Excel是現(xiàn)代財會人員手中的電子算盤，是日常財會工作中應(yīng)用最多的數(shù)據(jù)分析工具。但是廣大財會人員對Excel的應(yīng)用水平大多處于初級階段，而且在Excel應(yīng)用中存在很多誤區(qū)。根據(jù)筆者在會計師、注冊會計師和高級會計師全國統(tǒng)一考試輔導(dǎo)時問卷調(diào)查得出的結(jié)果，一共發(fā)放問卷360份，回收有效問卷326份。根據(jù)調(diào)查Excel主要功能使用情況，運用FREQUENCE函數(shù)，以Excel功能使用頻率為分段點，得出Excel功能使用頻率表，見表1。根據(jù)Excel功能使用頻率表，生成功能使用圖，見圖1。通過上述財會人員Excel功能使用頻率圖可以看出，差不多75%的財會人員只使用不到20%的功能。并且可以看出，大多數(shù)財會人員應(yīng)用的都是Excel最基本的功能，或者說不需要特別的學(xué)習(xí)就能夠使用的功能。但是很多財會人員忽略了一個基本事實，那就是解決同一個問題的方法往往有很多種，有的方法很簡單，但是在使用的時候會浪費大量的時間。有的方法雖然需要學(xué)習(xí)，開始的時候可能覺得比較復(fù)雜，可是一旦掌握了這些經(jīng)過學(xué)習(xí)之后才能掌握的方法，在后面的工作中就會節(jié)省大量的時間。
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一、Excel在財會中應(yīng)用存在的問題
?。ㄒ唬┕ぷ鞑驹O(shè)置不合理 Excel是一個以工作簿作為存儲文件的電子表格軟件，由于財會人員在手工工作環(huán)境下的會計憑證、各種賬簿和各種報表等均是以表格的形式展現(xiàn)的，所以廣大財會人員對Excel比較親切，使得Excel在財會工作中使用的頻率比較高。但是Excel畢竟是電子表格軟件，不是一頁頁的紙張，工作簿是由若干張工作表組成的一個簿記，同一個工作簿中的各工作表可以相關(guān)關(guān)聯(lián)，形成一個整體，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。可是在現(xiàn)實的財會工作中，財會人員運用Excel工作簿存在著兩個極端的誤區(qū)，要么忘記了Excel工作簿可以包含多張工作表，只把Excel當(dāng)作一張紙來使用，往往只用一張工作表；要么把相關(guān)或不相關(guān)的工作表都放在一個工作簿里，導(dǎo)致一個工作簿文件很大。忘記了Excel是以工作簿作為存儲單元的，或者不知道Excel文件在使用時是把整個工作簿的數(shù)據(jù)放入內(nèi)存中，如果工作簿包含的工作表特別多，工作簿文件很大，這將占用非常多的系統(tǒng)資源，結(jié)果造成一次簡單的操作就要花費很長的時間，大大降低了工作效率。
（二）工作表運用不科學(xué) 許多財會人員缺少數(shù)據(jù)庫的概念，把Excel工作表當(dāng)成一個裝數(shù)據(jù)的筐，不管什么數(shù)據(jù)類型都往里面裝。還有的不懂?dāng)?shù)據(jù)共享的原理，每張工作表各不相關(guān)，沒有辦法進行數(shù)據(jù)篩選和排序等操作。比如，一個公司有23種產(chǎn)品，公司的具體負責(zé)產(chǎn)品管理的財會人員就在一個工作簿中設(shè)置了23張工作表，每種產(chǎn)品一張工作表，結(jié)果在輸入產(chǎn)品數(shù)據(jù)的時候要經(jīng)常在23張表之間切換，還常常出錯，整天忙得焦頭爛額。
?。ㄈ?shù)據(jù)輸入、處理和輸出區(qū)域不明晰 Excel是數(shù)據(jù)分析的工具。而數(shù)據(jù)分析包括數(shù)據(jù)的輸入、數(shù)據(jù)的處理和數(shù)據(jù)的輸出三個密不可分又有界限分明的環(huán)節(jié)。可是財會人員在應(yīng)用Excel的過程中，很多財會人員沒有認識到數(shù)據(jù)分析三個環(huán)節(jié)的關(guān)系，往往在數(shù)據(jù)輸入的工作表按數(shù)據(jù)輸出的格式進行合并單元格等設(shè)置，結(jié)果導(dǎo)致數(shù)據(jù)處理工具無法正常使用，只能用簡單的函數(shù)在一個工作表中完成數(shù)據(jù)輸入，數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)輸出工作。這種數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出區(qū)域不明晰問題，導(dǎo)致Excel應(yīng)用水平的下降，把Excel工作表當(dāng)成了一張紙來使用，先劃表格，再在其中輸入數(shù)據(jù)，最后通過自動求和等簡單的函數(shù)進行數(shù)據(jù)處理，降低了Excel的使用效率。
（四）宏與VBA應(yīng)用不到位 在財會工作中有很多重復(fù)的操作，對于這些重復(fù)進行的操作，如果能夠事先想好操作的步驟，錄制成宏，以后在使用的時候只要運行宏就可以快速地完成數(shù)據(jù)處理工作，而不用每一次都重復(fù)單調(diào)的鼠標(biāo)操作過程。如果能夠理解宏和語法結(jié)構(gòu)，會用VBA修改已經(jīng)錄制的宏，就可以與計算機對話，不僅可以重復(fù)已經(jīng)進行的操作，還可以改變操作過程，實現(xiàn)分支或循環(huán)過程，以滿足工作智能化的需要。可是很多財會人員對宏一無所知，結(jié)果每次都辛苦地進行重復(fù)的操作，把大好的時光浪費在鼠標(biāo)的重復(fù)點擊中。
（五）模擬手工處理多，體現(xiàn)信息技術(shù)特點少 財會人員應(yīng)用Excel存在的諸多問題，其根源在于很多財會人員沒有信息技術(shù)的思想，在Excel電子表格中的操作是模擬手工來進行的，很多財會人員沒有樹立數(shù)據(jù)庫的思想，沒有數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的概念，沒有數(shù)據(jù)共享的知識。很多財會人員不知道可以把工作中經(jīng)常需要輸入的內(nèi)容自定義為序列，也不知道運用數(shù)據(jù)有效性可以進行序列選擇輸入，更不知道可以把數(shù)據(jù)處理中經(jīng)常調(diào)用的數(shù)據(jù)或工作表區(qū)域定義為名稱，然后就可以在數(shù)據(jù)處理中進行名稱引用。
二、Excel財務(wù)管理應(yīng)用對策
（一）加強財會人員Excel知識培訓(xùn) 財會人員繼續(xù)教育除了學(xué)習(xí)一些財經(jīng)法規(guī)和新的會計準(zhǔn)則外，還應(yīng)該從財會工作的特點出發(fā)，進行Excel在財會中應(yīng)用知識的培訓(xùn)。使財會人員樹立信息化的思想，掌握Excel的技術(shù)特點，從數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)輸出等環(huán)節(jié)全面學(xué)習(xí)Excel知識。提高財會人員應(yīng)用Excel進行財會數(shù)據(jù)處理的能力。（1）在數(shù)據(jù)輸入方面。應(yīng)該樹立數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)庫的概念，理解字段和記錄，并熟悉數(shù)值型、文本型、日期型等常用的數(shù)據(jù)類型。能夠根據(jù)工作的實際需要設(shè)計工作表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，確定需要哪些列，每一列都是什么數(shù)據(jù)類型。進而根據(jù)需要輸入數(shù)據(jù)的特點從準(zhǔn)確、高效的要求出發(fā)，合理確定數(shù)據(jù)的輸入方法。如果所有輸入的每一條記錄的某個字段均有不同的內(nèi)容，不能事先確定輸入的各單元格的內(nèi)容，則可以使用記錄單來輸入和管理每條記錄的各字段的數(shù)據(jù)。運用記錄單來輸入和管理數(shù)據(jù)，能夠避免直接在工作表中的單元格中輸入數(shù)據(jù)而產(chǎn)生的差錯，并且可以減輕大量輸入數(shù)據(jù)帶來的疲勞，減輕輸入數(shù)據(jù)的勞動強度，提高數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性和工作效率。如果每一條記錄的某些字段有確定的輸入內(nèi)容，則可以事先按數(shù)據(jù)共享的原理把常用的輸入項目（比如部門、客戶、供應(yīng)商、材料、產(chǎn)品等），在工作簿中的一個工作表中進行初始設(shè)置，并且為便于在整個工作簿中各工作表之間的引用，可以把這些常用的輸入項目定義為名稱，然后通過數(shù)據(jù)有效性進行下拉菜單式的序列輸入可以提高輸入效率和準(zhǔn)確性。如果懂得VBA編程和宏的使用，可以專門在一個工作表中設(shè)計輸入界面，也可以設(shè)計成窗體，這樣輸入數(shù)據(jù)會更方便。另外，對于財會工作中經(jīng)常需要輸入的內(nèi)容，可以分類自定義為序列，然后在需要的時候就可以通過拖動鼠標(biāo)進行序列輸入，可以提高輸入數(shù)據(jù)的效率和準(zhǔn)確性。另外，在數(shù)據(jù)輸入方面要特別注意數(shù)據(jù)的共享性，如果已經(jīng)有現(xiàn)成的數(shù)據(jù)，包括Excel工作表數(shù)據(jù)，其他數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)，或知道網(wǎng)上可以找到相應(yīng)的表格數(shù)據(jù)。則可以通過Excel導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)或新建Web查詢功能直接引入現(xiàn)有的數(shù)據(jù)，避免不必要的重復(fù)輸入數(shù)據(jù)，不僅能夠大大減輕財會人員的勞動強度，而且也避免了數(shù)據(jù)重復(fù)輸入出現(xiàn)差錯的可能性，有利于提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，提高數(shù)據(jù)處理效率。（2）在數(shù)據(jù)處理方面。根據(jù)所處理數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和數(shù)據(jù)處理要求，盡可能使用公式或函數(shù)。提高運用Excel處理財會數(shù)據(jù)的能力，首當(dāng)其沖的就是運用好公式或函數(shù)。實際上Excel中的大量函數(shù)就是軟件公司事先設(shè)置好的公式，只要按規(guī)則給出相應(yīng)函數(shù)的自變量，就可以方便、快捷地得到數(shù)據(jù)處理的結(jié)果。Excel的函數(shù)有300多個，財會工作中常用的有50個左右，而且這些函數(shù)有的可以自身嵌套，有的還可以把其他函數(shù)作為其參數(shù)使用。只要掌握了常用函數(shù)的使用方法，就可以提高財會人員的數(shù)據(jù)處理能力。在數(shù)據(jù)處理方面除了公式和函數(shù)的應(yīng)用之外，如果能夠?qū)W會單變量求解、方案、公式審核、規(guī)劃求解等工具的使用方法，并且掌握排序、篩選（包括自動篩選和高級篩選）、分類匯總、模擬運算表、數(shù)據(jù)透視表等數(shù)據(jù)處理方法，則能夠使財會人員的數(shù)據(jù)處理能力提高到一個更高的水平。（3）在數(shù)據(jù)輸出方面。根據(jù)數(shù)據(jù)輸出的需要確定信息輸出的類型，是屏幕顯示輸出，打印輸出。并利用技術(shù)手段有效地設(shè)置相應(yīng)的輸出格式，比如需要在每頁的頂端打印標(biāo)題，打印表格的背景圖案等。
?。ǘ┻\用系統(tǒng)思想設(shè)置工作簿 系統(tǒng)是由若干相互關(guān)聯(lián)的部分構(gòu)成的有機整體。在財會工作中應(yīng)用Excel也必須樹立系統(tǒng)思想，要根據(jù)需要設(shè)置工作簿。一般應(yīng)將具有相關(guān)性的具有同質(zhì)性工作表放在同一個工作簿中，以便于各工作表中的數(shù)據(jù)引用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。雖然不同工作簿之間的數(shù)據(jù)也可以通過超級鏈接相互引用，但是由于Excel是把整個工作簿作為數(shù)據(jù)處理對象的，同時打開多個工作簿會占用更多的系統(tǒng)資源，如果文件比較大會使運行速度變慢。所以，設(shè)置工作簿時必須考慮工作表間數(shù)據(jù)的引用關(guān)系，把需要引用數(shù)據(jù)的工作表放在同一個工作簿中符合系統(tǒng)思想的要求。
?。ㄈ﹥?yōu)化工作表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與功能區(qū)域 沒有數(shù)據(jù)庫概念和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)知識的財會人員，在使用Excel工作表時往往只把工作表當(dāng)成一張紙質(zhì)的表格那樣使用。往往像在紙上畫表格一樣，在工作表中通過合并單元格等操作畫出類似紙質(zhì)格式的表格，然后在其中輸入數(shù)據(jù)，并通過設(shè)置四則運算公式或用SUM等簡單函數(shù)進行計算。這就是目前大多數(shù)財務(wù)人員運用Excel工作表的方法。實質(zhì)上這樣應(yīng)用Excel沒有發(fā)揮出電子表格的作用，應(yīng)該樹立數(shù)據(jù)庫的概念，根據(jù)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)正確設(shè)置工作表，分清數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)輸出功能，通過不同的工作表或不同的區(qū)域來實現(xiàn)不同的功能。首先，對于輸入數(shù)據(jù)的工作表，應(yīng)該根據(jù)需要輸入數(shù)據(jù)的特點選擇有利于提高輸入效率和準(zhǔn)確性的數(shù)據(jù)輸入方式，對于需要重復(fù)輸入的數(shù)據(jù)，可以通過預(yù)先在一個工作表區(qū)域中定義名稱，然后就可以在不同的工作表中進行引用，并可能通過使用數(shù)據(jù)有效性形成下拉列表的序列輸入。這樣可以提高數(shù)據(jù)輸入效率。如果各個字段輸入的各記錄的數(shù)據(jù)都不同，但輸入的數(shù)據(jù)量比較大，為了提高數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性，減輕財會人員由于長時間直接在工作表的單元格中輸入數(shù)據(jù)引發(fā)的疲勞，建議使用數(shù)據(jù)菜單下的記錄單功能輸入和管理數(shù)據(jù)。另外，如果對輸入的數(shù)據(jù)有驗證準(zhǔn)確性的要求，并且需要下拉列表方式輸入某些字段的數(shù)據(jù)，可以專門在一個工作表中設(shè)計一個輸入表，就像輸入記賬憑證一樣，然后通過保存數(shù)據(jù)的宏命令把輸入數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)存儲到另外的數(shù)據(jù)庫表中。其次，作為存儲數(shù)據(jù)并需要進行數(shù)據(jù)處理的工作表，最好保持原始表格樣式，以工作表標(biāo)簽作為數(shù)據(jù)庫的標(biāo)識，不要在第一行合并單元格輸入表格的標(biāo)題，也不要有合并單元格等可能影響正確進行數(shù)據(jù)處理的操作，這樣形成簡單的行列結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫，有利于對數(shù)據(jù)庫表中的數(shù)據(jù)進行排序、篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視等數(shù)據(jù)處理。另外按管理要求進行數(shù)據(jù)處理，最好能夠用專門的工作表調(diào)用數(shù)據(jù)庫表的數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)處理，而保持原數(shù)據(jù)庫表的數(shù)據(jù)不變，以免由于誤操作或因數(shù)據(jù)處理后破壞原有的數(shù)據(jù)，造成數(shù)據(jù)混亂和損失。最后，作為數(shù)據(jù)處理結(jié)果需要輸出數(shù)據(jù)的工作表，可以按輸出數(shù)據(jù)表格的格式要求通過合并單元格等操作進行格式設(shè)置，然后運用函數(shù)或鏈接的方式引用數(shù)據(jù)處理結(jié)果，并輸出。
?。ㄋ模┨岣逧xcel應(yīng)用的智能化程度 在財會工作中，很多操作都具有重復(fù)性，對于這些重復(fù)性的操作，如果能夠錄制宏，然后在以后的操作過程中運行宏，可以提高財會人員的工作效率，并減少由于誤操作而造成數(shù)據(jù)處理差錯的可能性。一般沒有接觸過宏的財會人員以為宏很復(fù)雜，或者根本不知道有宏的存在。實際上只要財會人員懂得錄制宏的知識，并會運行宏，如果可能的話再掌握一些修改宏的知識，可以大幅度提高財會工作效率。
參考文獻：
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