【摘要】本文分析企業(yè)在采購、銷售過程中不同情況下退貨的含義及業(yè)務(wù)處理流程。以金蝶KIS專業(yè)版系統(tǒng)為例，通過實(shí)例的方式指出不同情況下退貨業(yè)務(wù)處理的關(guān)鍵。
【關(guān)鍵詞】金蝶KIS 購銷業(yè)務(wù) 退貨
購銷退貨業(yè)務(wù)包含采購?fù)速徍弯N售退貨。采購?fù)速徥侵钙髽I(yè)采購的物料由于質(zhì)量、交貨期、運(yùn)輸破損等原因?qū)⑽锪贤诉€給供應(yīng)商。銷售退貨是指銷售給客戶的貨物由于質(zhì)量、發(fā)運(yùn)錯(cuò)誤、交貨期等原因而導(dǎo)致的貨物退回。本文采用中小企業(yè)使用比較廣泛的金蝶KIS專業(yè)版(V11)軟件，對企業(yè)購銷退貨業(yè)務(wù)進(jìn)行分析說明。
一、KIS專業(yè)版環(huán)境下采購?fù)速彉I(yè)務(wù)處理
采購業(yè)務(wù)首要的工作是按企業(yè)的實(shí)際要求制定采購計(jì)劃并由主管領(lǐng)導(dǎo)審批。
案例1：2013年7月1日，東華公司向天地公司采購A材料10件，無稅單價(jià)5 000元。
業(yè)務(wù)處理過程：在采購管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“采購訂單”命令，單擊“新增”按鈕，參照案例1材料填入相關(guān)內(nèi)容，主管領(lǐng)導(dǎo)在采購訂單序時(shí)簿中找到該單審核后生效。
采購?fù)速彉I(yè)務(wù)主要包括如下四種情況：
1. 物料未入庫未結(jié)算退購。物料未入庫未結(jié)算退購是指采購物料未辦理入庫期末也未收到采購發(fā)票的情況下的退購。通常是在入庫驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)不符的情況下的退購，存在全部退購或部分退購兩種情況。全部退購只需把貨物全部退還給供應(yīng)商，系統(tǒng)不需要做處理，發(fā)生的費(fèi)用計(jì)入期間費(fèi)用。部分退購除了要把退購的貨物退還給供應(yīng)商外，還需填制采購入庫單并完成暫估入庫成本核算。
案例1-1：接案例1，2013年7月10日，東華公司收到天地公司10件A材料，在驗(yàn)收入庫時(shí)發(fā)現(xiàn)1件有質(zhì)量問題退回，期末未收到采購發(fā)票。
業(yè)務(wù)處理過程：①在采購管理或倉庫管理系統(tǒng)中填制采購入庫單，采購入庫單可以由采購訂單或采購發(fā)票關(guān)聯(lián)生成，也可以自行填制。本案例中，執(zhí)行“采購入庫”命令，單擊“新增”按鈕，如關(guān)聯(lián)生成需在源單類型中選擇“采購訂單”，選單號為案例1訂單號，收料倉庫為原料庫，實(shí)收數(shù)量為9臺(tái)，主管審核后生效。②在存貨核算系統(tǒng)中，執(zhí)行“估價(jià)入庫核算”命令（修改入庫單無稅單價(jià)后保存）——再執(zhí)行“憑證模板”命令［修改采購入庫（票未到）憑證模板］——最后執(zhí)行“業(yè)務(wù)憑證生成”，生成憑證分錄：借：原材料45 000；貸：應(yīng)付賬款——暫估（天地公司）45 000。
2. 物料未入庫已結(jié)算退購。物料未入庫已結(jié)算退購指收到了物料采購發(fā)票，但期末沒有完成入庫情況下的退購，期末未完成入庫分為全部未入庫和部分未入庫。不管哪種情況，收到發(fā)票后，首先在系統(tǒng)中都要生成藍(lán)字采購發(fā)票。全部未入庫期末需要生成紅字采購發(fā)票，與原來的藍(lán)字采購發(fā)票進(jìn)行對等核銷；部分未入庫需要將原藍(lán)字采購發(fā)票拆分，退購部分需生成紅字采購發(fā)票與拆分后相應(yīng)的藍(lán)字采購發(fā)票進(jìn)行對等核銷；未退購部分首先完成入庫處理生成藍(lán)字采購入庫單。其次在系統(tǒng)中將未退購的藍(lán)字采購發(fā)票與生成的藍(lán)字采購入庫單鉤稽。最后進(jìn)行外購入庫成本及采購費(fèi)用核算。
案例1-2：接案例1，2013年7月10日，東華公司收到天地公司10件A材料采購發(fā)票，7月15日收到10件A材料，在驗(yàn)收入庫時(shí)發(fā)現(xiàn)1件有質(zhì)量問題退回。
業(yè)務(wù)處理過程：①在采購管理系統(tǒng)中填制采購發(fā)票，采購發(fā)票可以由采購訂單或采購入庫單關(guān)聯(lián)生成，也可以自行填制。7月10日，執(zhí)行“采購發(fā)票”命令，單擊“新增”按鈕，關(guān)聯(lián)生成在源單類型中選擇“采購訂單”，選單號為案例1訂單號，主管審核后生效。②7月15日，執(zhí)行“采購發(fā)票序時(shí)簿”命令（找到相關(guān)發(fā)票進(jìn)行拆分，拆分?jǐn)?shù)量填入1件）——執(zhí)行“采購發(fā)票”命令［工具欄中選擇“紅字”， 關(guān)聯(lián)生成在源單類型中選擇“采購發(fā)票（專用）”，保存后審核］——執(zhí)行“采購發(fā)票序時(shí)簿”命令（選擇數(shù)量為1件的紅藍(lán)發(fā)票，點(diǎn)擊工具欄中的核銷即完成對等核銷）——執(zhí)行“采購入庫”命令（關(guān)聯(lián)生成在源單類型中選擇“采購發(fā)票”，選單號為9件A材料的發(fā)票號，入原料庫，保存后審核）——執(zhí)行“采購發(fā)票序時(shí)簿”命令（選擇數(shù)量為9件的A材料發(fā)票，點(diǎn)擊勾稽即完成自動(dòng)勾稽）。③月末，在存貨核算系統(tǒng)中，執(zhí)行“外購入庫核算”命令（選擇A材料數(shù)量為9件的發(fā)票，點(diǎn)擊工具欄中的核算即完成外購入庫核算）——再執(zhí)行“憑證模板”命令［修改采購入庫（票已到）、采購發(fā)票（賒購）憑證模板］——最后執(zhí)行“業(yè)務(wù)憑證生成”。
生成憑證：采購費(fèi)用憑證分錄：借：原材料45 000，應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）7 650；貸：應(yīng)付賬款（天地公司）52 650。采購入庫成本憑證分錄：借：原材料45 000；貸：應(yīng)付賬款45 000。
3. 物料已入庫未結(jié)算退購。物料已入庫未結(jié)算退購是指在采購過程中物料已經(jīng)入庫但期末未收到采購發(fā)票情況下的退購，也可分為全部退購和部分退購。不管哪種情況料到入庫首先都要生成藍(lán)字采購入庫單。全部退購在系統(tǒng)中生成紅字采購入庫單與原來的藍(lán)字采購入庫單進(jìn)行對等核銷；部分退購需將原藍(lán)字采購入庫單拆分，退購的部分需生成紅字采購入庫單與拆分后相應(yīng)的藍(lán)字采購入庫單進(jìn)行對等核銷，未退購的部分需在系統(tǒng)中進(jìn)行暫估入庫成本核算。
案例1-3：接案例1，2013年7月10日，東華公司收到天地公司10件A材料完成入庫，7月15日在進(jìn)行庫存查驗(yàn)時(shí)發(fā)現(xiàn)1件有質(zhì)量問題退回，月末未收到采購發(fā)票。
業(yè)務(wù)處理過程：①在采購管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“采購入庫”命令，單擊“新增”按鈕，關(guān)聯(lián)生成在源單類型中選擇“采購入庫單”，選單號為案例1訂單號，收料倉庫為原料庫，保存后由主管審核。②執(zhí)行“采購入庫序時(shí)簿”命令（找到相關(guān)采購入庫單進(jìn)行拆分，拆分?jǐn)?shù)量填入1件）——執(zhí)行“采購入庫單”命令（工具欄中選擇“紅字”， 關(guān)聯(lián)生成在源單類型中選擇“采購入庫單”，原單號為拆分的單號，保存后審核）——執(zhí)行“采購入庫單序時(shí)簿”命令（選擇數(shù)量為1件的紅藍(lán)采購入庫單，點(diǎn)擊工具欄中的核銷即完成對等核銷）。③在存貨核算系統(tǒng)中，完成暫估入庫核算生成暫估入庫成本核算憑證［分錄：借：原材料45 000；貸：應(yīng)付賬款——暫估（天地公司）45 000］。
4. 物料已入庫已結(jié)算退購。物料已入庫已結(jié)算退購是指在采購過程中物料已經(jīng)入庫且期末收到采購發(fā)票完成結(jié)算的情況下的退購，可分為全部結(jié)算后全部退購、全部結(jié)算后部分退購、部分結(jié)算后全部退購和部分結(jié)算后部分退購。全部結(jié)算后全部退購?fù)ㄟ^分別關(guān)聯(lián)原藍(lán)字采購入庫單和藍(lán)字采購發(fā)票生成紅字采購入庫單和紅字采購發(fā)票后藍(lán)字采購入庫單和藍(lán)字采購發(fā)票分別與相應(yīng)的紅字采購入庫單和紅字采購發(fā)票對等核銷；全部結(jié)算后部分退購，退購部分先進(jìn)行藍(lán)字采購入庫單和藍(lán)字采購發(fā)票的拆分，退購的藍(lán)單分別被關(guān)聯(lián)生成相應(yīng)的紅字采購入庫單和紅字采購發(fā)票后進(jìn)行紅藍(lán)對等核銷，未退購部分藍(lán)字采購入庫單和藍(lán)字采購發(fā)票鉤稽后進(jìn)行外購入庫成本及采購費(fèi)用核算；部分結(jié)算后全部退購，首先拆分采購入庫單分成結(jié)算部分和未結(jié)算部分，結(jié)算部分處理方法與全部結(jié)算后全部退購相同，未結(jié)算部分制作相應(yīng)的紅字入庫單進(jìn)行對等核銷；部分結(jié)算后部分退購，首先拆分采購發(fā)票分為結(jié)算部分和未結(jié)算部分，如果退購的是結(jié)算部分，方法同全部結(jié)算后全部退購或全部結(jié)算后部分退購；如果退購的是未結(jié)算部分，方法同物料已入庫未結(jié)算退購。
案例1-4：接案例1，2013年7月25日，東華公司收到天地公司10件A材料及采購發(fā)票并完成入庫及結(jié)算，7月28日在進(jìn)行庫存查驗(yàn)時(shí)發(fā)現(xiàn)1件有質(zhì)量問題退回。
業(yè)務(wù)處理過程：①在采購管理系統(tǒng)中，分別執(zhí)行“采購入庫”、“采購發(fā)票”命令填制采購入庫單和采購發(fā)票。②分別執(zhí)行“采購入庫序時(shí)簿”、“采購發(fā)票序時(shí)簿”命令進(jìn)行拆單（拆分?jǐn)?shù)量填入1件）。③分別執(zhí)行“采購入庫”、“采購發(fā)票”命令通過②生成的兩個(gè)子單關(guān)聯(lián)生成相應(yīng)的紅單保存后審核。④執(zhí)行“采購發(fā)票序時(shí)簿”命令，完成9件A材料的鉤稽和1件A材料的紅藍(lán)對等核銷；執(zhí)行“采購入庫單序時(shí)簿”命令，完成1件A材料的紅藍(lán)對等核銷（紅藍(lán)對等核銷也可以采用鉤稽的方法完成）。⑤在存貨核算系統(tǒng)中，執(zhí)行“外購入庫核算”——再執(zhí)行“憑證模板”——最后執(zhí)行“業(yè)務(wù)憑證生成”。
生成憑證：采購費(fèi)用憑證分錄：借：原材料45 000，應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）7 650；貸：應(yīng)付賬款（天地公司）52 650。采購入庫成本憑證分錄：借：原材料45 000；貸：應(yīng)付賬款（天地公司）45 000。
二、KIS專業(yè)版環(huán)境下銷售退貨業(yè)務(wù)處理
銷售業(yè)務(wù)首先需要根據(jù)企業(yè)庫存、客戶信用、市場等內(nèi)外條件制定銷售報(bào)價(jià)單，然后開展具體的銷售業(yè)務(wù)，接受客戶的訂單。
案例2：2013年7月20日，東華公司銷售5件A產(chǎn)品給東風(fēng)公司，無稅單價(jià)6 000元。
業(yè)務(wù)處理過程：在銷售管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“銷售訂單”命令，單擊“新增”按鈕，參照案例2材料填入相關(guān)內(nèi)容并由主管領(lǐng)導(dǎo)在銷售訂單序時(shí)簿中審核該單后生效。
銷售退貨業(yè)務(wù)主要包括如下三種情況：
1. 已出庫未結(jié)算退貨。已出庫未結(jié)算退貨是指在所售貨物已經(jīng)出庫但期末未開具銷售發(fā)票的情況下收到客戶退貨。這種情況下，首先對出庫的貨物生成藍(lán)字銷售出庫單，退貨時(shí)對藍(lán)字銷售出庫單拆分成退貨部分和未退貨部分，退貨部分需生成紅字銷售出庫單與相應(yīng)的藍(lán)字銷售出庫單進(jìn)行對等核銷，未退貨部分需在系統(tǒng)中進(jìn)行銷售出庫成本核算。
案例2-1：接案例2，2013年7月20日貨物發(fā)出，未開具銷售發(fā)票，7月25日因質(zhì)量問題退回1件。
業(yè)務(wù)處理過程：①在銷售管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“銷售出庫”命令，單擊“新增”按鈕，關(guān)聯(lián)生成在源單類型中選擇“銷售訂單”，選單號為案例2訂單號，發(fā)貨倉庫為成品庫，由主管審核后生效。②執(zhí)行“銷售出庫序時(shí)簿”命令（找到相關(guān)銷售出庫單進(jìn)行拆分，拆分?jǐn)?shù)量填入1件）——執(zhí)行“銷售出庫單”命令（工具欄中選擇“紅字”， 關(guān)聯(lián)生成在源單類型中選擇“銷售出庫單”，原單號為拆分的單號，審核后生效）——執(zhí)行“銷售出庫單序時(shí)簿”命令（選擇數(shù)量為1件的紅藍(lán)銷售出庫單，點(diǎn)擊工具欄中的核銷即完成對等核銷）。③在存貨核算系統(tǒng)中，執(zhí)行“存貨出庫核算”命令（完成銷售出庫核算）——再執(zhí)行“憑證模板”命令（修改銷售出庫憑證模板）——最后執(zhí)行“業(yè)務(wù)憑證生成”（生成憑證，分錄：借：主營業(yè)務(wù)成本20 000；貸：庫存商品20 000）。
2. 已出庫已結(jié)算退貨。已出庫已結(jié)算退貨是指在銷售過程中貨物已經(jīng)出庫且開具了銷售發(fā)票的情況下收到客戶的退貨。首先對已出庫已結(jié)算的貨物生成藍(lán)字銷售出庫單、藍(lán)字銷售發(fā)票，退貨部分先分別進(jìn)行藍(lán)字銷售出庫單和藍(lán)字銷售發(fā)票的拆分，退貨的藍(lán)單分別被關(guān)聯(lián)生成相應(yīng)的紅字銷售出庫單和紅字銷售發(fā)票后進(jìn)行紅藍(lán)對等核銷，未退貨部分的藍(lán)字銷售出庫單和藍(lán)字銷售發(fā)票鉤稽后進(jìn)行銷售出庫成本及銷售收入核算。
案例2-2：接案例2，2013年7月20日貨物發(fā)出后，同時(shí)開具了銷售發(fā)票，7月25日因質(zhì)量問題退回1件。
業(yè)務(wù)處理過程：①在銷售管理系統(tǒng)中，分別執(zhí)行“銷售出庫”、“銷售發(fā)票”命令，填制數(shù)量為5件的銷售出庫單和銷售發(fā)票。②執(zhí)行“銷售出庫序時(shí)簿”、“銷售發(fā)票序時(shí)簿”命令分別進(jìn)行拆單（拆分?jǐn)?shù)量填入1件）處理。③分別執(zhí)行“銷售出庫”、“銷售發(fā)票”命令，通過②生成的兩個(gè)子單關(guān)聯(lián)生成相應(yīng)的紅單保存后審核。④執(zhí)行“銷售發(fā)票序時(shí)簿”命令，完成未退貨部分的鉤稽和退貨部分的紅藍(lán)對等核銷；執(zhí)行“銷售出庫單序時(shí)簿”命令，完成退貨部分的紅藍(lán)對等核銷（銷售出庫單、銷售發(fā)票的紅藍(lán)對等核銷也可以采用鉤稽的方法完成）。⑤在存貨核算系統(tǒng)中，執(zhí)行“存貨出庫核算”進(jìn)行銷售出庫核算——再執(zhí)行“憑證模板”修改模板（銷售出庫、銷售收入）——最后執(zhí)行“業(yè)務(wù)憑證生成”生成憑證。
銷售收入憑證分錄：借：應(yīng)收賬款28 080（東風(fēng)公司）；貸：應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（銷項(xiàng)稅額）4 080，主營業(yè)務(wù)收入24 000。銷售出庫成本憑證分錄：借：主營業(yè)務(wù)成本20 000；貸：庫存商品20 000。
3. 未出庫已結(jié)算退貨。未出庫已結(jié)算退貨是指在銷售過程中開具了銷售發(fā)票但在未發(fā)貨之前退回貨物。這種情況只需對退貨部分生成紅字發(fā)票后對等核銷。
案例2-3：接案例2，2013年7月20日，開具了銷售發(fā)票但未發(fā)貨，后因采購計(jì)劃變化只需4件。
在銷售管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“銷售發(fā)票”命令，完成5件A產(chǎn)品的銷售發(fā)票的填制——執(zhí)行“銷售發(fā)票序時(shí)簿”命令，進(jìn)行銷售發(fā)票拆分（拆分?jǐn)?shù)量填入1件）——執(zhí)行“銷售發(fā)票”命令（工具欄中選擇“紅字”， 關(guān)聯(lián)生成在源單類型中選擇“銷售發(fā)票”，原單號為拆分的單號，保存后審核）——執(zhí)行“銷售發(fā)票序時(shí)簿”命令（選擇數(shù)量為1件的紅藍(lán)銷售發(fā)票，點(diǎn)擊工具欄中的核銷即完成對等核銷）。
主要參考文獻(xiàn)
毛華揚(yáng)，李帥．會(huì)計(jì)電算化原理與實(shí)務(wù)——基于金蝶KIS．北京：中國人民大學(xué)出版社，2012
【作 者】
游旭初
【作者單位】
（江西科技師范大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 南昌 330038）
