摘 要：隨著市場經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展辦公室人員在現(xiàn)代管理中起著參與政務(wù)、管理事務(wù)的作用，也就是如何辦好事、當(dāng)好參謀的角色。辦公室行政管理工作的地位和作用日顯重要，它是一個企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)，是承上啟下、溝通內(nèi)外、綜合協(xié)調(diào)的樞紐和橋梁。
關(guān)鍵詞：辦公室; 行政事務(wù)管理; 思考
一、辦公室人員應(yīng)具備的素質(zhì)
在個人方面：有良好的道德品質(zhì)；有適應(yīng)工作的文化知識；有一定的工作能力；講團(tuán)結(jié)，顧大局，不挑撥同志關(guān)系，不亂講別人壞話，辦事光明正大，不搞陰謀詭計(jì)；有艱苦奮斗精神，不怕苦，不怕累，能克服各種困難；有堅(jiān)強(qiáng)的意志，能經(jīng)得起批評和挫折的考驗(yàn)；有較強(qiáng)的自我管理能力；穿戴合適，衣著整潔；儀表端莊，體態(tài)大方。
在公務(wù)方面：有高度的事業(yè)心、責(zé)任感；有實(shí)事求是的思想作風(fēng)和迅速、準(zhǔn)確、細(xì)致、嚴(yán)密的工作作風(fēng)；能同領(lǐng)導(dǎo)和同志建立良好的關(guān)系；有嚴(yán)格的保密意識，能遵守保密紀(jì)律，傳閱文件不隨便擴(kuò)大范圍，對職責(zé)以外的問題不隨便答復(fù)，對領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)的保密內(nèi)容和沒有公開的談話，不隨便向外泄露；出外聯(lián)系工作，不能認(rèn)為是領(lǐng)導(dǎo)派的欽差大臣，任意代表領(lǐng)導(dǎo)講話，態(tài)度傲慢，盛氣凌人；接待外來辦事的人員，不論是上邊的、下邊的、認(rèn)識的、不認(rèn)識的，都能一視同仁，熱情相待。
二、辦公室人員的工作職責(zé)
辦公室人員的工作職責(zé)，總的說有兩大項(xiàng)：一是辦事，二是辦文。這也是辦事員應(yīng)具備的兩種能力。
“辦事”的內(nèi)容包括：領(lǐng)導(dǎo)批件的承辦、催辦；根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見，編排領(lǐng)導(dǎo)的活動日程，并做好活動日志；按照領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)，做好協(xié)調(diào)工作；做好會議的安排和服務(wù)工作；做好來信處理和來訪接待工作；做好值班工作，并記好電話記錄；做好各項(xiàng)管理工作，包括人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、檔案管理、保密管理和安全管理等。
“辦文”的內(nèi)容包括：文件制作，包括撰稿、打印、校對、裝訂、用印、登記；文件收發(fā)，包括收文、發(fā)文、登記；文件傳遞，包括傳閱、遞閱；向領(lǐng)導(dǎo)提供信息，包括信息的收集、整理、印發(fā)；記錄、整理、印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的講話等。
三、辦好領(lǐng)導(dǎo)交辦的事
1．接受工作任務(wù)的“三要素”：一是辦什么事；二是什么時(shí)間完成；三是注意工作質(zhì)量等。辦事人員在接受領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)時(shí)，一定要把這“三要素”搞清楚，為辦好事情創(chuàng)造前提條件。
2．優(yōu)化辦事成果的“三比較”。辦事的目的是為了獲得好的結(jié)果，排除或縮小壞的結(jié)果，因而辦事的全過程也是興利抑弊的過程。事物有其兩面性，比較地說，一是利，一是弊。優(yōu)化辦事成果，要進(jìn)行三個方面的比較，這就是“利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小”。
3．把握好辦事的“三形式”。辦事可能出現(xiàn)三種形式：一是單一辦事，在同一時(shí)間內(nèi)完成一項(xiàng)工作任務(wù)；二是交叉辦事，同時(shí)受領(lǐng)兩項(xiàng)工作任務(wù)或者兩位領(lǐng)導(dǎo)分別賦予不同任務(wù)，需要在同一時(shí)間或交叉時(shí)間內(nèi)完成；三是穿插辦事，三項(xiàng)以上工作任務(wù)穿插在同一時(shí)間流程中進(jìn)行。
4 ． 檢驗(yàn)辦事效率的“ 三標(biāo)準(zhǔn)”。辦事人員完成領(lǐng)導(dǎo)交辦工作之后，要進(jìn)行工作效率自我檢驗(yàn)：一是工作質(zhì)量是不是達(dá)到了領(lǐng)導(dǎo)要求的條件，有沒有潛在的問題和漏洞；二是工作速度有沒有超過工作時(shí)限，有沒有浪費(fèi)拖延時(shí)間的情形；三是對社會和群眾的影響，辦事全過程對社會、群眾有沒有不良影響。
5．向領(lǐng)導(dǎo)交差的“三注意”。工作任務(wù)全部結(jié)束，或告一段落，應(yīng)向賦予任務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)交差，匯報(bào)完成任務(wù)的效果、時(shí)間，講明存在和可能出現(xiàn)的問題，以及對后續(xù)工作的看法等。交差時(shí)要注意三點(diǎn)：一是不失真；二是不吹噓；三是不邀利。
四、辦事要強(qiáng)化五種意識
1．自我意識。自我意識是指對自身和所處環(huán)境關(guān)系的認(rèn)識和感受，它是辦事人員現(xiàn)代意識的內(nèi)容之一。雖然工作具有很強(qiáng)的服從性、服務(wù)性特點(diǎn)，但辦事人員又都是具有獨(dú)立人格和獨(dú)立思維能力的個體，特別是在改革開放的今天，一方面受開放環(huán)境的影響，應(yīng)該具有較強(qiáng)的主動性和能動性；另一方面，這些辦事人員多半受過較高層次的教育，他們更應(yīng)有思考的獨(dú)立性。如果沒有自我意識，何言“參與政務(wù)”？又何言“管理事務(wù)”？因此，作為一個辦事人員，應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨(dú)立思考和獨(dú)當(dāng)一面的能力，以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù)，在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會并執(zhí)行其意圖。
2．信息意識。當(dāng)今時(shí)代是一個信息時(shí)代，增強(qiáng)信息意識是辦事人員提高工作效率的重要保證。辦事人員每天接觸的各種公文、請示、報(bào)告等材料中含有大量信息，辦事人員應(yīng)在對這些材料的收集、歸類、處理過程中將各種信息進(jìn)行嚴(yán)格的取舍，把最有用的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)。這就要求必須具備敏銳的洞察力，而敏銳洞察力的形成又是以豐富的知識為基礎(chǔ)的。辦事人員豐富的知識不僅指書本上所學(xué)的自然科學(xué)和社會科學(xué)知識，而且包括對單位現(xiàn)狀和前景的深研，對基層工作和民意的了解，這些都有助于辦事人員對信息的發(fā)掘和掌握。
3．超前意識。超前意識是辦事人員在領(lǐng)導(dǎo)決策之前的思維活動和心理感受，它受自身素質(zhì)、思維方式和對情況、資料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影響。辦事人員科學(xué)、準(zhǔn)確的超前意識，可以對領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮積極的推動作用；反之，則有可能影響領(lǐng)導(dǎo)決策的正確性。而參與意識和效率觀念則是辦事人員樹立超前意識的前提。一是必須具備強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感，積極主動地參與領(lǐng)導(dǎo)的工作，不僅僅滿足于為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，而且要時(shí)時(shí)意識到自己的工作是全局性活動的一部分，從而克服“不在其位，不謀其政”的消極觀念。二是要有強(qiáng)烈的時(shí)間觀念和效率觀念，事事走在領(lǐng)導(dǎo)前面，成為領(lǐng)導(dǎo)的馬前卒，這樣才能掌握最新信息，并據(jù)此對事物的發(fā)展做出正確的判斷、推理和科學(xué)的預(yù)測、合理的評估，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。正確的超前意識一旦為領(lǐng)導(dǎo)者所接受并轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導(dǎo)意識，將在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮重要作用。
4．創(chuàng)新意識。過去對辦事人員的創(chuàng)新意識明顯重視不夠，只承擔(dān)大量的收文、發(fā)文任務(wù)，對報(bào)告、請示不提處理的初步意見，一方面，辦事人員無形中變成了領(lǐng)導(dǎo)的通訊員、傳真機(jī)和翻譯員，自然起不到“參與政務(wù)”作用，影響了工作的積極性；另一方面，領(lǐng)導(dǎo)者事必躬親，陷入繁瑣的事務(wù)性工作中，影響了對全局工作的準(zhǔn)確把握。在新形勢下，要發(fā)揮辦事人員的創(chuàng)造性，就要發(fā)揮他們的主觀能動性，大膽地讓他們出點(diǎn)子、想辦法，分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的一些具體工作，做領(lǐng)導(dǎo)名副其實(shí)的參謀和助手；領(lǐng)導(dǎo)同志也應(yīng)該給辦事人員以充分的信任和支持，不要僅在收發(fā)文本或文字材料上提要求，而應(yīng)給他們在其他方面提供鍛煉和創(chuàng)新的機(jī)會。
5．責(zé)任意識。辦事人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞，在一定程度上直接影響著一個單位的作風(fēng)建設(shè)。只有樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識，辦事人員才能隨時(shí)隨地注意維護(hù)單位的形象和聲譽(yù)，才能做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng)，才能真正提高辦事工作的質(zhì)量和水平。
