近年來會(huì)計(jì)電算化得到了廣泛運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化，使傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯?huì)計(jì)信息系統(tǒng)。這是會(huì)計(jì)發(fā)展史上的一次重大革命，不僅是會(huì)計(jì)職業(yè)發(fā)展的需要，并對(duì)會(huì)計(jì)人員提出了更高的要求。但在推行會(huì)計(jì)電算化過程中仍存在一些問題，影響了電算化進(jìn)程，本文對(duì)此進(jìn)行探討。
一、目前單位電算化管理中內(nèi)部控制存在的問題及相應(yīng)的解決措施
(一)會(huì)計(jì)電算化人員素質(zhì)普遍偏低，有待進(jìn)一步提高
目前，會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)相對(duì)較低，導(dǎo)致會(huì)計(jì)電算化還停留在簡單賬務(wù)處理上，財(cái)務(wù)軟件的許多功能得不到充分利用，致使會(huì)計(jì)軟件中固有的一些內(nèi)部控制措施得不到真正落實(shí)，不能切實(shí)提高會(huì)計(jì)工作效率，也就不能真正為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀。身為一名財(cái)務(wù)人員，一定要緊跟時(shí)代步伐，積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)，不斷提高自身素質(zhì)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。單位也應(yīng)積極創(chuàng)造機(jī)會(huì)組織財(cái)務(wù)人員外出學(xué)習(xí)，參加各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們的業(yè)務(wù)能力快速提升。
(二)在財(cái)會(huì)軟件的選擇方面
目前，根據(jù)大多數(shù)單位一般選擇商品化的財(cái)務(wù)軟件。其優(yōu)點(diǎn)是成本低、安全可靠、維護(hù)有保障；但同時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)人員自身的素質(zhì)要求也很高。如要求會(huì)計(jì)人員能定義各種計(jì)算公式、設(shè)置各種單據(jù)表格等。這就需要會(huì)計(jì)人員不不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身業(yè)務(wù)水平。
(三)電算化會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理工作薄弱
目前，會(huì)計(jì)電算化基礎(chǔ)管理工作方相對(duì)比較薄弱，主要表現(xiàn)在如下方面：第一，對(duì)操作人員的職能控制不夠科學(xué)嚴(yán)密。大多數(shù)單位都是程序員兼計(jì)算機(jī)操作員，這一雙重身份給他們提供了犯罪的便利，增加犯罪行為發(fā)生的概率。而電算化所要求完善的人員職能控制制度就是要求適當(dāng)分工，系統(tǒng)操作人員、管理人員和維護(hù)人員這三種不相容職務(wù)相互分離，互不兼任，明確每個(gè)崗位的職責(zé)，以防止對(duì)處理過程的不適當(dāng)干預(yù)，這樣就可切實(shí)減少利用計(jì)算機(jī)舞弊的可能性。第二，要加強(qiáng)軟件數(shù)據(jù)操作控制。軟件數(shù)據(jù)操作控制主要包括對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生控制、數(shù)據(jù)輸入輸出控制、數(shù)據(jù)通訊控制、數(shù)據(jù)處理控制和數(shù)據(jù)儲(chǔ)存控制等，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，通過計(jì)算機(jī)控制程序?qū)I(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和完整性進(jìn)行檢查和控制。由于計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的能力很強(qiáng)，處理的速度也非常快，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤，影響將很大。因此單位應(yīng)建立完善的內(nèi)部控制制度以便對(duì)輸入數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格控制，保證數(shù)據(jù)輸入準(zhǔn)確無誤。第三，維護(hù)過程中也存在一些風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)維護(hù)主要解決日常操作中計(jì)算機(jī)硬件、軟件的一些簡單故障。單位往往是操作是出了問題才由通知維護(hù)人員進(jìn)行維護(hù)，沒有嚴(yán)格的申報(bào)和測(cè)試驗(yàn)收制度，且維護(hù)過程
也沒有做相應(yīng)維護(hù)記錄，帶有很大的隨意性，具有一定的安全隱患。所以單位應(yīng)該建立健全相應(yīng)的操作管理制度、系統(tǒng)維護(hù)制度和機(jī)房管理制度，財(cái)務(wù)人員必須應(yīng)該嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行，嚴(yán)格履行報(bào)批手續(xù)，健全相關(guān)記錄，尤其值得注意是，在維護(hù)過程中，財(cái)務(wù)人員必須在現(xiàn)場(chǎng)陪同，不能因?yàn)榕c維護(hù)人員比較熟悉而離開，以免數(shù)據(jù)外流造成不必要的影響，這也是每個(gè)財(cái)務(wù)人員應(yīng)有危機(jī)意識(shí)。第四，檔案保管中存在的問題。目前，由于對(duì)電算化檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，重視不夠，有時(shí)造成檔案管理內(nèi)容不全面，雖然對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，但不能堅(jiān)持定期備份，如果出現(xiàn)計(jì)算機(jī)故障就有可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，影響了數(shù)據(jù)的完整性。同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)沒有定期檢查機(jī)制，致使、出現(xiàn)突發(fā)問題而無法采取補(bǔ)救措施。應(yīng)當(dāng)同時(shí)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，以磁盤、光盤等軟件形式存在的數(shù)據(jù)文件資料，因其是隱性的信息，其保管、防改與防盜的技術(shù)要求特別強(qiáng)，應(yīng)加以細(xì)心保護(hù)和嚴(yán)格控制，對(duì)磁盤的轉(zhuǎn)移、交接、使用和維修都必須建立記錄、時(shí)間、運(yùn)用和有效期等內(nèi)容的檔案，并作適時(shí)檢查，要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，以確保萬無一失。對(duì)采用存儲(chǔ)介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于存儲(chǔ)介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失。
(四)缺乏電算化內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督
內(nèi)部審計(jì)是內(nèi)部控制的重要措施。內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的管理及控制制度進(jìn)行研究和評(píng)價(jià)，指出其薄弱環(huán)節(jié)，提出改善意見，促使被審部門加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的管理和控制。但目前這方面還做得很不夠。各單位要充分認(rèn)識(shí)到內(nèi)部審計(jì)是內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是電算化會(huì)計(jì)下實(shí)施內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的一種手段，從而重視內(nèi)部審計(jì)工作。首先，應(yīng)加大對(duì)審計(jì)人員的高層次培訓(xùn)。使審計(jì)人員能適應(yīng)會(huì)計(jì)信息化審計(jì)需要。其次，由于審計(jì)人員的能力有限。不可能對(duì)諸多領(lǐng)域全方位了解，故應(yīng)在外聘請(qǐng)專家協(xié)助審計(jì)，比如參與軟件的開發(fā)階段的可能性分析，軟件運(yùn)行環(huán)節(jié)升級(jí)可靠性審計(jì)、日常處理是否符合內(nèi)部控制要求等。
二、確保會(huì)計(jì)電算化工作有序開展的建議
各單位要根據(jù)通用、安全、易用等多角度選擇符合自身管理要求的財(cái)會(huì)軟件，并明確規(guī)定會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)工作崗位的設(shè)置及職責(zé)，對(duì)操作密碼嚴(yán)格管理，指定專人定期更換密碼，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會(huì)計(jì)軟件；操作人員離開機(jī)房時(shí)，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會(huì)計(jì)軟件；同時(shí)要根據(jù)本單位實(shí)際情況，由專人保存上機(jī)操作記錄，記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容，以此杜絕惡意違規(guī)操作行為。保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行是實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的前提條件，要經(jīng)常對(duì)有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，保持機(jī)房和設(shè)備和整潔，防止各類意外事故的發(fā)生；防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，對(duì)磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份，確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密；對(duì)通用會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行升級(jí)和計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行更換等，要在履行一定審批手續(xù)的條件下方可進(jìn)行；在軟件修改、升級(jí)和硬件更換過程中，要保證實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督；健全計(jì)算機(jī)硬件和軟件故障時(shí)進(jìn)行排除的管理措施，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性。
