一、會計(jì)檔案走向信息化勢在必行
(一)以紙質(zhì)為媒介的傳統(tǒng)會計(jì)管理存在諸多弊端
1、傳統(tǒng)會計(jì)檔案不易久存
于1999年1月1日生效的《會計(jì)檔案管理辦法》對會計(jì)檔案的保管做了詳細(xì)規(guī)定，比如保管期限分為定期和永久兩類，其中定期又分為3年、5年、10年、15年和25年5類。傳統(tǒng)會計(jì)檔案通常是以紙質(zhì)為媒介，再加之相關(guān)技術(shù)與工具的應(yīng)用，容易造成會計(jì)檔案紙質(zhì)上的字跡不易保存。比如，使用彩色打印機(jī)機(jī)打的發(fā)票，上面的數(shù)字常常不是十分容易辨別，有些保存不足1年就變得模糊不清或淡化。作為很重要的原始憑證，發(fā)票上字跡的消退成為日后檔案查詢的一個很大的障礙。倘若別有用心之人利用了此欠缺性，那么將會給財(cái)務(wù)管理帶來較大的風(fēng)險。
2、傳統(tǒng)會計(jì)檔案日后查閱難度較大
隨著高校辦學(xué)規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，科研經(jīng)費(fèi)數(shù)量與金額也逐年上漲，每次面對各種專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)檢查和審計(jì)工作時，高校財(cái)務(wù)部門都需要查閱和復(fù)印大量會計(jì)檔案，是檔案管理人員不愿面對的一項(xiàng)頭疼工作。甚至，省級或國家級課題經(jīng)費(fèi)檢查時，常常需要查閱跨度在幾年時間內(nèi)的會計(jì)憑證、賬本等檔案資料，而這些資料一復(fù)印，就需要幾十甚至上百頁。為了應(yīng)對一項(xiàng)經(jīng)費(fèi)審查，就需要耗費(fèi)大量的人力物力。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)檔案在每次查閱、調(diào)出時的便捷性過差。
3、傳統(tǒng)會計(jì)檔案的保管欠缺安全性
通常，高校會計(jì)檔案涵蓋各種原始憑證、賬本、報表等專業(yè)性資料。在會計(jì)檔案由生成、使用階段轉(zhuǎn)向保管階段時，基本都是“按冊移交”。與冊內(nèi)資料相比，人們更重視冊子的數(shù)量。冊內(nèi)的原始憑證、賬本、報表等在移交之后的漫長過程中，隨著使用次數(shù)的增加，加之有限的人力物力，往往難以達(dá)到有效監(jiān)管和保護(hù)。即使某一冊會計(jì)檔案中的某一張?jiān)紤{證被抽離，保管人員也很難發(fā)現(xiàn)。倘若借閱檔案的人別有用心，那么不僅財(cái)務(wù)管理風(fēng)險又在無形中被擴(kuò)大，而且檔案保管的安全性也無法保證。
(二)會計(jì)檔案走向信息化的優(yōu)勢所在
1、會計(jì)檔案走向信息化，能夠使其保管更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與保密化
會計(jì)檔案走向信息化的另一種通俗的說法是“電算化會計(jì)檔案”。較之于傳統(tǒng)會計(jì)檔案，電算化會計(jì)檔案更易于修改，但同時也更易受磁性介質(zhì)干擾和遭到破壞。這就要求電算化會計(jì)檔案比傳統(tǒng)會計(jì)檔案具有更嚴(yán)格的保管要求。此外，隨著信息化的普及，電算化會計(jì)檔案比傳統(tǒng)會計(jì)檔案在手工填寫、查閱、復(fù)印等方面更加規(guī)范化之外，同時也提出了對會計(jì)檔案更高的保密性要求。不僅要確保紙質(zhì)資料的安全和完整，還對電算化會計(jì)檔案的操作權(quán)限、復(fù)制、拷貝等提出了更嚴(yán)格的保密要求。
2、
會計(jì)檔案走向信息化，能夠使會計(jì)檔案的存儲形式更加豐富
在信息化背景下，會計(jì)檔案的管理的過程中，將會產(chǎn)生大量的電子文件。電子文件通常在數(shù)字設(shè)備中生成，在磁盤、光盤等載體上以數(shù)碼的形式存儲，平時查閱時，基本依賴于計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備，并且同時可在通信網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳輸。信息化的發(fā)展，使高校會計(jì)檔案的載體不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)，而逐漸拓展到各種磁盤、光盤等現(xiàn)代存儲工具。這些新手段和新工具的運(yùn)用，使得會計(jì)檔案的存儲形式得到了豐富。
二、當(dāng)前高校會計(jì)檔案信息化管理中存在的問題
(一)相關(guān)工作人員并不理解“會計(jì)檔案信息化建設(shè)”的內(nèi)涵
當(dāng)前，很多財(cái)務(wù)人員普遍認(rèn)為信息化的會計(jì)檔案管理其實(shí)就是由專業(yè)人員在單位電腦系統(tǒng)上安裝一個軟件系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以節(jié)省會計(jì)檔案管理的工作量。這種理解過于片面。信息化工作實(shí)際上具備很多內(nèi)容，其基于廣泛調(diào)查的基礎(chǔ)之上，所建立的信息化建設(shè)方案也需要符合高校實(shí)際，而且這種建設(shè)離不開一定的人力、財(cái)力、物力的支持。方案在實(shí)施中，也需要很多基礎(chǔ)性的準(zhǔn)備工作。比如，IT技術(shù)人員需要進(jìn)行軟件開發(fā)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)，以及系統(tǒng)的實(shí)施工作，這看起來貌似與會計(jì)檔案管理人員無關(guān)，只是IT人員的事情。但是，現(xiàn)實(shí)中，無論是系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)，還是實(shí)施的具體要求和目的實(shí)際都來自于檔案管理者在實(shí)際管理中的業(yè)務(wù)需求。此外，系統(tǒng)的受益者和使用者也與會計(jì)檔案管理的信息化建設(shè)密切相關(guān)。因此，數(shù)據(jù)的錄入、查詢、管理，以及維護(hù)等工作，實(shí)際都與IT技術(shù)人員的關(guān)系不大，基本還是檔案管理者自身的事情。
(二)會計(jì)檔案的信息化管理仍需要投入較多的人力、物力、財(cái)力
會計(jì)檔案信息化管理中，通常會設(shè)置檔案目錄。目錄信息是對會計(jì)檔案內(nèi)容的簡要描述，方便使用者查找。一般情況下，目錄所表述的信息越詳細(xì)，人員查找起來就越方便，也越能減少調(diào)閱實(shí)體檔案的次數(shù)。然而，很多檔案使用者在查閱中依然需要查閱原件。因此，在會計(jì)檔案的信息化管理中，不能僅依靠會計(jì)檔案目錄的機(jī)械存儲，依然需要投入較多的人力、物力、財(cái)力，以用于對會計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、進(jìn)行數(shù)字識別和全面檢索等工作。
(三)會計(jì)檔案管理者職業(yè)技能匱乏，制約會計(jì)檔案管理的信息化發(fā)展
會計(jì)檔案的低效利用和被動的查檔服務(wù)，以及檔案工作的長期穩(wěn)定性，使得會計(jì)檔案管理者常常安于現(xiàn)狀，缺乏主動學(xué)習(xí)的動力。而且工作所在行業(yè)內(nèi)并沒有一個全面的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，即使是高校檔案專業(yè)的教育對實(shí)際中的工作指導(dǎo)也依然有一定局限性。此外，會計(jì)檔案管理工作的待遇不高，這也使的很多具有全面技能的人才“望而卻步”。在這種情況下，會計(jì)檔案管理的信息化建設(shè)，給會計(jì)檔案管理者帶來了巨大的挑戰(zhàn)。會計(jì)檔案管理者自身的職業(yè)技能和單一的知識結(jié)構(gòu)，在一定程度上制約著會計(jì)檔案管理的信息化發(fā)展進(jìn)程。
三、高校會計(jì)檔案信息化管理的幾點(diǎn)建議
(一)從有形方
面提升高效會計(jì)信息化管理
有形方面，主要指完善高校硬件設(shè)施建設(shè)。具體見表3-1。
(二)提高會計(jì)檔案管理人員素質(zhì)的技能水平
當(dāng)前，會計(jì)工作基本依賴于電算化。對會計(jì)檔案進(jìn)行信息化管理從某種意義上來說，也是順應(yīng)了這一形勢。而電算化會計(jì)，不僅要具備傳統(tǒng)會計(jì)的功能，還要能夠有效利用計(jì)算機(jī)的諸多特性，比如高速度計(jì)算和分析的能力。利用計(jì)算機(jī)的這些功能來提高高校的經(jīng)濟(jì)分析和管理水平。為了有效達(dá)到這一目的，必須增加相應(yīng)的專業(yè)性人才，以加強(qiáng)對電子會計(jì)檔案的使用和管理，同時也能為以后提供更加有效的會計(jì)信息打好基礎(chǔ)。除此之外，由于會計(jì)電算化軟件的安全系統(tǒng)和維護(hù)的要求較高，這就需要會計(jì)檔案管理人員結(jié)合高校自身的實(shí)際使用需求的同時，對電算化軟件的使用要不斷的研究和學(xué)習(xí)。
(三)提高相關(guān)人員的思想重視程度
高校院處的各層領(lǐng)導(dǎo)和教職工都應(yīng)對會計(jì)檔案的信息化管理具有高度重視，要充分認(rèn)識到對會計(jì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)的信息化管理的重要性。同時，也要督促和監(jiān)督相關(guān)制度的建立。目前，很多已經(jīng)實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的高校，在對會計(jì)檔案資料管理的過程中，依舊局限于傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)。因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高檔案管理者對會計(jì)檔案信息化管理的重視程度和自身素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。
總之，會計(jì)檔案的信息化管理實(shí)際是將計(jì)算機(jī)技術(shù)與會計(jì)檔案管理相融合，具備高校經(jīng)濟(jì)管理和控制所需的信息數(shù)據(jù)應(yīng)用程序，能夠利用計(jì)算機(jī)技術(shù)快速進(jìn)行會計(jì)信息加工和提供所需要的會計(jì)信息，為高校的決策控制和經(jīng)濟(jì)管理提供更滿意的服務(wù)。
