1 信息管理系統(tǒng)
企業(yè)信息管理系統(tǒng)（ＥＩＭＳ）建立在現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展基礎(chǔ)上，依托軟件對(duì)信息進(jìn)行收集、存儲(chǔ)、加工、分析，以提高信息利用效率和效果。在設(shè)計(jì)系統(tǒng)時(shí)，要結(jié)合現(xiàn)代化的管理思想和方法以及使用者日常業(yè)務(wù)處理的流程，采用跟蹤、監(jiān)督、控制、調(diào)節(jié)整個(gè)管理過(guò)程的人機(jī)系統(tǒng)來(lái)完成管理活動(dòng)。信息管理系統(tǒng)除了部分通用管理軟件外，大多需要在標(biāo)準(zhǔn)版本的基礎(chǔ)上進(jìn)行修改或者進(jìn)行專門的開發(fā)，所以，信息管理系統(tǒng)具有行業(yè)專家特性及實(shí)際應(yīng)用特性。信息系統(tǒng)具有歷史知識(shí)的積累性和共享性特征，可以滿足各個(gè)部門和管理人員對(duì)日常數(shù)據(jù)的查詢和調(diào)用需求，使決策者在第一時(shí)間得到相關(guān)信息。
2 信息管理系統(tǒng)在設(shè)備采購(gòu)中的作用分析
2.１ 信息傳遞
信息管理系統(tǒng)可以有效地消除時(shí)間和空間對(duì)于信息傳遞的約束，方便單位部門和員工隨時(shí)隨地發(fā)布、獲取和查詢信息。同時(shí)隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息系統(tǒng)可以自動(dòng)按照組織內(nèi)部成員對(duì)信息的需求進(jìn)行篩選、分類和收集，在相應(yīng)授權(quán)的前提下，可以快速進(jìn)行信息的異地上報(bào)、共享，有效地解決了信息傳遞的時(shí)效性問(wèn)題，確保了信息傳遞的及時(shí)性。
2.２ 信息共享
信息管理系統(tǒng)建立在現(xiàn)代信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展基礎(chǔ)上，傳統(tǒng)的信息發(fā)布手段通常采用開會(huì)、發(fā)文件或電話、電報(bào)等形式，而且由于考慮發(fā)布成本因素，信息傳遞的速度、廣度等受到極大的制約。而信息管理系統(tǒng)則有效地解決了這些問(wèn)題，其低成本和多點(diǎn)式發(fā)布特點(diǎn)可以大大提高信息的使用效率和頻度，可以充分使信息使用者共享信息，大大提高了信息使用效果。
2.３ 信息儲(chǔ)存
在信息系統(tǒng)管理使用前，信息存儲(chǔ)呈現(xiàn)零散狀態(tài)，可能存在于各個(gè)部門和個(gè)人的頭腦中，信息隨著組織的變化、人員的流動(dòng)而不斷遺失或者轉(zhuǎn)移，很多信息保存時(shí)間不長(zhǎng)或無(wú)法保存。而信息系統(tǒng)管理可以有效解決以上問(wèn)題，信息系統(tǒng)管理具有大容量、無(wú)界限和安全性高等特點(diǎn)，可以解決信息不容易長(zhǎng)期保存以及容易遺失的問(wèn)題，使成員之間的知識(shí)得到共享和交融，從而避免因某些關(guān)鍵崗位人員流失或組織調(diào)整變化造成信息流失。
3 信息管理系統(tǒng)在設(shè)備采購(gòu)中的應(yīng)用
3.１ 價(jià)值分析法的建立
由于國(guó)有企業(yè)規(guī)模較大，設(shè)備種類繁多，而且同一性能的設(shè)備可能有不同的生產(chǎn)廠商或產(chǎn)自不同的地區(qū)，而且很多名稱相同的設(shè)備可能在功能上存在一定的差異，在價(jià)格上也會(huì)有所不同，這就需要采用精確的價(jià)值分析法，以利于及時(shí)做出采購(gòu)決策。而傳統(tǒng)的國(guó)有企業(yè)設(shè)備管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)精確的對(duì)比計(jì)算，即使能計(jì)算也顯得粗糙，而且還浪費(fèi)人力物力，既不經(jīng)濟(jì)也不可行。信息管理系統(tǒng)應(yīng)用于設(shè)備采購(gòu)管理后，使得價(jià)值分析法的應(yīng)用變得可行，可通過(guò)計(jì)算機(jī)和信息化網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行多部門論證和精確計(jì)算，對(duì)各種設(shè)備進(jìn)行功能價(jià)值分析，尋找到更科學(xué)和更經(jīng)濟(jì)的采購(gòu)方式和采購(gòu)種類，確保設(shè)備采購(gòu)的適用性和經(jīng)濟(jì)性。
3.２ 采購(gòu)方式模塊的確定
目前，我國(guó)國(guó)有企業(yè)的設(shè)備采購(gòu)一般由企業(yè)自主采購(gòu)，采購(gòu)時(shí)主要看能否做到質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉、低成本和及時(shí)供應(yīng)，對(duì)重要設(shè)備，要看供應(yīng)方的設(shè)備是否具有先進(jìn)性，以及特殊設(shè)備供應(yīng)方是否具有專門的資格證書或認(rèn)證。同時(shí)還要通過(guò)信息化系統(tǒng)對(duì)設(shè)備供應(yīng)商的資信、技術(shù)、售后、運(yùn)輸?shù)葪l件進(jìn)行分析對(duì)比。
3.３ 采購(gòu)前需要進(jìn)行可行性論證
科學(xué)的可行性論證，可以增強(qiáng)企業(yè)在設(shè)備采購(gòu)中科學(xué)規(guī)劃和統(tǒng)攬全局的能力，有效地化解設(shè)備采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。在采購(gòu)前要進(jìn)行可行性分析論證，防止出現(xiàn)盲目采購(gòu)、重復(fù)采購(gòu)現(xiàn)象，對(duì)設(shè)備的制造商及經(jīng)銷代理商的信譽(yù)、設(shè)備的性能及售后服務(wù)進(jìn)行考察論證。在采購(gòu)中要區(qū)分輕重緩急，重要設(shè)備以及短期內(nèi)能收回成本的設(shè)備應(yīng)優(yōu)先采購(gòu)，對(duì)投入資金較多的大型設(shè)備進(jìn)行重點(diǎn)采購(gòu)，對(duì)采購(gòu)資金較少的設(shè)備進(jìn)行一般性采購(gòu)。同時(shí)，在論證時(shí)，要本著前瞻性原則。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，設(shè)備更新?lián)Q代速度的加快，在可行性論證時(shí)也要考慮擬采購(gòu)設(shè)備的先進(jìn)性，如果擬采購(gòu)設(shè)備將很快被替代，可以不采購(gòu)而仍然使用原有設(shè)備。
3.４ 建立健全企業(yè)設(shè)備采購(gòu)監(jiān)管機(jī)構(gòu)
建立健全設(shè)備采購(gòu)監(jiān)管機(jī)構(gòu)，形成既互相制約又高效廉潔的工作機(jī)制是保證設(shè)備采購(gòu)監(jiān)管工作正常開展的關(guān)鍵。設(shè)備采購(gòu)也是容易滋生腐敗和貪污行為的領(lǐng)域，而產(chǎn)生這些現(xiàn)象的主要原因是監(jiān)督機(jī)制不健全，以及信息不夠透明。企業(yè)內(nèi)部要強(qiáng)化以紀(jì)委和審計(jì)部門為主體的監(jiān)督部門的職能作用，重點(diǎn)監(jiān)督：設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃是否符合規(guī)定，采購(gòu)是否履行了必要的招投標(biāo)手續(xù)，設(shè)備購(gòu)置后是否存在浪費(fèi)和閑置現(xiàn)象。同時(shí)，企業(yè)要加強(qiáng)信息化系統(tǒng)建設(shè)，將采購(gòu)的全過(guò)程在網(wǎng)上予以公布，以接受企業(yè)全體工作人員的監(jiān)督，確保設(shè)備采購(gòu)監(jiān)管得以全面落實(shí)。
