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有效內部控制系統(tǒng)的特征

有效內部控制系統(tǒng)的特征
  內部控制是指經(jīng)濟單位和各個組織在經(jīng)濟活動中建立的一種相互制約的業(yè)務組織形式和職責分工制度。內部控制的目的在于改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟效益。它是因加強經(jīng)濟管理的需要而產(chǎn)生的,是隨著經(jīng)濟的發(fā)展而發(fā)展完善的。最早的控制主要著眼于保護財產(chǎn)的安全完整,會計信息資料的正確可靠,側重于從錢物分管、嚴格手續(xù)、加強復核方面進行控制。隨著商品經(jīng)濟的發(fā)展和生產(chǎn)規(guī)模的擴大,經(jīng)濟活動日趨復雜化,才逐步發(fā)展成近代的內部控制系統(tǒng)。

  有效內部控制系統(tǒng)的特征

  有效的內部控制系統(tǒng)對企業(yè)很重要,它具有以下特征:

  (1)可靠、富有競爭力和遵守職業(yè)道德的員工。

  支付高薪吸引高素質員工,訓練員工使其做好本職工作,監(jiān)督職員工作等措施都有助于公司建立一支富有競爭力的員工隊伍,此外企業(yè)還可以通過將雇員在多個崗位上輪換來增加靈活性,從而提高職責的可靠性。

  (2)合理分工。

  在具有良好的內部控制系統(tǒng)的企業(yè)中,任何一項重要的職責都不應被忽略,每個雇員都要承擔一定的責任,即所有的責任都應明確界定并清楚地劃分給每個人。另外還有內部和外部審計、憑證和記錄、電子設備及其他控制。

  (3)合理授權。

  企業(yè)一般都有一套書面的制度來規(guī)定批準的程序。任何一種對標準政策的偏離均需得到適當?shù)氖跈?。例如,在零售商店中,對金額超過商店一般限額的顧客支票結算,需經(jīng)其經(jīng)理或助理經(jīng)理的同意。

  (4)職責分離。

  明智的管理方法是針對業(yè)務責任在兩個或更多的人或部門之間分配。職責分離限制了舞弊的機會,提高了會計記錄的準確性。這一內部控制的重要組成部分包括以下內容:

  ① 業(yè)務與會計相分離。 整個會計職能應該完全獨立于經(jīng)營部門,如制造部門、銷售部門等,以保證會計記錄的可靠性。例如,應是產(chǎn)品檢查員而非機器操作人員清點產(chǎn)品數(shù)量,應是會計人員而非銷售人員進行存貨記錄。

 ?、?資產(chǎn)的保管與會計相分離。如果會計不能經(jīng)管現(xiàn)金,出納不能接近會計記錄,那么各自誘惑和欺詐行為就會減少。如果一個職員既經(jīng)管現(xiàn)金又負責會計記錄,該職員就可以盜竊現(xiàn)金并通過在賬簿上作一筆假分錄來隱瞞自己的盜竊行為。我們知道財務主管掌管現(xiàn)金,會計主任負責現(xiàn)金的會計處理。任何一個人都不能負責所有的工作。

  應由不負責會計記錄的庫房人員管理存貨。如果他們也能對存貨進行會計記錄,就可能偷走存貨并將其作為殘次品在會計記錄上沖銷。在電算化會計系統(tǒng)中,保管資產(chǎn)的人不應接近計算機。同樣,計算機程序員也不應接近像現(xiàn)金這樣的資產(chǎn)。

  ③ 業(yè)務授權與相關資產(chǎn)保管相分離。如果可能,管理業(yè)務的人不應經(jīng)管相關的資產(chǎn)。例如,批準向供貨商付款的人與簽發(fā)支票的人不應是同一人,如果同時具有這兩項職權,此人就可以授權向自己付款并向自己簽發(fā)支票。而當這些職責相分離時,只有合法的賬單才能被支付。又如負責現(xiàn)金收入的人不應有權沖銷應收賬款。


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