計(jì)劃生育 技術(shù)服務(wù)站 檔案管理 信息化
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站的檔案管理工作也日趨信息化。在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，必須要準(zhǔn)確把握當(dāng)前計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站的發(fā)展規(guī)律和發(fā)展方向，加強(qiáng)對(duì)技術(shù)服務(wù)站的檔案管理，這是當(dāng)前計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站檔案管理的根本任務(wù)，也是完善計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站檔案管理工作的必要條件，以確保計(jì)劃生育工作的有效開展和穩(wěn)定發(fā)展。
一、檔案信息化管理
1、檔案信息化的內(nèi)涵
檔案信息化主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)涵：首先是利用現(xiàn)有的信息技術(shù)手段對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的集成、分類，以便有查詢和開發(fā)應(yīng)用，對(duì)檔案進(jìn)行有效的分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等工作進(jìn)行高效的信息化管理，以此來提高計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站檔案管理的效率。其次是利用信息流來實(shí)現(xiàn)檔案的無紙化管理，以此來調(diào)控檔案信息，形成新的檔案管理體系。
2、檔案信息化的內(nèi)容
第一是數(shù)據(jù)資料的信息化，應(yīng)用掃描儀、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等信息化手段把將要存檔的文件、資料信息進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的信息化數(shù)據(jù)錄入，形成計(jì)算機(jī)電子文檔，以備處理。第二是工作流程的信息化，通過運(yùn)用軟件來實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編目、排序，要實(shí)現(xiàn)以上工作流程首先要形成統(tǒng)一規(guī)范的工作流程，明確崗位工作人員的工作指標(biāo)，減少人為的調(diào)控和干預(yù)。為了保證文件、檔案信息的一致性，計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站的辦公系統(tǒng)要與檔案管理系統(tǒng)相兼容。第三是檔案檢索的信息化，在分級(jí)檢索制度前提下，通過計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站的王寨河互聯(lián)網(wǎng)可以隨時(shí)檢索到需要的存檔文件、資料、原始記錄以及文獻(xiàn)等信息資料。
3、檔案信息化的條件
首先，需要配備開放式的電腦查詢和檢索系統(tǒng)，為使用者提供快捷方便的檔案資料和信息服務(wù)。其次，加快計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站局域網(wǎng)的建設(shè)。第三，建立完善的檔案用戶信息庫(kù)，及時(shí)的分析、了解使用者對(duì)檔案信息的需要，針對(duì)需要進(jìn)行檔案信息的系統(tǒng)化編輯，提高檔案利用的效率。第四，要圍繞計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站檔案管理的中心工作，多層次、多角度、多形式的開展相關(guān)的宣傳活動(dòng)。
二、計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站檔案管理的重要性和必要性
1、隨著社會(huì)信息技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)使用的普及決定了計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站檔案管理信息化的進(jìn)程
當(dāng)前的社會(huì)信息便捷、更新快，人們對(duì)于實(shí)效性強(qiáng)、具有實(shí)用價(jià)值的檔案信息需求量越來越大，資源共享的趨勢(shì)正朝著網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，因此，人們對(duì)檔案管理工作的信息資源的要求也越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前使用者的需要，因此檔案管理工作正不斷受到信息科技的沖擊，面臨著顯得機(jī)遇和挑戰(zhàn)。面對(duì)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，各級(jí)的計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站務(wù)必要認(rèn)清形勢(shì)，抓住當(dāng)前的發(fā)展機(jī)遇，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。這樣才能在新的挑戰(zhàn)中抓住發(fā)展機(jī)遇，是檔案管理適應(yīng)新的社會(huì)環(huán)境，滿足當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展需求。
2、實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站檔案管理現(xiàn)代化是提升檔案管理和利用水平的根本途徑
近幾年來，計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站檔案管理工作雖然取得了一定的進(jìn)展，有了一定的成效，但是從總體看來，計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站檔案管理工作的現(xiàn)代化程度還并不高，有些單位還處于比較落后的狀態(tài)，無論是管理意識(shí)，還是設(shè)備和技術(shù)都處于相對(duì)落后的狀態(tài)，基本上處于經(jīng)驗(yàn)管理和手工操作的階段，檔案管理和利用的水平低下。要解決以上問題，就必須更新管理意識(shí)，改革管理方法，運(yùn)用先進(jìn)的管理設(shè)備和技術(shù)，從手工勞動(dòng)中擺脫出來，提高檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，從根源上提高檔案管理的水平。
3、實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站檔案管理現(xiàn)代化是確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和自身發(fā)展的需要
醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展需要大批的建設(shè)人才，而人事工作是做人額工作，能夠充分發(fā)揮人的作用，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。為了能夠迅速、準(zhǔn)確、全面的提供人事檔案和信息資料，所以有必要提高檔案管理的工作效率和科學(xué)水平，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化是當(dāng)前社會(huì)迫切需要的。實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，不僅能夠發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大量的人才，為計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)事業(yè)服務(wù)，而且能夠有效的提高自身的工作效率和工作質(zhì)量，是檔案信息和資源得到充分的利用，同時(shí)延長(zhǎng)了檔案的保存和使用壽命。除此之外，檔案管理人員能夠擺脫傳統(tǒng)管理工作的繁瑣手工勞動(dòng)，將更多的精力研究新的管理技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，進(jìn)一步的提高檔案的管理水平，促進(jìn)檔案管理水平的提高以及檔案管理事業(yè)的發(fā)展。
三、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵是進(jìn)行管理創(chuàng)新
1、管理意識(shí)的創(chuàng)新
實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，必須要加強(qiáng)宣傳力度，調(diào)動(dòng)各級(jí)干部和工作人員積極之車和參與。一個(gè)完善的現(xiàn)代化計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站檔案管理體系，必須具備現(xiàn)代化管理人才，否則，檔案管理的現(xiàn)代化管理無法有效的開展和實(shí)現(xiàn)。計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站檔案管理工作者在現(xiàn)代化的管理工作環(huán)境中，不僅要具有檔案管理的專業(yè)知識(shí)和技能，還要理解現(xiàn)代化檔案管理的實(shí)質(zhì)和內(nèi)涵。計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站檔案管理的現(xiàn)代化，不是簡(jiǎn)單的將各種檔案集中保存，而是一項(xiàng)高標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站檔案管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)現(xiàn)代化，是檔案管理工作人員面臨的新挑戰(zhàn)。檔案管理的現(xiàn)代化，迫使檔案工作人員必須認(rèn)真工作，學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新知識(shí)和新管理技術(shù)，全面掌握現(xiàn)代化檔案管理的綜合技能。
2、檔案管理手段的創(chuàng)新
計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用是現(xiàn)代化管理必不可少的工具。運(yùn)用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站的業(yè)務(wù)活動(dòng)、行政檔案，可以有效的為使用者查找、閱讀提供便利，節(jié)省了人力物力，同時(shí)加快了工作的效率。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)管理可以減少檔案存放的空間，便于信息資料的保存，增加信息資料的保密度。
