檔案信息化 檔案信息化流程 檔案信息化策略
前言
檔案信息化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為信息化的檔案信息，以信息化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。
一、人事檔案信息化流程
（一）人事檔案信息化管理：醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)人事檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠實現(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的信息化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查借閱功能，可以大大提高工作效率。
（二）人事檔案信息化采集：從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數(shù)據(jù)信息。
?。ㄈ┤耸聶n案信息化查閱：以組織系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡基礎，采用B/S(瀏覽器/服務器)模式架構，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進行了方考慮:可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權；閱檔過程進行詳細的日志記錄；信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。
二、醫(yī)院人事檔案信息化策略
?。ㄒ唬┺D變觀念，強化人事檔案管理理念
信息化是檔案管理進步的重要標志。檔案管理信息首先要做到管理理念的轉變。若是醫(yī)院的檔案人員不轉變陳舊的思想觀念，就會阻礙人事檔案管理信息化的實施。如果不積極進行人事檔案管理信息化，就算購買了先進的檔案保存與應用設備，也不是真正的人事檔案管理信息化。在進行人事檔案管理信息化的工作中，檔案管理人員要切實理解并依靠技術進步與科學管理的思想，學習新時期新環(huán)境的管理意識，真正扭轉過去陳舊的對檔案重管理輕使用、人海戰(zhàn)術、汗牛充棟的文件等做法，達到人事檔案管理的主動、高效，讓醫(yī)院檔案工作能夠更符合醫(yī)院業(yè)務的要求。
?。ǘ┨岣哂布O施更新?lián)Q代，達到設備的信息化
要充分配置人事檔案管理信息化所必要的計算機、網(wǎng)絡、傳真機設備等信息化設施，同時要大方利用最新科技、掃描技術在人事檔案管理中的作用，有條件的可以聘請專業(yè)人員來設計符合醫(yī)院需要的軟件，提高人事檔案信息化、無紙化的速度。所以，醫(yī)院要專門投入相關資金，檔案管理人員也要努力強化自己的工作能力，提高資金、設備的使用效率；而且，人事檔案管理部門要在現(xiàn)有工作基礎上，發(fā)揮擁有許多檔案資源的特點，大力發(fā)揮各方面又是，尤其是在檔案的提供上，可以充分提供豐富的人事檔案信息給各個業(yè)務科室，為日常工作提供幫助，提高醫(yī)院的經(jīng)濟效益。而信息化技術在醫(yī)院人事檔案管理的使用，也會給檔案管理提高一個臺階，有利于醫(yī)院在員工管理和患者信息掌握上提高效率，從而產(chǎn)生一定的社會效益與經(jīng)濟效益，達到局部促進整體優(yōu)化的效果。
?。ㄈ┽t(yī)院要建立科學的管理模式
在醫(yī)院人事檔案信息化操作過程里，為明確具體的責任，保確保系統(tǒng)和信息的安全規(guī)范，還必須要從管理的角度出發(fā)實施科學的管理模式。
完善醫(yī)院人事檔案管理制度。醫(yī)院要制定符合信息化、無紙化的人事檔案管理制度。首先是建立與規(guī)范人事檔案管理工作大的各個環(huán)節(jié)，以及使用設備、系統(tǒng)的技術規(guī)范，將電子檔案管理各個部分詳細落實到各人；其次是應用一些有效的安全保障技術，尤其是對電子信息與數(shù)據(jù)。
促進人事檔案管理的規(guī)范化。這里的規(guī)范化是指人事檔案信息化的各個標準：人事檔案整理標準、收集標準、查閱標準、信息設備使用標準等，這些標準是保障工作效率的規(guī)范。若是缺乏這些標準，或者不完善，人事檔案數(shù)據(jù)庫就難以條理規(guī)范；若是醫(yī)院的人事檔案管理人員不根據(jù)這些標準來工作，而是沿用傳統(tǒng)做法，或者率性而為，則會大大降低人事檔案管理信息化的工作效率。
?。ㄋ模┙M件復合型的人才團隊
醫(yī)院人事檔案管理團隊是保障人事檔案管理信息化順利進行的基礎，關系著人事檔案信息化的建立效果和應用水平。這就需要醫(yī)院的領導者不能只是關注業(yè)務部門的人才引進，同時也要引進、培養(yǎng)檔案管理人才。同時也要求檔案管理人員不但要掌握電子信息的特點與信息化人事檔案的各宗操作規(guī)范，同時要雪輝計算機系統(tǒng)網(wǎng)絡的應用與安全技術。醫(yī)院可以在工作之余，安排相關人員進行信息化教育培訓，學習最新的專業(yè)內(nèi)容，學習內(nèi)容要IT、互聯(lián)網(wǎng)、系統(tǒng)應用等方面。醫(yī)院的管理者還要提供良好的條件，讓相關工作人員能夠充分了解未來人事檔案管理的趨勢與前沿技術，不斷提高他們的能力素質(zhì)與應用水平。
