒng)一，統(tǒng)一了分類編碼，統(tǒng)一了型號種類，保證物資管理的通用性、先進性和經(jīng)濟性，體現(xiàn)了物資信息系統(tǒng)的集約效益和效率。在更大范圍內(nèi)建立了物資調(diào)配體系，實現(xiàn)集團公司系統(tǒng)物資信息“一本賬”，物資狀態(tài)實時監(jiān)控，促進物資管理體系高效運轉(zhuǎn)，逐步達到物資管理零距離、零庫存、零運營資本。
（二）復(fù)雜的行業(yè)特性
義翔鋁業(yè)以生產(chǎn)氧化鋁為主營業(yè)務(wù)，是義煤集團公司調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，推進煤、鋁、煤化工多元化戰(zhàn)略布局的里程碑工程，對義煤集團拉長產(chǎn)業(yè)鏈條，打破單一產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，促進企業(yè)經(jīng)濟和區(qū)域經(jīng)濟的共同發(fā)展具有重大意義。作為大型資源型企業(yè)，礦石、煤、水、電等資源、能源消耗最大，單一閉環(huán)的生產(chǎn)流程和設(shè)備眾多的有色金屬冶金行業(yè)，具有以下特點。
1．采購過程及成本管理方面
由于氧化鋁生產(chǎn)主要原材料為鋁土礦、堿、石灰，同時還需要大量的輔料和能源，物資采購管理比較重要，占到60%以上的成本比重；根據(jù)礦石、堿、石灰的特殊性，在采購環(huán)節(jié)需要根據(jù)不同品質(zhì)進行分級付款結(jié)算。由此可知，如何加強對礦石、燒堿、煤等原料采購過程的合同、計量、取樣、質(zhì)檢、結(jié)算等各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)控制，是控制和降低成本的重要部位和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
2．倉儲及成本控制方面
倉庫管理物品定制不到位，庫中物資種類繁多，查找繁瑣，易出錯；盤點不易準確地庫存計量管理存在難度，稍有管理不善將大大增加使用成本。
3．物資管理控制方面
對于單一閉環(huán)的生產(chǎn)流程和設(shè)備眾多的有色金屬行業(yè)來說，各方面的高效配合，是決定氧化鋁生產(chǎn)的第一要素；在采購過程中的價格管理、客戶發(fā)貨的實時控制與管理、付款、倉儲管理等各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都是成本控制的重點，若發(fā)貨缺乏實時的信息化控制手段，難免會出現(xiàn)多發(fā)貨、發(fā)錯貨和缺貨等問題的出現(xiàn)。
（三）義翔鋁業(yè)公司的物資管理缺項
對于義翔鋁業(yè)而言，目前仍然在延續(xù)著以財務(wù)報表為中心的管理方式，只能看到經(jīng)營的成果而不能夠洞察過程，更不能夠?qū)崟r地控制過程。企業(yè)的經(jīng)營管理只能夠反映在每月的財務(wù)報表上，對于成本的控制除了在明顯的生產(chǎn)技術(shù)方面進行改進之外，用管理手段降低成本往往顯得無從下手，在成本管理方面臨著種種挑戰(zhàn)。
二、基于信息系統(tǒng)物資管理模型的設(shè)計原則
物資管理模型的設(shè)計必須根據(jù)自身物資管理的目標和規(guī)劃，一方面借鑒同行業(yè)優(yōu)秀的解決方案和應(yīng)用特點，另一方面兼顧自身企業(yè)信息化客觀條件，不能貪多求全，而應(yīng)該本著務(wù)實和可操作的態(tài)度，先從基本的方面入手，一點一點地先將物資管理進行信息化改革，逐步實現(xiàn)企業(yè)管理全面信息化的總體目標，從而降低項目風險，使信息化改革落到實處，避免無謂的損失。
（一）整體性原則
物資管理模型是相互聯(lián)系，相互作用的諸多要素組成的綜合體。物資的采購、使用、倉儲行為和相應(yīng)的計劃、組織、控制管理，以及相關(guān)部門的協(xié)調(diào)、溝通等都需要從整體和各組成部分的相互關(guān)系著手，從目標和功能出發(fā)，合理設(shè)計模型中各組成部分之間的相互關(guān)系和相互作用。
（二）分解-協(xié)調(diào)原則
就是把模型中的諸多行為要素，逐步分解細化，明確職責。也就是把復(fù)雜的問題化成若干相對簡單的子問題以方便解決，如果再復(fù)雜，還可以再細分，但在處理各類子問題時，必須根據(jù)系統(tǒng)的整體功能和目標，協(xié)調(diào)各系統(tǒng)的功能和目標，以確保整體功能的實現(xiàn)。
此外，還應(yīng)遵循目標優(yōu)化原則，就是如何將復(fù)雜問題，簡單化，將簡單的問題優(yōu)化解決。
三、物資管理模型的設(shè)計及應(yīng)用
（一）物資管理信息系統(tǒng)的整體設(shè)計
按照物資管理模型設(shè)計的原則對義翔鋁業(yè)進行整體規(guī)劃，擬分期項目來執(zhí)行，并在此基礎(chǔ)上，能夠結(jié)合現(xiàn)有的財務(wù)系統(tǒng)和預(yù)算系統(tǒng)，擴展到諸如辦公自動化OA系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)等其他信息化管理系統(tǒng)中去，達到的效果如下：（1）物資管理。將庫存管理流程化提供實時的出庫動態(tài)成本及對成本的模擬計算，動態(tài)地反映存貨資金的增減變動情況。（2）銷售管理。標準化業(yè)務(wù)流程從銷售訂單到發(fā)貨、結(jié)算，隨時對銷售情況、收款情況進行分析。（3）過磅物料管理。實現(xiàn)磅房與NC軟件之間數(shù)據(jù)共享，有效防止過磅人員不完全上磅及電子作弊情況。（4）人力資源管理。解決人力資源部門從“選人”“用人”“留人”的難題。（5）財務(wù)核算。根據(jù)具體每筆發(fā)生業(yè)務(wù)自動匯總物資出入庫成本，準確生成物資憑證，時時掌握財務(wù)信息。此外，在生產(chǎn)管理、全面預(yù)算管理、辦公自動化OA管理和手機移動應(yīng)用等方面都取得了非常明顯的效果。
（二）物資管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用過程
1．明晰主要部門的職責分工
根據(jù)義翔鋁業(yè)實際情況，對各個主要應(yīng)用部門的管理范圍進行劃分，明確職責：（1）供應(yīng)科：負責各類生產(chǎn)原料、設(shè)備及原材料的計劃和采購；（2）倉庫：負責設(shè)備及原材料的驗收和保管；（3）財務(wù)科：負責物資采購和銷售的財務(wù)結(jié)算和成本核算；（4）各基層部門：負責生產(chǎn)原料的驗收和保管、產(chǎn)成品的生產(chǎn)和包裝；（5）設(shè)備科：負責設(shè)備及配件的管理和審批；（6）企管科：負責對供應(yīng)商的招投標；（7）化驗科：負責對生產(chǎn)原料和產(chǎn)成品的質(zhì)量檢驗和定質(zhì)定價；（8）銷售科：負責產(chǎn)成品的銷售。
2．規(guī)范并統(tǒng)一各類編碼
主要包括規(guī)范并統(tǒng)一存貨分類編碼規(guī)則、計量單位編碼規(guī)則、收發(fā)類別編碼規(guī)則、倉庫檔案編碼規(guī)則、貨位檔案編碼和存貨基本檔案。
3．建立完善運行管理制度與規(guī)范
（1）計算機病毒防范制度。①計算機使用人員應(yīng)有較強的病毒防范意識，定期進行病毒檢測，發(fā)現(xiàn)病毒應(yīng)立即處理并通知管理部門或?qū)Ｂ毴藛T；②采用國家許可的正版防病毒軟件并及時更新軟件版本；③未經(jīng)上級管理人員許可，當班人員不得在服務(wù)器或業(yè)務(wù)機上安裝新軟件，若確為需要安裝，安裝前應(yīng)進行病毒例行檢測；④經(jīng)遠程通信傳送的程序或數(shù)據(jù)，必須經(jīng)過檢測確認無病毒后方可使用。
（2）操作員數(shù)據(jù)保密制度。①根據(jù)數(shù)據(jù)的保密規(guī)定和用途，確定使用人員的存取權(quán)限、存取方式和審批手續(xù)；②禁止泄露、外借和轉(zhuǎn)移專業(yè)數(shù)據(jù)信息；③保存好各操作人員用戶名、密碼，禁止轉(zhuǎn)借用及非操作人員進入系統(tǒng)；④制定業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的更改審批制度，未經(jīng)批準不得隨意更改業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)；⑤對每份單據(jù)嚴格按照操作流程執(zhí)行，防止漏記、錯記；⑥對當日的業(yè)務(wù)要在當日執(zhí)行完畢，做到日清日結(jié)。
（3）數(shù)據(jù)備份制度。①每周五系統(tǒng)管理員制作數(shù)據(jù)的備份并異地存放，確保系統(tǒng)一旦發(fā)生故障時能夠快速恢復(fù)，備份數(shù)據(jù)不得更改；②業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)必須定期、完整、真實、準確地轉(zhuǎn)儲到不可更改的介質(zhì)上，并要求集中和異地保存，保存期限至少2年；③備份的數(shù)據(jù)必須指定專人負責保管，由管理人員按規(guī)定的方法同數(shù)據(jù)保管員進行數(shù)據(jù)的交接。交接后的備份數(shù)據(jù)應(yīng)在指定的數(shù)據(jù)保管室或指定的場所保管；④備份數(shù)據(jù)資料保管地點應(yīng)有防火、防熱、防潮、防塵、防磁、防盜設(shè)施。
（4）特權(quán)用戶密碼和操作員密碼的管理。①對特權(quán)用戶密碼視同密件管理；②負責管理特權(quán)用戶的管理人員，必須嚴格執(zhí)行對特權(quán)用戶密碼設(shè)置、修改、使用范圍的有關(guān)規(guī)定；③各業(yè)務(wù)系統(tǒng)按工作需要應(yīng)嚴格區(qū)分各類管理員、系統(tǒng)維護人員、操作員的崗位分工，不得串崗、混崗操作；④對于人員調(diào)崗或調(diào)離的計算機系統(tǒng)必須即時修改相關(guān)人員的密碼，絕不允許繼續(xù)保留在系統(tǒng)內(nèi)；⑤對記賬系統(tǒng)的錯賬沖正、數(shù)據(jù)修改或刪除等操作必須要在業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督下雙人進行修改，并進行登記備案。此外，還要實行計算機技術(shù)開發(fā)人員和業(yè)務(wù)操作崗位分離。
四、物資管理信息系統(tǒng)的實施效果
（一）物資管理水平大幅度提升
1．對信息進行有效控制和統(tǒng)計，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享
實現(xiàn)物資管理信息化，讓信息按標準的物資采購程序流動，既規(guī)范了物資采購流程，又實現(xiàn)了數(shù)據(jù)資源的共享，還可以對信息進行有效的控制和統(tǒng)計。這樣一來，各申請物資采購部門可以隨時查看倉庫庫存情況和采購申請的執(zhí)行情況；主管領(lǐng)導(dǎo)可以隨時了解分管部門的工作進展。
2．加快信息流通，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時性
現(xiàn)階段，信息處理完成后，是通過人與人的傳遞來實現(xiàn)信息的流通，流通時間相對較長。如果通過網(wǎng)絡(luò)傳遞，信息處理的結(jié)果就可以馬上顯示出來。例如，當物資入庫或發(fā)料信息到達倉庫，只要倉庫保管員一將物資信息錄入程序并確認，庫存情況就會馬上更新，物資的動態(tài)管理將得到完全解決。
3．無紙化辦公，同時減少人的勞動量
實現(xiàn)物資管理信息化，把人從大量煩瑣、無序、低端的工作中解脫出來，去處理更有價值、更重要的工作，提高了企業(yè)的工作質(zhì)量和工作效率。另外，實現(xiàn)了“無紙化”的辦公，同時，節(jié)約了紙張等辦公用品共計85萬元。
（二）再造管理流程，物流效率提高
1．提高銷售
信息化幫助企業(yè)確定目標客戶，了解客戶的需求，調(diào)整經(jīng)營戰(zhàn)略，改進客戶服務(wù)流程，提高客戶關(guān)系管理能力，對市場變化作出快速反應(yīng)，提高銷售預(yù)測準確率，提高銷售額和市場占有率。
2．降低成本
幫助企業(yè)提高集成的計劃準確性、供應(yīng)鏈效率和勞動生產(chǎn)率，進行準確的成本核算，降低庫存，減少運作成本，減少或消除一切不能增加價值的活動，提高投資回報率。信息化幫助企業(yè)改進與合作伙伴（供應(yīng)商、零售商、第三方）的關(guān)系，使整體供應(yīng)鏈的優(yōu)化成為可能。
3．提高組織能力
一是提高基于數(shù)據(jù)的企業(yè)決策能力和戰(zhàn)略決策準確性，降低決策中的不確定性和風險；二是提高企業(yè)整體管理水平。利用信息技術(shù)建立良好的管理規(guī)范和管理流程，構(gòu)建扎實的企業(yè)管理基礎(chǔ)，衡量經(jīng)營的結(jié)果，實行科學管理，最終提高企業(yè)的整體管理水平；三是促進組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化。計算機網(wǎng)絡(luò)改變了信息傳遞的方式，使組織結(jié)構(gòu)由階梯層(等級)型逐步變?yōu)樗剑ㄗ杂桑┬停瑥摹敖鹱炙毙妥兂杀馄降摹熬仃嚒毙?，充分調(diào)動員工的工作積極性和激發(fā)員工的主觀能動性。
（三）經(jīng)濟和社會效益顯著
實施物資管理信息系統(tǒng)，給義翔鋁業(yè)公司帶來了顯著經(jīng)濟和社會效益。在推行物資管理系統(tǒng)管理模式后，義翔鋁業(yè)公司全年成本投入較上年同比降低2400萬元以上，減少運營資本占用5000萬元以上。而且實行物資管理為義翔公司精細化管理奠定了堅實的基礎(chǔ)，實現(xiàn)了公司管理規(guī)范化、科學化和現(xiàn)代化建設(shè)，提高了整體素質(zhì)和核心競爭力，實現(xiàn)了公司的可持續(xù)發(fā)展。
五、總結(jié)
物資管理系統(tǒng)是義翔公司根據(jù)自身特點，針對物資管理現(xiàn)狀以及存在的問題而制訂的一套行之有效的管理模式。該項目推行以來，公司上下不斷探索，不斷完善，不斷創(chuàng)新，再造業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)信息共享，有效降低物資消耗成本和占用資本成本。該項目有助于調(diào)動企業(yè)員工的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，全面提升了企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益，為義翔鋁業(yè)的戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)提供了有效的保障，對義翔鋁業(yè)應(yīng)對市場化、全球化、提高企業(yè)核心競爭力具有重要意義。該管理模式給義翔公司帶來了較大的效益，同時也為義煤集團公司“三步走”戰(zhàn)略做出了貢獻。
