摘 要：所謂內(nèi)部控制制度是指單位為了保證業(yè)務(wù)活動有序進(jìn)行、確保信息質(zhì)量真實(shí)可靠、保護(hù)資產(chǎn)安全完整、實(shí)現(xiàn)經(jīng)營管理目標(biāo)等而制定和實(shí)施的一系列控制職能的方法、措施和程序。由于電算化信息系統(tǒng)的建立和運(yùn)行的復(fù)雜性，會計(jì)控制的范圍相應(yīng)地?cái)U(kuò)大了，使原有的內(nèi)部會計(jì)控制制度失去作用。本文簡要分析了會計(jì)電算化對會計(jì)內(nèi)部控制的影響，提出了一套適合電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，實(shí)現(xiàn)了電算化信息系統(tǒng)下的會計(jì)控制。
關(guān)鍵詞：
會計(jì)電算化是會計(jì)發(fā)展史上的一個(gè)歷史性飛躍，它不但減輕了會計(jì)人員的勞動強(qiáng)度，提供了會計(jì)效率，而且大大提高了會計(jì)信息處理的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，有助于企業(yè)加強(qiáng)管理，提高經(jīng)濟(jì)效益和競爭能力。會計(jì)電算化在給企業(yè)單位帶來巨大效益的同時(shí)，對會計(jì)內(nèi)部控制產(chǎn)生了重大影響。認(rèn)真探討會計(jì)電算化對會計(jì)內(nèi)部控制的影響，對建立健全電算化會計(jì)內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)會計(jì)內(nèi)部控制有重大的意義。
一、.會計(jì)電算化對會計(jì)內(nèi)部控制的影響
1、內(nèi)部控制的范圍擴(kuò)大
在傳統(tǒng)會計(jì)的條件下，會計(jì)內(nèi)部控制主要針對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理，通過憑證傳遞程序，規(guī)定每個(gè)工作點(diǎn)完成的任務(wù)，并在傳遞程序中選擇控制點(diǎn)進(jìn)行內(nèi)部控制。由于電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)、運(yùn)行、維護(hù)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，所以電算化會計(jì)下的內(nèi)部控制還要包括系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、軟硬件環(huán)境控制、安全保密控制、會計(jì)軟件維護(hù)控制以及電算化會計(jì)信息系統(tǒng)使用過程中的數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的正確性控制等，會計(jì)電算化擴(kuò)大了會計(jì)內(nèi)部控制的范圍。
2、內(nèi)部控制制度發(fā)生了變化
會計(jì)電算化改變了原有的會計(jì)組織體制，會計(jì)工作組織和崗位發(fā)生了很大變化。原來根據(jù)會計(jì)事務(wù)的性質(zhì)設(shè)置的各業(yè)務(wù)核算組已經(jīng)被撤銷，與之相聯(lián)系的各崗位之間的職權(quán)分離、相互制約的牽制制度也發(fā)生了改變或不復(fù)存在。大中型企事業(yè)單位新設(shè)置的會計(jì)部門由總會計(jì)師、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備組、操作維護(hù)組、財(cái)務(wù)管理組、會計(jì)檔案組和系統(tǒng)開發(fā)組等組成。其中，財(cái)務(wù)管理組是電算化會計(jì)系統(tǒng)的核心部門，崗位劃分比原來更細(xì)，并提高了財(cái)務(wù)管理要求。所以在電算化會計(jì)條件下，必須構(gòu)建內(nèi)部牽制制度。
3、內(nèi)部控制的形式和重點(diǎn)發(fā)生了變化
會計(jì)電算化使會計(jì)內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化，一些傳統(tǒng)的內(nèi)部控制形式已無存在的意義，如科目匯總、試算平衡、賬賬核對、賬證核對等。由于會計(jì)核算工作全部由計(jì)算機(jī)完成，整個(gè)處理過程分為數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出三個(gè)環(huán)節(jié)，從輸入會計(jì)憑證到輸出會計(jì)報(bào)表，可以一氣呵成。如果系統(tǒng)安全可靠，沒有非法操作收稿日期、修回日期或計(jì)算機(jī)病毒的破壞，是不會出現(xiàn)賬賬不符、賬證不符、試算不平衡現(xiàn)象的所以數(shù)據(jù)正確性控制的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到了數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)。同時(shí)，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用也給我們提供了先進(jìn)的控制技術(shù)，使內(nèi)部控制的許多方法和措施可以利用計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行控制，如數(shù)據(jù)正確性的校驗(yàn)、操作權(quán)限控制等。計(jì)算機(jī)控制比人工控制更嚴(yán)格、更可靠，它可以克服人工控制的隨意性?？傊陔娝慊瘯?jì)條件下，會計(jì)內(nèi)部控制方式已部分地被計(jì)算機(jī)所取代，由人工控制轉(zhuǎn)移為人機(jī)控制。
4、網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的應(yīng)用和發(fā)展給會計(jì)內(nèi)部控制提出了新問題
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及其在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)也迅速發(fā)展起來。網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)不僅使會計(jì)核算從事后變?yōu)閷?shí)時(shí)，而且使財(cái)務(wù)管理從靜態(tài)走向動態(tài)，從財(cái)務(wù)部門走向整個(gè)企業(yè)，走向企業(yè)外部，極大提高了財(cái)務(wù)管理效率。目前的網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件的功能主要包括網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上結(jié)算、遠(yuǎn)程報(bào)賬、遠(yuǎn)程財(cái)務(wù)控制、遠(yuǎn)程報(bào)稅、遠(yuǎn)程報(bào)關(guān)、遠(yuǎn)程審計(jì)、在線資金調(diào)度、異地轉(zhuǎn)賬等。網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)使會計(jì)介質(zhì)全面發(fā)生變化，出現(xiàn)各種電子單據(jù)，如各種發(fā)票、結(jié)算單據(jù)等。在新的形勢下如何加強(qiáng)這些功能的控制是會計(jì)內(nèi)部控制必須面對的新問題。
二、建立電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度
會計(jì)電算化使原有手工會計(jì)核算方法下的內(nèi)部會計(jì)控制制度已失去作用，它對會計(jì)內(nèi)部控制工作提出了更高的要求。為了保證電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的正常進(jìn)行，預(yù)防、發(fā)現(xiàn)和糾正系統(tǒng)所發(fā)生的錯(cuò)誤、舞弊和故障，及時(shí)提供正確可靠地會計(jì)信息，這就要求我們建立一整套適合電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，以保證會計(jì)信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整和安全。
1、電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)控制
電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，一般來說投資較大，對整個(gè)企業(yè)的影響也較大，往往需要對原有的管理體制進(jìn)行較大的變革。所以在開發(fā)前必須進(jìn)行可行性分析，從經(jīng)濟(jì)上、技術(shù)上、組織上論證開發(fā)新系統(tǒng)的必要性和可能性，進(jìn)行資本預(yù)算和效益評估，必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)和專家的批準(zhǔn)和認(rèn)可。在軟件的開發(fā)過程中，必須認(rèn)真執(zhí)行國家和地方頒布的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，包括《會計(jì)電算化管理辦法》、《會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》、《商品化會計(jì)核算軟件評審規(guī)則》等。在新系統(tǒng)使用的準(zhǔn)備階段要加強(qiáng)對有關(guān)人員的培訓(xùn)，提高系統(tǒng)操作和系統(tǒng)管理人員對新系統(tǒng)的認(rèn)識和理解，以減少系統(tǒng)運(yùn)行后出錯(cuò)的可能性。在新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換過程中，要采取有效的控制手段，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，如人員從新配置、清理賬目、準(zhǔn)備初始數(shù)據(jù)、規(guī)范電算化方式下的各種核算方法等。各單位可以根據(jù)本單位的情況選擇合適的轉(zhuǎn)換方法，一般可采取并行轉(zhuǎn)換，新舊系統(tǒng)并行一段時(shí)間，以檢驗(yàn)新系統(tǒng)的正確性。如果會計(jì)軟件在使用過程中發(fā)現(xiàn)問題，或者由于企業(yè)經(jīng)營活動及經(jīng)營環(huán)境發(fā)生變化，需要對會計(jì)軟件進(jìn)行維護(hù)，就必須對會計(jì)軟件的維護(hù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制。一般來說，如果軟件本身錯(cuò)誤或軟硬件變化而需進(jìn)行維護(hù)，由系統(tǒng)管理員提出申請，如果需要擴(kuò)充系統(tǒng)功能或因會計(jì)核算制度方法變化而需要進(jìn)行維護(hù)由會計(jì)部門提出申請，由會計(jì)部門負(fù)責(zé)人、總會計(jì)師和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)軟件維護(hù)申請進(jìn)行審批。批準(zhǔn)后由專職會計(jì)軟件維護(hù)人員進(jìn)行修改維護(hù)，其他人員不得進(jìn)行維護(hù)。對較大的修改變動或功能擴(kuò)充性維護(hù)，應(yīng)事先制訂具體的維護(hù)計(jì)劃。軟件修改后要進(jìn)行試運(yùn)行和組織驗(yàn)收，驗(yàn)收通過并正式下達(dá)使用通知后，修改后的軟件才能投入正式運(yùn)行。
2、組織控制 實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化后，會計(jì)部門的組織機(jī)構(gòu)和崗位分工必須進(jìn)行重新調(diào)整，會計(jì)數(shù)據(jù)的處理將集中在計(jì)算機(jī)操作部門，要重新設(shè)計(jì)會計(jì)信息系統(tǒng)各部門之間和部門內(nèi)部各崗位之間的內(nèi)部牽制制度。一是要進(jìn)行部門之間的職責(zé)劃分控制，系統(tǒng)開發(fā)組、系統(tǒng)操作組、系統(tǒng)維護(hù)組、財(cái)務(wù)管理組等各級之間的不相容職責(zé)應(yīng)當(dāng)盡可能分離，劃清各自的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)處理范圍。如系統(tǒng)操作組負(fù)責(zé)進(jìn)行會計(jì)數(shù)據(jù)處理，而不能進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)、程序維護(hù)，而系統(tǒng)開發(fā)組和系統(tǒng)維護(hù)組不能有會計(jì)軟件的操作權(quán)和會計(jì)業(yè)務(wù)的決定權(quán)等。二是要進(jìn)行部門相鄰的崗位分工控制，建立崗位責(zé)任制，明確職責(zé)，責(zé)任到人。其重點(diǎn)是系統(tǒng)操作組內(nèi)部的崗位分工，同時(shí)要加強(qiáng)對系統(tǒng)開發(fā)、專職會計(jì)員、檔案員等的控制，應(yīng)做到相互牽制、相互制約、防止出現(xiàn)舞弊和欺詐行為。如系統(tǒng)操作組內(nèi)系統(tǒng)管理員、操作員、審核員及維護(hù)員的職權(quán)是不相容的，必須明確劃分工作范圍和職責(zé)權(quán)限，不能兼任。三是要建立并嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的人事管理制度，加強(qiáng)內(nèi)部控制，對某些關(guān)鍵崗位要實(shí)行定期輪換制度。
