1流程再造理論與高校財務(wù)管理流程
在工業(yè)化時代，人們一直依據(jù)勞動分工的思想來建立和管理企業(yè)業(yè)務(wù)，把工作分為最簡單、最基本的步驟，由各自相對獨立的部門依次完成。２０世紀(jì)６０年代以來，信息技術(shù)革命使企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境發(fā)生了很大的變化，原有的以勞動分工思想為主的管理方式已不適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需要，于是出現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程再造理論。該理論認(rèn)為企業(yè)管理的理念是：把工作任務(wù)重新組合到首尾一貫的工作流程中。
高?；趧趧臃止さ乃枷氚褜W(xué)校分為人事處、財務(wù)處、教務(wù)處等職能部門，財務(wù)管理流程也是基于這種管理模式形成的。在信息化條件下，這種財務(wù)管理流程顯現(xiàn)出許多弊端，因此必須改變傳統(tǒng)的工作方式，依據(jù)流程再造理論對財務(wù)管理流程進行優(yōu)化。
2高校財務(wù)管理流程分析
2.1 高校財務(wù)管理流程
不同的學(xué)校，由于管理方式的不同，導(dǎo)致其財務(wù)管理流程有很大的差異，通過對實際財務(wù)流程進行抽象，可以將高校財務(wù)管理過程中涉及的流程概括為兩類：業(yè)務(wù)流程和財務(wù)管理流程。
2.1.１ 業(yè)務(wù)流程
高校的日常業(yè)務(wù)中與財務(wù)管理相關(guān)的業(yè)務(wù)包括學(xué)生管理、工資管理、預(yù)算管理，籌資與投資不屬于日常業(yè)務(wù)，本文不做討論。
（１）學(xué)生管理流程。招生處錄取學(xué)生，將學(xué)生信息傳遞至財務(wù)處，財務(wù)處將學(xué)生信息錄入計算機，依據(jù)此信息向?qū)W生收取學(xué)費。學(xué)生處將學(xué)生資助金發(fā)放表傳遞至財務(wù)處，財務(wù)處按照資助金發(fā)放表發(fā)放資助金。
（２）工資管理流程。人事處將工資發(fā)放表傳遞至財務(wù)處，財務(wù)處按照工資發(fā)放表發(fā)放工資。
?。ǎ常╊A(yù)算管理流程。預(yù)算執(zhí)行單位填報預(yù)算申報表，財務(wù)處匯總各預(yù)算執(zhí)行單位的申報表，匯總、審核生成全校預(yù)算方案，然后由預(yù)算管理委員會或者校長辦公會等預(yù)算最高決策機構(gòu)批準(zhǔn)通過。預(yù)算執(zhí)行單位根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算方案向財務(wù)處提交付款申請，財務(wù)處審核后提交至主管校長或者校長審批，付款申請經(jīng)審批后由財務(wù)處付款并進行賬務(wù)處理。
2.1.２ 財務(wù)管理流程
財務(wù)管理主要包括財務(wù)計劃、財務(wù)控制、財務(wù)評價等活動。依據(jù)信息在財務(wù)管理活動中的傳遞過程，可將財務(wù)管理流程抽象為信息采集、信息加工、信息報告3個流程。
?。ǎ保┬畔⒉杉?。信息采集流程主要是從業(yè)務(wù)流程中采集基礎(chǔ)信息，為信息加工流程服務(wù)。高校財務(wù)管理中需要采集的信息主要有學(xué)生信息、學(xué)生資助信息、人員工資信息、付款申請等。
（２）信息加工。信息加工是財務(wù)處對由業(yè)務(wù)流程中采集的信息進行匯總、審核，然后對其進行賬務(wù)處理，將處理結(jié)果保存在各類賬簿中。
?。ǎ常┬畔蟾?。信息報告是以賬簿為依據(jù)，編制內(nèi)部報表和外部報表，用于提供管理信息、決策信息，提交給學(xué)生處、人事處、教務(wù)處等部門。
從信息處理的角度看，財務(wù)管理活動都體現(xiàn)為信息傳遞過程，信息采集、信息加工和信息報告相互聯(lián)系，相互配合，服從于總體目標(biāo)，形成一個有機整體。
2.2 傳統(tǒng)財務(wù)管理流程的缺陷分析
面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)財務(wù)管理流程不再適應(yīng)高校的實際管理情況，因此，深入分析傳統(tǒng)財務(wù)管理流程的缺陷，對于優(yōu)化高校財務(wù)管理流程，提高高校財務(wù)管理水平具有重要意義。
2.2.１ 財務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息分離
傳統(tǒng)的財務(wù)管理流程是按照勞動分工的思想設(shè)計的，高校按照職能劃分為不同的部門，每個部門負(fù)責(zé)一部分業(yè)務(wù)。由于思想和技術(shù)的制約，業(yè)務(wù)部門在向財務(wù)部門傳遞信息時以資金信息為主，業(yè)務(wù)流程中大量的管理信息并沒有傳遞至財務(wù)部門，結(jié)果同一業(yè)務(wù)活動的相關(guān)信息被劃分為資金信息和非資金信息，被分別保存于業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門。這種管理流程不僅使得流程環(huán)節(jié)增加，增加了信息傳遞的難度，而且容易導(dǎo)致財務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息不一致和信息隔閡，難以提供完整的管理信息，給管理決策帶來困難。
2.2.２ 財務(wù)信息滯后于業(yè)務(wù)信息
任何組織的資金流都是伴隨著業(yè)務(wù)流流動的，但是在傳統(tǒng)的高校財務(wù)管理流程中，反映資金流信息的財務(wù)信息往往滯后于業(yè)務(wù)流信息。財務(wù)管理活動中的控制功能往往都是事后控制，使得高校無法從效益的角度對業(yè)務(wù)活動進行實時控制。主要原因在于，財務(wù)管理中所需的信息都是在業(yè)務(wù)發(fā)生后采集的，而不是在業(yè)務(wù)發(fā)生時實時采集；財務(wù)部門對滯后的信息進行加工，不能及時生成管理所需的信息；財務(wù)報告不能直接使用，往往需要經(jīng)過若干加工才能供管理者使用。在信息化條件下，這種缺陷削弱了財務(wù)信息的有用性和財務(wù)的控制力度。
2.2.３ 業(yè)務(wù)信息采集困難
當(dāng)信息技術(shù)應(yīng)用于高校管理活動時，由于沒有對現(xiàn)有的工作流程重新設(shè)計，僅僅簡單地將各部門的業(yè)務(wù)用計算機處理，并沒有發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢。高校沒有統(tǒng)一的規(guī)劃和設(shè)計，各部門按照自己流程加工數(shù)據(jù)，部門業(yè)務(wù)流程之間沒有規(guī)范的數(shù)據(jù)接口，部門之間信息傳遞仍然以紙質(zhì)信息為主，大大增加了部門之間的信息傳遞時間。比如，人事部門將人員工資信息傳遞至財務(wù)部門時，財務(wù)部門仍然需要再次將人員工資信息錄入財務(wù)系統(tǒng)中；預(yù)算執(zhí)行單位執(zhí)行預(yù)算時，首先將紙質(zhì)審批單層層審批，財務(wù)人員再將審批后的付款申請手工錄入計算機進行賬務(wù)處理。由于業(yè)務(wù)信息需要財務(wù)人員重新錄入財務(wù)系統(tǒng)中，一方面，會加重財務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)，使財務(wù)人員用于管理的時間減少；另一方面，使錄入財務(wù)系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)信息差錯率上升。
3 信息化條件下高校財務(wù)管理流程的優(yōu)化
3.1 財務(wù)管理流程優(yōu)化的主要理念
既然從信息處理的角度可將財務(wù)管理流程分為信息采集、信息加工和信息報告，傳統(tǒng)的財務(wù)管理流程在信息處理過程中存在許多缺陷，那么我們可以從優(yōu)化信息處理過程的角度來優(yōu)化財務(wù)管理流程。因此，高校財務(wù)管理流程優(yōu)化的主要理念是：以系統(tǒng)思想規(guī)劃和設(shè)計高校管理流程，把高校視為一個有機整體，使各個業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)無縫對接，信息在各個業(yè)務(wù)流程中可以暢通地傳遞，信息傳遞的起點是業(yè)務(wù)部門而不是財務(wù)部門，財務(wù)管理是信息傳遞鏈條上的一個環(huán)節(jié)。
3.2 財務(wù)管理流程優(yōu)化的具體措施
3.2.１ 從學(xué)校整體的角度設(shè)計財務(wù)管理流程
在規(guī)劃和設(shè)計財務(wù)管理流程時，從學(xué)校整體的角度出發(fā)，統(tǒng)籌考慮、統(tǒng)一規(guī)劃各個部門的業(yè)務(wù)流程，使全校的業(yè)務(wù)流程相互聯(lián)系、相互配合。財務(wù)管理流程的設(shè)計基于高校各項業(yè)務(wù)發(fā)生的完整流程信息，而不僅僅是財務(wù)管理所需的信息，財務(wù)部門可以實時地從其他部門獲取業(yè)務(wù)信息、實時處理信息、實時對外發(fā)布信息。
3.2.２ 將業(yè)務(wù)信息嵌入財務(wù)管理流程中
高校在開展各項業(yè)務(wù)活動的同時，將業(yè)務(wù)的相關(guān)信息傳遞到財務(wù)部門，財務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)信息及資金信息進行業(yè)務(wù)處理，生成含有業(yè)務(wù)信息的財務(wù)報告，為管理者提供有用的決策信息。財務(wù)管理改變原有的管理方式，將管理活動的范圍擴大到業(yè)務(wù)部門，直接關(guān)注業(yè)務(wù)過程，實時控制財務(wù)風(fēng)險，真正做到讓財務(wù)人員參與實際業(yè)務(wù)的管理。
3.2.３ 利用信息技術(shù)實現(xiàn)直接調(diào)用業(yè)務(wù)信息
在傳統(tǒng)財務(wù)管理中，財務(wù)管理所需要的信息的錄入都是由財務(wù)人員完成的，在信息化條件下，應(yīng)將信息錄入的起點延伸至其他部門。學(xué)校制定統(tǒng)一的信息傳遞編碼，各部門的管理系統(tǒng)具有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，業(yè)務(wù)信息可以實現(xiàn)跨部門傳遞，這樣在財務(wù)管理中就可以直接調(diào)用業(yè)務(wù)信息。比如在預(yù)算管理中，預(yù)算執(zhí)行單位提交付款申請，財務(wù)人員可以實時查詢付款審批情況，并能直接調(diào)用該信息進行賬務(wù)處理。通過直接調(diào)用業(yè)務(wù)信息，可以使財務(wù)人員從日常信息錄入中解脫出來，更加關(guān)注學(xué)校的業(yè)務(wù)過程，實現(xiàn)財務(wù)的管理職能。
