山東省財政、教育部門應(yīng)用信息技術(shù)手段
實現(xiàn)高校固定資產(chǎn)動態(tài)管理
2005年5月
高校是事業(yè)單位的典型代表，由于其組織規(guī)模巨大，結(jié)構(gòu)層次繁多，業(yè)務(wù)活動復(fù)雜，占有使用的資產(chǎn)量大面廣、專業(yè)性強，相應(yīng)地對資產(chǎn)管理工作提出的要求層次高、內(nèi)容多樣、技術(shù)性強。山東省教育和財政部門自上世紀(jì)90年代以來，一直將加強教育資產(chǎn)管理，提高教育資源使用效益，作為解決經(jīng)費供求矛盾，保障正常教育教學(xué)秩序，提高教育總體管理水平，促進教育事業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展作為一項戰(zhàn)略性措施，擺在全省教育財政工作的全局性、基礎(chǔ)性位置上。近年來，更將高校資產(chǎn)管理工作作為重點，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，實現(xiàn)高校資產(chǎn)的精細(xì)化和動態(tài)化管理，取得了明顯成效。
一、基本情況
1998年，省教育廳、財政廳在對高校資產(chǎn)管理狀況進行專題調(diào)研的基礎(chǔ)上，印發(fā)了《山東省教育委員會委屬單位國有資產(chǎn)管理辦法》，提出了高校資產(chǎn)管理的目標(biāo)、任務(wù)和原則，對資產(chǎn)管理機構(gòu)及職責(zé)、產(chǎn)權(quán)登記、資產(chǎn)使用、處置、非轉(zhuǎn)經(jīng)、報告制度等做出了明確規(guī)定。根據(jù)當(dāng)時高校資產(chǎn)管理狀況，確立了“抓三點”的工作思路，即抓住固定資產(chǎn)管理這個重點，解決非轉(zhuǎn)經(jīng)管理這個難點，突破無形資產(chǎn)管理這個盲點。提出了高校固定資產(chǎn)管理具體目標(biāo)是：綜合運用現(xiàn)代信息技術(shù)，在校園網(wǎng)上實現(xiàn)固定資產(chǎn)全部管理活動，整合固定資產(chǎn)管理力量，再造固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程，對固定資產(chǎn)實行全息、多維、實時監(jiān)控；提高工作效率，改善服務(wù)質(zhì)量，創(chuàng)建科學(xué)的固定資產(chǎn)管理新體系，實現(xiàn)高校固定資產(chǎn)管理工作的規(guī)范化、信息化和科學(xué)化；促進固定資產(chǎn)管理制度建設(shè)，嚴(yán)格落實固定資產(chǎn)管理責(zé)任，推進固定資產(chǎn)的合理配置和有效利用。
各高校認(rèn)真貫徹落實省教育廳、財政廳的統(tǒng)一部署，采取切實有效的措施，理順管理體制，整合管理力量，建立健全資產(chǎn)管理制度，規(guī)范管理活動，建立起了順暢、高效的資產(chǎn)管理運行機制。
一是按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，歸口管理，分級負(fù)責(zé)，責(zé)任到人”的原則，確定學(xué)校國有資產(chǎn)管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組、資產(chǎn)處、歸口部門、使用部門、使用人五個管理層次，不同部門和有關(guān)人員，按照權(quán)責(zé)對等的原則，承擔(dān)不同的管理責(zé)任，并擁有不同的管理權(quán)限，按照規(guī)定的流程，互相溝通、協(xié)調(diào)、制約、監(jiān)督。按照“人人都管物，物物有人管”的要求落實資產(chǎn)管理責(zé)任，要求每一個固定資產(chǎn)使用人對所使用固定資產(chǎn)的安全完整承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任。從固定資產(chǎn)的形成到處置，其間所有管理活動都有具體的業(yè)務(wù)操作規(guī)程，對于任何一項資產(chǎn)都做到來源清，去向明。
二是在不同的部門設(shè)計不同的賬簿體系，賬簿體系之間形成嚴(yán)格的鉤稽關(guān)系，相互牽制并以清查表、增加憑單和處置單等原始憑證為依據(jù)協(xié)同于資產(chǎn)管理活動全過程。對每一種固定資產(chǎn)的幾乎全部物質(zhì)屬性和社會屬性信息記錄在案，形成豐富的信息資源，對固定資產(chǎn)實行多維控制，全方位提供實時動態(tài)信息，保證在任意時點提供的資產(chǎn)信息都是真實、準(zhǔn)確的。根據(jù)需要與使用狀態(tài)科學(xué)配置，提高使用效益，避免投資浪費。
三是在建立部門臺帳基礎(chǔ)上，將固定資產(chǎn)占用情況逐步納入學(xué)校經(jīng)費預(yù)算，準(zhǔn)確評價各部門績效，建立更加科學(xué)、合理的激勵機制，使開源節(jié)流、增收節(jié)支成為各部門的自覺行動。建立科學(xué)的維修養(yǎng)護制度，努力延長資產(chǎn)的壽命。建立正常的清查盤點制度，對固定資產(chǎn)的安全完整情況、管理使用情況定期、不定期進行清點、核實、檢查。建立嚴(yán)肅的獎懲制度，對丟失、損毀行為要求經(jīng)濟賠償和予以行政處分。
上述資產(chǎn)管理措施的落實和目標(biāo)的實現(xiàn)，是必須以強大的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)支持為前提的。為此，從2000年開始，省教育廳、財政廳就組織有關(guān)專家，成立了專門的研發(fā)團隊，用近3年時間完成了《高校固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)（網(wǎng)絡(luò)版）》的開發(fā)，從2002年底開始在全省推廣應(yīng)用，并建立了“山東教育資產(chǎn)網(wǎng)（http://www.jyzc.com）”。目前，已有50多所高校安裝了該系統(tǒng)，綜合運用計算機、校園網(wǎng)、數(shù)字照相、條碼識讀等現(xiàn)代化管理手段，徹底改變了資產(chǎn)管理的方式，帶動了高校固定資產(chǎn)管理工作由混亂走向規(guī)范，由粗放走向精細(xì)，由落后走向科學(xué)，由傳統(tǒng)走向現(xiàn)代，實現(xiàn)了高校固定資產(chǎn)管理的制度化、規(guī)范化、信息化、精細(xì)化和科學(xué)化。
二、管理成效
山東省高校固定資產(chǎn)管理工作取得的成效令人振奮。主要表現(xiàn)在以下方面：
第一，以現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為支持，實現(xiàn)了固定資產(chǎn)的異地網(wǎng)上同步管理和縱橫多維溝通。一臺服務(wù)器通過校園網(wǎng)、城域網(wǎng)連接著上百臺計算機，在不同城市的多個校區(qū)，不同身份的管理人員和決策者借助管理信息系統(tǒng)同時實施不同的管理活動，實現(xiàn)了管理信息的實時溝通和交換，通過管理信息系統(tǒng)可以得到任一資產(chǎn)的任一時間、任一地點、任一部門、任一使用人的幾乎所有信息。徹底告別了過去那種工作繁重、手段落后、信息遲滯、缺乏溝通的傳統(tǒng)手工操作方式，也徹底解決了傳統(tǒng)管理模式帶來的差錯率高、對帳困難、各自為政、信息閉塞、監(jiān)控不力、管理效能低下等老大難問題。
第二，實現(xiàn)了對固定資產(chǎn)的安全有效監(jiān)控。通過制定嚴(yán)格的程序和履行嚴(yán)密的管理手續(xù)，將每一件資產(chǎn)的具體管理責(zé)任都逐層逐級落到了具體部門和人員。徹底改變了原來那種責(zé)任不清、情況不明、賬實不符、管理混亂的狀況，有效地杜絕了資產(chǎn)流失現(xiàn)象。
第三，各項基礎(chǔ)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都得到了全面規(guī)范。從固定資產(chǎn)購建立項到可行性論證、招標(biāo)、驗收、技術(shù)測試、使用、保管、維修、養(yǎng)護、借用、出租、出借、清查、處置、建檔等各個管理環(huán)節(jié)都有具體明確的要求和管理規(guī)范。
第四，自覺有效利用的機制開始形成。由過去的以管住、不流失為目的，轉(zhuǎn)變?yōu)榧纫茏?，更要管好、管活，把充分發(fā)揮固定資產(chǎn)在學(xué)校教學(xué)、科研和行政運行中的使用效益作為固定資產(chǎn)管理工作的出發(fā)點和落腳點，通過科學(xué)管理，進一步優(yōu)化了資源配置，有效地提高了存量資產(chǎn)使用效益。
第五，充分利用系統(tǒng)中的大量信息為學(xué)校管理決策提供客觀、準(zhǔn)確、實時的依據(jù)，有力的支持了預(yù)算編制、資產(chǎn)購置、學(xué)科建設(shè)、重點實驗室建設(shè)等管理活動的順利實施。
第六，有力地保障了校區(qū)搬遷、院系調(diào)整、學(xué)科建設(shè)、本科教學(xué)評估等一系列重大活動的實施，適應(yīng)了學(xué)?？焖侔l(fā)展、改革深化和資產(chǎn)規(guī)模急劇膨脹的管理需求，實現(xiàn)了高校固定資產(chǎn)管理模式的根本性突破。
一項改革的推進通常會遭遇各種阻力，規(guī)范和加強資產(chǎn)管理因觸及多方面的利益更是如此。但山東省運用現(xiàn)代信息技術(shù)加強高校固定資產(chǎn)管理，卻收到了“三滿意”的效果：其一是校長滿意。因為不僅摸清了家底、保障了資產(chǎn)的安全完整，更重要的是在校長的管理決策中隨時可以得到管理信息系統(tǒng)的決策信息支持。其二是教職工滿意。不僅學(xué)校內(nèi)的每一個員工都平等對待，無論是校長還是一般教員都要對所使用的資產(chǎn)承擔(dān)責(zé)任，增強了全體員工的公平感，而且根據(jù)公布在校園網(wǎng)上的資產(chǎn)信息，教授們可以充分利用學(xué)校各種開放的資源開展教學(xué)、科研活動和創(chuàng)業(yè)。其三是管理人員滿意。管理系統(tǒng)的運用不僅提高了工作效率和工作水平，而且還可以利用系統(tǒng)積極進行管理創(chuàng)新，這又進一步激發(fā)了廣大資產(chǎn)管理人員內(nèi)在的工作熱情和激情。
三、幾點啟示
歷經(jīng)十幾年的實踐探索，山東教育系統(tǒng)在資產(chǎn)管理方面取得的成效引起了不少省份以及其他行業(yè)系統(tǒng)的關(guān)注，紛紛來到山東教育系統(tǒng)考察學(xué)習(xí)，引入其管理模式和高校固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)。從山東省高校固定資產(chǎn)管理所取得的經(jīng)驗來看，可以得到以下幾點啟示：
第一，要從根本上樹立資產(chǎn)管理意識和轉(zhuǎn)變資產(chǎn)管理理念。一是要真正把資產(chǎn)管理擺在應(yīng)有的位置，當(dāng)作一項關(guān)系到事業(yè)單位生存和發(fā)展的重要工作堅持常抓不懈。在與山東省教育部門負(fù)責(zé)同志和高校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的座談中，隨時都可聽到“向管理要效益”、“管理也是投入”這樣一些言論。對于資產(chǎn)管理大家普遍的表現(xiàn)不是“要我管”，而是“我要管”。各級領(lǐng)導(dǎo)重視資產(chǎn)管理工作，熟悉資產(chǎn)管理情況，明白資產(chǎn)管理政策，在資產(chǎn)管理活動中發(fā)揮了有效的組織、動員、協(xié)調(diào)、決策和引導(dǎo)作用。二是要充分重視基層事業(yè)單位的資產(chǎn)管理工作?；鶎訂挝坏馁Y產(chǎn)管理工作是整個事業(yè)資產(chǎn)管理工作的基礎(chǔ)。要實現(xiàn)對全國事業(yè)資產(chǎn)的有效監(jiān)管，必須充分調(diào)動基層單位中一切積極因素，在基層事業(yè)單位中建立嚴(yán)格的資產(chǎn)安全監(jiān)控機制和自覺有效利用的機制，通過基層事業(yè)單位對國有資產(chǎn)的直接管理和利用，最終實現(xiàn)國家對國有資產(chǎn)的有效管理和利用。三是要堅持用科學(xué)的管理理論作指導(dǎo)，積極進行管理創(chuàng)新。如山東高校資產(chǎn)管理就實現(xiàn)了由對物的直接管理轉(zhuǎn)變到對人的管理上來，由單一部門管理轉(zhuǎn)變到全員參與上來，由條塊分割轉(zhuǎn)變到管理力量的有機整合上來，由對資產(chǎn)單純的安全監(jiān)控轉(zhuǎn)變到有效利用上來。
第二，要從完善管理體制入手，堅持用規(guī)章建設(shè)和制度創(chuàng)新，積極構(gòu)建協(xié)調(diào)流暢的管理運行機制，推動資產(chǎn)管理工作步入規(guī)范化、科學(xué)化軌道。在山東教育資產(chǎn)管理工作中，在資產(chǎn)的各個管理層次、各個管理環(huán)節(jié)都有具體明確的、可操作的管理制度，并為廣大管理人員所認(rèn)同、接受，最終形成管理實踐；無論是教育行政部門還是基層學(xué)校，還是基層學(xué)校內(nèi)部的各個管理層次、管理部門、使用部門以及使用人，都有明確的職責(zé)、權(quán)限和資產(chǎn)管理活動程序，形成了上下聯(lián)動、和諧承接、高效運行的資產(chǎn)管理新機制。
第三，要將現(xiàn)代信息技術(shù)作為實現(xiàn)事業(yè)資產(chǎn)管理跨越式發(fā)展的有效途徑，下大力氣抓好事業(yè)資產(chǎn)管理信息化建設(shè)。山東省在高校資產(chǎn)管理方面，綜合運用計算機、校園網(wǎng)、條碼識讀、數(shù)字照相等現(xiàn)代信息技術(shù)，將管理思想、管理制度、管理規(guī)范固化為數(shù)字化的管理程序，改變傳統(tǒng)管理模式，創(chuàng)新資產(chǎn)管理體系，有效地提升了管理水平，實現(xiàn)了令人難以想象的管理目標(biāo)。開展全國事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理工作，必須充分借鑒各地已取得的信息化管理經(jīng)驗，有效整合各地在事業(yè)資產(chǎn)管理方面的技術(shù)、人力等資源，從而低成本、高效率地籌建起全國事業(yè)資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資產(chǎn)的精細(xì)化和動態(tài)化管理。
第四，要進一步推動信息資源共享，推進資產(chǎn)管理與預(yù)算管理的結(jié)合。山東省高校固定資產(chǎn)已經(jīng)實現(xiàn)了高度的精細(xì)化和動態(tài)化管理，但是目前管理信息系統(tǒng)的使用范圍僅僅局限于教育系統(tǒng)內(nèi)部，還沒有實現(xiàn)與其他有關(guān)部門的信息共享，特別是還沒有實現(xiàn)與財政部門的聯(lián)網(wǎng)，為財政部門核定預(yù)算提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的能力還有所欠缺。這應(yīng)該是山東省教育資產(chǎn)管理下一步要推進的方向。作為財政部門來講，我們應(yīng)始終將實現(xiàn)資產(chǎn)管理與預(yù)算管理結(jié)合作為事業(yè)資產(chǎn)管理工作的重要目標(biāo)，既要注重運用信息技術(shù)實現(xiàn)資產(chǎn)精細(xì)化和動態(tài)化管理，又不能脫離預(yù)算而管資產(chǎn)，局限于資產(chǎn)的日?；⒕?xì)化管理之中。
