南京XX有限公司（以下簡(jiǎn)稱“XX公司”）在近年來(lái)的管理實(shí)踐中，嘗試全面預(yù)算的創(chuàng)新管理制度，以全面預(yù)算保障業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的落實(shí)，通過(guò)合理分配資源，加強(qiáng)公司整體的計(jì)劃、協(xié)調(diào)、溝通，收到了一定成效。
XX公司預(yù)算管理的運(yùn)行過(guò)程實(shí)際上就是不斷思考和改進(jìn)管理的過(guò)程，特別是通過(guò)近兩年的管理創(chuàng)新，預(yù)算的作用得到了較好的體現(xiàn)。XX在全面預(yù)算管理方面的主要?jiǎng)?chuàng)新有：
一、成立專門的成本部，專門負(fù)責(zé)預(yù)算管理工作
公司為了做好全面預(yù)算管理工作，在2010年就專門成立了成本部，由這個(gè)部門主導(dǎo)全公司的預(yù)算工作。當(dāng)時(shí)成立成本部的初衷主要有兩個(gè)，一個(gè)是通過(guò)這個(gè)部門加強(qiáng)對(duì)公司成本的管理，承擔(dān)全公司降低成本（包括采購(gòu)成本、生產(chǎn)成本及運(yùn)營(yíng)成本等）的指標(biāo)；二是通過(guò)預(yù)算，加強(qiáng)對(duì)成本和費(fèi)用支出的管理。成本部預(yù)算管理方式是“先自上而下，再自下而上”，即先由公司管理委員會(huì)確定全公司每年/月的資金預(yù)算總額，再由成本部下發(fā)到各部門分解指標(biāo)，然后各部門根據(jù)自身實(shí)際情況在分解的指標(biāo)范圍內(nèi)上報(bào)本部門的每年/月預(yù)算到成本部，成本部再與各部門溝通確認(rèn)，審核各部門上報(bào)的預(yù)算合理性和必要性之后，最后由成本部匯總?cè)镜拿磕?月的預(yù)算總額，匯報(bào)給公司管理委員會(huì)。公司管理委員會(huì)確認(rèn)之后，由財(cái)務(wù)部保障預(yù)算資金。成本部成立以來(lái)，通過(guò)主導(dǎo)預(yù)算的編制、審核及決算，有力地控制了公司成本費(fèi)用開(kāi)支，協(xié)助公司順利實(shí)現(xiàn)了利潤(rùn)戰(zhàn)略目標(biāo)。
二、強(qiáng)調(diào)全員參與，尤其是業(yè)務(wù)部門要真正參與到預(yù)算管理活動(dòng)中
雖然預(yù)算工作在XX公司由成本部主導(dǎo)，但是預(yù)算管理不只是成本部的工作，而是強(qiáng)調(diào)全公司參與，尤其是業(yè)務(wù)部門要實(shí)際參與到預(yù)算活動(dòng)中?，F(xiàn)在，XX在預(yù)算目標(biāo)的確定過(guò)程中，預(yù)算會(huì)細(xì)化到每一個(gè)業(yè)務(wù)部門并與績(jī)效考核掛鉤，業(yè)務(wù)部門、成本部、財(cái)務(wù)部和總經(jīng)理四方根據(jù)當(dāng)年/月預(yù)計(jì)生產(chǎn)（經(jīng)營(yíng)）規(guī)模，參照上年度/月度實(shí)際情況，經(jīng)過(guò)上下幾輪的討論交流，才會(huì)確定出當(dāng)年/月相對(duì)合理的成本費(fèi)用支出預(yù)算金額，業(yè)務(wù)部門也認(rèn)同公司根據(jù)這些預(yù)算結(jié)果對(duì)部門業(yè)績(jī)所作的評(píng)價(jià)，體現(xiàn)出了預(yù)算從編制到考核的認(rèn)真和嚴(yán)謹(jǐn)。平時(shí)，成本部和財(cái)務(wù)部也幫助相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人想辦法，既要實(shí)現(xiàn)增收節(jié)支的目的，又要讓業(yè)務(wù)部門通過(guò)努力能夠達(dá)到目標(biāo)。每個(gè)月度，成本部和財(cái)務(wù)部都會(huì)對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行專題分析，交流預(yù)算目標(biāo)的確定是否合理、發(fā)生偏差的原因、需要注意的事項(xiàng)等。對(duì)于這樣的預(yù)算說(shuō)明會(huì)及預(yù)算分析報(bào)告，業(yè)務(wù)部門表現(xiàn)出極大的關(guān)注，因?yàn)樯婕暗角猩砝?，無(wú)論是預(yù)算制定還是預(yù)算執(zhí)行以及預(yù)算分析說(shuō)明會(huì)，業(yè)務(wù)自始自終都參與其中。不僅如此，業(yè)務(wù)人員通過(guò)預(yù)算實(shí)踐工作，進(jìn)一步梳理了業(yè)務(wù)核算的過(guò)程，對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程中的各項(xiàng)成本也有了更明確的概念，通過(guò)預(yù)算掌握了業(yè)務(wù)過(guò)程中所必不可少的成本管理知識(shí)。
三、編制詳盡的預(yù)算管理制度體系，使預(yù)算管理工作更細(xì)化、更便利
很多公司在預(yù)算工作中遇到的最大困難，就是對(duì)預(yù)算編制方法和預(yù)算管理制度的理解不清晰，公司上層不能有效傳達(dá)預(yù)算管理思路和方法，導(dǎo)致全公司無(wú)法形成統(tǒng)一的步調(diào)，最終不但預(yù)算管理效果很差，而且還對(duì)正常業(yè)務(wù)開(kāi)展造成很大的困擾。XX公司認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，這幾年摸索出了一套適用于天溯自身實(shí)際情況的預(yù)算管理制度體系，并持續(xù)在全公司加大宣傳力度，使全公司每位員工尤其是部門管理者對(duì)預(yù)算的目的、方法、考核等內(nèi)容都能有清晰的理解，使公司預(yù)算管理事半功倍。具體來(lái)說(shuō)，XX的預(yù)算管理制度體系主要包括：
1、《預(yù)算管理辦法》。這個(gè)文件在總體上描述了預(yù)算管理制度的原則和方法，包括：預(yù)算目的、編制方法和時(shí)間要求、預(yù)算調(diào)整方法和程序、跟蹤管理方法、監(jiān)督考核的手段和方法等內(nèi)容。這里要特別強(qiáng)調(diào)一下預(yù)算編制的時(shí)間要求和預(yù)算調(diào)整方法，前者明確了各部門預(yù)算提交的時(shí)間界限，是保證公司預(yù)算管理順利進(jìn)行的重要制度保障；后者是為保證公司業(yè)務(wù)順利進(jìn)行而設(shè)置的一項(xiàng)彈性制度，業(yè)務(wù)部門可以根據(jù)實(shí)際情況申請(qǐng)調(diào)整預(yù)算，但是申請(qǐng)?jiān)虮仨毷钱?dāng)時(shí)編制預(yù)算時(shí)未能預(yù)見(jiàn)到的合理原因，而且預(yù)算調(diào)整必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，否則就要影響部門考核結(jié)果。因此，XX的預(yù)算管理制度可以說(shuō)是既有剛性，又有一定的彈性：既能保障預(yù)算制度的嚴(yán)肅性和嚴(yán)謹(jǐn)性，又以支持業(yè)務(wù)發(fā)展為目的，不因預(yù)算的剛性影響到實(shí)際業(yè)務(wù)的靈活開(kāi)展。
2、《預(yù)算編制導(dǎo)則》。這個(gè)文件主要是幫助各部門在編制年度/月度預(yù)算時(shí)，更清晰地了解哪些種類費(fèi)用應(yīng)該遵循哪種預(yù)算編制方法。因?yàn)閄X的預(yù)算是細(xì)化到各個(gè)業(yè)務(wù)部門的，而每個(gè)部門的費(fèi)用支出類型又不一樣，實(shí)際工作中的情況也千差萬(wàn)別，這就給各部門預(yù)算編制工作帶來(lái)很大的困擾。XX成本部和財(cái)務(wù)部在了解全公司各部門具體情況的基礎(chǔ)上，詳細(xì)制訂了一張“部門預(yù)算模板”，里面列明了一個(gè)部門可能會(huì)遇到的各項(xiàng)費(fèi)用名稱，并且在《預(yù)算編制導(dǎo)則》中規(guī)定了這些費(fèi)用科目應(yīng)該遵循的預(yù)算編制方法?！秾?dǎo)則》中對(duì)費(fèi)用的規(guī)定非常詳細(xì)，十分便于各部門使用。比如對(duì)于“辦公用品采購(gòu)費(fèi)用”，就詳細(xì)規(guī)定：屬于設(shè)備類的（如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等），原則上由申請(qǐng)采購(gòu)部門承擔(dān)預(yù)算和報(bào)銷；屬于設(shè)備的配件耗材類的（如硒鼓、墨盒等），由行政部做預(yù)算和報(bào)銷；屬于辦公用品類的（如文具、打印紙等），由各部門每月申報(bào)需求給行政部，再由行政部統(tǒng)一做預(yù)和報(bào)銷。外地辦事處可以自行采購(gòu)，自行做預(yù)算（并到銷售部門預(yù)算中）和報(bào)銷。
3、《預(yù)算問(wèn)題釋疑》。這個(gè)文件用一問(wèn)一答的形式，收集整理了各部門在實(shí)際預(yù)算活動(dòng)中遇到的各種典型問(wèn)題，并作了詳細(xì)、規(guī)范的解答，便于各部門在碰到這些問(wèn)題時(shí)參考使用。通過(guò)這種釋疑形式，基本上涵蓋了各部門在預(yù)算中遇到的各類問(wèn)題，各部門使用起來(lái)非常方便，獲得了全公司的好評(píng)。同時(shí)，《預(yù)算釋疑》一般每半年會(huì)再更新一次，將新遇到的問(wèn)題補(bǔ)充文件中，不斷充實(shí)文件內(nèi)容。
4、《部門預(yù)算管理臺(tái)賬（樣表）》。這是為指導(dǎo)每個(gè)部門主管進(jìn)行有效的預(yù)算管理，為各個(gè)部門編寫(xiě)的一個(gè)臺(tái)賬樣式。每個(gè)部門主管只要按照部門臺(tái)賬樣表的形式每月月底填寫(xiě)，即可方便地實(shí)現(xiàn)對(duì)本部門費(fèi)用支出的月度跟蹤和分析。成本部還要求每個(gè)部門主管月底要提交臺(tái)賬給成本部審核，否則該部門該月的預(yù)算考核為不合格，以此來(lái)督促每個(gè)部門主管切實(shí)做好預(yù)算。此外，預(yù)算管理制度體系中還有《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》、《預(yù)算分析報(bào)告（公司級(jí)、部門級(jí)）》、《預(yù)算考核辦法》、《預(yù)算考核計(jì)算表》等文件，從各個(gè)角度充實(shí)預(yù)算管理工作，貫穿預(yù)算工作的全過(guò)程。
四、通過(guò)預(yù)算工作改進(jìn)業(yè)務(wù)流程，節(jié)約大量運(yùn)營(yíng)成本
XX公司的預(yù)算管理不僅表現(xiàn)在監(jiān)督和管控方面，更重要的是體現(xiàn)在通過(guò)預(yù)算了解和改進(jìn)業(yè)務(wù)流程。在2011年，我們發(fā)現(xiàn)辦公用品各部門每月的采購(gòu)金額居高不下，每個(gè)月報(bào)上來(lái)的辦公用品金額都只漲不減。通過(guò)分析預(yù)算及溝通后，我們發(fā)現(xiàn)各部門每月在采購(gòu)辦公用品時(shí)，一方面由于是各部門零星自行采購(gòu)，議價(jià)能力弱導(dǎo)致單價(jià)高，另一方面各部門由于零星分次采購(gòu)，每次金額都不大，部門主管也不太關(guān)注這方面的節(jié)約，因此導(dǎo)致金額不斷增大。于是，我們?cè)?011年年中時(shí)改變了辦公用品采購(gòu)方式，由每個(gè)部門自行采購(gòu)改為由行政部集中統(tǒng)一采購(gòu)，每月月初由行政部收集匯總各部門辦公用品采購(gòu)需求，形成一張全公司總的采購(gòu)需求表，再由行政部統(tǒng)一采購(gòu)，采購(gòu)回來(lái)后由各部門根據(jù)原提交的需求表領(lǐng)取辦公用品。每月行政部還會(huì)會(huì)同成本部一起分析辦公用品的采購(gòu)情況，形成分析報(bào)告，并對(duì)各個(gè)部門人均辦公用品耗費(fèi)額進(jìn)行全公司排名，在全公司發(fā)布分析報(bào)告和排名。通過(guò)上述改進(jìn)流程的措施，XX公司2011年下半年辦公用品耗費(fèi)金額比去年同期下降了30%以上，并且加強(qiáng)了全體員工節(jié)約辦公用品的成本意識(shí)。類似的通過(guò)預(yù)算管理發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)流程問(wèn)題的例子還有很多，XX公司在近兩年的預(yù)算管理活動(dòng)中，不僅提高了管理水平，而且切實(shí)降低了公司運(yùn)營(yíng)成本，獲得了良好的效益。
經(jīng)過(guò)兩年多的實(shí)踐，XX公司的預(yù)算管理在配置資源、支持領(lǐng)導(dǎo)決策、實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)等方面的作用成效斐然。企業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)大幅提升，經(jīng)濟(jì)效益和盈利水平快速增長(zhǎng)，資產(chǎn)質(zhì)量和運(yùn)營(yíng)效率持續(xù)提高。2009-2011年，XX公司利潤(rùn)年均增長(zhǎng)20%以上，凈資產(chǎn)收益率年均增長(zhǎng)30%以上，年人均勞動(dòng)產(chǎn)出達(dá)80萬(wàn)元以上。開(kāi)展預(yù)算工作以來(lái)，每年/月的預(yù)算達(dá)成率均在95%以上，有效地控制了資金的無(wú)序支出，并使財(cái)務(wù)部門組織資金更加從容，保障了公司的現(xiàn)金流安全。同時(shí)，通過(guò)在全公司開(kāi)展全面預(yù)算管理，增強(qiáng)了公司員工的成本控制意識(shí)，極大程度上避免了資源大量浪費(fèi)，也提高了各部門主管的成本管理水平，增強(qiáng)了各部門之間的流程運(yùn)行的效率和效益。
目前，XX公司總結(jié)出來(lái)的這套符合企業(yè)自身特點(diǎn)的預(yù)算管理體系，已經(jīng)在公司順利實(shí)施并深入人心，得到了從高層領(lǐng)導(dǎo)到基層員工的一致認(rèn)可。XX公司將進(jìn)一步加強(qiáng)預(yù)算管理創(chuàng)新，使全面預(yù)算管理體系更加切合企業(yè)實(shí)際發(fā)展的需要，實(shí)現(xiàn)預(yù)算的管理價(jià)值，更好地發(fā)揮預(yù)算“看不見(jiàn)的管理”的效用。（【聲明】本文系網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)載，內(nèi)容為作者個(gè)人觀點(diǎn)，本站擁有對(duì)此聲明的最終解釋權(quán)。）
