【摘要】 原始憑證是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)最基本的依據(jù)。對(duì)其進(jìn)行審核是會(huì)計(jì)核算工作的重要組成部分,也是高校財(cái)務(wù)管理工作的基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)人員在實(shí)際工作中只有對(duì)原始憑證進(jìn)行認(rèn)真審核,充分地發(fā)揮會(huì)計(jì)監(jiān)督的作用,才能促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的規(guī)范,確保會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性和合法性。
原始憑證是證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已發(fā)生和完成,明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明,它是編制記賬憑證或登記賬簿的原始依據(jù),也是會(huì)計(jì)核算過程中,保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性的重要依據(jù)。在實(shí)際業(yè)務(wù)中,審核原始憑證是對(duì)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量進(jìn)行源頭控制的重要環(huán)節(jié),是一項(xiàng)嚴(yán)肅而細(xì)致的工作。如果對(duì)原始憑證審核不嚴(yán),直接影響到會(huì)計(jì)核算和監(jiān)督作用的發(fā)揮,甚至?xí)o單位帶來一定的經(jīng)濟(jì)損失。同時(shí),對(duì)于要報(bào)銷的原始憑證,很多人都缺乏對(duì)財(cái)務(wù)規(guī)章制度的了解和認(rèn)識(shí),以致每天都有相當(dāng)數(shù)量不合格的原始憑證出現(xiàn)。因此,加強(qiáng)審核已發(fā)生的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證是否具有合理性、合法性和有效性,顯得極其重要。
一、審核原始憑證的依據(jù)
審核原始憑證的正確與否是加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)管理工作的基礎(chǔ)。根據(jù):《會(huì)計(jì)法》第十四條規(guī)定:“會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員必須按照國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定對(duì)原始憑證進(jìn)行審核,對(duì)不真實(shí)、不合法的原始憑證有權(quán)不予受理,并向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告,對(duì)記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證予以退回,并要求按照國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定更正補(bǔ)充”。另據(jù)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第七十五條規(guī)定:“會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)原始憑證進(jìn)行審核和監(jiān)督。對(duì)不真實(shí)、不合法的原始憑證不予受理。對(duì)弄虛作假、嚴(yán)重違法的原始憑證,在不予受理的同時(shí),應(yīng)當(dāng)予以扣留,并及時(shí)向單位領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告,請(qǐng)求查明原因,追究當(dāng)事人的責(zé)任。對(duì)記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證,予以退回,要求經(jīng)辦人員更正、補(bǔ)充”。所以,會(huì)計(jì)審核人員不僅要按會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)制度的要求進(jìn)行工作,而且要保證本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、完整性和合法性,從形式上和實(shí)質(zhì)上進(jìn)行認(rèn)真審查。原始憑證按其來源分類可分為外來原始憑證和自制原始憑證兩類。
二、對(duì)外來原始憑證的基本審核
(一)審核原始憑證(主要是商品銷售統(tǒng)一發(fā)票和服務(wù)業(yè)發(fā)票)的內(nèi)容是否完整、規(guī)范和合法,包括:1.發(fā)票上所填寫的購貨單位或付款單位是否與本單位的名稱相符,有無涂改、挖補(bǔ)的痕跡,甚至篡改票面的數(shù)量、單價(jià)、金額等,以防報(bào)賬人員把自己或其他單位的發(fā)票拿來報(bào)銷,或把小金額改成大金額。2.對(duì)未載明的品名項(xiàng)目、數(shù)量、單價(jià)等內(nèi)容的發(fā)票要查明其附件清單是否有詳細(xì)說明,書寫是否清楚,應(yīng)將發(fā)票的名稱、金額與其附件清單進(jìn)行認(rèn)真的核對(duì)。3.購物較大金額的發(fā)票,要對(duì)其數(shù)量、單價(jià)、金額仔細(xì)復(fù)算,有無多計(jì)、少計(jì)、重計(jì)金額;對(duì)一張發(fā)票上記載多種物品時(shí)應(yīng)將各種物品的金額相加是否等于合計(jì)金額,同時(shí)還要注意發(fā)票上大小寫金額是否相等;剪切金額與填寫金額是否一致;小寫金額前面有無“$”符號(hào),大寫金額前面是否頂格。4.發(fā)票的各項(xiàng)要素本來應(yīng)按順序完整地填制,不能出現(xiàn)錯(cuò)填、漏填和重填等現(xiàn)象,但有些發(fā)票只有大小寫金額,無開票日期,無開票人、收款人的姓名或僅填“姓氏”,這有可能是經(jīng)辦人自己填寫或由那些不負(fù)責(zé)任的商家開出的。5.發(fā)票一般都是經(jīng)國家稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制,具有高技術(shù)的防偽標(biāo)志,應(yīng)特別注意防偽標(biāo)志的真實(shí)性,防止假發(fā)票的出現(xiàn)。6.如果發(fā)票記載的內(nèi)容和必要附件是齊全的,還要查看有無本單位或部門負(fù)責(zé)人和經(jīng)手人、驗(yàn)收人的簽字以及填制單位公章(個(gè)體戶且在稅務(wù)機(jī)關(guān)代開統(tǒng)一發(fā)票的除外),這里的公章是指具有法律效力和規(guī)定用途,能夠證明單位身份和性質(zhì)的印章,如財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、結(jié)算專用章等,而不是行政章或其他無關(guān)的印章。7.查看開出發(fā)票的單位與其所記載的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容、經(jīng)營范圍是否吻合,如銷售商品不能開成加工修理、修配統(tǒng)一的發(fā)票。8.注意發(fā)票的印制時(shí)間和有無作廢的或失去時(shí)效的發(fā)票又拿來使用,防止有人鉆空子。9.對(duì)發(fā)票的正面和背面都應(yīng)仔細(xì)看一看,若背面無局部復(fù)寫的印痕,或發(fā)票不是復(fù)寫的,而是用鋼筆或圓珠筆填制的,就說明該發(fā)票存在問題,應(yīng)詢問報(bào)賬人員。
(二)根據(jù)有關(guān)的財(cái)務(wù)規(guī)章制度,審核原始憑證還應(yīng)注意六個(gè)方面:1.審批的程序是否正常,審批負(fù)責(zé)人的字跡是否一致、審批權(quán)限是否合規(guī)、有無越權(quán)審批行為。2.有些原始憑證雖能報(bào)銷,但規(guī)定對(duì)其報(bào)銷的比例、范圍和標(biāo)準(zhǔn)有限制,如出差人員的交通費(fèi)、住宿費(fèi)對(duì)不同的級(jí)別都有限額,超過規(guī)定的部分要自理。3.原始憑證有錯(cuò)誤的,應(yīng)當(dāng)由開出單位重開或者更正,更正處應(yīng)當(dāng)加蓋開出單位的公章。4.經(jīng)營性單位不得出具非經(jīng)營性收據(jù)或行政事業(yè)單位往來結(jié)算票據(jù)。5.在規(guī)定價(jià)值以上的實(shí)物類原始憑證要有設(shè)備處的購買申請(qǐng)單和教儀設(shè)備進(jìn)庫單;對(duì)維修房屋、水電安裝工程等單據(jù)報(bào)銷的,還要附加工程定額計(jì)價(jià)預(yù)(結(jié))算書、總價(jià)明細(xì)表、業(yè)務(wù)合同以及監(jiān)察審計(jì)處在基建、修繕等工程項(xiàng)目結(jié)算審簽表上的簽審意見和金額。6.購買教學(xué)儀器設(shè)備或需政府統(tǒng)一采購的物品項(xiàng)目,即使原始憑證是真實(shí)的,也要確認(rèn)它是否超過預(yù)算金額,以及是否按照有關(guān)程序辦理相關(guān)手續(xù),并附有相關(guān)的批準(zhǔn)購買證明或文件。
三、對(duì)自制原始憑證基本審核
對(duì)自制原始憑證的審核實(shí)際上仍是高校會(huì)計(jì)核算中最重要的部分之一。由于填制原始憑證的人對(duì)財(cái)會(huì)知識(shí)和財(cái)務(wù)制度的規(guī)定了解甚少,其不規(guī)范現(xiàn)象較為突出,因而審核工作也就成了財(cái)務(wù)工作中的難點(diǎn)。為了避免爭(zhēng)議,降低審核憑證難度,會(huì)計(jì)審核人員應(yīng)該非常熟悉不同的自制原始憑證填制要求:一是外請(qǐng)教師講課費(fèi),成教課酬、學(xué)生困難補(bǔ)助等項(xiàng),都要寫明姓名、數(shù)量、標(biāo)準(zhǔn)、金額和領(lǐng)取人簽字等,一般也不能由一兩個(gè)人代簽領(lǐng)款,同時(shí)還要有其部門負(fù)責(zé)人審批簽字和加蓋經(jīng)辦單位公章。二是對(duì)于報(bào)銷學(xué)生實(shí)習(xí)的經(jīng)費(fèi),看有無附上參加實(shí)習(xí)學(xué)生的名單、實(shí)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)習(xí)計(jì)劃時(shí)間表和預(yù)算金額,以及教務(wù)處長(zhǎng)和系領(lǐng)導(dǎo)的審批簽字。三是職工因公借款而填寫的借款單,應(yīng)查看借款的日期、事由、借款人姓名、大小寫金額和同意借款的有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字等內(nèi)容。屬于出差到外地的,還要注明出差地點(diǎn)及途經(jīng)路線、出差擬需時(shí)間,方可作為記賬依據(jù)。另外,對(duì)于出差人員遺失的火車票、飛機(jī)票等原始憑證確實(shí)無法取得證明的,應(yīng)由當(dāng)事人寫明出差時(shí)間、起訖地點(diǎn)、金額和提供有關(guān)依據(jù)等情況,由學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)處長(zhǎng)批準(zhǔn)后,才能代作原始憑證入賬。四是計(jì)提在職職工福利基金、學(xué)生獎(jiǎng)貸勤基金、工會(huì)經(jīng)費(fèi)和工會(huì)會(huì)費(fèi)等要附有計(jì)提依據(jù),否則,出現(xiàn)問題會(huì)造成復(fù)查困難,不易糾正差錯(cuò)。五是對(duì)手續(xù)不完備、內(nèi)容不全、數(shù)字差錯(cuò)的原始憑證,屬于本單位填制的,應(yīng)說明理由,退回填制部門予以更正、補(bǔ)填或重填。
總之,認(rèn)真審核原始憑證是會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)工作,也是會(huì)計(jì)監(jiān)督的重要環(huán)節(jié)。審核原始憑證看起來簡(jiǎn)單,但要做好這項(xiàng)工作并不容易。首先,包括會(huì)計(jì)審核人員在內(nèi)的財(cái)會(huì)人員,平時(shí)應(yīng)加大對(duì)財(cái)務(wù)規(guī)章制度和財(cái)經(jīng)法規(guī)的宣傳力度,以便取得經(jīng)辦人員和經(jīng)辦部門的理解和配合,使得雙方的工作能順利開展。其次,會(huì)計(jì)審核人員既要熟練掌握《會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等內(nèi)容,又要具備過硬的會(huì)計(jì)技能。如通過郵政局郵寄的信件、物品等,不能用其出據(jù)的“購買郵票證明單”代替郵政業(yè)專用發(fā)票報(bào)銷;對(duì)有些差旅費(fèi)的單據(jù)還要判斷其是否繞道、改變路線等。可見,會(huì)計(jì)審核人員要勤于思考、勇于動(dòng)腦,努力地學(xué)習(xí)新知識(shí),不斷提高自身素質(zhì)。再次,會(huì)計(jì)審核人員要有良好的職業(yè)道德,依法把關(guān)守口,當(dāng)好用款單位的服務(wù)員,頭腦里不能有“睜只眼閉只眼、多一事不如少一事”的思想;不僅要敢于抵制歪風(fēng)邪氣,同一切違法亂紀(jì)行為作斗爭(zhēng),而且要有實(shí)事求是、客觀公正、盡職盡責(zé)的工作態(tài)度,對(duì)報(bào)賬人員一視同仁,不能利用工作之便搭車報(bào)銷,更不能為自己的熟人、好友開綠燈。最后,會(huì)計(jì)審核人員在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,做好原始憑證的審核工作,切實(shí)把好票據(jù)的“入口關(guān)”,不斷探索規(guī)范財(cái)務(wù)工作的新路子,以提高會(huì)計(jì)的審核水平和監(jiān)督質(zhì)量。
作者：楊雄源
