摘要：應收賬款管理是財務管理的重要組成部分，如何利用現(xiàn)代化的手段，減少應收賬款，一直是企業(yè)不斷探索的方向。本文敘述了現(xiàn)代化的工業(yè)企業(yè)——徐工集團，利用全面實施SAP系統(tǒng)之機，在收集、爭議、信用、票據(jù)四個方面加強應收賬款管理的策略。
關鍵詞：應收賬款 SAP系統(tǒng) DSO 清欠
徐工集團利用企業(yè)成功上線信息化工程——SAP系統(tǒng)之機，大力推進公司制度變革，狠抓財務部門的各項工作，不但為應收賬款管理提供了強大的SAP系統(tǒng)支持，而且提出了一整套基于SAP的應收賬款管理策略。
一、應收賬款管理存在的問題
企業(yè)在未實施SAP系統(tǒng)前，應收賬款方面存在的問題主要有：較高的應收賬款周轉天數(shù)（DSO），因此所需周轉資金較多；資金回籠過程效率低下，各種票據(jù)的傳遞都很慢；應收賬款回收過程繁瑣，接觸客戶、獲取客戶信息及各部門間溝通等，都需要花費大量時間和費用；沒有有效的方法對客戶接觸記錄歸檔；沒有系統(tǒng)的方法，處理客戶的承諾支付及與客戶間的爭議；與客戶之間存在大量爭議，并需要大量時間去處理這些爭議；沒有統(tǒng)一有效的收款工作流程，在催款過程中抓不住爭議的關鍵（包括關鍵的人、關鍵的時間點及關鍵的接觸）；爭議本身也是由一系列的問題組成，但卻沒有很好的方法分解、組織這些問題，進而不能由淺入深、由簡到難地解決這些問題；沒有合適的風險評估與控制工具，對事前、事中的交易及客戶，不能進行動態(tài)分析與管理，造成企業(yè)在與某些客戶交易時，存在較大風險。
二、在SAP中加強應收賬款管理的策略
針對以上問題，企業(yè)領導充分利用了SAP系統(tǒng)提供的管理功能，并結合企業(yè)的實際情況，提出了行之有效的管理策略，從而大大地加強了應收賬款的管理。
（一）利用SAP收集管理加強與客戶的接觸
SAP收集管理系統(tǒng)，不但可使公司對用戶實施分級管理，而且可使公司更加主動地處理應收賬款。具體來說，主要工作包括以下幾個方面：
1.客戶信息收集。清欠員利用SAP收集管理功能創(chuàng)建工作列表，工作列表包括所有應接觸的客戶明細，并可按預先定義的優(yōu)先級分別列出?？蛻舻膬?yōu)先級是由事先定義的收集策略所決定。一旦與客戶接觸成功，并形成回款，相應的記錄會從工作列表中移除。
2.客戶區(qū)分。所謂客戶區(qū)分，就是識別公司最重要的客戶。在識別的過程中，“馬特萊法則”具有普遍的指導意義，即20%的重要客戶往往占有公司80%左右的應收賬款。如果能使他們及時支付，80%的應收賬款就能收回。重要的客戶提取之后，還可再將他們分成三、四個層次。最上層的客戶，公司清欠員要及時與他們溝通，并制定詳細的跟進計劃，給予最多關注，盡量使他們及時付款；第二層的客戶，要進行持久的關注，并經(jīng)常與他們有直接的交流和溝通，但所花的時間和精力會比第一層客戶少些，依次類推。這樣對清欠員來說，可以把更多的時間和精力放在重要的客戶那里，往往會做到事半功倍。
3.客戶接觸。使重要客戶及時付款的關鍵之一是交流與溝通。因此要為客戶接觸建立一個標準化的流程，并對接觸的結果進行評估，具體的步驟如下：（1）預先估計與客戶電話溝通，可能產(chǎn)生的結果（如獲取客戶信息、期望的支付、爭議處理等）；（2）根據(jù)估計，建立相應的應對方案；（3）溝通結束后，及時記錄結果，并與預期進行比較。清欠員在每一次與客戶接觸之前，SAP系統(tǒng)會列出所有所需的信息，包括：聯(lián)系人、截止日期、應付款額等。清欠員先大概瀏覽一下，上一次與客戶的接觸及其結果，一方面可制定本次接觸的目標；另一方面也可了解到，經(jīng)過與客戶的多次接觸后，客戶承諾回款額、客戶未同意和已同意的爭議項等。
4.記錄客戶接觸結果。待接觸結束后，需要將結果輸入到系統(tǒng)中，如果用戶允諾支付，清欠員可為該款項創(chuàng)建支付通知單。SAP系統(tǒng)會自動監(jiān)視客戶是否遵守承諾，若用戶沒有遵守支付承諾，而收款策略卻發(fā)生了變動，系統(tǒng)會自動將用戶再增加到工作列表上。如果出現(xiàn)爭議，在處理過程中，一旦發(fā)現(xiàn)客戶拒付是無理的，可將該客戶重新增加到工作列表上，作為待解決對象。如果清欠員暫時不能聯(lián)系到客戶，或者客戶在等待產(chǎn)品使用情況的反饋時，可以在系統(tǒng)中創(chuàng)建“待定”項。等到一定的日期后，SAP會將客戶自動增加到工作列表上。此外，清欠員還要對這個接觸進行總結及記錄，SAP收集管理系統(tǒng)可為客戶接觸創(chuàng)建標準的記錄格式，并添加所有相關信息，如允諾付款額、爭議事項及待定等。清欠員可輸入這些結果并刷新工作列表，然后準備下一次與客戶的接觸。
由此可見，SAP 收集管理系統(tǒng)可有助于企業(yè)更加積極主動地收集應收賬款；識別并將客戶進行優(yōu)先級區(qū)分；為特定的客戶建立特定的應收賬款管理過程；減小DSO；提高現(xiàn)金流；通過溝通提升與客戶的關系。
（二）利用SAP爭議管理處理應收賬款爭端
該系統(tǒng)主要是用于處理與應收賬款相關的爭議與分歧。SAP將所有與爭議有關的信息整合在一起，管理者就能一目了然地知道爭議原因、負責人、數(shù)量、客戶及其他信息，從而提高了工作效率，促進了多部門之間合作的便利性和有效性。在這一點，公司著重強調了以下三方面：
1.要準確地找到爭議的負責人。及時解決爭議的關鍵是，要清楚爭議的主要負責人，以及他們的聯(lián)系方式。一個無負責人的爭議，是形成壞賬的重要因素之一。找到負責人之后，要及時跟進，使爭議具有可追溯性，并最終解決這個爭議。
2.為解決爭議制定明確的時間表。要想在有限時間內(nèi)解決爭議，使清欠成本最小，就需要建立一個逐步的清欠計劃，設定解決時限。在不同的時間段內(nèi)，所要處理的爭議級別不同，爭議級別越高，考慮的因素和人物也越重要。這種按時間、按權重解決爭議的方法，能較快地找到對爭議有著重要影響的人或因素，對于解決爭議非常有效。
3.要特別加強爭議預防。很明顯，如果能在事前就避免爭議，是減少壞賬的最有效途徑。這就需要利用SAP爭議管理系統(tǒng)對爭議進行歸類，并分析其內(nèi)因和外因。通過對累積數(shù)據(jù)的趨勢分析，找出規(guī)律，發(fā)現(xiàn)問題出現(xiàn)的原因。這樣不但能避免爭議的再次發(fā)生；而且還能找出在哪些方面可以提高公司處理爭議的能力。
（三）利用SAP信用管理規(guī)避風險
SAP為商家提供了一個標準化的信用決策系統(tǒng)。利用該集成化的系統(tǒng)，可將多個部門收集的數(shù)據(jù)進行整合，非常有利于公司精確實時地分配客戶信用信息。然后清欠員利用這些信息主動地降低信用風險，消除因信用產(chǎn)生的損失。在管理客戶信用時，其工作流程主要如下：
1.管理客戶信用額度。在維護主數(shù)據(jù)的基礎上，完善自定義的信用評價標準和信用額度評價機制。并進一步統(tǒng)一管理客戶的信用檔案，并分別為客戶評級，而且在公司內(nèi)部共享這一信息。
2.評判客戶信用實例。這是以具體實例為導向的管理。當目標客戶不能自動通過系統(tǒng)的信用額度檢查時，SAP就會觸發(fā)信用評價流程來審核具體的信用實例。該實例中包含了客戶信息、信用檔案、狀態(tài)、各種單據(jù)信息等，可以自動或人為地指定經(jīng)理對該實例進行信用評判。一旦該實例通過審核，需要在主數(shù)據(jù)中修改該客戶的信用額度。
3.利用經(jīng)理管理工具做信用決策。該功能顯示了所有相關的信用信息，如產(chǎn)品、風險等級、客戶信用額度及黑名單等，從而保證了經(jīng)理迅速、準確地做出信用決策；還可以自定義可共享的信用信息，并安排信用工作流程清單等。
4.實施信用分析。包括分析客戶的付款和訂單行為，對高風險的客戶建立警報；對低風險客戶建議主動營銷；對不同風險類別的客戶實施不同的定價等?？傊菑娬{事前管理，隔離高風險的客戶，減少預期損失。
綜上所述，SAP可有助于企業(yè)通過實時的信用分配和信用跟蹤來控制信用風險；加強信用核查來加速決策的制定；通過減少延遲支付和壞賬來降低DSO；增加無風險賬戶的回款額度；通過自動處理信用過程來減少交易費用；將催款和爭議信息與信用處理過程相聯(lián)；通過加強與高信用客戶的聯(lián)系來提升客戶關系。
（四）利用SAP票據(jù)管理加強票據(jù)傳遞
該系統(tǒng)可有效地管理賬戶、票據(jù)和付款信息，并將這些信息以WEB或文檔的方式，在公司內(nèi)部或若干公司之間進行共享，從而降低了公司相關部門面臨的日益增加的壓力。這種互動式的電子票據(jù)解決方案，還大大加強了公司與客戶之間的協(xié)作關系。要想做到這一點，需加強以下幾方面的工作：
1.自動化企業(yè)的開票和收款過程，通過互聯(lián)網(wǎng)提交票據(jù)、付款、賬戶管理和結算，避免了在賬單輸入過程中的人為錯誤，充分體現(xiàn)了電子票據(jù)的便捷與高效。
2.以PDF、CSV或XML方式共享賬單內(nèi)容，包括信用信息、到期賬單、歷史賬單、付款方式等。此外還有多種類型的分類檢索功能。
3.建立互動式的電子票據(jù)解決方案，共享方可主動修改地址、銀行及支付方式等。
4.與其他系統(tǒng)整合，如與現(xiàn)金管理模塊相結合，與爭議管理模塊相結合，有助于信息的完整性與一致性。
因此，SAP票據(jù)管理系統(tǒng)有助于降低票據(jù)處理過程中產(chǎn)生的交易費用；提高計劃的流暢性；簡化支付，結算；減少欠款（到期末付款）；加強客戶管理。
SAP系統(tǒng)以其高度集成性、實時性、靈活性、開放性、可靠性，為企業(yè)提供了強大的支持。不僅提高了企業(yè)的財務管理水平，提升了員工的工作效率，而且為企業(yè)帶來了業(yè)務優(yōu)化，順暢的信息交流，集中的IT管理等，充分滿足了企業(yè)決策分析和業(yè)務發(fā)展的需要。從總體運行狀況來看，SAP系統(tǒng)為徐工集團帶來了非常明顯的效果，保持了平均90%以上的客戶滿意率，增加了企業(yè)在市場變化中的綜合競爭力。Z
