近年來，我國建設(shè)事業(yè)獲得高速發(fā)展，固定資產(chǎn)投資項目（以下簡稱項目）的管理也日益受到更多的關(guān)注。從 ２００５ 年開始，國資委已將項目完成情況列入對央企的考核指標當中。西北機電工程研究所作為國防科研單位，為了做好科研保障工作，自２００５年以來，加大了國防科研基本建設(shè)項目投資力度及建設(shè)規(guī)模。項目檔案既是項目建設(shè)的真實歷史記錄，也是項目建設(shè)和竣工驗收的前提和保證。同時也是提升企業(yè)核心競爭力和整體裝備研制技術(shù)水平，完成各種型號產(chǎn)品研制生產(chǎn)任務(wù)的重要保障。為使項目檔案工作與項目建設(shè)真正同步進行，做好項目檔案管理，實現(xiàn)項目檔案的完整、系統(tǒng)、安全、有效是十分必要的。加強項目檔案管理，保護信息資源，已成為全國各行各業(yè)當前及今后一項長期的重點工作。
１ 項目管理的重要性
項目檔案是對整個項目建設(shè)過程的真實記錄，它真實地記錄了項目從立項、 設(shè)計、監(jiān)理、施工到竣工驗收的整個過程，其本質(zhì)屬性是原始記錄性，任何人無法篡改它的原始狀況；是項目建設(shè)的前提，是工程質(zhì)量評估的依據(jù)，是項目竣工驗收的保證；也是今后工程改造、維護的不可替代的權(quán)威佐證；是企業(yè)維權(quán)最有力的證據(jù)。因此，加強項目管理具有十分重大的意義。為了加強項目檔案管理工作，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，從１９９７年開始，國家頒布了一些關(guān)于加強項目檔案管理的文件，加強項目檔案管理已成為檔案工作的一個重點。通過加強項目檔案管理工作，提高建設(shè)單位對項目檔案管理的思想認識，促使建設(shè)單位規(guī)范基本建設(shè)和設(shè)備儀器檔案工作，為今后工程的新建、 改建和擴建，設(shè)備的運行、改造、維護等提供信息查考和維權(quán)佐證。
?。?國家對項目檔案工作的要求
?。ǎ保?依法建立健全項目檔案。國家有關(guān)通知指出，所有建設(shè)項目都要按照《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定，建立健全項目檔案。檔案管理單位和人員要依法行事，嚴格履行職責。要嚴格按照規(guī)定收集項目建設(shè)的各個環(huán)節(jié)的資料，然后整理歸類，最后歸檔。
?。ǎ玻?提高對項目檔案管理重要性的認識。項目檔案是工程質(zhì)量評價的主要依據(jù)，是項目竣工驗收的保證，地位非常重要，各級檔案部門要高度重視，加強項目檔案管理工作。采取有效措施，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效。
?。ǎ常?對項目檔案管理進行考核監(jiān)督。國家檔案局明確規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的必備條件之一。未經(jīng)檔案驗收或者驗收不合格的，不得進行或者通過項目竣工驗收。加強固定資產(chǎn)投資項目檔案管理，應(yīng)與項目建設(shè)工作同步進行。因此，項目建設(shè)單位應(yīng)當將項目檔案工作納入管理程序，實行領(lǐng)導(dǎo)責任制和相關(guān)人員崗位責任制，并進行考核監(jiān)督。
３ 項目檔案管理工作的特點
?。ǎ保?收集過程復(fù)雜。首先，一個項目有許多的參建單位， 他們會各自產(chǎn)生大量與這項活動有關(guān)的文件材料，要將這些分散的項目文件材料收集起來很難；其次，建設(shè)項目一般耗時很長，收集文件材料的時間比建設(shè)過程時間更長； 三是收集人員變動大，而且人員業(yè)務(wù)水平不一，導(dǎo)致在材料收集范圍上、重要程度上參差不齊。
（２） 整理標準多樣。由于參建單位很多，既有同系統(tǒng)的又有外系統(tǒng)的。同系統(tǒng)的單位整理標準一般還是相同的，但是不同系統(tǒng)的單位收集和整理材料的標準會不同，這樣建設(shè)單位會發(fā)現(xiàn)他們從各單位收集到的材料標準不一，給項目檔案管理工作帶來很多麻煩。
?。ǎ常?參與部門眾多。每一個項目不僅參建單位多，而且就一個參建單位而言，它的內(nèi)部參與部門也很多，而每個部門的職能各不相同，這就會產(chǎn)生大量與項目相關(guān)的文件材料。
?。ǎ矗?整理難度大。首先，由于參建部門多，關(guān)系龐雜，人員變動大，專業(yè)種類多，資料很分散，造成積累和收集工作難以控制。其次，由于項目建設(shè)周期性強，決定了項目必須按照建設(shè)進度要求的時間點完成規(guī)定的工作目標。因而檔案工作也必須與項目建設(shè)同步進行，以避免脫節(jié)。第三，由于項目檔案種類多、數(shù)量大、載體復(fù)雜，這就使得檔案管理工作也十分復(fù)雜。只有將這些分散的、數(shù)量巨大的、復(fù)雜的文件材料系統(tǒng)整理、統(tǒng)一保管，才能保證項目檔案完整、 準確、 系統(tǒng)和有效。
?。ǎ担?整理要求高。項目檔案是項目建設(shè)的信息與智力資源，是工程質(zhì)量評估的依據(jù)，是項目竣工驗收的保證；也是今后工程改造、 維護的不可替代的權(quán)威佐證；是企業(yè)維權(quán)最有力的證據(jù)。所以項目檔案管理部門對項目整理工作提出了較高的要求，項目檔案工作的質(zhì)量高低決定了項目檔案是否能夠達到完整、準確、系統(tǒng)和有效。
?。ǎ叮?資料分布廣。項目參建單位多，資料分布廣，項目信息的載體多種多樣，因此，做好項目檔案工作需要各部門、各級人員、各方面的配合，以合作理念構(gòu)建一個多方參與的項目檔案管理體系，并成為全員配合的自覺行動。
?。?項目檔案管理中現(xiàn)存的問題
?。ǎ保?項目檔案管理未納入項目工作程序。經(jīng)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，在管理過程中，常有些項目建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作。有的單位根本就沒有建立項目檔案管理制度，沒有將檔案工作納入項目建設(shè)管理計劃和工作程序，從而造成投資項目在啟動階段就開始出現(xiàn)項目檔案缺失和不全的現(xiàn)象。有的單位雖建立了管理制度，但不夠健全，缺乏完善的規(guī)章，相關(guān)規(guī)定指導(dǎo)性不強，可操作性不夠等，依法管理的意識不強，執(zhí)行力度不到位，隨意性大，造成收集的檔案系統(tǒng)性差，不完全。有的單位重視項目立項、輕視項目管理，對項目檔案管理的程序控制不到位，導(dǎo)致檔案部門無法及時對項目建設(shè)進度進行全程跟蹤，收集最真實準確的記錄，遇到驗收，只好突擊補全，使得項目檔案管理工作嚴重脫節(jié)和滯后。有的單位制定的領(lǐng)導(dǎo)責任制沒有落實到位，相對檔案的數(shù)量來說，工作人員配備相對薄弱，使歸檔整理工作不能如期完成。有的單位項目檔案管理工作人員待遇低，庫房條件太差， 沒有安保設(shè)施或者落后， 項目檔案安全得不到保證。
（２） 資料收集不全。由于建設(shè)項目參建單位和部門眾多，關(guān)系龐雜，資料分布廣，歸檔制度又不完善，造成大量的項目文件材料收集不上來。再加上項目建設(shè)周期長，時間跨度大，人員變動大，業(yè)務(wù)水平不一，專業(yè)種類多，收集標準不一，往往造成各方之間文件材料接口很多，許多文件材料散失在外，收集不全。
?。ǎ常?整理不符合規(guī)范。國家相關(guān)文件對項目文件的收集、整理、歸檔、移交等都做了明確的規(guī)定，各行業(yè)也分別制定了適合自己行業(yè)的項目檔案整理規(guī)范，但是在項目檔案驗收工作中，發(fā)現(xiàn)有的單位的項目檔案整理完全不符合國家或行業(yè)的規(guī)定。有的將無效文件也歸檔，檔案載體也不符合要求。
?。ǎ矗?歸檔不及時。由于項目建設(shè)單位缺乏相應(yīng)的項目檔案管理制度，尤其是歸檔制度，造成一些文件材料沒有及時歸檔。
?。?加強項目檔案管理的策略
?。担?更新觀念，提高認識
長期以來，上至建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)，下至全體員工，普遍對項目檔案管理工作缺乏足夠的重視。項目檔案工作是一項涉及多方面的系統(tǒng)管理工作，要做好項目檔案管理工作，需要領(lǐng)導(dǎo)重視、全員參與，各部門協(xié)作，這就需要全員提高認識，加強宣傳工作，大力宣傳項目檔案工作各種規(guī)章制度，宣傳項目檔案的地位和作用。建設(shè)單位可以運用多種方式宣傳，例如組織全體人員學習文件、舉辦培訓班、評選管理先進人物、組織參觀學習、舉行各種研討會等。通過宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)和全體人員的重視，才能使項目檔案工作在和諧中持續(xù)發(fā)展。
?。担?建立健全項目檔案管理制度
許多單位沒有項目檔案管理制度或制度不健全，要提升建設(shè)單位檔案管理整體水平，除了提高全員認識水平外，還需要從制度建設(shè)上進一步加強，為項目檔案管理創(chuàng)造一個良好的氛圍和條件。
?。ǎ保?實行領(lǐng)導(dǎo)責任制和工作崗位責任制，職責明確，相互協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮各級各部門的工作職能。
?。ǎ玻?制定歸檔制度及考核機制。對項目檔案工作的組織管理、在建項目檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)情況、檔案驗收完成情況等進行考核，運用激勵措施來推動項目檔案的管理工作?？己藱C制使項目科技人員和管理人員有了工作動力，增強了他們的工作責任感，想方設(shè)法去干好本職工作。
（３） 制定文件歸檔范圍和整理標準。有了范圍和標準，就可以為管理人員指明工作方向，減少失誤，節(jié)約時間和精力，提高質(zhì)量。
５．３ 將項目檔案工作納入合同管理
隨著市場經(jīng)濟體制的逐步完善，合同管理成為一種非常重要的現(xiàn)代戰(zhàn)略管理方式。把項目檔案工作納入合同管理，必然成為項目檔案工作的迫切要求和發(fā)展趨勢。為保證項目資料的齊全、系統(tǒng)、準確、完整，建設(shè)單位在與參建單位簽訂合同時，一定要在合同中列出有關(guān)項目檔案管理的具體條款，對文件的收集、整理與歸檔、移交提出具體要求，明確責任，建設(shè)單位要用合同約束參建單位，使他們及時、系統(tǒng)地收集各項材料。
?。担?項目檔案工作與工程建設(shè)同步
在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有的單位存在檔案資料收集不全，檔案內(nèi)容缺項，歸檔滯后，無效文件歸檔，檔案載體不符合要求，整理不規(guī)范等情況。其中一個重要的原因就是未做到項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行。項目建設(shè)周期長，時間跨度大，要做好項目檔案管理工作，必須與工程建設(shè)同步：一是提出文件材料歸檔要求要與下達工程計劃任務(wù)同步；二是文件材料形成情況與工程計劃進度同步； 三是檔案驗收工作與項目竣工驗收工作同步。檔案工作與工程建設(shè)同步的實質(zhì)是將項目檔案工作納入工程管理計劃，避免脫節(jié)，實行節(jié)點控制，及時收集資料，不滯后。同時兩者同步也有利于資料收集的完整和有效。
?。担?提高項目檔案管理人員業(yè)務(wù)水平
項目檔案工作系統(tǒng)復(fù)雜，涉及部門也多，每一項工作都影響著項目檔案的整體管理水平，而檔案管理人員的水平?jīng)Q定了每一項工作的質(zhì)量。長期以來，人們不夠重視檔案管理，不僅人員配備不夠，其業(yè)務(wù)水平也參次不齊，難以滿足管理工作的要求。項目檔案工作想要提高整體質(zhì)量，得到較大發(fā)展，就要注意提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，對項目管理人員和項目檔案人員進行業(yè)務(wù)知識培訓，組織學習文件和參觀。提高他們的待遇，開發(fā)他們的智力，挖掘他們的潛能，使他們能夠積極主動地甚至創(chuàng)造性地進行管理。
５．６ 建立管理的網(wǎng)絡(luò)體系
每一個建設(shè)項目都需要由多個部門密切配合才能完成。每個部門都會產(chǎn)生與項目相關(guān)的文件材料，造成資料多且分散，將這些文件材料系統(tǒng)收集，整理歸檔，集中保管起來，是一件非常困難麻煩的工作，但項目檔案管理要求必須系統(tǒng)、完整、準確地收集資料，只有這樣才能完整準確地反映出項目建設(shè)的整個過程，為項目竣工驗收和建設(shè)單位在以后的工作中提供可靠的參考依據(jù)。因此，建立項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系是十分必要的，不僅建設(shè)單位內(nèi)部各部門應(yīng)該相互配合，而且各參建單位也應(yīng)該相互配合，相互支持，各司其職，各負其責。同時，在建設(shè)單位內(nèi)部成立一個項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，全面管理這個網(wǎng)絡(luò)，出面協(xié)調(diào)各部門和各單位的各項工作。這樣，才能有效地保證整個項目檔案工作順利開展。
?。担?開展項目檔案專項驗收工作
作為項目檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，檔案專項驗收是項目竣工驗收中最為重要的組成部分。加強項目檔案專項驗收工作是督促建設(shè)單位規(guī)范項目檔案管理、控制項目檔案管理質(zhì)量的重要手段，對推進項目檔案管理工作具有重要意義。檔案管理過程中存在的問題使得認真貫徹落實項目檔案驗收工作十分必要和緊迫。
目前國家正逐步加強對項目檔案工作的管理，規(guī)定在項目竣工驗收前，必須進行項目檔案的專項驗收。國家和各行業(yè)都明文規(guī)定：“項目檔案驗收是項目竣工驗收的必備條件之一。未經(jīng)項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的，不得進行或者通過項目竣工驗收?！备餍袠I(yè)也把項目檔案驗收工作作為考核單位領(lǐng)導(dǎo)的一項重要內(nèi)容。這樣就促進單位領(lǐng)導(dǎo)提高對項目檔案工作的重視，逐漸將項目檔案管理工作提高到戰(zhàn)略地位，納入到日常工作計劃中，納入到單位的發(fā)展規(guī)劃中，對項目檔案工作合理地配置各種工作資源。通過開展項目檔案專項驗收工作，促使建設(shè)單位規(guī)范項目檔案工作，確保項目檔案完整、 準確、系統(tǒng)和安全。
?。担?積極擴大項目檔案的利用范圍
項目檔案是為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)的。在實踐中，管理人員要編制項目檔案總目錄、項目簡介、歸檔范圍、分類表；要對項目中的設(shè)備及基建項目進行拍照，制成Ｗｅｂ文件，形成目錄與設(shè)備相對應(yīng)的多媒體系統(tǒng)，使項目檔案能充分發(fā)揮作用，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供有效服務(wù)。
?。?結(jié)束語
固定資產(chǎn)投資項目檔案管理質(zhì)量高低決定了工程質(zhì)量的高低，在項目建設(shè)過程中起著十分重要的作用。項目檔案管理的目的是確保固定資產(chǎn)檔案的價值能夠完整、準確、系統(tǒng)地體現(xiàn)。但是項目檔案管理工作是一個比較復(fù)雜的過程，涉及范圍比較廣，信息量巨大，系統(tǒng)性較強。這就要求檔案工作者必須有高度的事業(yè)心和責任感，要耐心細致，要掌握一定的新技術(shù)和新方法，要有較高的專業(yè)技術(shù)能力。另外，隨著社會的發(fā)展進步，在實際工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)各種各樣的新問題、新情況。如何搞好這項工作，解決隨時出現(xiàn)的問題，還需要我們在工作實踐中不斷地探索，不斷地創(chuàng)新?？傊?，我們要堅持不懈地探索創(chuàng)新，尋找更加快捷有效的工作方式，將實現(xiàn)項目檔案的有效利用作為永恒不變的工作目標。
