摘 要：結(jié)合本人參與的國(guó)內(nèi)EPC項(xiàng)目，淺談采購(gòu)管理過程中需注意的問題。
關(guān)鍵詞：采購(gòu)管理 采買 催交 檢驗(yàn) 運(yùn)輸 現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)
所述EPC總承包項(xiàng)目，采購(gòu)工作范圍包括總承包合同范圍內(nèi)設(shè)備、材料采購(gòu)的供貨商選擇、采買、監(jiān)造、質(zhì)量控制、檢驗(yàn)、包裝、運(yùn)輸、承保、支付和相關(guān)服務(wù)及管理活動(dòng)，以及業(yè)主采購(gòu)范圍內(nèi)設(shè)備的催交、檢驗(yàn)、運(yùn)輸?shù)炔少?gòu)管理服務(wù)工作。
本項(xiàng)目的采購(gòu)工作從EPC合同簽訂后開始進(jìn)行設(shè)備材料的詢價(jià)，到最終完成現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)協(xié)調(diào)服務(wù)工作，歷時(shí)21個(gè)月。下面結(jié)合項(xiàng)目經(jīng)歷，淺談EPC項(xiàng)目采購(gòu)工作中，采買、催交、檢驗(yàn)、運(yùn)輸相關(guān)環(huán)節(jié)以及現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)等需注意的問題，以吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，在今后的工作中不斷改進(jìn)和提高，提升采購(gòu)工作效率和質(zhì)量，更好地服務(wù)于工程總承包。
1 采買需注意問題
1.1 請(qǐng)購(gòu)文件的接收
設(shè)計(jì)向采購(gòu)提出設(shè)備材料請(qǐng)購(gòu)及相關(guān)技術(shù)文件。在接收請(qǐng)購(gòu)文件后，根據(jù)項(xiàng)目歸檔要求，做好請(qǐng)購(gòu)文件臺(tái)賬管理，以避免因短期內(nèi)接收請(qǐng)購(gòu)文件較多，而錯(cuò)定、多訂或漏訂某些設(shè)備材料的合同。
1.2 詢價(jià)
編制完整的詢價(jià)文件，與請(qǐng)購(gòu)文件一并發(fā)與項(xiàng)目已經(jīng)審定好的合格供應(yīng)商，同時(shí)做好詢價(jià)臺(tái)賬。
詢價(jià)發(fā)出后，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，確認(rèn)其是否收到詢價(jià)，無(wú)論其是否參與報(bào)價(jià)，都應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)返回報(bào)價(jià)確認(rèn)回執(zhí)。若有供應(yīng)商放棄報(bào)價(jià)，致使參與報(bào)價(jià)的供應(yīng)商數(shù)量不滿足項(xiàng)目或公司相關(guān)規(guī)定，應(yīng)及時(shí)匯報(bào)采購(gòu)經(jīng)理，決定是否增補(bǔ)其他供應(yīng)商，并盡快發(fā)出詢價(jià)，同時(shí)督促所有參與報(bào)價(jià)的供應(yīng)商，在報(bào)價(jià)截止日期前按時(shí)寄送技術(shù)跟商務(wù)分開的密封報(bào)價(jià)。
供應(yīng)商在報(bào)價(jià)過程中，若反饋有問題或疑問，商務(wù)方面由采購(gòu)直接進(jìn)行答復(fù)；若為技術(shù)方面，由相關(guān)設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人進(jìn)行答復(fù)，如果設(shè)計(jì)的答復(fù)涉及到請(qǐng)購(gòu)文件的變更，應(yīng)及時(shí)書面通知給采購(gòu)，采購(gòu)負(fù)責(zé)將變更內(nèi)容通知給所有參與報(bào)價(jià)供應(yīng)商。
1.3 報(bào)價(jià)文件的接收與傳遞
及時(shí)查收并整理供應(yīng)商的報(bào)價(jià)文件，并做好臺(tái)賬記錄。在收齊報(bào)價(jià)文件后，根據(jù)項(xiàng)目或公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行開標(biāo)，且做好開標(biāo)記錄。
采購(gòu)將技術(shù)報(bào)價(jià)文件，通過項(xiàng)目的內(nèi)部文件流程，傳遞給相關(guān)設(shè)計(jì)人員進(jìn)行技術(shù)評(píng)審。設(shè)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將技術(shù)評(píng)審結(jié)果反饋給采購(gòu)，采購(gòu)?fù)ㄖ獫M足技術(shù)要求的供應(yīng)商與設(shè)計(jì)人員溝通，進(jìn)行技術(shù)澄清，最終簽署技術(shù)協(xié)議。
1.4 商務(wù)談判和合同簽訂
采買工程師依據(jù)技術(shù)評(píng)審、商務(wù)評(píng)審及綜合評(píng)審的結(jié)果，確定供應(yīng)商，進(jìn)行商務(wù)談判，最終簽訂采購(gòu)合同。
采購(gòu)合同是買賣雙方共同遵守的準(zhǔn)則，是雙方履行權(quán)利和義務(wù)的依據(jù)。采購(gòu)合同中應(yīng)對(duì)以下事項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定：
1、對(duì)合同標(biāo)的物的供貨范圍做出明確的規(guī)定。材料的供貨范圍比較容易確定，但數(shù)量及計(jì)量方法需要有明確規(guī)定，應(yīng)適當(dāng)考慮現(xiàn)場(chǎng)安裝損耗量；設(shè)備的供貨范圍相對(duì)比較復(fù)雜，必要時(shí)，可以附圖加以說(shuō)明，注明某區(qū)域內(nèi)的所有設(shè)備材料及相關(guān)配件均在的合同供貨范圍內(nèi)。
2、合同必須對(duì)產(chǎn)品名稱、品種、型號(hào)及規(guī)格的相關(guān)參數(shù)進(jìn)行明確規(guī)定。
3、合同必須對(duì)設(shè)備材料的設(shè)計(jì)、制造和檢驗(yàn)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確規(guī)定，必要時(shí)還需列出設(shè)備的現(xiàn)場(chǎng)安裝驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，合同項(xiàng)下設(shè)備與其他設(shè)備、管道連接的法蘭標(biāo)準(zhǔn)也必須明確，避免現(xiàn)場(chǎng)安裝時(shí)不配套。本項(xiàng)目采購(gòu)的空壓機(jī)、冷凍水加熱器等就出現(xiàn)該問題，造成設(shè)備到現(xiàn)場(chǎng)后無(wú)法立即安裝管道，需協(xié)調(diào)供應(yīng)商更換配套的法蘭，從而耽誤現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度。
4、合同應(yīng)明確產(chǎn)品價(jià)格，包括總價(jià)和分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單?？倛?bào)價(jià)中注明設(shè)備名稱、數(shù)量、單位、單價(jià)、總價(jià)、運(yùn)費(fèi)、包裝費(fèi)、商檢費(fèi)、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)費(fèi)用、備品備件費(fèi)用等。分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單中盡可能對(duì)設(shè)備各組成部件、外購(gòu)件等列出詳細(xì)的分項(xiàng)價(jià)格。合同中的分項(xiàng)價(jià)格是非常重要的，一方面通過分項(xiàng)價(jià)格可以判斷合同總價(jià)是否合理；另一方面分項(xiàng)報(bào)價(jià)是為了作為后期在合同執(zhí)行過程中，增加或減少部分設(shè)備或部件，或因?yàn)檫\(yùn)輸損壞而進(jìn)行補(bǔ)充采購(gòu)等簽訂增補(bǔ)合同的依據(jù)，如果分項(xiàng)價(jià)格不是很詳細(xì)，簽訂增補(bǔ)合同時(shí)供應(yīng)商一般會(huì)報(bào)高價(jià)（特別是一些只有該供應(yīng)商才能供貨的專業(yè)部件），從而增加采購(gòu)成本。
5、合同中對(duì)結(jié)算方式、開戶銀行、賬戶名稱、賬號(hào)、稅號(hào)、結(jié)算幣種等信息必須進(jìn)行明確規(guī)定，以方便合同價(jià)款支付。對(duì)合同的預(yù)付款，必須以供應(yīng)商提交履約保證金和/或設(shè)備基礎(chǔ)、電氣儀表等設(shè)備條件的資料為前提。通過實(shí)踐證明，用付款方式約束供應(yīng)商在合同簽訂后盡快提交設(shè)計(jì)所需的相關(guān)資料，是最有效的方法之一。
6、合同中必須明確不同種類設(shè)備的包裝、運(yùn)輸要求。運(yùn)輸途中的損壞一般來(lái)說(shuō)不容易確認(rèn)相關(guān)方的責(zé)任，且設(shè)備損壞部分的補(bǔ)充采購(gòu)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度有嚴(yán)重影響。由于項(xiàng)目采購(gòu)的設(shè)備材料種類、數(shù)量繁多，同時(shí)每個(gè)合同下設(shè)備材料可能會(huì)分批發(fā)運(yùn)，所以設(shè)備的嘜頭及裝箱清單對(duì)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備交接及開箱檢驗(yàn)工作極為重要。
7、合同中必須明確設(shè)備的交貨時(shí)間、地點(diǎn)，復(fù)雜設(shè)備在合同中附上設(shè)備制造進(jìn)度表，以便在合同執(zhí)行過程中對(duì)供應(yīng)商設(shè)備制造進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
8、合同中必須對(duì)設(shè)備材料應(yīng)提交的相關(guān)資料進(jìn)行明確規(guī)定。
9、合同中必須明確規(guī)定重要外購(gòu)件的品牌，防止供應(yīng)商交貨與投標(biāo)時(shí)不一致，而影響產(chǎn)品質(zhì)量。在本項(xiàng)目業(yè)主采購(gòu)的消防泵組的備品備件中發(fā)生過該情況，合同中規(guī)定軸承品位為SKF，但供應(yīng)商提供的備件軸承卻為其他國(guó)產(chǎn)品牌，不能被業(yè)主接受。
2 催交需注意問題
實(shí)踐證明，供應(yīng)商往往不能按訂貨合同規(guī)定的時(shí)間交貨，檢驗(yàn)和運(yùn)輸過程中也可能出現(xiàn)各種問題，不能保證貨物按期運(yùn)抵施工現(xiàn)場(chǎng)。催交工作就顯得十分重要。其核心在于防患于未然，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)供貨進(jìn)度方面已出現(xiàn)的或潛在的問題，及時(shí)預(yù)警和報(bào)告，督促供應(yīng)商采取必要的補(bǔ)救措施，或采取有效的財(cái)務(wù)控制等手段，努力防止進(jìn)度拖延或費(fèi)用超支。
催交工作的基本程序：
* 檢查供應(yīng)商是否接到合同；
* 供應(yīng)商開工會(huì)；
* 制定催交計(jì)劃；
* 催促供應(yīng)商提交圖紙和技術(shù)資料；
* 檢查供應(yīng)商主要原材料的采購(gòu)進(jìn)展情況；
* 檢查供應(yīng)商主要外協(xié)件和配套輔機(jī)的采購(gòu)進(jìn)展情況；
* 檢查設(shè)備材料的制造、組裝、試驗(yàn)、檢驗(yàn)和裝運(yùn)的準(zhǔn)備情況。
合同簽訂后，要督促供應(yīng)商即刻開始執(zhí)行合同。
必要時(shí)，在合同簽訂之后應(yīng)召開供應(yīng)商開工會(huì)，會(huì)議主要討論供應(yīng)商對(duì)合同的實(shí)施方案，包括執(zhí)行合同的組織機(jī)構(gòu)及設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造和檢驗(yàn)計(jì)劃等。明確合同執(zhí)行的負(fù)責(zé)人非常重要，在催交過程中，應(yīng)經(jīng)常與其保持聯(lián)系，了解合同的詳細(xì)進(jìn)展情況。本項(xiàng)目業(yè)主采購(gòu)的14個(gè)包設(shè)備，在合同簽訂后都召開了設(shè)備開工會(huì)，明確了合同執(zhí)行過程中的催交內(nèi)容，要求廠家按時(shí)提供圖紙等技術(shù)資料以及進(jìn)度報(bào)告，這些都與進(jìn)度款密切掛鉤，較好地保證供應(yīng)商能按時(shí)按要求完成；同時(shí)，開工會(huì)上還討論檢驗(yàn)相關(guān)事項(xiàng)，尤其是業(yè)主及總包方需見證的試驗(yàn)項(xiàng)的初步檢驗(yàn)時(shí)間必須明確，在催交過程中要把握該類見證節(jié)點(diǎn)。
在設(shè)備設(shè)計(jì)階段，應(yīng)催促供應(yīng)商及時(shí)返回前期確認(rèn)圖紙和設(shè)計(jì)條件等資料，供設(shè)計(jì)人員審查確認(rèn)，并將審查意見及時(shí)返回給供應(yīng)商，督促其修改。催交人員需將供應(yīng)商提交的各版次圖紙做好明確記錄。
在設(shè)備制造階段，應(yīng)了解原材料的采購(gòu)進(jìn)展情況以及外協(xié)件和配套輔機(jī)的采購(gòu)進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)有影響供貨進(jìn)度的問題要及時(shí)提出。
在設(shè)備檢驗(yàn)階段，應(yīng)提前協(xié)調(diào)業(yè)主、供應(yīng)商及項(xiàng)目檢驗(yàn)工程師（某些時(shí)候可能為委托的第三方檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)人員），明確檢驗(yàn)的時(shí)間、地點(diǎn)及檢驗(yàn)項(xiàng)，必要時(shí)要求供應(yīng)商提供試驗(yàn)程序等相關(guān)準(zhǔn)備材料。對(duì)于設(shè)備檢驗(yàn)，要注意檢驗(yàn)日期對(duì)供貨進(jìn)度的影響。
在設(shè)備包裝運(yùn)輸階段，應(yīng)提前跟項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)施工溝通，確認(rèn)現(xiàn)場(chǎng)的接貨條件；應(yīng)督促供應(yīng)商及時(shí)提供設(shè)備的裝箱清單及發(fā)運(yùn)方式，明確預(yù)計(jì)到場(chǎng)時(shí)間，及時(shí)將信息反饋給項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)接貨人員，以提前做好接貨、卸貨、倉(cāng)儲(chǔ)等準(zhǔn)備工作。
關(guān)于催交方式，設(shè)備材料制造前期，通常采用辦公室催交，催交間隔可以長(zhǎng)一些。設(shè)備材料制造過程中可選取一些關(guān)鍵點(diǎn)，比如原材料進(jìn)場(chǎng)、主要部件加工等進(jìn)行進(jìn)度檢查。隨著交貨期的臨近，可以采取駐廠催交或巡回催交。催交人員應(yīng)對(duì)照供應(yīng)商提供的進(jìn)度報(bào)告，認(rèn)真評(píng)估其生產(chǎn)的進(jìn)度狀態(tài)，確保全部關(guān)鍵控制點(diǎn)的實(shí)施與合同上規(guī)定的日期相一致，如果不符，應(yīng)通過電話與供應(yīng)商合同執(zhí)行負(fù)責(zé)人聯(lián)系或到其工廠車間核實(shí)，找出影響進(jìn)度的原因，并與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，提出解決影響進(jìn)度的補(bǔ)救措施及實(shí)施方案。
大多數(shù)情況下，供應(yīng)商進(jìn)度的拖延都因?yàn)槠湓牧霞爸饕涮淄鈪f(xié)、外購(gòu)件不能按計(jì)劃及時(shí)到廠，進(jìn)而耽誤后續(xù)的加工、裝配、調(diào)試等工作。因此，有必要對(duì)供應(yīng)商的主要分供方也納入催交范圍，加強(qiáng)對(duì)其的管理。本項(xiàng)目中業(yè)主采購(gòu)的汽輪機(jī)驅(qū)動(dòng)泵組的催交工作，就加強(qiáng)了與其泵頭的2個(gè)分供方的溝通協(xié)調(diào)，跟汽輪機(jī)廠家采購(gòu)人員一起多次去到分供方處催交和檢查，督促其抓緊相關(guān)生產(chǎn)環(huán)節(jié)，一定程度上緩解了汽輪機(jī)驅(qū)動(dòng)泵組整體的交貨壓力。
3 檢驗(yàn)需注意問題
檢驗(yàn)是設(shè)備材料質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為了確保設(shè)備材料的質(zhì)量符合采購(gòu)合同的規(guī)定和要求，避免由于質(zhì)量問題而影響工程進(jìn)度和費(fèi)用，項(xiàng)目采購(gòu)組應(yīng)做好設(shè)備材料制造過程中的檢驗(yàn)或監(jiān)造以及出廠前的檢驗(yàn)。
采購(gòu)組應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同的規(guī)定制定檢驗(yàn)計(jì)劃，組織具備相應(yīng)資格的檢驗(yàn)人員根據(jù)設(shè)計(jì)文件和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求進(jìn)行設(shè)備材料制造過程中的檢驗(yàn)以及出廠前的檢驗(yàn)。重要、關(guān)鍵設(shè)備應(yīng)駐廠監(jiān)造。
檢驗(yàn)工作應(yīng)從原材料進(jìn)貨開始，包括材料檢驗(yàn)、工序檢驗(yàn)、中間控制點(diǎn)檢驗(yàn)和中間產(chǎn)品試驗(yàn)、強(qiáng)度試驗(yàn)、密性試驗(yàn)、運(yùn)轉(zhuǎn)試驗(yàn)直至運(yùn)輸包裝檢驗(yàn)以及商檢等全過程或其中的部分環(huán)節(jié)。
對(duì)于有特殊要求的設(shè)備材料，應(yīng)委托有相應(yīng)資格和能力的單位進(jìn)行第三方檢驗(yàn)并簽訂檢驗(yàn)合同。采購(gòu)組檢驗(yàn)人員有權(quán)依據(jù)合同對(duì)第三方的檢驗(yàn)工作實(shí)施監(jiān)督和控制。當(dāng)總承包合同有約定時(shí)應(yīng)安排業(yè)主參加相關(guān)的檢驗(yàn)。
檢驗(yàn)方式可分為資料審閱、中間檢驗(yàn)、車間檢驗(yàn)和最終檢驗(yàn)等。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的壓力容器和壓力管道等重要設(shè)備材料應(yīng)在供方工廠進(jìn)行中間檢驗(yàn)和最終檢驗(yàn)。
檢驗(yàn)除了主要檢查設(shè)備材料是否滿足技術(shù)協(xié)議中規(guī)定的設(shè)備性能、材質(zhì)等級(jí)外，還要關(guān)注其他細(xì)節(jié)。本項(xiàng)目的氮?dú)鈮嚎s機(jī)，在設(shè)備運(yùn)抵現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備安裝時(shí)，就發(fā)現(xiàn)設(shè)備底座上的地腳螺栓孔與現(xiàn)場(chǎng)的設(shè)備基礎(chǔ)上地腳螺栓孔不對(duì)應(yīng)，需重新擴(kuò)孔才能安裝，造成不必要的麻煩，耽誤施工進(jìn)度。因此，最終檢驗(yàn)時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的底座、地腳螺栓孔等外形尺寸進(jìn)行測(cè)量，檢驗(yàn)其是否跟圖紙相符。同時(shí)，需檢查設(shè)備接口是否符合技術(shù)協(xié)議中的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)格，是否依據(jù)供貨范圍帶有配對(duì)法蘭、緊固件等。
4 運(yùn)輸需注意問題
運(yùn)輸是指設(shè)備材料制造完畢，經(jīng)檢驗(yàn)合格后，由制造廠到施工現(xiàn)場(chǎng)這一過程中的包裝、運(yùn)輸、保險(xiǎn)等業(yè)務(wù)。如果運(yùn)輸任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,會(huì)造成貨物損壞大幅增加、貨到現(xiàn)場(chǎng)混亂難以清點(diǎn)和交接困難等問題，給現(xiàn)場(chǎng)安裝進(jìn)度造成嚴(yán)重影響。
4.1 包裝
采購(gòu)的設(shè)備材料通常要經(jīng)受多次裝卸和搬運(yùn)。為此，必須采用良好的防濕、防潮、防塵、防銹和防震等保護(hù)措施進(jìn)行包裝、運(yùn)輸，以確保設(shè)備或材料安全無(wú)損地運(yùn)抵項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)。
在裝卸、運(yùn)輸、貯存過程中，要根據(jù)包裝標(biāo)志的示意及存放要求進(jìn)行處理，以便于開箱檢驗(yàn)、移交及庫(kù)房管理。
箱內(nèi)、箱外都應(yīng)附上裝箱詳單。
對(duì)包裝箱內(nèi)各散裝部件，均應(yīng)系加標(biāo)簽，注明合同號(hào)、主機(jī)名稱、本部件名稱及該部件在裝配圖中的位號(hào)、零部件號(hào)。備品備件除注明上述內(nèi)容外，還需注明“隨機(jī)備件”、“專用工具”或“一年（兩年）備件”字樣。
隨機(jī)文件資料應(yīng)采用塑料文件袋密封包裝。根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，個(gè)人覺得隨機(jī)文件資料必須包含設(shè)備的竣工圖、安裝說(shuō)明、操作維護(hù)手冊(cè)及相關(guān)的質(zhì)量證明文件，且最好都為復(fù)印件，各兩份以上，以方便現(xiàn)場(chǎng)施工安裝單位借閱，同時(shí)避免丟失原件。
盡管合同對(duì)包裝標(biāo)識(shí)有明確要求，但供貨廠商在包裝前，運(yùn)輸工程師應(yīng)與其再次確認(rèn)相關(guān)信息，防止出錯(cuò)或不滿足相關(guān)要求。
4.2 運(yùn)輸
國(guó)內(nèi)EPC項(xiàng)目中的設(shè)備或材料，多數(shù)都從國(guó)內(nèi)采購(gòu)，大多為現(xiàn)場(chǎng)車板交貨，運(yùn)輸一般都在供應(yīng)商的合同范圍內(nèi)。
在通知供應(yīng)商起運(yùn)貨物前，一定要跟項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)提前進(jìn)行溝通，確認(rèn)現(xiàn)場(chǎng)的接收條件，將供應(yīng)商的裝箱清單及到貨時(shí)間等信息及時(shí)反饋給現(xiàn)場(chǎng)。
對(duì)于超限設(shè)備的運(yùn)輸，首先要對(duì)預(yù)定通過路線和可能出現(xiàn)的問題，做好詳盡的調(diào)查研究，制定運(yùn)輸方案，做好運(yùn)輸準(zhǔn)備工作。
在現(xiàn)場(chǎng)安裝過程中出現(xiàn)的設(shè)計(jì)變更、缺損件或型號(hào)不符等情況，可能需換貨或增補(bǔ)，其數(shù)量通常不會(huì)太多，但進(jìn)度要求卻非常緊，對(duì)其的發(fā)貨運(yùn)輸問題需引起重視。本項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的零星增補(bǔ)材料，就多次因?yàn)閿?shù)量較少，供應(yīng)商雖然很快加工完成，但其不愿意承擔(dān)較高的運(yùn)輸成本來(lái)專車發(fā)貨，而是找一些貨運(yùn)公司配貨發(fā)送，這就對(duì)運(yùn)輸過程帶來(lái)很多不可控因素，出現(xiàn)路途運(yùn)輸時(shí)間超過生產(chǎn)制造周期，使采購(gòu)面臨來(lái)自施工部對(duì)材料進(jìn)度催促的較大壓力。因此，必要時(shí)采購(gòu)應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的運(yùn)輸送貨方式進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，要求其采取特殊方式（如專車專運(yùn)）保證按期到貨。
此外，項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)一般都在較偏遠(yuǎn)的郊區(qū)，通知供應(yīng)商發(fā)貨時(shí)，最好附上項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的具體地理位置及周邊交通路線示意圖，避免送貨司機(jī)因路線不清楚而耽誤送貨。
5 現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)管理需注意問題
采購(gòu)的現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)也是采購(gòu)工作的重要一環(huán)，包括現(xiàn)場(chǎng)貨物交接、到貨問題處理、供應(yīng)商售后服務(wù)協(xié)調(diào)、隨機(jī)資料整理移交等。采購(gòu)的現(xiàn)場(chǎng)工作協(xié)調(diào)有序、高效，才能保證項(xiàng)目的進(jìn)度和質(zhì)量。
5.1 現(xiàn)場(chǎng)貨物交接
設(shè)備材料運(yùn)輸?shù)巾?xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)后，在卸車前應(yīng)大致查看所到貨物的外觀情況。卸車后，對(duì)該批次下貨物的箱件數(shù)進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，外觀進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有不符或損壞之處，要在送貨回執(zhí)上詳細(xì)記錄，并拍照留存，及時(shí)讓承運(yùn)單位返回給供應(yīng)商；若因安裝進(jìn)度較晚，暫不立即開箱檢驗(yàn)的設(shè)備材料，在送貨回執(zhí)上可寫明實(shí)際收到的箱件數(shù)量，外觀是否完好等。
嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，設(shè)備材料正式入庫(kù)前，應(yīng)根據(jù)要求組織專門的開箱檢驗(yàn)組進(jìn)行開箱檢驗(yàn)。但在實(shí)際項(xiàng)目實(shí)施過程中，由于設(shè)備材料開箱后保存上比較困難，往往是配合施工進(jìn)度進(jìn)行開箱檢驗(yàn)。開箱檢驗(yàn)應(yīng)提前通知業(yè)主、監(jiān)理、施工單位以及供應(yīng)商參加，開箱時(shí)應(yīng)對(duì)照詳細(xì)裝箱單，逐一進(jìn)行清點(diǎn)、檢查、拍照，若發(fā)現(xiàn)有漏、缺、損、殘等問題，都應(yīng)詳細(xì)記錄到開箱報(bào)告，并要求參與各方簽字。
通常，設(shè)備的備品備件及專用工具都隨主設(shè)備一起同時(shí)發(fā)貨到現(xiàn)場(chǎng)，這樣直至項(xiàng)目快結(jié)束時(shí)將其移交業(yè)主，一般都會(huì)經(jīng)歷相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間，短則幾個(gè)月，長(zhǎng)則一兩年甚至更長(zhǎng)時(shí)間，現(xiàn)場(chǎng)倉(cāng)儲(chǔ)對(duì)備品備件的管理就顯得非常重要。本項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)專門在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)劃出一塊區(qū)域存放備品備件，對(duì)其進(jìn)行集中管理，避免了因長(zhǎng)時(shí)間存放過程中的管理不善，造成損壞和丟失，保證了備品備件順利移交業(yè)主。
5.2 到貨設(shè)備材料問題協(xié)調(diào)
如開箱檢驗(yàn)過程中發(fā)現(xiàn)有漏、缺、損、殘等問題，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商，盡快補(bǔ)齊或進(jìn)行缺陷修復(fù)，完成后要得到相關(guān)各方（尤其是業(yè)主和監(jiān)理）的認(rèn)可，避免耽誤現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度。
施工在設(shè)備材料安裝過程中反饋的問題，采購(gòu)人員應(yīng)到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行確認(rèn)，與現(xiàn)場(chǎng)設(shè)計(jì)、施工進(jìn)行溝通，確認(rèn)問題的責(zé)任方，若為供應(yīng)商原因造成，采購(gòu)應(yīng)及時(shí)反饋并要求供應(yīng)商盡快處理。
5.3 售后服務(wù)協(xié)調(diào)
一般來(lái)說(shuō)大型設(shè)備、成套設(shè)備、高精度設(shè)備、動(dòng)設(shè)備等，均需設(shè)備廠商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)安裝和調(diào)試指導(dǎo)?，F(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)人員進(jìn)場(chǎng)由采購(gòu)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，進(jìn)場(chǎng)進(jìn)度須滿足安裝進(jìn)度要求。
在設(shè)備調(diào)試前，采購(gòu)人員應(yīng)先就設(shè)備調(diào)試需具備的條件跟供應(yīng)商溝通，由供應(yīng)商提供設(shè)備開車條件確認(rèn)表，采購(gòu)人員再將其轉(zhuǎn)給現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試負(fù)責(zé)人進(jìn)行確認(rèn)，以保證現(xiàn)場(chǎng)完全具備開車條件后，再通知供應(yīng)商派服務(wù)人員按計(jì)劃到場(chǎng)，避免供應(yīng)商服務(wù)人員到場(chǎng)而設(shè)備并不具備調(diào)試條件，造成供應(yīng)商合同范圍內(nèi)調(diào)試服務(wù)的人工時(shí)浪費(fèi)，擠占了后期設(shè)備調(diào)試服務(wù)人工時(shí)，而導(dǎo)致增加服務(wù)費(fèi)。
動(dòng)設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)所需潤(rùn)滑油脂和/或燃料、干燥設(shè)備內(nèi)的干燥劑、過濾設(shè)備內(nèi)的濾料等，采購(gòu)應(yīng)提前跟供應(yīng)商確認(rèn)這類物資的規(guī)格、型號(hào)、用量以及加注方法、加注周期，若屬于供應(yīng)商合同供貨范圍，應(yīng)確認(rèn)是否已經(jīng)發(fā)貨到現(xiàn)場(chǎng)；若不在供應(yīng)商合同供貨范圍內(nèi)，應(yīng)及時(shí)向項(xiàng)目組匯報(bào)，確認(rèn)是否由項(xiàng)目采購(gòu)組準(zhǔn)備。這些工作必須根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試計(jì)劃，提前做好準(zhǔn)備，以免耽誤現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度。
5.4 設(shè)備材料隨機(jī)資料的整理和移交
供應(yīng)商的隨機(jī)資料一般都隨貨物發(fā)到現(xiàn)場(chǎng)，通常包括技術(shù)說(shuō)明、圖紙、安裝說(shuō)明、操作和維護(hù)手冊(cè)、合格證、質(zhì)量證明文件、材質(zhì)報(bào)告、檢驗(yàn)報(bào)告，需要特殊監(jiān)檢的設(shè)備（如壓力容器等），還需要提供指定機(jī)構(gòu)的監(jiān)檢證書。
在本項(xiàng)目中，業(yè)主的項(xiàng)目管理公司在初期就制定了《供應(yīng)商文件管理程序》，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的文件資料進(jìn)行了較為詳細(xì)的規(guī)定和說(shuō)明。在采購(gòu)合同簽訂時(shí)，就據(jù)此要求供應(yīng)商嚴(yán)格執(zhí)行，這在一定程度上保證了設(shè)備材料隨機(jī)資料的內(nèi)容、語(yǔ)言、裝訂格式、份數(shù)等符合要求，大大減輕了現(xiàn)場(chǎng)整理移交的工作量。
在采購(gòu)設(shè)備材料的隨機(jī)資料整理移交上，若公司能形成自己的固定模版，比如裝訂格式上要求統(tǒng)一式樣、大小、顏色的文件夾，封面、側(cè)脊、扉頁(yè)格式都做出相應(yīng)規(guī)定，資料內(nèi)容上對(duì)每部分進(jìn)行要求，比如第一部分為設(shè)備總體說(shuō)明，第二部分為存放、搬運(yùn)和吊裝的建議，第三部分為安裝手冊(cè)，第四部分為操作手冊(cè)，第五部分為維護(hù)說(shuō)明，第六部分為備品備件和專用工具，第七部分為制造商圖紙，第八部分為質(zhì)量證明文件，并就這些內(nèi)容和型式征得到業(yè)主的認(rèn)可，就能為該部分工作節(jié)省較大人力、物力和財(cái)力。
6 小結(jié)
因所述項(xiàng)目為國(guó)內(nèi)EPC項(xiàng)目，總承包范圍內(nèi)所有設(shè)備、材料均從國(guó)內(nèi)采購(gòu)，采買、催交、檢驗(yàn)、運(yùn)輸?shù)认嚓P(guān)環(huán)節(jié)沒有涉及信用證、商檢、清關(guān)、保險(xiǎn)等與進(jìn)出口相關(guān)工作，故本文未就國(guó)外項(xiàng)目采購(gòu)工作需注意問題進(jìn)行敘述。
