學(xué)術(shù)會(huì)議是學(xué)術(shù)交流的重要形式之一。對(duì)學(xué)術(shù)會(huì)議的收支實(shí)行預(yù)算管理，是保證學(xué)術(shù)會(huì)議有序進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)學(xué)術(shù)會(huì)議社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益有機(jī)結(jié)合的重要舉措。近幾年來(lái)，中華醫(yī)學(xué)會(huì)部分專(zhuān)科分會(huì)通過(guò)認(rèn)真執(zhí)行會(huì)議預(yù)決算制度，在提高學(xué)術(shù)會(huì)議管理水平和保障學(xué)術(shù)會(huì)議執(zhí)行效果的同時(shí)，有效地降低了會(huì)議成本，樹(shù)立了學(xué)會(huì)勤儉辦會(huì)的良好形象。
一、學(xué)術(shù)會(huì)議預(yù)算管理的意義
預(yù)算管理不僅僅是一種管理制度和控制方略，更是一種管理機(jī)制，使組織資源獲得最佳效率和獲利的一種方法，更是簡(jiǎn)化辦事程序、提高辦事效率的有效方法。
學(xué)術(shù)會(huì)議的預(yù)算是基于學(xué)術(shù)會(huì)議的運(yùn)營(yíng)計(jì)劃編制的一個(gè)定量的會(huì)議財(cái)務(wù)計(jì)劃，包括預(yù)期的會(huì)議支出（包括固定支出和可變支出）和會(huì)議收入，在一定程度上反映出學(xué)術(shù)會(huì)議的運(yùn)營(yíng)方式和運(yùn)營(yíng)效率。從某種角度講，掌握會(huì)議預(yù)算的人就掌握了整個(gè)會(huì)議。學(xué)術(shù)會(huì)議的預(yù)算管理不僅有助于提高經(jīng)濟(jì)效益，提高資金使用效率和可持續(xù)發(fā)展能力，同時(shí)有助于會(huì)議質(zhì)量和會(huì)務(wù)水平的提高。
二、學(xué)術(shù)會(huì)議預(yù)算的基本內(nèi)容
1．會(huì)議收入
包括學(xué)術(shù)會(huì)議贊助收入、參展企業(yè)的展位收入、會(huì)議注冊(cè)費(fèi)收入、會(huì)議資料收入、會(huì)議其他收入。
2. 會(huì)議支出
（1）固定支出
主要包括會(huì)議前期籌備費(fèi)用、宣傳費(fèi)用、印刷費(fèi)用（會(huì)議通知和其它宣傳品的印刷）、場(chǎng)地和設(shè)備費(fèi)用、審稿費(fèi)用、辦公費(fèi)用（會(huì)議用品、通訊費(fèi)和復(fù)印費(fèi)）、專(zhuān)家費(fèi)用、工作人員費(fèi)用（往返差旅、交通、會(huì)議期間食宿、勞務(wù)等）、承辦費(fèi)用、營(yíng)業(yè)稅金及附加等。其中前期籌備費(fèi)用是指會(huì)議前期策劃、會(huì)議地點(diǎn)的考察等發(fā)生的交通費(fèi)、招待費(fèi)、住宿費(fèi)、差旅費(fèi)等支出。宣傳費(fèi)用是指在有影響的專(zhuān)業(yè)雜志上刊登會(huì)議通知、會(huì)議招商廣告、郵寄會(huì)議通知等會(huì)議宣傳性質(zhì)的支出。專(zhuān)家費(fèi)用包括會(huì)議論文集的專(zhuān)家審稿費(fèi)、會(huì)議演講者/主持人/特邀嘉賓的往返差旅費(fèi)、交通費(fèi)、會(huì)議期間住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)和勞務(wù)費(fèi)。營(yíng)業(yè)稅金及附加包括營(yíng)業(yè)稅、城建稅、教育費(fèi)附加，綜合稅率為會(huì)議各項(xiàng)收入的5.5%。
（2）可變支出
可變支出是指隨著會(huì)議代表的數(shù)量變化而成正比例變化的支出。對(duì)于大多數(shù)會(huì)議來(lái)說(shuō)，會(huì)議的可變支出會(huì)隨著會(huì)議人數(shù)的增加而增加。包括會(huì)議餐飲費(fèi)和會(huì)議論文集印刷費(fèi)。
3． 會(huì)議收入扣除會(huì)議支出后的會(huì)議利潤(rùn)(結(jié)余)
三、學(xué)術(shù)會(huì)議預(yù)算編制的具體步驟
首先業(yè)務(wù)部門(mén)做出詳細(xì)的會(huì)議運(yùn)營(yíng)計(jì)劃，如預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)議的宣傳計(jì)劃、會(huì)議的招生和招商計(jì)劃、大會(huì)特邀報(bào)告的組織計(jì)劃、各種費(fèi)用支出項(xiàng)目等。
財(cái)務(wù)部門(mén)在業(yè)務(wù)部門(mén)制訂的會(huì)議運(yùn)營(yíng)計(jì)劃的基礎(chǔ)上，結(jié)合各項(xiàng)收入、支出標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)可能發(fā)生的業(yè)務(wù)量范圍，按照一定的程序進(jìn)行編制。注冊(cè)費(fèi)收入預(yù)算按照收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和可能參會(huì)人數(shù)進(jìn)行編制。贊助收入和參展收入預(yù)算按照收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和贊助、參展企業(yè)數(shù)量進(jìn)行編制。固定支出預(yù)算按照支付標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)模進(jìn)行編制?？勺冎С鲱A(yù)算按照支付標(biāo)準(zhǔn)和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行編制。
會(huì)議預(yù)算編制完成后經(jīng)會(huì)議負(fù)責(zé)人、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)審批后執(zhí)行。
四、預(yù)算控制與執(zhí)行
會(huì)議預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，就進(jìn)入了執(zhí)行階段，管理工作的中心轉(zhuǎn)入了控制，即設(shè)法使會(huì)議按照計(jì)劃進(jìn)行，在保證會(huì)議效果的前提下從嚴(yán)控制會(huì)議各項(xiàng)開(kāi)支，努力做到以會(huì)養(yǎng)會(huì)，力爭(zhēng)會(huì)議結(jié)余。
預(yù)算執(zhí)行與控制應(yīng)遵循如下原則：
1. 會(huì)議指定一人負(fù)責(zé)全部直接會(huì)議開(kāi)支，明確預(yù)算內(nèi)的費(fèi)用批準(zhǔn)和使用的權(quán)限和范圍，以便集中管理，避免出現(xiàn)相互推諉扯皮的現(xiàn)象。
2. 必須按照預(yù)算執(zhí)行，做到各項(xiàng)支出有開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)，并符合預(yù)算。對(duì)于超出預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)或數(shù)量的開(kāi)支，必須經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。
3．會(huì)議結(jié)束后的會(huì)議決算。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)按照會(huì)議實(shí)際收入和實(shí)際支出編制會(huì)議決算，通過(guò)與會(huì)議預(yù)算比較，找出差距和產(chǎn)生差距的原因，使得會(huì)議預(yù)算管理逐漸持續(xù)改進(jìn)和完善。
五、需要注意的幾個(gè)問(wèn)題
1.領(lǐng)導(dǎo)重視，親自組織動(dòng)員，更新觀念。
實(shí)行預(yù)算制度調(diào)整了有關(guān)各方的利益格局，增加了有關(guān)各方的工作量，對(duì)此不理解或不配合的同志，將成為實(shí)施預(yù)算管理的阻力。
2. 會(huì)議預(yù)算必須與詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃相結(jié)合
預(yù)算必須與業(yè)務(wù)部門(mén)制定的詳細(xì)會(huì)議運(yùn)營(yíng)計(jì)劃相結(jié)合，否則預(yù)算與執(zhí)行就變成了兩張皮，在執(zhí)行過(guò)程中極易出現(xiàn)以預(yù)期收入指標(biāo)確定不合理為由拒絕嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算。為此必須進(jìn)行充分的信息收集，分析和預(yù)測(cè)可能的風(fēng)險(xiǎn)，否則預(yù)算的審批就極易演變成領(lǐng)導(dǎo)與業(yè)務(wù)部門(mén)之間簡(jiǎn)單地討價(jià)還價(jià)。
3. 做好歷史數(shù)據(jù)的積累與分析
通過(guò)對(duì)各種標(biāo)準(zhǔn)、定額、指標(biāo)等歷史數(shù)據(jù)的積累與分析，為會(huì)議預(yù)算的制定提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
4. 預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的及時(shí)反饋
在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，會(huì)議指定的負(fù)責(zé)人（或會(huì)計(jì)人員）向業(yè)務(wù)部門(mén)或負(fù)責(zé)會(huì)議支出簽字的領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)準(zhǔn)確反饋預(yù)算的執(zhí)行情況，避免在預(yù)算已經(jīng)超支的情況下仍盲目簽批支出項(xiàng)目的情況。
謝萍
中華醫(yī)學(xué)會(huì)財(cái)務(wù)處
郵編100710
