１ 引 言
醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院人事工作中的重要組成部分，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位的人事制度改革和醫(yī)療體制改革的深入，醫(yī)院管理更趨向科學化和規(guī)范化。醫(yī)院規(guī)模不斷擴大，醫(yī)護人員和其他輔助人員不斷增加，大量的、復雜的人員構成醫(yī)院管理工作，尤其對人事檔案管理工作形成了巨大的壓力。醫(yī)院信息化建設逐步提速，醫(yī)療部門、財價、設備管理等主干網絡也相繼實現(xiàn)信息化管理，醫(yī)院人事檔案信息管理更顯得尤為重要。醫(yī)院人事檔案管理也必須由傳統(tǒng)的管理手段向信息化管理轉變，這是醫(yī)院人事檔案管理走向現(xiàn)代化的必然趨勢。
２ 目前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀
目前大多數(shù)醫(yī)院人事檔案管理仍然基本上沿用傳統(tǒng)的人事檔案基本模式，其偏重靜態(tài)性資料描述、注重歷史性和過去時的記錄、不具公共性和共享性、不能動態(tài)反映個人信息狀況。在信息技術高度發(fā)達的今天，其局限性日益明顯。
?。玻?檔案管理意識淡薄
長期以來由于檔案工作不能直接創(chuàng)造經濟效益，因而在實際工作中出現(xiàn)檔案管理可有可無的模糊認識，意識不到檔案在人事管理工作中的重要性和必要性，只見直接，不看間接。
?。玻?人工操作歸檔，費時費力，準確性難以保證
醫(yī)院人事檔案主要記載著工作人員的經歷、學歷、工資變動、職稱晉升及獎罰等方面的原始記錄。我院現(xiàn)有工作人員２ ０００余人，由于檔案資料的增加或更新（如晉升工資、年度考核、學習進修等），許多材料需要同時歸檔，出現(xiàn)此類問題，不可避免地會發(fā)生歸檔錯誤。這樣就需要將上千卷檔案重新整理，牽涉大量的人力、物力。
當前的人事檔案所涉及的許多材料如果未能及時歸檔，遇到檔案信息查詢時，則檔案信息的準確性不高。同時在個人考查、核定工資、家庭調查等情況時需調閱個人檔案對原始資料進行查閱，多次查閱原件，難免發(fā)生檔案損毀的情況，致使出現(xiàn)檔案的準確性難以保證的情形。
２．３ 檔案資料管理困難，利用率低下
目前的檔案管理，因為還沒有完全實行信息化管理，大量的紙制文檔，只能手工建立索引數(shù)據(jù)和登記，缺乏對檔案出、入庫記錄和檔案變更的管理。遇到檔案的查找、編輯、分析等工作時，要用人工方式完成，致使人事檔案在使用過程中不能以最快、最簡捷的方式查找相關人事資料，極大地影響了工作效率。
?。玻?檔案管理人員自身素質較低
人員配備不齊，在有些領導眼里，認為檔案管理工作是照顧老弱病殘的地方，什么人都能干，文化水平高低都可以，只是收藏一些資料，據(jù)了解我省從事醫(yī)院檔案管理工作的專職管理人員有７０多人，但沒有一人是專業(yè)研究生畢業(yè)的，本科生專業(yè)畢業(yè)的也僅有幾人，大部分都是半路出家，知識結構及其不合理，兼職人員多，變動頻繁等現(xiàn)象在各單位普遍存在，這樣勢必影響檔案管理工作的質量和利用。
?。?醫(yī)院人事檔案信息化管理的特點
３．１ 檔案信息化管理的優(yōu)點
?。ǎ保?提高檔案管理工作的效率。由于計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準確、全面、快速的人事資料和有關數(shù)據(jù)，使用計算機管理醫(yī)院的人事檔案，在查詢、統(tǒng)計時既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤，又可減輕人事管理人員的勞動量，節(jié)省時間，提高工作效率，數(shù)據(jù)查詢又快又準。
?。ǎ玻?提高檔案信息的利用率。醫(yī)院是人才密集型產業(yè)，其人事檔案在醫(yī)院領導者知人、認人、用人過程中有著重要作用。使用信息化管理醫(yī)院的人事檔案，其速度快、精確度高、貯存量大、功能多、通用性強的特點，可以及時給醫(yī)院領導決策提供準確、全面的人事信息，為醫(yī)院的人員編制、人員調整、人才的中長期規(guī)劃等諸多方面提供可靠、詳細的資料，極大地提高人事檔案的利用效率。
?。ǎ常?延長檔案原始材料的壽命。人事檔案材料實現(xiàn)信息化管理后，檔案信息的查詢，以計算機查詢?yōu)橹?，減少了因重復調檔、閱檔、摘抄等工作所造成原件磨損，有利于原始材料的完整保存，有效地延長了人事檔案的壽命。
?。常?檔案信息化管理的不足
醫(yī)院檔案信息化管理能為人事部門提供優(yōu)質的服務，使檔案信息資源得到更充分的利用，但是在認識檔案信息電子化好處的同時，我們也認識到檔案管理信息化也有一些不足：① 檔案信息的原始性及真實性問題。由于原始信息是經管理人員錄入系統(tǒng)，所以形成的電子文件可能因為錄入過程中的手誤而出錯，也可以被他人改動后而不留痕跡。② 檔案信息資源的安全保密性問題。檔案信息有很強的機密性，所以信息資源共享必須嚴格執(zhí)行安全保密的規(guī)定，必須賦予權限，只有檔案管理人員和主管領導能夠查閱個人檔案材料。增強人事檔案管理人員網絡信息安全防護意識，提高安全防護的技術水平，防止失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。③ 憑證價值問題。電子文件本身固有的原始信息的可變性和不穩(wěn)定性及人們對其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前難以成為合法的證據(jù)。
?。?健全與完善醫(yī)院人事檔案信息化管理體系
４．１ 建立健全醫(yī)院人事檔案管理體制
信息化是當今經濟和社會發(fā)展的大趨勢，醫(yī)院人事檔案部門要積極創(chuàng)造條件， 建立健全人事檔案信息化管理體制，應做好以下幾個方面：
?。ǎ保?提高檔案管理人員素質，增強檔案意識。重視人才培養(yǎng)，加強對檔案管理人員政治素質和業(yè)務素質的培訓，通過專業(yè)培訓、進修學習、自學等形式提高管理人員的業(yè)務水平，逐步地建立檔案管理人才梯隊。 使他們成為掌握現(xiàn)代信息管理技術，熟悉檔案業(yè)務，適應醫(yī)院建設和發(fā)展的檔案管理專業(yè)人員。
