一、中小零售企業(yè)信息化現(xiàn)狀及會計工作面臨的新問題
?。ㄒ唬┲行×闶燮髽I(yè)信息化現(xiàn)狀 自20世紀80年代后，我國的零售業(yè)經(jīng)歷了一場又一場的革命，規(guī)模不等的企業(yè)在激勵的市場競爭中演繹著“適者生存，不適者淘汰”的自然法則。近年來，隨著人力資本、用地租金等不斷上漲，零售企業(yè)的綜合成本越來越高。在此情況下，為了能在市場競爭中處于不敗之地，廣大中小零售企業(yè)根據(jù)企業(yè)實際情況，加大信息化投入，希望能借助信息技術(shù)實現(xiàn)物流、資金流和信息流“三流合一”，讓自己的每一分鐘以最快的速度繁衍生息，使每一經(jīng)營環(huán)節(jié)都匯集企業(yè)生存發(fā)展的利潤源泉。
（二）信息化環(huán)境下會計工作面臨的新問題 主要包括：（1）原始數(shù)據(jù)的安全問題。由于引入POS系統(tǒng)，商品采購、銷售及結(jié)存等數(shù)據(jù)由被授權(quán)的采購員、收銀員、庫房員及信息管理員等網(wǎng)上輸入，會計人員無法確定其是否正確。另外，POS系統(tǒng)還可能由于斷電、人為操作不當及病毒侵入等原因造成前臺收銀數(shù)據(jù)與后臺數(shù)據(jù)處理的不一致，這些將給會計處理帶來嚴重的不良影響。（2）POS系統(tǒng)與財務軟件整合問題?，F(xiàn)實生活中，基于成本、企業(yè)管理水平及員工素質(zhì)綜合考慮，中小零售企業(yè)一般不會引入高端ERP系統(tǒng)，而是購買POS和低端財務軟件，事實上，這兩個系統(tǒng)的開發(fā)商不是同一家企業(yè)，因此需要會計人員在軟件開發(fā)商的幫助下自行完成軟件的整合，既要熟悉軟件運行和業(yè)務知識，同時又要能承擔起原來信息管理部門所能完成的系統(tǒng)配置、管理及測試，整合難度較大。（3）財務軟件的應用引起會計工作內(nèi)容的變革。中小零售企業(yè)的會計在軟件運行后，只需輸入記賬憑證，隨后的過入明細賬、總賬，試算平衡乃至編制報表等幾分鐘內(nèi)自動完成。會計的工作重心由核算型財務會計變成分析財務數(shù)據(jù)的管理會計，這正是許多會計人員夢寐以求的職業(yè)定位，但信息化環(huán)境下會計崗位的劃分，人人之間、人機之間的內(nèi)部控制建立與實施等新問題不斷產(chǎn)生，會計工作內(nèi)容將發(fā)生巨大變化。上述情況表明：隨著環(huán)境的變化，會計業(yè)務流程必須做出改變。
二、中小零售企業(yè)信息化環(huán)境下會計工作解決方案
?。ㄒ唬┏闪嫎I(yè)務流程設計小組 具體包括：（1）保證業(yè)務部門相關(guān)數(shù)據(jù)在信息系統(tǒng)中輸入正確。信息化環(huán)境下業(yè)務部門人員取代會計人員進行原始數(shù)據(jù)的錄入，這些數(shù)據(jù)正是在財務軟件中生成報表的基礎。為了加強對原始數(shù)據(jù)錄入的正確性，會計人員一方面要發(fā)揮會計教育的職能，對錄入人員進行有針對性的培訓；另一方面，基于謹慎性的考慮，保留相關(guān)紙質(zhì)單據(jù)，會計人員要將紙質(zhì)單據(jù)與信息系統(tǒng)中的電子單據(jù)進行核對，減少出錯的概率。（2）整合POS系統(tǒng)和財務軟件的運行結(jié)果。POS是運用條形碼和信息技術(shù)，實時反映庫存商品購、銷、存的信息系統(tǒng)，除非特別說明，其結(jié)果不能直接對接到財務軟件中。企業(yè)實踐中，管理層應積極同軟件供應商溝通，弄清這項業(yè)務到底是如何運行？應該由哪些部門貫徹實施較好？財務軟件運行到底需要提供哪些數(shù)據(jù)等。會計人員應積極參與信息化的進程，在實踐過程中更新知識、提高技能。
?。ǘ┓治鲂畔⒒h(huán)境下會計業(yè)務流程和控制 根據(jù)會計基本理論，無論發(fā)生什么環(huán)境變化，會計的反映和監(jiān)督職能是其本質(zhì)特征，是不隨環(huán)境的變化而變化。在信息化環(huán)境下，會計人員首先需要分析一下現(xiàn)有的業(yè)務流程有哪些？其次，分析加入POS、財務軟件后，業(yè)務活動中哪些能借助信息系統(tǒng)加以控制？控制點在哪兒？然后，分析還有哪些業(yè)務是信息系統(tǒng)不能控制的？管理層將如何監(jiān)控或?qū)嵤?
（三）確定信息化環(huán)境下會計業(yè)務處理 信息化環(huán)境下會計業(yè)務處理同常規(guī)的業(yè)務處理類似。
三、中小零售企業(yè)信息化應用案例
北京XX學生超市（以下簡稱學生超市）為是一家某投資控股企業(yè)獨資設立的小型零售企業(yè)，地點位于某高校校園內(nèi)，成立于2010年9月。學生超市成立初期，企業(yè)管理層認為要實現(xiàn)管理信息化，提高管理水平，就必須下大力氣推進信息化進程。企業(yè)先后引入POS系統(tǒng)和用友通的T3系統(tǒng)，財務部門經(jīng)過半年的探索和實踐，與相關(guān)部門一起完成了會計業(yè)務流程的設計，實現(xiàn)了庫存商品的采購、入庫、出庫、收銀及財務處理的自動控制，合理配置了企業(yè)資源，最大限度地發(fā)揮了會計反映和監(jiān)督的基本職能。
?。ㄒ唬┙⑿畔⒒苿宇I(lǐng)導小組 為了推進企業(yè)信息化進程，學生超市成立了以總經(jīng)理為首，由采購、銷售、信息管理和財務主管等組成的領(lǐng)導小組，負責本部門原始數(shù)據(jù)錄入及相關(guān)文件傳送的培訓。事實證明，這四個部門是整個企業(yè)運營的關(guān)鍵，任何一個環(huán)節(jié)的失誤將導致企業(yè)資金鏈的斷裂。
?。ǘ┓治銎髽I(yè)業(yè)務，分別梳理出信息系統(tǒng)能控制的業(yè)務活動和不能控制的業(yè)務活動 具體包括：（1）采購業(yè)務。業(yè)務流程如下：采購主管每月末根據(jù)庫存、銷售等情況，在POS系統(tǒng)中提出采購計劃，報經(jīng)總經(jīng)理審批；審批后，采購員在POS中錄入采購訂單，并向各主要供應商提交要貨通知；供應商送貨上門，采購員、庫管員現(xiàn)場清點，錄入實收商品清單；采購主管根據(jù)傳輸過來的實收商品清單，向信息主管發(fā)出修改采購訂單的通知；信息主管根據(jù)指令，要求信息員修改采購訂單；信息員向財務部門傳送已審核的采購訂單，采購員附送供應商的紙質(zhì)送貨單；信息主管向庫管主管發(fā)出指令，要求對已審核的采購訂單及時驗收入庫；庫管員根據(jù)指令，在POS系統(tǒng)中驗收入庫；會計根據(jù)已審核的采購訂單、紙質(zhì)送貨單、發(fā)票的情況，記錄應付款和商品采購。會計控制點：在POS系統(tǒng)中必須有采購計劃，否則無法完成采購計劃與實際數(shù)的對比；所有的采購均通過錄入采購訂單完成；只有采購主管審核后，信息主管才有權(quán)修改采購訂單；會計只有核對POS系統(tǒng)中的采購訂單與紙質(zhì)送貨單一致時，才能記錄采購。（2）銷售業(yè)務。主要業(yè)務流程是：收銀員每日到銷售主管領(lǐng)取當日班次備用金，并簽字，班次結(jié)束后，交給銷售主管并簽字；收銀員將備用金在POS系統(tǒng)中輸入，進入收銀界面；收銀員每完成一筆銷售業(yè)務，需打印輸出小票，并收款；商品賒銷時，收銀員應打印輸出小票，報經(jīng)銷售主管審批，金額較大者，需經(jīng)總經(jīng)理審批；超市工作人員領(lǐng)用商品計入辦公費等，收銀員應打印輸出小票，報經(jīng)銷售主管審批，金額較大者，需經(jīng)總經(jīng)理審批；班次結(jié)束，收銀員打印輸出銷售匯總清單，核對款項，并將應收款、費用計入等審批手續(xù)一并交給財務部出納、會計；出納經(jīng)授權(quán)在POS系統(tǒng)中打印輸出當日銷售報表，與收銀員交來的款項、應收款、計入費用中商品等核對，報經(jīng)財務主管審批；會計根據(jù)POS系統(tǒng)中的銷售報表數(shù)、核對出納經(jīng)手的款項，考慮應收款、計入費用中的商品等因素，記錄當日的銷售和費用情況。會計控制點是：備用金的領(lǐng)取與上交需簽字；凡是出庫的商品，無論是銷售還是計入費用均需通過POS系統(tǒng)打印輸出小票；應收款發(fā)生時應經(jīng)銷售主管審批；超市領(lǐng)用商品計入費用應經(jīng)銷售主管審批；會計在核對POS系統(tǒng)中的銷售報表數(shù)與現(xiàn)金、應收款、計入費用等勾稽關(guān)系正確后，才能確認收入。其勾稽關(guān)系是：POS系統(tǒng)中的銷售報表數(shù)-計入費用的銷售額=實收現(xiàn)金+應收款余額。（3）庫存管理。主要業(yè)務流程是：采購業(yè)務發(fā)生時，庫管員應根據(jù)信息主管的提示及時驗收入庫，不得隨意拖延入庫，生成的驗收入庫單應傳送給財務部門；會計根據(jù)POS系統(tǒng)中的銷售報表，審核其成本結(jié)轉(zhuǎn)是否正確；盤點前，庫管主管應檢查之前的驗收入庫是否已完成，尚未完成的，應查明原因；盤點時，庫管、銷售、采購等人員應在場清點數(shù)目，在POS系統(tǒng)中輸入實盤數(shù)；盤點后，POS系統(tǒng)自動生成盤點損益表；庫管主管應對核對POS系統(tǒng)中的盤點損益與財務軟件中的盤點損益賬面數(shù)，如果不一致，應查明原因；商品因到期、破舊等毀損報廢時，實物經(jīng)庫管員、銷售員確認后，報經(jīng)銷售主管審批，信息主管才能在POS系統(tǒng)中錄入商品報廢的數(shù)據(jù)，并傳送給財務主管。會計控制點：采購驗收入庫應保持與采購訂單一致，不得隨意延期；POS系統(tǒng)盤點中的盤點損益應與財務軟件中的盤點損益賬面數(shù)核對，如有差異，應查明原因。（4）稅費計算。主要業(yè)務流程是：會計每月根據(jù)前述的過程，檢查POS系統(tǒng)中的銷售報表數(shù)與出納交來的款項、應收款、計入費用等勾稽關(guān)系是否正確，確定含稅銷售收入；會計根據(jù)小規(guī)模納稅人3%的增值稅稅率，計算應交增值稅；報稅員通過國稅網(wǎng)上申報系統(tǒng)，申報本月應交增值稅；會計根據(jù)城建稅、教育費附加的稅率，計算應交城建稅和教育費附加；報稅員根據(jù)地稅網(wǎng)上申報系統(tǒng)，申報本月應交城建稅、教育費附加等；報稅員負責到銀行取回稅費扣款回單，交給會計記錄。關(guān)鍵控制點：會計應正確確定銷售收入和應交稅費；報稅員負責核對相關(guān)稅費計算的正確性，并實施網(wǎng)上申報。
?。ㄈ┐_定會計業(yè)務處理 會計處理同傳統(tǒng)模式下采購、銷售等賬務處理類似，不同之處在于會計控制的手段不同。前者是信息化環(huán)境下相關(guān)人員的在線簽名、發(fā)出或接收指令，當然也要打印輸出結(jié)果，后者則是紙質(zhì)單據(jù)經(jīng)過審批、簽字后傳到財務部門。對于中小零售企業(yè)而言，在內(nèi)部控制環(huán)境尚不健全，從業(yè)人員的整體素質(zhì)有待提高的情況下，仍需保留紙質(zhì)單據(jù)。上述情況是信息化環(huán)境下會計業(yè)務流程及控制點的設計，實際運行效果較好，能為學生超市經(jīng)營情況提供健康的財務數(shù)據(jù)。但在實踐過程中還有一些業(yè)務尚不能依靠信息系統(tǒng)完成。比如，外購辦公品、報銷交通費等費用支出，由于用友T3系統(tǒng)中尚未設計費用模塊，故此類業(yè)務仍遵循原來的報銷流程和審批程序。
參考文獻：
［1］王莉敏：《ERP環(huán)境下會計業(yè)務流程重組探析》，《財會通訊・綜合（上）》2010年第10期。
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