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內(nèi)部控制整合框架是美國(guó)運(yùn)行成熟的內(nèi)控體系,我國(guó)施工企業(yè)在內(nèi)部控制管理上還需要不斷完善,需要借鑒成熟國(guó)家在此方面的運(yùn)行機(jī)制。
美國(guó)政府為了加強(qiáng)對(duì)市場(chǎng)的監(jiān)管,出臺(tái)了內(nèi)部控制及公司治理的相關(guān)措施,其中COSO委員會(huì)于1992年提出、并于1994年修改的《內(nèi)部控制整合框架》將內(nèi)部控制定義為由企業(yè)董事會(huì)、管理層和其他員工實(shí)施的,為營(yíng)運(yùn)的效率效果、財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性、相關(guān)法令的遵循性等目標(biāo)的達(dá)成而提供合理保證的過(guò)程。內(nèi)部控制由控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息和溝通以及監(jiān)督這五個(gè)要素構(gòu)成。上述三類(lèi)目標(biāo)是企業(yè)的努力方向,而五個(gè)要素則是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的必要條件,二者相互關(guān)聯(lián)。五個(gè)要素之間相互協(xié)調(diào),共同構(gòu)成對(duì)不斷變化的環(huán)境做出動(dòng)態(tài)反應(yīng)的有機(jī)整體。進(jìn)入21世紀(jì)后,風(fēng)險(xiǎn)管理備受全球關(guān)注,COSO委員會(huì)于2004年發(fā)布了《企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理整合框架》,包括內(nèi)部環(huán)境、目標(biāo)設(shè)定、事項(xiàng)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)、控制活動(dòng)、信息與溝通以及監(jiān)督八個(gè)要素。我國(guó)于2008年發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》,該規(guī)范中對(duì)內(nèi)控的描述與《內(nèi)部控制整合框架》基本相同。
二、施工企業(yè)的控制環(huán)境
內(nèi)部控制在施工企業(yè)具有廣泛的適用性,然而,目前我國(guó)施工企業(yè)的內(nèi)部控制還相當(dāng)薄弱,主要表現(xiàn)在內(nèi)部控制環(huán)境差,風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估意識(shí)淡薄,控制活動(dòng)不嚴(yán)密,信息與溝通不流暢以及監(jiān)督檢查流于形式這五個(gè)方面。從我國(guó)施工企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀來(lái)看,構(gòu)建一個(gè)理想的內(nèi)部控制體系勢(shì)在必行??刂骗h(huán)境是五個(gè)要素中最基本的要素,被視為其他四個(gè)要素的基礎(chǔ)。施工企業(yè)的控制環(huán)境主要包括以下四個(gè)方面。
(一)高管層的重視與支持
施工企業(yè)內(nèi)部控制是企業(yè)管理中一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作,涉及到施工工作的各個(gè)環(huán)節(jié),影響每個(gè)職工的切身利益,尤其是對(duì)高管層權(quán)力具有約束作用。例如針對(duì)分包隊(duì)伍管理這一問(wèn)題,有些單位將該權(quán)利交由主管領(lǐng)導(dǎo)一人決定;若實(shí)施內(nèi)部控制制度,則需要全員共同參與決策。因此,內(nèi)部控制制度是否能夠在施工企業(yè)順利、有效展開(kāi)實(shí)施,良好的控制環(huán)境能否在施工企業(yè)建立,高管層的重視和支持起關(guān)鍵性作用。
(二)與施工企業(yè)相適應(yīng)的用人機(jī)制
施工企業(yè)的施工現(xiàn)場(chǎng)很多地處偏遠(yuǎn)山區(qū),生活及工作環(huán)境比較惡劣,致使許多施工企業(yè)出現(xiàn)了關(guān)鍵技術(shù)員工辭職、離職的現(xiàn)象,嚴(yán)重影響施工生產(chǎn)的正常運(yùn)行。如果企業(yè)缺乏完善的人事制度,企業(yè)的管理、運(yùn)轉(zhuǎn),甚至生存都將面臨危險(xiǎn)。因此,對(duì)施工企業(yè)來(lái)講,一套較為完善的人事制度,應(yīng)該包括員工的錄用制度、培訓(xùn)制度、考核制度、晉升制度以及激勵(lì)和福利制度等。
(三)加強(qiáng)施工企業(yè)文化建設(shè)
文化是企業(yè)的靈魂,優(yōu)秀的企業(yè)文化是一種無(wú)形的力量和源泉,能夠引導(dǎo)每一位員工以良好的精神面貌完成每一項(xiàng)管理和控制工作。施工企業(yè)的流動(dòng)性決定了其企業(yè)文化的特殊之處。施工現(xiàn)場(chǎng)文化主要體現(xiàn)為文明施工建設(shè),主要包括規(guī)范現(xiàn)場(chǎng)的場(chǎng)容管理,保持作業(yè)環(huán)境整潔衛(wèi)生;做好現(xiàn)場(chǎng)物資、機(jī)械、安全、技術(shù)、保衛(wèi)和消防等方面管理;施工現(xiàn)場(chǎng)各種標(biāo)識(shí)牌和標(biāo)語(yǔ)的管理;員工娛樂(lè)設(shè)施管理,減少對(duì)居民和環(huán)境的不利影響等。施工工地的文明施工水平是該項(xiàng)目工地乃至所在企業(yè)各項(xiàng)管理工作水平的綜合體現(xiàn),也是施工企業(yè)文化特色的集中表現(xiàn)。
(四)合理、高效的施工企業(yè)組織機(jī)構(gòu)
施工生產(chǎn)的單件性、露天性和流動(dòng)性的特征,使施工企業(yè)的組織形式,尤其是現(xiàn)場(chǎng)組織形式,處于動(dòng)態(tài)組合狀態(tài)。面對(duì)日益復(fù)雜多變的市場(chǎng)環(huán)境,組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置應(yīng)有利于企業(yè)走向市場(chǎng),同時(shí)有利于增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。
三、施工企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理
施工企業(yè)常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)型包括經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)以及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等方面。施工企業(yè)應(yīng)樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),分析風(fēng)險(xiǎn)的類(lèi)別及其特點(diǎn),劃分風(fēng)險(xiǎn)的責(zé)任范圍,針對(duì)各個(gè)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)建立有效的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估、響應(yīng)和監(jiān)控等風(fēng)險(xiǎn)管理流程系統(tǒng)。通過(guò)各種具體措施,縮小風(fēng)險(xiǎn)范圍,降低風(fēng)險(xiǎn)系數(shù),明確風(fēng)險(xiǎn)目標(biāo),加強(qiáng)管理,提高工作效率,減少風(fēng)險(xiǎn)損失,保證施工生產(chǎn)的正常運(yùn)行。
施工企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的循環(huán)一般包括四個(gè)環(huán)節(jié)。(1)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別環(huán)節(jié),應(yīng)分析工程項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn),識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)來(lái)源。(2)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估環(huán)節(jié),應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重性,發(fā)生的可能性、可控性來(lái)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)。(3)風(fēng)險(xiǎn)響應(yīng)環(huán)節(jié),應(yīng)確定工程項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施。(4)風(fēng)險(xiǎn)控制環(huán)節(jié),應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)、制定應(yīng)急計(jì)劃。
四、施工企業(yè)的控制活動(dòng)
施工企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)的關(guān)鍵控制點(diǎn)主要包括項(xiàng)目資金、項(xiàng)目采購(gòu)、工程質(zhì)量、工程成本以及工程項(xiàng)目資源。
(一)項(xiàng)目資金的內(nèi)部控制
施工企業(yè)的流動(dòng)性及投資的巨大性,決定了資金控制除了授權(quán)批準(zhǔn)制度以及不相容職務(wù)分離外,建立資金結(jié)算中心模式更有利于整合遍及全國(guó)乃至海外的眾多項(xiàng)目資金。
(二)項(xiàng)目采購(gòu)的內(nèi)部控制
建設(shè)工程項(xiàng)目成本的70%左右均為材料成本,因此降低材料成本是降低生產(chǎn)成本的關(guān)鍵所在,而要降低材料成本,材料采購(gòu)是最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)之一。根據(jù)世界銀行貸款項(xiàng)目的貨物采購(gòu)等有關(guān)招標(biāo)采購(gòu)文件,并結(jié)合我國(guó)施工企業(yè)的實(shí)際情況,施工項(xiàng)目物資采購(gòu)的一般程序?yàn)榇_定采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)方式、簽訂合同、執(zhí)行合同、物資驗(yàn)收以及資料歸檔。
(三)工程質(zhì)量的內(nèi)部控制
工程質(zhì)量是企業(yè)的生命,且工程質(zhì)量又與工程安全密切相關(guān),因此推行全面質(zhì)量管理,建立全面質(zhì)量管理體系,采用科學(xué)方法對(duì)工程質(zhì)量采用“一切用數(shù)據(jù)說(shuō)話”的基準(zhǔn)進(jìn)行判斷,才能確保工程施工質(zhì)量。
(四)工程成本的內(nèi)部控制
施工項(xiàng)目成本費(fèi)用管理效率的水準(zhǔn)對(duì)施工企業(yè)的績(jī)效改善和持續(xù)發(fā)展極其重要,應(yīng)實(shí)行項(xiàng)目全面成本管理責(zé)任體系,將材料控制、勞動(dòng)控制、機(jī)械設(shè)備控制、項(xiàng)目間接費(fèi)控制等方面作為實(shí)施重點(diǎn)。
(五)工程項(xiàng)目資源的內(nèi)部控制
項(xiàng)目資源的內(nèi)部控制,即各生產(chǎn)要素的管理,一般分為五個(gè)階段,即投標(biāo)、簽約階段,施工準(zhǔn)備階段,施工階段,驗(yàn)收、交工與竣工結(jié)算階段,用戶服務(wù)階段。項(xiàng)目資源的內(nèi)部控制是一個(gè)綜合管理的過(guò)程,是優(yōu)質(zhì)、高效建筑產(chǎn)品的誕生不可省略的過(guò)程之一。
五、施工企業(yè)的信息與溝通
信息溝通的方式很多,施工企業(yè)一般通過(guò)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)、內(nèi)部報(bào)告系統(tǒng)進(jìn)行溝通。
(一)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)
目前,施工企業(yè)實(shí)行的是財(cái)務(wù)多級(jí)核算模式,具體表現(xiàn)為各個(gè)施工隊(duì)會(huì)計(jì)代理報(bào)賬至各個(gè)項(xiàng)目部;各個(gè)項(xiàng)目部將其財(cái)務(wù)報(bào)表上交各個(gè)分公司;再由各個(gè)分公司將其財(cái)務(wù)報(bào)表上交集團(tuán)總公司。施工企業(yè)應(yīng)結(jié)合企業(yè)流程再造的思想對(duì)企業(yè)的組織和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新審視,建立與企業(yè)分散施工特點(diǎn)相符的組織結(jié)構(gòu)。同時(shí),在現(xiàn)有的已實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)上,依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐步推進(jìn)企業(yè)內(nèi)部所有核算單位的會(huì)計(jì)信息的集中管理模式,逐步改變目前實(shí)行的多級(jí)管理核算模式(見(jiàn)上圖)。
(二)內(nèi)部報(bào)告系統(tǒng)
常用的內(nèi)部報(bào)告體系包括施工生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)報(bào)告體系、資本經(jīng)營(yíng)報(bào)告體系、預(yù)算執(zhí)行報(bào)告體系等三大體系。具體地,施工生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)報(bào)告體系包括財(cái)務(wù)狀況分析報(bào)告、項(xiàng)目經(jīng)理述職報(bào)告、施工生產(chǎn)安全報(bào)告、施工生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)報(bào)告以及施工質(zhì)量控制報(bào)告;資本經(jīng)營(yíng)報(bào)告體系包括籌資及其成本報(bào)告、所得稅報(bào)告以及對(duì)外投資報(bào)告;預(yù)算執(zhí)行報(bào)告體系包括收入中心預(yù)算執(zhí)行報(bào)告、成本中心預(yù)算執(zhí)行報(bào)告、費(fèi)用中心預(yù)算執(zhí)行報(bào)告、利潤(rùn)中心預(yù)算執(zhí)行報(bào)告以及投資中心預(yù)算執(zhí)行報(bào)告。
六、施工企業(yè)的監(jiān)督
在施工企業(yè)內(nèi)部控制的監(jiān)督過(guò)程中,內(nèi)部審計(jì)和自我評(píng)估兩項(xiàng)職能發(fā)揮著重要作用。
(一)內(nèi)部審計(jì)
施工企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)既是企業(yè)內(nèi)部控制的一個(gè)重要組成部分,又是監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部控制是否嚴(yán)格執(zhí)行,促進(jìn)內(nèi)部控制制度不斷完善的重要力量。內(nèi)部審計(jì)主要包括嚴(yán)格審計(jì)程序,規(guī)范審計(jì)行為,確保審計(jì)質(zhì)量;合理設(shè)置審計(jì)機(jī)構(gòu),提高內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性與客觀性;構(gòu)建信息化方式下,內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督新模式、新方法;合理配備審計(jì)人員,提高審計(jì)人員素質(zhì)等方面。
(二)自我評(píng)估
在進(jìn)行內(nèi)部控制自我評(píng)估,編寫(xiě)內(nèi)部控制自我評(píng)估報(bào)告時(shí),應(yīng)就以下八個(gè)方面的內(nèi)容進(jìn)行披露。(1)聲明公司董事會(huì)對(duì)建立健全和有效實(shí)施內(nèi)部控制負(fù)責(zé),并履行了指導(dǎo)和監(jiān)督職責(zé),能夠保證財(cái)務(wù)報(bào)告的真實(shí)可靠和資產(chǎn)的安全、完整。(2)聲明已經(jīng)遵循有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和程序?qū)?nèi)部控制設(shè)計(jì)與運(yùn)行的健全性、合理性和有效性進(jìn)行了自我評(píng)估。(3)對(duì)開(kāi)展內(nèi)部控制自我評(píng)估所涉及的范圍和內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)要描述。(4)聲明通過(guò)內(nèi)部控制自我評(píng)估,可以合理保證公司的內(nèi)部控制不存在重大缺陷。(5)如果在自我評(píng)估過(guò)程中發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制存在重大缺陷,應(yīng)披露有關(guān)的重大缺陷及其影響,并專(zhuān)項(xiàng)說(shuō)明擬采取的改進(jìn)措施。(6)保證了已披露的內(nèi)部控制重大缺陷之外,不存在其他重大缺陷。(7)自資產(chǎn)負(fù)債表日至內(nèi)部控制自我評(píng)估報(bào)告報(bào)出日之間,如果內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)與運(yùn)行發(fā)生了重大變化,應(yīng)說(shuō)明重大變化情況及其影響。第八,依法披露的內(nèi)部控制自我評(píng)估報(bào)告,經(jīng)董事會(huì)審議批準(zhǔn)后方可公布。