周國杰① 劉凌云②
中圖分類號：R197 文獻標識碼：B 文章編號：1003－0743（2003）08-0058-01
醫(yī)院材料物資是醫(yī)院開展業(yè)務活動和其他活動所必需的物質(zhì)條件，它是醫(yī)院重要的流動資產(chǎn)，主要包括低值易耗品、衛(wèi)生材料、其他材料(藥品除外)等，且數(shù)量大、種類多、實用性強，經(jīng)常處于銷售、消耗及重置狀態(tài)，具有較強的流動性和變現(xiàn)力。因此，加強材料物資管理，規(guī)范采購行為，合理制定儲備限額和消耗比例，以較少的投入獲取較大的收益，嚴格各項管理制度，保證材料物資的安全完整，充分發(fā)揮材料物資的效能，既是醫(yī)院管理的需要，也是事業(yè)發(fā)展的需要。下面結(jié)合實際，談談具體做法及成效。
?。薄〗M織領(lǐng)導 成立物資招標采購領(lǐng)導小組，院長任組長，醫(yī)院班子成員任副組長，成員由監(jiān)審科、財務科、總務科、器械科等職能科室負責人組成，辦公室主任由總會計師兼任。
２ 制訂材料物資招標采購程序 材料物資招標每季組織１次，由院各科室根據(jù)科室所需物資情況，提出采購申請，管理部門根據(jù)科室申請，結(jié)合庫存編造采購計劃，經(jīng)主管院長審核后報院長批準，招標采購辦公室(簡稱招辦)組織招標采購。凡未通過招標采購的材料物資，財務科一律不予付款(臨時、急用除外)。這樣一來，凡醫(yī)院使用的各種材料物資均需通過招標采購，變個人操作為集體決定。
３ 制訂醫(yī)院材料物資招標采購制度及管理辦法 (１)堅持質(zhì)優(yōu)價廉、公開、公正、公平的原則，服務臨床，方便患者，做到既滿足需要，又節(jié)約開支。(２)器械科按醫(yī)院發(fā)展及業(yè)務需要對醫(yī)療器械、一次性用品、檢驗試劑、Ｘ線膠片等材料物資的供貨方進行評價，編制《合格供方名錄》，并對供方的供貨業(yè)績定期進行評價(大型醫(yī)療設(shè)備附購前論證)，建立供方檔案，并負責采購計劃的編制和采購物資的進貨驗收、保管、領(lǐng)發(fā)。(３)總務科按醫(yī)院發(fā)展需要及行政辦公需要，對建筑材料、行政辦公用品、五金交電用品、水暖用品、印刷品、零星加工維修等供貨方進行評價，編制《合格供方名錄》，并對供方的供貨業(yè)績定期進行評價，建立供方檔案，并負責采購計劃的編制和采購物資的進貨驗收、保管、領(lǐng)發(fā)。(４)對供方的評價及選擇。物資管理部門根據(jù)采購技術(shù)標準和診療服務需要，通過對物資的質(zhì)量、價格、供貨期等進行比較，選擇合格的供方，填寫《供方評定記錄表》，可同時選擇幾家合格供方，建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄，根據(jù)產(chǎn)品的類別不同，明確對供方的評定方式和程序，對重要物資的供方除提供充分的書面證明材料外，必要時還需要樣品測試及批量使用，測試合格才能供貨。(５)采購量為半年用量，使用部門應提前半個月上報《申請采購計劃》，管理部門應經(jīng)常深入科室(每周１次)了解情況，并結(jié)合庫存及科室《申請采購計劃》，匯總編制《采購計劃》，力爭采購計劃全面、內(nèi)容完整、項目齊全，必要時附質(zhì)量要求和技術(shù)指標。根據(jù)物資的性能和特點不同，個別物資可以采取一次性招標，分批送貨或隨要隨送。(６)采購的實施。院招辦根據(jù)院長批準的《采購計劃》，組織招辦成員按照采購物資要求，在《合格供方名錄》中選擇供方參加招標。對于臨時急用的材料物資，相關(guān)部門填寫《臨時采購申請單》，報主管院長批準后，直接實施。零星、小批量物資采購由招辦、監(jiān)審科、管理部門具體組織實施；大批、貴重物資采購由院領(lǐng)導及全體招辦成員組織實施，對于個別物資無法組織招標，可實行３人采購小組貨比三家，現(xiàn)場采購。(７)嚴肅招標程序和招標紀律，實行規(guī)范化、制度化、科學化管理。凡參加投標的供方，必須出具合法的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質(zhì)量合格證等相關(guān)資質(zhì)證明，物資管理部門負責把關(guān)并負責編制《采購計劃》，院招辦負責標書的制作、發(fā)放及招標的組織實施。標書內(nèi)容要全面，主要包括產(chǎn)品名稱、單位、規(guī)格型號、產(chǎn)地品牌、數(shù)量、單價、質(zhì)量要求、技術(shù)標準等，個別物資附樣品。原始標書由供方填寫后密封并交監(jiān)審科，待招標時現(xiàn)場揭標，公開唱標，專人記錄。同時，為避免惟價格論或惟質(zhì)量論，要以質(zhì)論價，質(zhì)優(yōu)價廉者中標。為嚴肅紀律和避免不正當競爭，投標方需交一定的保證金。凡中標者需簽訂《采購合同》及供貨通知書，中標方按照合同要求及供貨通知書內(nèi)容送貨。供貨通知書１式３份，由招辦、監(jiān)審科、管理部門共同簽字生效。管理部門和使用科室按照供貨通知書、合同規(guī)定及需方要求，負責審驗產(chǎn)品的質(zhì)量和數(shù)量。
４ 主要成效 (１)理順、規(guī)范材料物資采購制度，避免了暗箱操作，增加了材料物資采購的透明度，凈化了經(jīng)濟環(huán)境，做到了相互牽制、相互制約、相互監(jiān)督，體現(xiàn)了公開、公正、公平的原則，使物資采購制度更加科學化、制度化、規(guī)范化。(２)通過招標采購，貫徹了厲行節(jié)約、勤儉辦事業(yè)的宗旨，同時降低了材料成本，減少了費用開支，堵塞了漏洞，嚴密了手續(xù)，確保了材料物資的安全完整。(３)通過招標采購，提高了物資質(zhì)量，保證了供應，最大限度地發(fā)揮了材料物資的效能，推動了醫(yī)院各項工作健康有序地發(fā)展。(４)通過招標采購，進一步貫徹了ＩＳＯ９００１—２０００質(zhì)量管理體系，達到了對采購過程及供方的控制、評價、選擇，確保所采購的物資符合規(guī)定要求。
