摘要：江蘇省屬高校的國有資產(chǎn)在2012年已經(jīng)全面采用“江蘇省屬高校國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)”進(jìn)行統(tǒng)一管理。在實行新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)后，高校的固定資產(chǎn)購置流程會發(fā)生較大變化，資產(chǎn)賬務(wù)處理也將面臨調(diào)整。本文介紹了新系統(tǒng)下高校購置固定資產(chǎn)的流程，并對新的資產(chǎn)賬務(wù)處理進(jìn)行探討。最后，總結(jié)了新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)給高校資產(chǎn)管理帶來的幾點優(yōu)勢。
關(guān)鍵詞：高校 固定資產(chǎn) 賬務(wù)處理
一、江蘇省屬高校國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)簡介
根據(jù)江蘇省教育廳辦公室《關(guān)于加快推進(jìn)省屬高校國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)平臺建設(shè)的通知》等相關(guān)文件要求，江蘇省屬高校的國有資產(chǎn)在2012年已經(jīng)全面采用“江蘇省屬高校國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)”進(jìn)行統(tǒng)一管理。該系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)集中處理的IDC（Internet Data Center，互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)中心）模式，將全省的高校資產(chǎn)數(shù)據(jù)集中到“中心”，各校通過互聯(lián)網(wǎng)接入“中心”進(jìn)行資產(chǎn)管理。省財政廳能夠?qū)崟r有效地監(jiān)管各高校的資產(chǎn)管理情況，高校獨立對自己的資產(chǎn)進(jìn)行日常管理，校內(nèi)各院系部門能管理院系的資產(chǎn)，從而實現(xiàn)分級監(jiān)管。
新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)通過協(xié)同辦公平臺，有效地發(fā)動高校全體教職工，構(gòu)建從資產(chǎn)形成、使用到處置全過程的有效監(jiān)管體系，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門、院系等各負(fù)其責(zé)，解決了管理原則不統(tǒng)一、管理流程難規(guī)范、上報繁瑣不及時等問題。另外，固定資產(chǎn)通過條碼化標(biāo)簽管理，強(qiáng)化了資產(chǎn)實物管理。采用該系統(tǒng)后，各高校資產(chǎn)管理模式、資產(chǎn)購置處置流程、資產(chǎn)賬務(wù)處理等將發(fā)生較大的變化。
二、新系統(tǒng)下購置固定資產(chǎn)的流程
根據(jù)《江蘇省屬高等學(xué)校國有資產(chǎn)管理暫行辦法》中資產(chǎn)管理與預(yù)算管理相結(jié)合的要求，高校在購置固定資產(chǎn)之前，需要有相應(yīng)的部門預(yù)算。新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)中提供預(yù)算歸口的審批功能。申購資產(chǎn)時，由保管人發(fā)起資產(chǎn)申購，填寫相應(yīng)的經(jīng)費來源，并提交審批。采購負(fù)責(zé)人填寫采購部門意見，確定采購方式，采購部門同意后，將生成待采購資產(chǎn)明細(xì)。采購人負(fù)責(zé)登記采購結(jié)果，包括采購成功登記以及采購失敗登記。采購成功后，資產(chǎn)由申購人辦理驗收入庫手續(xù)，進(jìn)行歸口審核。審核通過后，資產(chǎn)歸口管理員打印入庫單，并提交財務(wù)記賬。
（一）申購申請。資產(chǎn)保管人進(jìn)入國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，點擊“我的工作”進(jìn)入工作頁面,然后點擊“發(fā)起新流程”—“申購”進(jìn)入申購單登記頁面。資產(chǎn)保管人在申購申請單中登記申購的資產(chǎn)信息，并填寫申購資產(chǎn)的經(jīng)費情況。在錄入申購單信息時，保管人指定申購所需的經(jīng)費最多來源于三筆采購預(yù)算項目，只需要填寫經(jīng)費的預(yù)算代碼及該經(jīng)費的使用金額、使用情況。而經(jīng)費的名稱、期初結(jié)余等信息，由經(jīng)費管理員事先在預(yù)算經(jīng)費管理中登記。根據(jù)經(jīng)費歸口的不同，申購單據(jù)將由系統(tǒng)判斷交給各預(yù)算歸口管理員審核，由預(yù)算歸口負(fù)責(zé)人審批。對于屬于“院系部處經(jīng)費歸口”的項目經(jīng)費，單據(jù)無需交給預(yù)算歸口管理員審核、預(yù)算歸口負(fù)責(zé)人審批，而由各院系領(lǐng)導(dǎo)直接審批。最后，資產(chǎn)保管人點擊“提交”按鈕，申購單據(jù)將自動提交給院系領(lǐng)導(dǎo)審批。
（二）院系部處審批。各院系領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入系統(tǒng)，點擊相應(yīng)的任務(wù)記錄，打開申購單。院系領(lǐng)導(dǎo)需要查看申購單的內(nèi)容，判斷是否需要購置該資產(chǎn)并填寫“院系審批意見”，如果審批通過點擊“同意”并提交；如果審批不通過選擇“不同意”并填寫意見。另外，院系領(lǐng)導(dǎo)可以指定是否需要財務(wù)審批、是否需要校領(lǐng)導(dǎo)審批，如果需要還需指定哪位校領(lǐng)導(dǎo)審批。
（三）采購安排。采購負(fù)責(zé)人進(jìn)入系統(tǒng)，點擊相應(yīng)的任務(wù)記錄，打開采購單，并根據(jù)申購的資產(chǎn)，確認(rèn)采購的方式，填寫采購部門意見并提交。如果采購部門同意采購，采購單轉(zhuǎn)交給采購人進(jìn)行采購并登記采購結(jié)果，根據(jù)申購明細(xì)，系統(tǒng)將申購的資產(chǎn)生成“待采購資產(chǎn)明細(xì)”，等待采購人進(jìn)行采購登記。如果采購部門不同意采購，單據(jù)回轉(zhuǎn)至上一環(huán)節(jié)。
（四）采購登記。采購人員在系統(tǒng)中選擇待采購的明細(xì)，進(jìn)行采購成功登記，并核對采購資產(chǎn)的相關(guān)信息是否與原申購的要求相同，若不同則填寫實際采購的資產(chǎn)信息，可以修改采購的資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、金額等，并填寫供應(yīng)商信息和采購意見。資產(chǎn)確認(rèn)采購成功以后，等待院系管理員、歸口管理員進(jìn)行采購入庫登記。
（五）采購入庫。院系部資產(chǎn)管理員或申購人對已采購待入庫的明細(xì)條目進(jìn)行入庫登記，在系統(tǒng)中選中已采購待入庫的資產(chǎn)明細(xì)，輸入本次入庫的數(shù)量，打開驗收入庫單。管理員或申購人需要選擇固定資產(chǎn)入庫的類別（普通、家具、圖書、文物、機(jī)動車），核對驗收入庫單上資產(chǎn)信息是否與實物相同，并填寫資產(chǎn)歸口、資產(chǎn)分類、增加方式，填寫資產(chǎn)的使用部門、存放地、保管人等詳細(xì)信息。最后，申購人將入庫單提交給資產(chǎn)歸口管理員審核。
（六）歸口審核。資產(chǎn)歸口管理員在系統(tǒng)中打開驗收入庫單，查看入庫單信息，審核驗收入庫單的內(nèi)容。如果審核所登記的資產(chǎn)信息有誤，可以直接在單據(jù)上修改。對于家具類，需選擇拆分方式“一卡多物”或“一卡一物”。資產(chǎn)歸口管理員審核通過后，通過系統(tǒng)中的“提交并打印”的功能，生成資產(chǎn)編號，打印一式三聯(lián)的固定資產(chǎn)驗收單，將其中一聯(lián)交由財務(wù)記賬進(jìn)行記賬歸檔。
（七）記賬歸檔。財務(wù)記賬人員在系統(tǒng)點擊待辦事項中的任務(wù)記錄，打開驗收入庫單，查看驗收入庫單的資產(chǎn)信息，確認(rèn)發(fā)票號所填信息的正確性，填寫財務(wù)審核意見。如果審核通過，應(yīng)填寫財務(wù)記賬憑證號并提交，資產(chǎn)成功入庫。對于記賬歸檔，財務(wù)人員可以在月末做出本月固定資產(chǎn)入賬的憑證文件（Excel格式），直接在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中上傳憑證文件，以完成系統(tǒng)中財務(wù)的審核和記賬任務(wù)。
三、新系統(tǒng)下購置固定資產(chǎn)賬務(wù)處理的探討
在實行新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)下，高校新購置固定資產(chǎn)的賬務(wù)處理需要做出一些調(diào)整。
（一）固定資產(chǎn)明細(xì)賬的設(shè)置。新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)為高校固定資產(chǎn)提供了多種分類統(tǒng)計的方式，分別為：高教十六大類、財政十大類、財務(wù)六大類。其中，高教十六大類是基礎(chǔ)性的分類，包括01-房屋及構(gòu)筑物、02-土地及植物、03-儀器儀表、04-機(jī)電設(shè)備、05-電子設(shè)備、06-印刷機(jī)械、07-衛(wèi)生醫(yī)療器械、08-文體設(shè)備、09-標(biāo)本模型、10-文物及陳列品、11-圖書、12-工具、量具和器皿、13-家具、14-行政辦公設(shè)備、15-被服裝具、16-牲畜。財務(wù)部門可以依據(jù)十六大類來重新設(shè)置固定資產(chǎn)明細(xì)賬，以適應(yīng)新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，例如，固定資產(chǎn)-01類房屋及構(gòu)筑物。這樣設(shè)置固定資產(chǎn)的明細(xì)賬可以使財務(wù)的核算口徑與資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的統(tǒng)計口徑相一致，便于兩個系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的核對以及資產(chǎn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計。
（二）新購置固定資產(chǎn)的賬務(wù)處理。在新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)下，高校財務(wù)人員需要根據(jù)報銷人員提交的固定資產(chǎn)入庫單在財務(wù)系統(tǒng)中入賬。固定資產(chǎn)入庫單如下頁圖所示，包括固定資產(chǎn)的入庫單號、資產(chǎn)編號、資產(chǎn)類別等重要信息。
財務(wù)人員需要根據(jù)入庫單中的資產(chǎn)類別號確定資產(chǎn)需要計入的資產(chǎn)明細(xì)賬，資產(chǎn)類別號的前兩位對應(yīng)高教十六大類的代碼。如圖1中資產(chǎn)類別號為“05010105”，前兩位號碼為“05”，屬于高教十六大類中的05-電子設(shè)備類，應(yīng)記入明細(xì)科目：05類電子設(shè)備。
入庫單中的入庫單號對應(yīng)購置的固定資產(chǎn)，財務(wù)人員應(yīng)以入庫單號作為識別號進(jìn)行賬務(wù)處理：
摘要：10000001#外語學(xué)院報購筆記本電腦1臺
借：固定資產(chǎn)——05類電子設(shè)備 17 800
貸：固定基金——事業(yè)費購 17 800
在摘要中需錄入購置的固定資產(chǎn)的入庫單號，可以方便日后的查賬和對賬工作。
（三）資產(chǎn)管理系統(tǒng)的自動記賬。對于已經(jīng)驗收入庫并在財務(wù)系統(tǒng)中入賬的固定資產(chǎn)，財務(wù)人員需要在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中審核確認(rèn)，并填寫記賬憑證號。為了簡化工作，財務(wù)人員可以在月末做出本月固定資產(chǎn)入賬的憑證文件（Excel格式），利用資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的自動記賬功能，上傳憑證文件以完成系統(tǒng)中財務(wù)的審核和記賬任務(wù)。導(dǎo)入的憑證文件應(yīng)為Excel格式，只能包含字段：憑證號、摘要、借方金額、貸方金額，如表1所示。摘要中的前部分為入庫單號，并以#結(jié)束入庫單號，若一條記錄中有一個或多個入庫單號，單據(jù)號之間用逗號隔開。系統(tǒng)支持多個入庫單號對應(yīng)同一個憑證號，但是不支持一個入庫單號對應(yīng)多個憑證號。憑證文件上傳以后，系統(tǒng)自動分析并判斷上傳的文件內(nèi)容，以入庫單號為識別號，與系統(tǒng)中待記賬單據(jù)進(jìn)行對比核對。如果一個憑證記錄中有多個入庫單號，系統(tǒng)會自動尋找出多個入庫單號并將其對應(yīng)的金額累加，再與憑證記錄中的金額進(jìn)行對比。分析完成后給出對比結(jié)果：包括對賬正確信息、對賬錯誤信息、已經(jīng)記賬的信息。如果對賬成功，系統(tǒng)會顯示成功對賬的單據(jù)和憑證號。財務(wù)人員確定無誤后，點擊系統(tǒng)中的“自動記賬”，相應(yīng)的待記賬單據(jù)自動計入記賬憑證號。在月末完成記賬工作后，財務(wù)人員應(yīng)及時在系統(tǒng)中進(jìn)行月結(jié)賬，系統(tǒng)會自動進(jìn)入下一賬期。
四、新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢
（一）提高固定資產(chǎn)賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性和完整性。在新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)下，高校財務(wù)人員需要在月末上傳憑證文件，并進(jìn)行自動記賬。系統(tǒng)會以入庫單號為識別號，將財務(wù)已入賬的固定資產(chǎn)金額與系統(tǒng)中待記賬單據(jù)的金額進(jìn)行逐筆核對，并會給出對賬錯誤的信息。這有助于財務(wù)人員及時發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)賬務(wù)處理中的錯誤。另外，財務(wù)人員進(jìn)入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，會在“待辦”事項中看到資產(chǎn)歸口已經(jīng)審核入庫而系統(tǒng)未記賬的所有資產(chǎn)記錄。資產(chǎn)系統(tǒng)中未記賬的記錄有三種可能：一是固定資產(chǎn)入庫單未交給財務(wù)記賬；二是財務(wù)人員漏記固定資產(chǎn)賬；三是財務(wù)人員已記賬，但漏將該筆記錄上傳至資產(chǎn)管理系統(tǒng)。財務(wù)人員可以對“待辦”事項中資產(chǎn)記錄，進(jìn)行逐筆清查，以發(fā)現(xiàn)未及時進(jìn)行財務(wù)記賬的固定資產(chǎn)。對于第三種情況，財務(wù)人員可以直接在系統(tǒng)中點擊相應(yīng)記錄，直接將憑證號填入，并審核提交，而不必重新上傳憑證文件。
（二）以網(wǎng)絡(luò)為平臺，實現(xiàn)固定資產(chǎn)動態(tài)管理，優(yōu)化資源配置。在新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)下，資產(chǎn)編號、分類名稱、資產(chǎn)名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、原值、使用部門、保管人、購置日期、入庫日期、資產(chǎn)歸口、資產(chǎn)來源、卡片狀態(tài)等相關(guān)信息可以通過資產(chǎn)查詢很方便的獲得。通過資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)平臺，高校的各個校區(qū)以及各個院系部門可以對所有的固定資產(chǎn)從購置到報廢整個周期的全過程進(jìn)行動態(tài)管理，及時了解固定資產(chǎn)的購置、原值變動、報廢以及結(jié)存等具體情況。各級資產(chǎn)使用部門可以隨時了解自己部門的固定資產(chǎn)使用和變動情況，以充分利用現(xiàn)有的資產(chǎn)設(shè)備，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。
在實行新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)的情況下，高校的資產(chǎn)賬務(wù)處理將面臨較大的變化，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)自身的實際情況，對資產(chǎn)賬務(wù)處理進(jìn)行調(diào)整，以適應(yīng)新的資產(chǎn)管理體系。新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)可以強(qiáng)化約束機(jī)制，完善高校的資產(chǎn)管理制度建設(shè)，并創(chuàng)新管理方式，提高資產(chǎn)的使用效率。X
