摘 要：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，人類已進入了信息社會和知識時代。面對市場經(jīng)濟競爭日益激烈的新形勢，秘書的工作重點也由比較單一的事務(wù)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槭聞?wù)與參謀并重，工作方式由被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。傳統(tǒng)的工作觀念、工作方式已經(jīng)適應(yīng)不了新形勢的發(fā)展需求。本文主要針對如何提升秘書人員自身的職業(yè)能力進行論述，希望能進一步提高我們秘書人員的辦事效率。
關(guān)鍵詞：秘書；職業(yè)能力；企業(yè)；學(xué)習(xí)能力
改革開放以來，我國的經(jīng)濟模式已經(jīng)逐漸從計劃經(jīng)濟轉(zhuǎn)變?yōu)槭袌鼋?jīng)濟，我們企事業(yè)單位的負責(zé)人（黨政機關(guān)的各級領(lǐng)導(dǎo)）所肩負的責(zé)任要比過去大很多。這就無形中要求秘書人員也應(yīng)跟上領(lǐng)導(dǎo)工作的相應(yīng)變化，把協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)指揮、決策、控制、協(xié)調(diào)作為自己的主要職責(zé)。那么，究竟如何提高秘書人員的自身職業(yè)能力呢？筆者總結(jié)如下。
一、合理安排上司的日常工作
合理并且有效協(xié)助上司安排工作是對秘書的要求；任何事情都有主次、輕重、緩急之分；做好秘書工作的學(xué)問很多。上司的工作很忙，事情很多，有時候甚至可能會很繁雜。但是每個人的精力是有限的。上司的工作不可能做到事無巨細、面面俱到；因此，在領(lǐng)導(dǎo)的工作安排上應(yīng)當(dāng)遵循一定的原則。作為一個優(yōu)秀的秘書，就應(yīng)該合理安排事情的順序。讓上司能夠先處理重要的、著急的事情；后處理相對不重要和相對不著急的事情；這樣可以使上司將有限的精力放在處理重要的問題上。對于同等重要的事情又可以先處理簡單好處理的，后處理復(fù)雜不好處理的事情，等等。對于上司每天工作安排的數(shù)量的多少，順序的先后，不是一個簡單、隨意的累加和排序，而是一個既嚴(yán)肅又講究藝術(shù)的問題。在什么時間、什么情況、什么條件下、處理什么樣的事情都是件很講究的事情。在不同時間、情況和條件下處理同一件事情的結(jié)果可能就不一樣，效率也不同，甚至差別很大；所以對于同類緊急重要的問題處理上，甚至對不同種類緊急重要的問題處理上，選擇的時機和先后順序也是各不相同的；這實際上是對秘書能力上更高層的要求。
二、具備再次學(xué)習(xí)的能力
要成為一個合格的秘書，應(yīng)積極主動地發(fā)展自己的專業(yè)知識，獲取與工作有關(guān)的信息，更新自己的知識結(jié)構(gòu)。不滿足現(xiàn)狀:不會在新知識的獲取上存在惰性或?qū)I(yè)的新動態(tài)缺乏關(guān)注。豐富專業(yè)知識:有求知欲，不滿足于現(xiàn)有的知識儲備，不斷吸取新信息保持與專業(yè)知識同步發(fā)展。愿意并且善于向他人學(xué)習(xí)，能主動向他人請教或借鑒他人有效的工作方法和技能，并以此解決問題、指導(dǎo)工作。拓展知識面:鉆研新領(lǐng)域，掌握新技能，主動學(xué)習(xí)其他專業(yè)的知識和技能，拓寬自己的知識面，利用本專業(yè)范圍外知識來提升業(yè)務(wù)水平，使本職工作完成得更為出色。傳播新知識:在公司工作范圍外尋找機會以提高自己的知識水平，并通過在專業(yè)雜志上出版自己的文章來展現(xiàn)自己這方面的能力。充當(dāng)起新技術(shù)的倡導(dǎo)者與傳教士的角色，營造良好的學(xué)習(xí)氛圍。
三、具有獻身組織的精神
團隊精神是指愿意與他人合作，作為某團體的一分子去共同完成一項任務(wù)的精神;獻身組織的精神是指根據(jù)組織的需要、重要性以及目標(biāo)，來調(diào)節(jié)自己行為的能力和自愿度，與那些能提高組織目標(biāo)或滿足組織需要的行為相關(guān)。
行為描述:表達出對團隊的正向期望;表現(xiàn)出理智以及對他人智慧的尊重;關(guān)注他人的觀點，改善團隊合作;鼓勵他人;有努力適應(yīng)的行為;表現(xiàn)出忠誠的榜樣;表現(xiàn)出支持公司的使命和目標(biāo);愿意為公司犧牲自己個人的利益。
秘書人員的工作紛繁雜亂，常常要與公司里各個部門共同協(xié)作，才能完成工作，因此具備高度的團隊精神是秘書人員取得優(yōu)秀績效的重要素質(zhì)。此外，由于秘書工作的特殊性質(zhì)，自己不能確定自己的時間安排，往往需要遷就領(lǐng)導(dǎo)或同事的時間表，因此會犧牲很多個人時間，因此優(yōu)秀的秘書人員一定要具備獻身組織的精神。
四、應(yīng)掌握必要的溝通技巧
秘書人員在日常與人溝通中講究技巧很重要。一般說來，人們在與自己同等級、同層次的人講話時，表現(xiàn)會比較正常，行為舉止都會比較自然。但是，在與比自己地位高的人交往時，就可能表現(xiàn)比較拘謹(jǐn)，感到緊張甚至自卑；相反，在與社會地位低于自己的講話時，又會表現(xiàn)得比較自如、自信。上下級間的溝通好壞，不只影響領(lǐng)導(dǎo)對你的印象，有時甚至?xí)绊懸粋€人的工作和前途。秘書人員跟領(lǐng)導(dǎo)說話應(yīng)在保持獨立人格的前提下，采取不卑不亢的態(tài)度。對領(lǐng)導(dǎo)必要的尊重是需要的，但是一定避免采用過分拘謹(jǐn)、謙恭、服從，甚至唯唯諾諾的態(tài)度講話，更不要一味附合、阿諛奉承等等。這樣只會有損自己的人格，既得不到應(yīng)有重視與尊重，又有可能會引起領(lǐng)導(dǎo)的反感和輕視。在必要的場合，秘書自身也不必害怕表示自己的不同觀點，只要是從工作出發(fā)，擺事實，講道理，領(lǐng)導(dǎo)一般是予以接受的。此外，與領(lǐng)導(dǎo)談話還要選擇有利時機。例如，領(lǐng)導(dǎo)每天要考慮的問題很多。所以，如果是個人瑣事，就不要在他埋頭處理大事時去打擾他。應(yīng)該根據(jù)自己的問題重要與否，去選擇適當(dāng)時機反映。否則，很容易會招致領(lǐng)導(dǎo)的反感，更別說解決問題了。在待人接物時要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，不要擺出官僚的作風(fēng)，樹立良好的形象。秘書實際上是公司對外展示形象的一個窗口。
五、結(jié)語
秘書的工作職責(zé)看似簡單，要想做好秘書工作確又不是很容易。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，秘書被賦予的內(nèi)涵和角色也在逐漸發(fā)生著改變。我們的秘書人員只有同時具有良好的廣博的知識、綜合素質(zhì)、專業(yè)的培訓(xùn)和豐富的工作方法和工作經(jīng)驗才能更好的實現(xiàn)秘書人員的助手和參謀作用。
