一、會計檔案的概念及特點
會計檔案就是會計部門根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，使用專門的方法和技術(shù)，在核算和監(jiān)督資金活動的過程中形成的作為歷史記載保存起來并對以后查考研究有價值的會計核算材料。會計檔案具體指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
(1)會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。
(2)會計賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿。
(3)財務(wù)報告類：包括月度、季度、年度財務(wù)報告，會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務(wù)報告。
(4)其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊。
二、會計檔案的特點
(一)產(chǎn)生與使用的普遍性
從形成會計檔案的部門與單位來看，凡是具備單獨會計核算的單位，都會產(chǎn)生會計檔案。
(二)內(nèi)容與程序的連續(xù)性
會計檔案從內(nèi)容和程序來看，它是先有會計憑證，然后依據(jù)會計憑證填寫會計賬簿，最后根據(jù)會計賬簿，編制會計報表。環(huán)環(huán)相扣，緊密相連。
(三)所含成分的穩(wěn)定性
不論是工業(yè)會計、商業(yè)會計、還是銀行會計，其會計檔案均分為會計憑證、會計賬簿、會計報告和其它四大類。
三、會計檔案的作用
(一)為經(jīng)濟(jì)管理提供數(shù)據(jù)
國家各級領(lǐng)導(dǎo)層通過會計部門提供的數(shù)字，可從宏觀上了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的情況，分析預(yù)算執(zhí)行情況，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗，以獲得科學(xué)決策的可靠依據(jù)。
(二)是打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的犯罪活動和反對不正之風(fēng)的有力工具
會計檔案，尤其是會計憑證，既是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的依據(jù)，又是登記賬簿的依據(jù)。通過會計憑證可以查明各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)政策、制度、計劃和預(yù)算的規(guī)定，有無鋪張浪費行為，從而嚴(yán)肅財經(jīng)紀(jì)律，防止違法亂紀(jì)的現(xiàn)象發(fā)生。還有一些單位的貪污犯罪活動，正是通過查證會計憑證、賬目等會計檔案發(fā)現(xiàn)的，從而維護(hù)了財經(jīng)紀(jì)律，保護(hù)了國家財產(chǎn)，沉重地打擊了經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中的嚴(yán)重犯罪活動。
(三)史料研究作用
通過會計檔案的積累，可以為企業(yè)編寫大事記、開展歷史研究等，提供經(jīng)濟(jì)活動方面的素材和原始記錄。
四、會計檔案的規(guī)范管理
(一)規(guī)范會計檔案的立卷
各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。會計人員負(fù)責(zé)會計檔案的積累、整理、編目和移交及相關(guān)工作，其中出納人員不得整理、保管會計檔案。
1、會計憑證的整理方法和要求
(1)會計人員應(yīng)每月10日前完成上個月會計憑證的整理裝訂工作。
(2)原始憑證粘貼、折疊的長度與寬度，應(yīng)與省財政廳規(guī)定的會計憑證封面相同，每本憑證裝訂的厚度一般保持在2厘米以內(nèi)，特殊情況不超過2.5厘米。
(3)會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。
(4)會計憑證整理好后，統(tǒng)一按照記賬憑證編號順序逐月逐年排列并編寫案卷順序號。
(5)所有的會計憑證編好案卷目錄后，應(yīng)裝盒入柜保管，一般不能跨月或跨年裝盒。必須認(rèn)真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。要購置專門的會計憑證柜保管會計憑證，做到既整齊美觀，又查閱方便。存放地點應(yīng)注意防火、防潮、防污、防竊、防蛀、防鼠，要堅決避免一些單位會計憑證或成包成捆，或?qū)訉訅警B，存取困難的不良現(xiàn)象。
(6)整理好的會計憑證須達(dá)到項目齊全完整、簽章手續(xù)完備、裝訂整齊美觀、排列編號準(zhǔn)確、查閱利用方便的要求。
2、會計賬簿的整理方法和要求
(1)一本賬簿無論厚薄大小，均視為一個整理保管單位，也就是一卷，各種賬簿厚度一般不超過2厘米，以便于整理保管和查閱復(fù)制。
(2)每本賬簿都要從“1”開始，統(tǒng)一用鉛筆編寫頁號（計算機生產(chǎn)的賬簿要有自動編制的連續(xù)頁號，否則仍需人工編寫）。正面有數(shù)據(jù)記載的編寫在右上角，背面有數(shù)據(jù)記載的編寫在左上角，每冊賬簿單獨編一個流水號?；铐撌劫~簿在整理時將正反兩面都無數(shù)據(jù)記載的空白頁抽去，按科目順序整理成冊，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁；現(xiàn)金和銀行存款日記賬必須保存原狀，不得拆散或抽去空白頁。每本賬簿都要在賬頁之前放置“賬簿啟用表”，并認(rèn)真填寫。計算機生成的總帳、明細(xì)賬等應(yīng)單獨組卷并加裝封面和扉頁，填齊封面和扉頁的各項內(nèi)容。
(3)每年的賬簿統(tǒng)一按照現(xiàn)金賬、銀行存款賬、總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬的順序進(jìn)行排，且從“1”開始，逐年連續(xù)編寫案卷順序號。
(4)凡整理好的賬簿，要按照排列編號順序統(tǒng)一裝入卷盒內(nèi)。每盒裝幾本，以帳本厚薄確定，裝滿為止，但不同年度的賬簿一般不能混裝在同一盒內(nèi)。
(5)整理好的會計賬簿應(yīng)達(dá)到結(jié)構(gòu)完整、項目齊全、頁碼準(zhǔn)確、平整美觀、查閱方便的要求。
3、財務(wù)報表的整理方法和要求
分月、季度、年度會計報表。每類報表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤分配表、現(xiàn)金流量表、成本費用表、及各種附表、報表附注和決算說明等。會計報表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報表附注和決算說明應(yīng)與報表一并組卷裝訂。各類會計報表應(yīng)編寫頁碼，其方法與賬簿相同。
4、其他會計核算資料
屬于財務(wù)業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。如經(jīng)濟(jì)合同、數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財產(chǎn)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊等。會計電算化存儲在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應(yīng)視同會計檔案一并管理。
(二)規(guī)范會計檔案的歸檔時間
當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，連同打印的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。在實際工作中，一些財務(wù)會計部門覺得保管一年時間太短，不便于頻繁查閱，可適當(dāng)延長移交時間，但最長不超過三年。
移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
(三)規(guī)范會計檔案的借閱制度
各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度。
(四)規(guī)范會計檔案的保管期限
會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。總賬、明細(xì)賬、憑證等保管期限為15年；銀行、現(xiàn)金日記賬保管期限為25年；年度財務(wù)報告決算、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等保管期限為永久。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
(五)規(guī)范會計檔案的鑒定、銷毀
財務(wù)會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計憑證、會計賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因?qū)е聲嫏n案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。保管期滿的會計檔案，應(yīng)該按照以下程序銷毀：
(1)由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
(2)單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(3)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。
(4)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。
保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
采用電子計算機進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。
