摘要：會(huì)計(jì)資料和會(huì)計(jì)檔案是不同的概念。會(huì)計(jì)資料的范圍比會(huì)計(jì)檔案更廣，無紙化應(yīng)與會(huì)計(jì)檔案管理銜接。
近日，財(cái)政部印發(fā)《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》），力求推動(dòng)企業(yè)會(huì)計(jì)信息化，節(jié)約社會(huì)資源。在《規(guī)范》的制定過程中，企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)資料無紙化的呼聲十分強(qiáng)烈和急迫，為此，《規(guī)范》第四十條、第四十一條做了相應(yīng)規(guī)定，盡管內(nèi)容不多，卻在政策層面實(shí)現(xiàn)了無紙化的破冰，是工作規(guī)范的重要突破之一，對(duì)企業(yè)提高會(huì)計(jì)工作效率，乃至對(duì)整個(gè)社會(huì)的信息化應(yīng)用的深入都將帶來深刻的影響。但企業(yè)在開展會(huì)計(jì)資料無紙化管理的過程中，應(yīng)注意以下幾個(gè)問題：
一、會(huì)計(jì)監(jiān)督與無紙化
符合條件的企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行無紙化管理，意味著對(duì)企業(yè)開展會(huì)計(jì)監(jiān)督，包括注冊(cè)會(huì)計(jì)師審計(jì)和政府監(jiān)管機(jī)構(gòu)的檢查，都不能要求企業(yè)提供全套紙面會(huì)計(jì)資料。但是，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)會(huì)計(jì)監(jiān)督工作提供必要的幫助和支持，對(duì)于監(jiān)督人員需要查閱和輸出的電子資料，包括需要作為證據(jù)帶走的電子會(huì)計(jì)資料，企業(yè)仍應(yīng)當(dāng)根據(jù)要求查詢、打印，必要時(shí)進(jìn)行簽章確認(rèn)。
二、電子會(huì)計(jì)資料的格式
工作規(guī)范所稱的電子會(huì)計(jì)資料，并未限定其格式。無論其是以數(shù)據(jù)庫(kù)、XBRL等結(jié)構(gòu)化形式存在，還是以HTML、PDF、Excel、Word等非結(jié)構(gòu)化形式存在，無論其由會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)管理、還是由專門的檔案系統(tǒng)管理，只要符合工作規(guī)范規(guī)定的條件，都可以不輸出紙面資料。例如，一張自動(dòng)生成的記賬憑證，最初以數(shù)據(jù)庫(kù)形式存放于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，后來按照企業(yè)檔案管理統(tǒng)一要求轉(zhuǎn)換為PDF文件存放于企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中并能通過該系統(tǒng)隨時(shí)查詢的打印，則可以視為滿足第四十條第(三)項(xiàng)規(guī)定的條件。
三、與會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定的銜接
應(yīng)當(dāng)指出的是，會(huì)計(jì)資料和會(huì)計(jì)檔案是不同的概念。會(huì)計(jì)資料的范圍比會(huì)計(jì)檔案更廣，會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)資料，但不是所有會(huì)計(jì)資料都是會(huì)計(jì)檔案，只有具有長(zhǎng)期保存價(jià)值并歸檔保存的會(huì)計(jì)資料屬于會(huì)計(jì)檔案。工作規(guī)范第四十條、第四十一條規(guī)定的是會(huì)計(jì)資料無紙化條件，而對(duì)于哪些會(huì)計(jì)資料屬于會(huì)計(jì)檔案，何時(shí)歸檔，歸檔應(yīng)當(dāng)采取何種形式，則應(yīng)當(dāng)按照工作規(guī)范第四十二條，“遵循國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定”。
這里的“會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定”，是指財(cái)政部和國(guó)家檔案局制定的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。目前，該辦法正在修訂中，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的電子化管理問題，將采取與工作規(guī)范一致的原則。按照現(xiàn)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條規(guī)定，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，一年之后再歸檔。因此，企業(yè)對(duì)于電子會(huì)計(jì)資料歸檔管理的時(shí)點(diǎn)問題，可暫按上述規(guī)定執(zhí)行，歸檔前，電子會(huì)計(jì)資料的管理遵循工作規(guī)范的規(guī)定。
