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淺論加強公司營業(yè)網(wǎng)點營業(yè)款的安全性管理

一、銷售網(wǎng)點營業(yè)款管理舞弊動因分析

(一)銷售網(wǎng)點缺乏營業(yè)款安全性管理分級稽核控制體系

對于技術(shù)開發(fā)型企業(yè),股東全部為技術(shù)型人才,缺乏公司經(jīng)營管理方面的業(yè)務(wù)知識,公司又沒有制定一套較完善的公司經(jīng)營管理制度對公司管理人員進(jìn)行約束。而且公司處于從企業(yè)發(fā)展生命周期的創(chuàng)立階段到成長階段的轉(zhuǎn)向過程中,各股東都忙于公司的業(yè)務(wù)發(fā)展而忽略了依靠制度管理企業(yè)的必要性。

(二)稽核人員和銷售網(wǎng)點財務(wù)人員未發(fā)揮監(jiān)督與核對作用

營業(yè)網(wǎng)點營業(yè)款安全管理主要是為了保證銷售網(wǎng)點實際入賬的營業(yè)款與應(yīng)收款項保持一致,防范門店資金風(fēng)險。銷售網(wǎng)點把收款情況、現(xiàn)金收款憑證和銀行代收款報表上報至公司營業(yè)款稽核人員處進(jìn)行稽核時,財務(wù)人員未依據(jù)應(yīng)入賬款項與銀行對賬單核對一致,使得有關(guān)作案人員利用管理漏洞或職責(zé)失誤,利用各種違規(guī)違法渠道截留銷售網(wǎng)點每天的部分營業(yè)款,挪作他用,而公司往往不能及時發(fā)現(xiàn)銷售網(wǎng)點營業(yè)款短款等異常情況。

因此,營業(yè)款稽核人員不僅要對公司具體業(yè)務(wù)較為熟悉,而且必須具備一定的財務(wù)知識。

二、建立健全營業(yè)網(wǎng)點營業(yè)款安全性管控體系

(一)建立完善的銷售網(wǎng)點營業(yè)款安全性稽核管理控制體系

防范公司營業(yè)資金風(fēng)險的必要措施之一就是建立完善的銷售網(wǎng)點營業(yè)款安全性稽核管理控制體系,對于中小規(guī)模的企業(yè)來說,從成本效益角度來考慮,日常的復(fù)核工作建立二級復(fù)核體系就基本能保證達(dá)到監(jiān)督的效果。下面就對二級復(fù)核體系的建立作簡要闡述。

二級復(fù)核是公司總部財務(wù)部門的存貨管理員、應(yīng)收賬款核算人員、資金核算人員對公司全部營業(yè)網(wǎng)點的存貨、銷售、營業(yè)款進(jìn)行稽核。這級復(fù)核要三個崗位的人員同時進(jìn)行,缺少哪個崗位的復(fù)核工作都不行。因為對一個客戶的銷售業(yè)務(wù)的記錄起點是從貨物的收、發(fā)開始的,如果存貨的收、發(fā)記錄有誤,則必定影響到應(yīng)收賬款記錄的準(zhǔn)確性,進(jìn)而影響營業(yè)款記錄準(zhǔn)確性。三個部門工作應(yīng)相互協(xié)調(diào),復(fù)核結(jié)果應(yīng)相互通報。

另外,對于一些有設(shè)立審計部門的中小企業(yè)來說,對營業(yè)網(wǎng)點的營業(yè)款的復(fù)核除了日常的二級復(fù)核程序外,審計人員應(yīng)進(jìn)行不定期的抽查性稽核工作,以作為對二級復(fù)核效果的檢查。

(二)科學(xué)建立統(tǒng)一的稽核制度及考評辦法

稽核制度及考評辦法是營業(yè)網(wǎng)點營業(yè)額稽核工作順利開展的必要保證,公司總部應(yīng)明確營業(yè)額收入范圍、稽核流程及職責(zé)要求,建立起統(tǒng)一規(guī)范的營業(yè)額稽核管理制度及考評辦法。營業(yè)網(wǎng)點營業(yè)款稽核制度、考評辦法主要包含以下方面。

1.稽核營業(yè)網(wǎng)點營業(yè)款的重要性

首先,應(yīng)當(dāng)讓公司所有的財務(wù)工作人員充分認(rèn)識到營業(yè)網(wǎng)點營業(yè)款稽核工作的重要性。資金管理是企業(yè)內(nèi)部控制的重中之重,如果公司資金出了問題,有可能造成公司資金鏈出問題,從而引起公司的經(jīng)營陷入困難。而各營業(yè)網(wǎng)點營業(yè)款是公司銷售貨款來源的組成部分,所以加強營業(yè)網(wǎng)點的營業(yè)款稽核工作是很重要的。

2.稽核銷售網(wǎng)點營業(yè)款的準(zhǔn)確性

準(zhǔn)確性主要體現(xiàn)營業(yè)網(wǎng)點向客戶收取的現(xiàn)金不能出現(xiàn)錯收、少收或多收的現(xiàn)象,所收款項須與計量的款項費用相一致,且要核對銀行存款憑證或?qū)~單以保準(zhǔn)確足額交繳。

3.稽核銷售網(wǎng)點營業(yè)款的安全性與及時性

安全性涉及到營業(yè)網(wǎng)點收到的營業(yè)款存放是否安全的問題。因為各營業(yè)網(wǎng)點都要存放一些必備的找零錢、費用支出的備用金,當(dāng)天收到還來不及存入銀行的營業(yè)款。因此,各營業(yè)網(wǎng)點有必要配置保險柜,有條件的可安裝監(jiān)控設(shè)備,對每天的出納員手中的庫存現(xiàn)金最高限額作出規(guī)定,要求出納人員去銀行送存營業(yè)款時要有兩個人同去。

及時性就是稽核人員要檢查營業(yè)網(wǎng)點的當(dāng)天應(yīng)上繳的營業(yè)款是否在當(dāng)天繳存入公司的銀行賬戶。

4.稽核銷售網(wǎng)點營業(yè)款的考核管理辦法

對于中小企業(yè)來說,因為公司的投資人一般都直接參與公司的日常管理工作,所以公司制定的內(nèi)部控制制度相對較簡單,考核評價指標(biāo)相對也較簡單。企業(yè)內(nèi)部的營業(yè)網(wǎng)點營業(yè)款稽核工作崗位的考核,并沒有像銷售部門以銷售業(yè)績作為考核指標(biāo),生產(chǎn)部門以產(chǎn)量作為考核指標(biāo)。營業(yè)網(wǎng)點營業(yè)款稽核工作崗位的考核不能以某些量化的財務(wù)指標(biāo)作為其考核依據(jù),而是以公司制定的崗位工作要求完成情況作為其考核依據(jù)。

營業(yè)網(wǎng)點營業(yè)款稽核工作崗位的主要工作要求有:檢查各營業(yè)網(wǎng)點的存貨收發(fā)量、銷售業(yè)務(wù)、營業(yè)款回收方面的記錄是否準(zhǔn)確、及時,收到的現(xiàn)金營業(yè)款繳存是否及時、足額上繳公司,員工的工作創(chuàng)新能力。對工作考核出色的員工適當(dāng)?shù)莫剟?,是對其工作成績的肯定,能起到鼓勵的作用;對工作考核不合格的員工,可以通過加強培訓(xùn)來提高其業(yè)務(wù)水平,對培訓(xùn)后仍達(dá)不到要求的員工,或不愿意接受培訓(xùn)的員工,應(yīng)當(dāng)實行崗位調(diào)離甚至淘汰,以確保企業(yè)正常工作運轉(zhuǎn)。

三、完善相關(guān)配套措施

銷售網(wǎng)點營業(yè)款稽核是一項長期而復(fù)雜的任務(wù),公司除了要具備統(tǒng)一規(guī)范、科學(xué)高效的營業(yè)款安全性管控體系外,尚需完善一系列必要的配套措施。

(一)提高銷售網(wǎng)點工作人員的職業(yè)道德水平,加強網(wǎng)點財務(wù)人員財經(jīng)法規(guī)知識的培訓(xùn)與教育

公司財務(wù)人員除了要參加財政部門要求的會計后續(xù)教育培訓(xùn)外,公司應(yīng)當(dāng)定期組織各營業(yè)網(wǎng)點財務(wù)人員學(xué)習(xí)新的財經(jīng)法規(guī)知識、公司各項管理制度,加強員工的職業(yè)道德培訓(xùn)。制度是需要人來執(zhí)行的,如果員工沒有良好的職業(yè)道德,沒有工作責(zé)任感,企業(yè)制定了再好的管理制度也起不了作用。

(二)建設(shè)一支綜合素質(zhì)強的稽核人員隊伍

公司財務(wù)人員的穩(wěn)定性是建設(shè)一支綜合素質(zhì)強的稽核人員隊伍的前提之一,公司要為員工提供一個良好的工作、生活環(huán)境,讓員工在企業(yè)工作有歸屬感。還要為員工提供學(xué)習(xí)的機(jī)會,只有通過不斷的學(xué)習(xí),才能提高自身的業(yè)務(wù)水平。

(三)建設(shè)銀企電子對賬平臺,提高營業(yè)款稽核效率

目前公司和銀行對賬比較費時費力,大大降低了銷售網(wǎng)點營業(yè)款稽核工作的效率,如果公司能與銀行加強合作,利用對賬平臺完成繳款與銀行到賬數(shù)據(jù)的電子核對,必將提升銀企對賬效率,從而提升銷售網(wǎng)點營業(yè)稽核效率。當(dāng)然現(xiàn)代的電子科技在公司經(jīng)營管理中運用的程度,應(yīng)視公司規(guī)模與實際情況而定,考慮成本與效益原則。

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