摘要：合同收付款管理是企業(yè)財務(wù)一項非常重要的工作，在以往手工方式下，這項工作非常繁雜。本文總結(jié)了企業(yè)合同應(yīng)收應(yīng)付款管理工作的一般流程，并以具體合同收付款管理工作為例，詳細闡述了如何用EXCEL高效、精確地完成合同收付款管理工作。
關(guān)鍵詞：EXCEL 函數(shù) 合同收付款管理
目前，很多企業(yè)合同收、付核算都是利用管理系統(tǒng)軟件來實現(xiàn)，比較簡單方便，但在實際應(yīng)用時有很大的局限性。一是由于企業(yè)的合同應(yīng)收應(yīng)付項目明細繁多，還經(jīng)常增減項目，有些問題管理系統(tǒng)軟件無法解決；二是由于管理系統(tǒng)軟件的查詢統(tǒng)計條件設(shè)置不靈活，功能有限，不能滿足企業(yè)管理上的要求；三是由于管理系統(tǒng)軟件使用的數(shù)據(jù)庫一般只存有合同應(yīng)收應(yīng)付明細數(shù)據(jù)，如果企業(yè)的合同數(shù)量大、類型多、收付數(shù)量頻繁，工作量會非常大。實際工作中，我們可以利用EXCEL的一系列功能編制合同應(yīng)收應(yīng)付管理有關(guān)表格，實現(xiàn)合同應(yīng)收應(yīng)付的核算和管理。本文闡述的EXCEL合同管理系統(tǒng)可實現(xiàn)合同登記、收款登記、付款登記、欠款查詢及制作合同管理上要求的一系列報表等功能。
一、 企業(yè)合同收付款管理要求及工作流程
企業(yè)的經(jīng)濟往來，主要是通過合同形式進行的。所以，一個企業(yè)的經(jīng)營成敗和合同及合同管理有密切關(guān)系。在銷售活動中，企業(yè)與客戶會形成銷售合同，銷售合同的管理不僅事關(guān)企業(yè)最終利潤的形成，同樣事關(guān)企業(yè)的資金成本，因此，企業(yè)重點關(guān)注到期合同的執(zhí)行情況，并由此對客戶進行信用評價。在采購活動中，企業(yè)與供應(yīng)商會形成采購合同，采購合同的有效管理不僅事關(guān)企業(yè)的資金成本管理，還關(guān)系到企業(yè)的信譽，因此，在采購合同管理中，企業(yè)會重點關(guān)注應(yīng)付款的時間和金額，并合理安排資金。
從合同管理的具體工作流程來看，首先，企業(yè)應(yīng)收集相關(guān)資料（銷售及采購單位信息），建立客戶資料表以及供應(yīng)商資料表。其次，根據(jù)實際簽訂的合同形成銷售合同表和采購合同表。最后，根據(jù)管理需要設(shè)置合同收款情況清單和合同付款情況清單，及時有效地提供合同收付款需要的相關(guān)信息。
二、EXCEL在企業(yè)合同收付款管理中的具體應(yīng)用
（一）形成銷售合同表
根據(jù)企業(yè)銷售管理需要，財務(wù)部門首先要設(shè)置一張銷售合同基本情況表，統(tǒng)計企業(yè)銷售合同的基本信息，也為后續(xù)制作合同收款情況清單、報表等表格提供相關(guān)信息。具體格式可參考表1。（表略）
銷售部門主要完成序號、項目編號、合同名稱、簽訂日期、收到日期、客戶單位、合同金額等欄目的錄入；客戶編號、往年已收合計、本年已收合計、已收小計、未收金額等欄目由公式產(chǎn)生，其中客戶編號欄目輸入的公式為：VLOOKUP(F3,客戶!B:C,2,FALSE)（假設(shè)此EXCEL表格中都是從第三行開始錄入公式和數(shù)據(jù)，下同），數(shù)據(jù)從客戶資料表中取得。往年已收合計欄目輸入的公式為：SUMIF(銷售發(fā)票清單!E:E,B3,銷售發(fā)票清單!R:R)，數(shù)據(jù)從銷售發(fā)票清單表中取得。本年應(yīng)收合計欄目與往年已收合計欄目同理，這兩項合計產(chǎn)生已收小計，通過合同金額和已收小計兩欄計算出該合同未收金額。
（二）形成銷售發(fā)票清單
銷售發(fā)票清單是企業(yè)登記開具發(fā)票收款情況的明細表。在該表中可以根據(jù)管理需要查詢超過1個月未收款、往年收款合計、本年收款合計、分月收款合計等。具體格式可參考表2。（表略）
銷售部門主要完成序號、日期、發(fā)票號碼、客戶單位、項目編號、合同名稱、票額、收款記錄等欄目的錄入；其中欠收欄目輸入的公式為：IF(G7-H7=0,√,G7-H7)（假設(shè)此EXCEL表格中都是從第七行開始錄入公式和數(shù)據(jù)，下同），是通過IF函數(shù)從票額和收款記錄等欄目計算出來的。設(shè)定在表格01處輸入公式NOW（），計算出操作當(dāng)天的日期，然后在超過1個月未收欄目中輸入公式：IF(07=“√”，“”，IF(DAYS360(B7，＄0＄1，F(xiàn)ALSE)>=30，“催款”，“”))，從而計算出超過1個月未收款情況，這里1個月的期限由管理需要決定，到時相應(yīng)地更改公式中的參數(shù)即可。合計欄目是往年合計和本年合計欄目相加而成的。往年合計欄目輸入公式為：SUM(IF(YEAR(T＄3)<>YEAR(＄I7),＄L7,0),IF(YEAR(T＄3)<>YEAR(＄J7)＄M7,0),IF(YEAR(T＄3)<>YEAR(＄K7),＄N7,0))，YEAR(T＄3)就是T欄目的年數(shù)，通過SUM、IF、YEAR等函數(shù)計算出R欄目的金額。本年合計欄目的金額是當(dāng)年十二個月份金額的匯總。其中T欄目（20××年1月）輸入公式為：SUM(IF(AND(MONTH(T＄3)=MONTH(＄I7),YEAR(T＄3)=YEAR(＄I7))＄L7,0)，IF(AND(MONTH(T＄3)=MONTH(＄J7),YEAR(T＄3)=YEAR(＄J7)),＄M7,0),IF(AND(MONTH(T＄3)=MONTH(＄K7),YEAR(T＄3)=YEAR(＄K7)),＄N7,0))，通過SUM、IF、AND、MONTH、YEAR等函數(shù)計算出T欄目的金額，后面十一個月的金額計算同理可得。
（三）形成采購合同表
根據(jù)企業(yè)采購合同管理需要，采購部門還要設(shè)置一張采購合同基本情況表，統(tǒng)計企業(yè)采購合同的基本信息，也為后續(xù)制作付款清單、報表等提供相關(guān)信息。具體格式可參考表3。（表略）
財務(wù)部門主要完成序號、項目編號、合同名稱、簽訂日期、收到日期、供應(yīng)商單位、合同金額等欄目的錄入；供應(yīng)商號、以前年度已付、本年度已付、已付小計、未付金額等欄目由公式產(chǎn)生，其中供應(yīng)商號欄目輸入的公式為：VLOOKUP(F3,供應(yīng)商!B:C,2,FALSE)（假設(shè)此EXCEL表格中都是從第三行開始錄入公式和數(shù)據(jù)，下同），數(shù)據(jù)從供應(yīng)商資料表中取得。以前年度已付欄目輸入的公式為：SUMIF(付款清單!E:E,B3,付款清單!R:R)，數(shù)據(jù)從付款清單表中取得。本年度已付欄目與以前年度已付欄目同理。這兩項合計產(chǎn)生已付小計，通過合同金額和已付小計兩欄計算出該合同未付金額。
（四）形成合同付款情況清單
合同付款情況清單是企業(yè)登記收到供應(yīng)商發(fā)票支付款項情況的明細表，在該表中可以根據(jù)管理需要查詢超過1個月未付款、往年付款合計、本年付款合計、分月付款合計等。具體格式可參考表4。
采購部門主要完成序號、日期、付款編號、單位、項目編號、合同名稱、票額、付款記錄等欄目的錄入；其中欠付欄目輸入的公式為：IF(G7-H7=0,√,G7-H7)（假設(shè)此EXCEL表格中都是從第七行開始錄入公式和數(shù)據(jù)，下同），是通過IF函數(shù)從票額和付款記錄等欄目計算出來的。設(shè)定在表格01處輸入公式NOW（），計算出操作當(dāng)天的日期。然后在超過1個月未付欄目中輸入公式為：IF(07=√,,IF(DAYS360(B7,＄0＄1,FALSE)>=30,提醒,))，從而計算出超過1個月未付款情況，這里1個月的期限由管理需要決定，到時相應(yīng)地更改公式中的參數(shù)即可。合計欄目是往年合計和本年合計欄目相加而成的。往年合計欄目輸入公式為：SUM(IF(YEAR(T＄3)<>YEAR(＄I7),＄L7,0),IF(YEAR(T＄3)<>YEAR(＄J7),＄M7,0),IF(YEAR(T＄3)<>YEAR(＄K7),＄N7,0))，YEAR(T＄3)就是T欄目的年數(shù)，通過SUM、IF、YEAR等函數(shù)計算出R欄目的金額。本年合計欄目的金額是當(dāng)年十二個月份金額的匯總。其中T欄目輸入公式為：SUM(IF(AND(MONTH(T＄3)=MONTH(＄I7),YEAR(T＄3)=YEAR(＄I7)),＄L7,0),IF(AND(MONTH(T＄3)=MONTH(＄J7),YEAR(T＄3)=YEAR(＄J7)),＄M7，0),IF(AND(MONTH(T＄3)=MONTH(＄K7),YEAR(T＄3)=YEAR(＄K7)),＄N7,0))，通過SUM、IF、AND、MONTH、YEAR等函數(shù)計算出T欄目的金額，后面十一個月的金額計算同理可得。
（五）生成一系列相關(guān)的管理報表
根據(jù)管理者對合同應(yīng)收應(yīng)付管理的需要，企業(yè)財務(wù)每月月底要出具有關(guān)合同應(yīng)收應(yīng)付管理的一系列報表。如合同應(yīng)收款清單、合同應(yīng)付款清單、已開發(fā)票未收情況、已收發(fā)票未付情況、合同收款月報及分包合同付款月報等。這些報表可以在上述表格的基礎(chǔ)上利用EXCEL篩選功能生成。主要操作方法是：首先，在菜單狀態(tài)下，把表格頂端項目設(shè)置成自動篩選狀態(tài)，然后在有數(shù)據(jù)需要的那一列進入自定義自動篩選狀態(tài)，根據(jù)表格要求設(shè)定條件完成。以合同收款月報表為例，如需要企業(yè)20××年12月合同收款的情況，首先打開銷售發(fā)票清單，把表格頂端設(shè)置成自動篩選狀態(tài)，在20××年12月列中進入自定義自動篩選狀態(tài)中，設(shè)定大于或等于零的條件，然后點擊確定就能生成合同收款月報。其他報表同理可以完成。
（六）財務(wù)部門月末的賬務(wù)處理
企業(yè)合同應(yīng)收應(yīng)付核算是比較重要的業(yè)務(wù)核算，月末，財務(wù)部門要將本月發(fā)生的合同應(yīng)收應(yīng)付業(yè)務(wù)作相應(yīng)賬務(wù)處理。為了做賬計算方便，可以制作合同應(yīng)收應(yīng)付記賬憑證清單。我們可以利用EXCEL函數(shù)從銷售發(fā)票清單和付款清單中計算出應(yīng)該計入營業(yè)收入和采購部分應(yīng)計入相關(guān)存貨的金額，再把營業(yè)收入的金額結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤中去等。
三、結(jié)束語
合同收付款管理是一項綜合性很強的工作，利用EXCEL設(shè)計一整套合同收付款管理系統(tǒng)，讓財務(wù)部門完成相關(guān)數(shù)據(jù)資料的錄入及整理，能極大地提高工作效率，也能為企業(yè)合同收付款管理及時提供相關(guān)信息。X
