業(yè)務(wù)流程再造(BPR)，突破了傳統(tǒng)勞動(dòng)分工理論的制約，強(qiáng)調(diào)以“流程導(dǎo)向”替代“職能導(dǎo)向”，為組織管理提出了全新的思路。會(huì)計(jì)流程是業(yè)務(wù)流程的重要組成部分，如何設(shè)計(jì)記賬憑證模板模型，用于識(shí)別會(huì)計(jì)事件并觸發(fā)記賬憑證的自動(dòng)生成，是會(huì)計(jì)流程再造中業(yè)務(wù)事件轉(zhuǎn)換為會(huì)計(jì)事件的關(guān)鍵，因此，該模型就不可避免地成為會(huì)計(jì)流程再造中必須高度重視的研究課題。
一、記賬憑證生成需求分析
(一)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)對(duì)記賬憑證生成的規(guī)范性需求在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中，記賬憑證是完成會(huì)計(jì)確認(rèn)與會(huì)計(jì)計(jì)量的重要載體。人們使用自然語(yǔ)言描述會(huì)計(jì)主體發(fā)生的經(jīng)濟(jì)交易或事項(xiàng)，使用會(huì)計(jì)語(yǔ)言描述記賬憑證。這種會(huì)計(jì)語(yǔ)言的運(yùn)用，具體地講，就是運(yùn)用復(fù)式記賬法、編制會(huì)計(jì)分錄、填制記賬憑證。因此，從分析經(jīng)濟(jì)交易或事項(xiàng)到編制記賬憑證的過(guò)程，實(shí)質(zhì)上就是自然語(yǔ)言到會(huì)計(jì)語(yǔ)言的轉(zhuǎn)換過(guò)程。在這個(gè)語(yǔ)言的“翻譯”過(guò)程中至少存在著“語(yǔ)法”和“語(yǔ)義”兩方面的規(guī)范性要求?！罢Z(yǔ)法”規(guī)范主要包括會(huì)計(jì)要素的正確確認(rèn)和準(zhǔn)確計(jì)量的要求；而“語(yǔ)義”規(guī)范則主要包括會(huì)計(jì)假設(shè)和會(huì)計(jì)信息質(zhì)量特征的遵循。當(dāng)前國(guó)產(chǎn)的大多數(shù)財(cái)務(wù)軟件，幾乎都是利用IT技術(shù)模仿原有會(huì)計(jì)流程，實(shí)現(xiàn)了原有會(huì)計(jì)流程的自動(dòng)化。在其憑證處理中，也十分強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)應(yīng)具備正確性校驗(yàn)和合法性校驗(yàn)功能。正確性校驗(yàn)是指記賬憑證填制過(guò)程中必須滿足的最基本要求，或者是憑證填制的語(yǔ)法規(guī)定。歸納起來(lái)大概有以下幾方面的要求：憑證第一分錄摘要不允許為空。如果為空，系統(tǒng)就應(yīng)該提示“憑證第一條分錄無(wú)摘要”；記賬憑證的日期不允許為空，也不允許在賬務(wù)當(dāng)前會(huì)計(jì)期間之前，而只允許填制當(dāng)前會(huì)計(jì)期間及其之后的憑證；相同憑證字的憑證號(hào)不允許重號(hào)；不允許錄入不存在的科目、不允許錄入非最低級(jí)明細(xì)科目；不允許當(dāng)前操作員錄入無(wú)權(quán)限使用的科目；如果啟用了某些業(yè)務(wù)系統(tǒng)，而且選中了業(yè)務(wù)由業(yè)務(wù)系統(tǒng)核算選項(xiàng)，在賬務(wù)系統(tǒng)的憑證填制中就不允許使用相關(guān)的科目。合法性校驗(yàn)是指系統(tǒng)針對(duì)輸入憑證的合理、合法性檢查的簡(jiǎn)稱。或者說(shuō)是記賬憑證填制之后的語(yǔ)義檢查。其檢查范圍及標(biāo)準(zhǔn)有：用戶自定義的非法對(duì)應(yīng)科目檢查。如當(dāng)憑證的借方出現(xiàn)固定資產(chǎn)科目時(shí)，就不允許在其貸方出現(xiàn)壞賬準(zhǔn)備科目等；與憑證字有關(guān)的會(huì)計(jì)科目檢查，如轉(zhuǎn)賬憑證不允許出現(xiàn)現(xiàn)金或銀行存款類科目等。
(二)會(huì)計(jì)流程再造對(duì)記賬憑證生成的靈活性需求業(yè)務(wù)流程再造(BPR)和業(yè)務(wù)流程改進(jìn)(Business Process Improvement，BPI)的興起，一方面是企業(yè)營(yíng)商環(huán)境的改變對(duì)企業(yè)內(nèi)部運(yùn)作的效率與效果提出了新的要求；另一方面是IT技術(shù)的出現(xiàn)和管理理論的發(fā)展給流程再造提供了工具和理論指導(dǎo)；從而導(dǎo)致了BPR的成功。事實(shí)上，會(huì)計(jì)流程也是業(yè)務(wù)流程的重要組成部分，因而業(yè)務(wù)流程再造的特征也必然是會(huì)計(jì)流程再造的特征。綜觀BPR的特征，有兩點(diǎn)非常重要：IT技術(shù)的引入和傳統(tǒng)流程的變革與集成。會(huì)計(jì)流程再造，應(yīng)該借助IT技術(shù)，結(jié)合業(yè)務(wù)流程再造，因地制宜地實(shí)施傳統(tǒng)會(huì)計(jì)流程的變革與集成。成功的關(guān)鍵是“因地制宜”，也就是要根據(jù)企業(yè)流程管理的個(gè)性特征，靈活地設(shè)計(jì)新的會(huì)計(jì)流程，在新的會(huì)計(jì)流程中，結(jié)合財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的規(guī)范性需要，找出記賬憑證生成的充要條件，靈活設(shè)計(jì)記賬憑證生成模板模型。
(三)記賬憑證自動(dòng)生成模板模型的構(gòu)建所謂的記賬憑證生成的充要條件，實(shí)際上就是對(duì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生是否引發(fā)會(huì)計(jì)事件(信息事件)的發(fā)生的判斷條件。因此，可以使用REA會(huì)計(jì)的基本概念來(lái)構(gòu)建基于事項(xiàng)驅(qū)動(dòng)的記賬憑證自動(dòng)生成模板模型，以同時(shí)滿足財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)記賬憑證的規(guī)范性需求和流程再造的靈活性需求。
二、銷售循環(huán)現(xiàn)銷過(guò)程流程再造比較分析
(一)傳統(tǒng)銷售循環(huán)現(xiàn)銷過(guò)程描述第一步：銷售業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，由銷售部門業(yè)務(wù)人員開(kāi)具一式四聯(lián)的銷售票據(jù)，其中一聯(lián)作為存根及銷售統(tǒng)計(jì)，另外三聯(lián)由客戶或業(yè)務(wù)人員傳遞到收款處。每日業(yè)務(wù)終了，業(yè)務(wù)部門要將日銷售統(tǒng)計(jì)表傳遞到財(cái)務(wù)部門。第二步：收款處出納人員根據(jù)銷售票據(jù)收取現(xiàn)金，在票據(jù)上加蓋“現(xiàn)金收訖”章后，將其中一聯(lián)作為統(tǒng)計(jì)現(xiàn)金收入的依據(jù)。剩余兩聯(lián)退還給業(yè)務(wù)人員或銷售客戶，其中一聯(lián)用于倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取商品，另一聯(lián)用于最后換取發(fā)票。收款處每日業(yè)務(wù)終了，需將所收到的現(xiàn)金繳存銀行，并將現(xiàn)金進(jìn)賬單傳遞到財(cái)務(wù)部門。第三步：倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)蓋有“現(xiàn)金收訖”章的銷售票據(jù)發(fā)出商品，并加蓋提貨專用章，根據(jù)銷售票據(jù)登記庫(kù)存商品賬，每日業(yè)務(wù)終了，將銷售票據(jù)匯總后傳遞到財(cái)務(wù)部門。第四步：財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員根據(jù)蓋有“現(xiàn)金收訖”章和已提貨章的銷售票據(jù)開(kāi)出正式發(fā)票，核對(duì)從銷售部門傳遞來(lái)的每天銷售統(tǒng)計(jì)表和從出納傳遞來(lái)的銀行進(jìn)賬單，同時(shí)與倉(cāng)庫(kù)的發(fā)出商品記錄核對(duì)，并根據(jù)有關(guān)單據(jù)記賬。在整個(gè)業(yè)務(wù)處理過(guò)程中，第一步反映銷售業(yè)務(wù)的發(fā)生，第二步確保貨款的收取，第三步確保商品的發(fā)出，第四步是會(huì)計(jì)根據(jù)所收到票據(jù)和報(bào)表執(zhí)行相應(yīng)的會(huì)計(jì)處理，編制主要的會(huì)計(jì)分錄如下：借記“庫(kù)存現(xiàn)金”，貸記“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”，“應(yīng)交稅金”；借記“主營(yíng)業(yè)務(wù)成本”，貸記“庫(kù)存商品”。
(二)會(huì)計(jì)流程再造后銷售循環(huán)現(xiàn)銷過(guò)程描述在基于IT技術(shù)及流程再造技術(shù)的條件下，可以充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)各部門的數(shù)據(jù)共享與協(xié)調(diào)控制，從而設(shè)計(jì)出如下現(xiàn)銷流程，如圖1所示。與傳統(tǒng)現(xiàn)銷流程設(shè)計(jì)比較，圖1中“現(xiàn)銷單一制單”相當(dāng)于完成傳統(tǒng)流程的第一步；“現(xiàn)銷單－收款”相當(dāng)于完成第二步；“現(xiàn)銷單－發(fā)貨”相當(dāng)于完成第三步；“現(xiàn)銷單－開(kāi)票”相當(dāng)于完成第四步；“現(xiàn)收單－制單”和“現(xiàn)收單－收款”相當(dāng)于完成出納收款和登記日記賬的業(yè)務(wù)；“現(xiàn)銷發(fā)票－制單”和“現(xiàn)銷發(fā)票－審核”相當(dāng)于完成會(huì)計(jì)開(kāi)票和登記發(fā)票使用備查簿的業(yè)務(wù)。至于傳統(tǒng)現(xiàn)銷流程中由銷售票據(jù)各聯(lián)次所完成各類備查簿的登記及相互間的稽核，則通過(guò)基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)共享技術(shù)的會(huì)計(jì)流程再造過(guò)程解決。此外，還可以進(jìn)一步集成從而衍生出自動(dòng)售貨機(jī)的現(xiàn)銷流程，如圖2所示。圖2中的“自動(dòng)售貨，_選貨收款”則進(jìn)一步集成圖一中的“現(xiàn)銷單－制單”和“現(xiàn)銷單－收款”流程為一個(gè)流程，“自動(dòng)售貨－發(fā)貨開(kāi)票”進(jìn)一步集成圖一中的“現(xiàn)銷單－發(fā)貨”和“現(xiàn)銷單－開(kāi)票”流程為一個(gè)流程。因而，圖2比圖1表現(xiàn)出更高的集成度和流程再造效果。此時(shí)，分別在圖1中選擇“現(xiàn)銷發(fā)票－審核”流程，在圖2中選擇“自動(dòng)售貨－發(fā)貨開(kāi)票”流程，作為確認(rèn)會(huì)計(jì)事件的流程，觸發(fā)記賬憑證自動(dòng)生成模板模型，完成相關(guān)記賬憑證的自動(dòng)生成。流程再造前后填制現(xiàn)銷記賬憑證的充要條件并沒(méi)有改變：銷售商品已經(jīng)發(fā)出；貨款已經(jīng)收到；銷售發(fā)票已經(jīng)開(kāi)出。當(dāng)三者同時(shí)成立時(shí)就可以啟動(dòng)有關(guān)現(xiàn)銷業(yè)務(wù)兩張記賬憑證的自動(dòng)生成。因此，構(gòu)建統(tǒng)一的基于會(huì)計(jì)流程再造的記賬憑證自動(dòng)生成模板模型，既可以滿足財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)記賬憑證的規(guī)范性需求，又可以適應(yīng)流程再造的靈活性需求。
三、模型構(gòu)建與性能評(píng)測(cè)分析
(一)記賬憑證自動(dòng)生成模板模型類型記賬憑證生成模板模型大致可以歸納為四種。一是根據(jù)業(yè)務(wù)備查簿或業(yè)務(wù)報(bào)表生成記賬
憑證。從業(yè)務(wù)備查簿生成記賬憑證，是指業(yè)務(wù)軟件根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)登記業(yè)務(wù)備查簿；當(dāng)需要生成記賬憑證時(shí)，再根據(jù)已登記的業(yè)務(wù)備查簿按照預(yù)設(shè)的記賬憑證生成模板自動(dòng)生成。二是根據(jù)通過(guò)財(cái)務(wù)審核的業(yè)務(wù)單據(jù)自動(dòng)生成記賬憑證。從通過(guò)財(cái)務(wù)審核的業(yè)務(wù)單據(jù)自動(dòng)生成記賬憑證，是指業(yè)務(wù)軟件在處理業(yè)務(wù)單據(jù)的過(guò)程中設(shè)置有財(cái)務(wù)審核功能，并且在財(cái)務(wù)審核的同時(shí)就可以自動(dòng)按預(yù)設(shè)的生成模板自動(dòng)生成記賬憑證并傳遞至賬務(wù)系統(tǒng)。因此，采購(gòu)業(yè)務(wù)比較適宜于采用此法生成記賬憑證。三是根據(jù)財(cái)務(wù)軟件提供的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能自動(dòng)生成記賬憑證。從財(cái)務(wù)軟件提供的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能自動(dòng)生成記賬憑證，是指財(cái)務(wù)軟件本身提供功能較強(qiáng)的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬機(jī)制，這類自動(dòng)轉(zhuǎn)賬機(jī)制能支持多借多貸的會(huì)計(jì)分錄的生成。借助此類機(jī)制就可以完成某些與業(yè)務(wù)有關(guān)的記賬憑證的自動(dòng)生成。四是根據(jù)業(yè)務(wù)軟件提供的記賬憑證生成功能自動(dòng)生成記賬憑證。從業(yè)務(wù)軟件提供的記賬憑證生成功能自動(dòng)生成記賬憑證，是指當(dāng)生成憑證時(shí)除了需要滿足財(cái)務(wù)軟件提供的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬機(jī)制功能外，還需要從業(yè)務(wù)單據(jù)中取得某些單據(jù)要素信息時(shí)，就需要采用此類方法。
(二)基于事項(xiàng)驅(qū)動(dòng)的通用記賬憑證自動(dòng)生成模板模型的設(shè)計(jì)雖然上述每一種模型都有其適應(yīng)的場(chǎng)景，但仍可以對(duì)其進(jìn)行分析與集成，從而設(shè)計(jì)出一種基于事項(xiàng)驅(qū)動(dòng)的通用記賬憑證模板模型?？蓮乃膫€(gè)方面來(lái)分析確定該模型的特征。一是事件定義。事件定義是指定義業(yè)務(wù)單據(jù)和會(huì)計(jì)事項(xiàng)之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，即如何選擇業(yè)務(wù)單據(jù)的單據(jù)范圍、業(yè)務(wù)單據(jù)的執(zhí)行流程以及業(yè)務(wù)單據(jù)的時(shí)間跨度，從而確定滿足記賬憑證自動(dòng)生成的充要條件的事件特征。業(yè)務(wù)單據(jù)范圍選擇是指選擇記賬憑證的附件業(yè)務(wù)單據(jù)種類，可以是單張的業(yè)務(wù)單據(jù)，或單據(jù)匯總表。業(yè)務(wù)單據(jù)流程選擇是指業(yè)務(wù)單據(jù)必須執(zhí)行完畢哪些流程后才能作為記賬憑證的取數(shù)來(lái)源。二是定義。分錄定義是指借貸方對(duì)應(yīng)科目的選擇與確定、發(fā)生額取數(shù)公式的預(yù)設(shè)、分錄生效條件的預(yù)設(shè)和分錄拆分條件的預(yù)設(shè)等涉及會(huì)計(jì)分錄的要素確定。借貸方對(duì)應(yīng)科目的選擇與確定是確定會(huì)計(jì)分錄的關(guān)鍵，是指在確定會(huì)計(jì)分錄借、貸方科目時(shí)，可以根據(jù)單據(jù)組合要素分別對(duì)應(yīng)不同的會(huì)計(jì)科目，甚至設(shè)置單據(jù)要素與賬務(wù)系統(tǒng)輔助核算項(xiàng)目之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。發(fā)生額取數(shù)公式的預(yù)設(shè)可以分成金額計(jì)算公式、外幣計(jì)算公式、數(shù)量計(jì)算公式三類。所謂發(fā)生額取數(shù)公式的預(yù)設(shè)是指上述三類公式都可以像報(bào)表公式定義一樣根據(jù)單據(jù)要素自由設(shè)置。分錄生效條件的預(yù)設(shè)是指單筆分錄是否選用的過(guò)濾條件，條件為真則生效，條件為假則屏蔽。分錄拆分條件是指當(dāng)根據(jù)單據(jù)匯總表生成分錄時(shí)，是否要將匯總分錄按某個(gè)單據(jù)要素拆分。三是憑證生成充要條件確認(rèn)。憑證生成充要條件的確認(rèn)是指憑證生效條件的預(yù)設(shè)、憑證拆分方式的預(yù)設(shè)、摘要計(jì)算公式的預(yù)設(shè)。憑證生效條件、憑證拆分方式非常類似于分錄生效條件和分錄拆分方式的預(yù)設(shè)，只是此處作用于整張憑證而非憑證中的單筆分錄。四是稽核控制。記賬憑證與業(yè)務(wù)單據(jù)的稽核控制是指已生成記賬憑證的業(yè)務(wù)單據(jù)與該記賬憑證間存在著互相稽核、互相控制的關(guān)系，這種關(guān)系主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面表現(xiàn)為已生成過(guò)記賬憑證的業(yè)務(wù)單據(jù)不允許再次生成記賬憑證；另一方面當(dāng)對(duì)記賬憑證實(shí)施反審核后就可以重新編輯曾經(jīng)生成該記賬憑證的業(yè)務(wù)單據(jù)并重新生成該記賬憑證。這種控制主要是為了保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的一致性和二者之間的同步處理，從而達(dá)到財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的監(jiān)控、業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的互相稽核的目的。
(三)基于事項(xiàng)驅(qū)動(dòng)的記賬憑證自動(dòng)生成模板模型的性能評(píng)測(cè)一個(gè)模型是否合理、正確，或者采用該模型開(kāi)發(fā)的軟件是否完備、有效可以從以下四個(gè)方面評(píng)測(cè)。一是及時(shí)性。及時(shí)性是指業(yè)務(wù)單據(jù)生成記賬憑證是否能及時(shí)滿足會(huì)計(jì)人員收集財(cái)務(wù)信息的需要。在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)概念框架中，及時(shí)性主要指不得提前或延后。提前則有損可靠性，延后則有損相關(guān)性。在會(huì)計(jì)流程重組后，財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)的一體化協(xié)同管理成為可能，系統(tǒng)追求的目標(biāo)是財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)對(duì)接。二是重現(xiàn)性。重現(xiàn)性是指在計(jì)算機(jī)條件下，對(duì)同一批單據(jù)反映的業(yè)務(wù)事件在不同的時(shí)間、地點(diǎn)、由不同的會(huì)計(jì)來(lái)啟動(dòng)，只要轉(zhuǎn)賬模板沒(méi)有改變，那么自動(dòng)生成的記賬憑證就應(yīng)該相同。重現(xiàn)性的另一層含義是指穩(wěn)定性和延續(xù)性。三是稽核性。稽核性是指在業(yè)務(wù)單據(jù)與據(jù)其生成的記賬憑證間存在相互稽核與控制的關(guān)系，主要包括以下情況：若該記賬憑證未審核，則無(wú)論與之相關(guān)的業(yè)務(wù)單據(jù)是否修改，都允許重新生成記賬憑證，并自動(dòng)覆蓋原記賬憑證；若該記賬憑證已審核，則不允許修改與之相關(guān)的業(yè)務(wù)單據(jù)，不允許重新生成記賬憑證；若該記賬憑證已審核，確實(shí)要修改與之相關(guān)的業(yè)務(wù)單據(jù)，則必須首先取消該記賬憑證的審核，才允許修改與之相關(guān)的業(yè)務(wù)單據(jù)和重新生成記賬憑證。四是完整性。完整性是指該模型應(yīng)盡量提供與業(yè)務(wù)單據(jù)相關(guān)的記賬憑證的自動(dòng)生成，能全面地、系統(tǒng)地滿足全體業(yè)務(wù)事件對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)事項(xiàng)的記賬憑證的生成需求。
