財務系統(tǒng)管理選型之數據共享
財務系統(tǒng)(或稱之為會計系統(tǒng))是根據財務目標設立組織機構、崗位，配置管理權責和人員，對經營活動、財務活動進行反映、監(jiān)督、控制、協(xié)調的運作體系。財務系統(tǒng)一般具有多幣種的處理能力，可由用戶定義賬本位幣，并可以用任何幣種為單位進行統(tǒng)計分析。財務系統(tǒng)為用戶提供符合我國財務的多種格式的憑證和賬簿，包括：收款憑證，付款憑證，轉賬憑證，數量憑證，外幣憑證;銀行、現金日記賬，數量賬，往來賬、多欄賬，總賬，明細賬等。財務系統(tǒng)具有功能豐富，靈活性，通用性強，操作簡便，嚴密可靠的特點，它是財務管理的一個核心部分，為企業(yè)的庫存，采購，銷售，生產等提供指導，為企業(yè)領導的決策提供及時、準確的財務信息。
財務系統(tǒng)管理選型之數據共享
企業(yè)財務系統(tǒng)管理軟件，其涉及的范圍往往只有財務一個部門?？墒峭鯐灾?，財務部門是所有業(yè)務的終結點。財務軟件需要用到其他部門的數據，而財務軟件中的有些數據也需要共享給其他部門使用中小企業(yè)財務管理軟件，其涉及的范圍往往只有財務一個部門?？墒峭鯐灾?，財務部門是所有業(yè)務的終結點。財務軟件需要用到其他部門的數據，而財務軟件中的有些數據也需要共享給其他部門使用。因此如何提數據的共享程度，也是財務管理軟件選型的考察要點之一。不過王曉對這方面還比較陌生，到底哪些數據需要共享，該通過什么手段來共享，他沒有直觀的印象。為此，跟這方面的專家倪建峰探討之后，王曉得到下面四個建議。
建議一：先確定共享的內容
由于財務軟件中的數據比較機密，所以不是所有數據都可以共享的。因此需要首先確認哪些數據需要、允許共享，以及共享的對象是誰。如：在財務系統(tǒng)中有帳齡分析表、應收帳款余額表等等。這些報表?？赡茕N售經理或者銷售人員也需要察看。有些企業(yè)是財務人員每個星期或者每天把報表導出來，然后發(fā)給相關的人員。這無疑增加了財務人員額外的工作量，而且及時性也會有問題。如果能夠把這些有用的信息共享出來供相關人員實時查詢，就可以大大提高系統(tǒng)效率。
所以建峰提議IT主管首先要確認需要共享的內容。根據自己的工作經驗，建峰認為財務系統(tǒng)中往往有如下數據需要共享：一是前面談到的應收帳款余額表，可能財務總監(jiān)、銷售經理或者銷售人員都需要訪問。二是財務系統(tǒng)中的計件工資等信息，生產部門、人事部門都需要查詢。三是應付帳款余額表與到期應付帳款數目，供應商有時候會詢問采購員這方面的信息。如果不共享這個數據，那么采購員每次還要再去問財務人員，那就要多轉幾個彎了。另外，企業(yè)可能還有一個付款計劃表，這也是采購人員所需要的。四是部門費用統(tǒng)計表。有些企業(yè)采取了部門費用預算制度，來控制部門的開銷、節(jié)省辦公費用。此時系統(tǒng)中的部門費用統(tǒng)計表也要能夠讓各個部門及時查詢到，以利于他們安排開支，等等。
所以要提高財務軟件數據的共享，IT主管首先要做的就是跟各個部門協(xié)商，確定需要共享的內容。在其他部門人員不知道哪些數據需要共享的時候，可以根據前面的內容，給其他部門一些數據共享的建議。
建議二：確定數據訪問的權限
以上這些數據并不是每個部門都同時擁有共享的權限。出于數據安全的考慮，有些數據共享只能夠保留在某個部門的級別，甚至只有個別用戶才能夠訪問。如上面講到的應收帳款余額，可能只有銷售經理或者銷售人員才能夠訪問，而其他人，如采購人員等等，無法訪問這個應收帳款的信息。有些企業(yè)可能控制得更嚴格，每個銷售人員只能查詢自己所負責的客戶的應收帳款信息。當然，有些數據可能是全公司都是公開的，如部門費用預算報表等等。
所以雖然有很多數據需要共享，但是他們共享的程度不同。因此IT主管確認了需要共享的內容之后，還需要同時確認這些共享數據訪問的權限。通過權限訪問的控制，可以保障這些共享數據的安全性。
在確定共享數據訪問權限的時候，建峰提出，要先定義訪問的角色級別。如公司全部人員共享、部門級別共享、部門經理獨享、經理層共享、高層管理者共享等等級別。然后根據這個級別再去對應特定的共享文件。如果讓用戶一一去指定訪問者，后續(xù)的權限控制就太復雜了。通過組或者角色的思路控制文件訪問權限，無論是實現起來還是后續(xù)維護都會非常方便。
建議三：選擇數據共享的實現方式
以上兩個工作，需要在軟件選型之前先搞定。然后就需要考慮該采用什么方式來實現這個數據的共享呢。通常情況下，有兩種方式。一是通過財務軟件客戶端的方式。即在每個需要訪問財務軟件數據的員工那邊，安裝財務軟件的客戶端。讓他們可以通過客戶端直接訪問數據庫中存儲的數據。二是通過Excel等輔助工具。Excel等辦公軟件可以直接連接到數據庫中讀取數據。管理員可以根據需要設置一定的格式，讓Excel等辦公軟件繞過財務軟件客戶端來查詢相關的數據。
無論采用那種方式，各有優(yōu)缺點。有些財務軟件可能有客戶端使用量的限制，即按照用戶來收費。此時如果只給一些查詢的用戶配置財務軟件客戶端的話，感覺上就有點浪費。當然，采用軟件客戶端來進行數據共享，在數據訪問控制上會更勝一籌。
因此建峰指出，如果企業(yè)覺得有數據共享的必要，軟件選型時就需要考慮軟件的客戶端是否有使用人數的限制。如果共享的用戶比較多，最好選擇那些不按人數來收費的軟件。如果需要共享數據的人數少、共享需求單一，那用Excel最合算，而且操作也簡單。
建議四：判斷權限控制是否完善
當財務軟件只歸財務一個部門使用的時候，即使數據查詢權限不怎么完善也可以大致將就。例如：每個財務人員可以查詢財務系統(tǒng)中的所有數據，這也是可行的。但是，如果財務管理軟件向非財務人員公開，就一定需要有權限控制方案。
因此如果企業(yè)有共享財務管理軟件中數據的需求，IT主管選型時必須要考察財務管理軟件中的權限控制。具體來說，要注意如下幾方面內容。
一是能否按組或者按角色對用戶進行授權，而不是直接對用戶進行授權。如果企業(yè)的員工比較多，有幾十個甚至上百個員工需要訪問財務管理軟件中的數據，那么系統(tǒng)管理員維護這個權限的工作量將會變得很大。而通過組或者角色進行授權，則即可以保障數據的安全性，同時維護的工作量也不會很大。
二是對數據的只讀限制。通常情況下，財務軟件中數據的修改只能有財務人員完成，而其他部門的用戶只有查詢數據的權限，無法對這些數據進行任何的更改。即使其他人員發(fā)現數據有錯誤，也不能夠擅自更改，必須通知財務人員進行更改。為此系統(tǒng)中最好有現成的角色，如用戶查詢角色。如果把用戶加入到這角色中，則用戶只具有數據查詢的權限。這就方便了權限的設置。
三是對權限的控制最好能夠細化到字段。如在財務系統(tǒng)中，能否反映出一個月的出貨金額。作為銷售人員，他們可能需要了解每個產品的具體出貨金額，即產品的單個售價情況。而作為倉庫部門，他們則不能夠知道產品的售價，他們只需要關注當月產品總的出貨金額即可。
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