【摘要】高校傳統(tǒng)的財務(wù)報賬流程存在諸多弊病，不能滿足信息化環(huán)境下高校財務(wù)管理的需要。本文提出運用業(yè)務(wù)流程再造理論，借助數(shù)字校園的信息技術(shù)平臺，通過微觀信息的集成共享和組織結(jié)構(gòu)的重組來實現(xiàn)高校財務(wù)報賬流程再造。
【關(guān)鍵詞】業(yè)務(wù)流程再造 數(shù)字校園 財務(wù)報賬 信息化
一、引言
數(shù)字校園是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的高校管理信息化體系，能夠全面地集成、管理大學(xué)的所有資源信息，實現(xiàn)從環(huán)境（包括設(shè)備、教室等）、資源（如圖書、講義、課件等）到教學(xué)、管理、服務(wù)的全部數(shù)字化。
業(yè)務(wù)流程再造（BPR）理論由美國麻省理工學(xué)院的麥克爾·哈默博士于1990年提出。BPR理論突出強(qiáng)調(diào)流程的“再造”和“創(chuàng)新”，而不是局部的“修補”。其基本思想是必須改變傳統(tǒng)工作方式，把工作任務(wù)重新組合到首尾一貫的工作流程中去。同時，該理論強(qiáng)調(diào)有效地運用信息技術(shù)協(xié)調(diào)分散與集中的矛盾，盡可能實現(xiàn)信息的一次處理與信息共享目標(biāo)。
近年來，隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，財會業(yè)務(wù)活動已經(jīng)滲透和貫穿到學(xué)校的一切業(yè)務(wù)管理活動中，需要業(yè)務(wù)流程各個環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)與融合，實現(xiàn)一體化管理。為此，必須從技術(shù)和管理兩方面入手，通過微觀信息的集成共享和組織結(jié)構(gòu)的重組，以實現(xiàn)高校財務(wù)報賬流程再造的目標(biāo)。
二、當(dāng)前高校財務(wù)報賬流程存在的問題
1. 當(dāng)前高校財務(wù)報賬流程的現(xiàn)狀。報賬業(yè)務(wù)是高校財務(wù)工作中最基礎(chǔ)的部分。目前全國規(guī)模較大的高校一般設(shè)有二級單位財務(wù)報賬員制度。報賬員負(fù)責(zé)辦理本單位公用經(jīng)費的報賬。科研經(jīng)費和個人業(yè)務(wù)的報賬，則由報銷人本人辦理。各高校的財務(wù)報賬流程趨同，見下圖：
上圖流程有以下五個步驟：第一步：報銷人把在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中取得的發(fā)票等原始憑證交本單位報賬員審核。第二步：部分業(yè)務(wù)須先到科研處、人事處、設(shè)備處等管理部門辦理相關(guān)確認(rèn)手續(xù)。第三步：將原始憑證報各級領(lǐng)導(dǎo)審核并簽批。第四步：將已簽批的所有單據(jù)提交財務(wù)處，經(jīng)財務(wù)處內(nèi)部業(yè)務(wù)處理流程（審核→編制記賬憑證→復(fù)核→出納）后，辦理小額現(xiàn)金收付或簽領(lǐng)支票。第五步：銀行轉(zhuǎn)賬和大額現(xiàn)金業(yè)務(wù)，憑在財務(wù)處簽領(lǐng)的支票再去銀行辦理相關(guān)手續(xù)。
2. 存在的問題。
（1）信息不能共享造成重復(fù)性勞動多。①重復(fù)審核。二級單位把在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中取得的發(fā)票等原始憑證，交本單位報賬員審核。報賬員審核完單據(jù)并經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)審核簽批之后，再將單據(jù)交財務(wù)處審核人員。這時財務(wù)處審核人員還須再次對票據(jù)的真實合法性和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。原始憑證的審核工作繁瑣細(xì)致，非常耗時，且已由報賬員處理過，并經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)審核簽批過，屬重復(fù)勞動。②重復(fù)交單。財務(wù)部門與其他職能部門之間沒有建立業(yè)務(wù)信息的有機(jī)聯(lián)系，由此形成了“信息孤島”現(xiàn)象。比如，科研處的科研項目管理與財務(wù)處的科研經(jīng)費核算、學(xué)生處的學(xué)生學(xué)籍管理與財務(wù)處的學(xué)費收取、人事處的人事管理與財務(wù)處的薪酬發(fā)放等各自獨立。報賬時，報銷人須先到學(xué)校相關(guān)職能部門辦理手續(xù)后才能到財務(wù)處報賬。比如，人員經(jīng)費和科研經(jīng)費的報賬須先到人事處、科研處辦理手續(xù)，經(jīng)該部門簽字確認(rèn)后，才能憑已簽名的單據(jù)到財務(wù)處報賬。再如，固定資產(chǎn)購置報賬，報賬員須先到設(shè)備處辦理固定資產(chǎn)報增手續(xù)，然后憑設(shè)備處出具的報增單據(jù)到財務(wù)處辦理報賬。③重復(fù)排隊。要完成一次報賬流程，至少須通過相關(guān)部門、各級領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)處、銀行四個環(huán)節(jié)。由于需要“面簽”，前兩個環(huán)節(jié)相關(guān)人員“不在”辦公室的情況常有。后兩個環(huán)節(jié)“人多”擁擠的現(xiàn)象很普遍。
（2）手工傳遞造成低質(zhì)低效。①簽字難。由于采用手工傳遞報賬，每一項業(yè)務(wù)均須領(lǐng)導(dǎo)面簽，金額越大的業(yè)務(wù)須面簽的領(lǐng)導(dǎo)層級越多，而領(lǐng)導(dǎo)由于會議、差旅等原因不在辦公室的情況常有（某一位領(lǐng)導(dǎo)不在，流程便不能繼續(xù)），給報賬工作帶來很多不確定的因素。②核對難。高校傳統(tǒng)上采用垂直縱深式的行政管理結(jié)構(gòu)，各部門為完成各自的工作任務(wù)而采用和生成的數(shù)據(jù)缺乏關(guān)聯(lián)性，需要花費大量的資源查找原因、調(diào)整差異。③取數(shù)難。由于信息傳遞手段的落后、校內(nèi)各單位缺乏一個可以共享的信息平臺，必須等到報賬流程結(jié)束后，經(jīng)過若干后臺加工處理、形成財務(wù)報告后才能提交到?jīng)Q策者手中，決策者由此獲取的信息是滯后的。
三、基于數(shù)字校園的高校財務(wù)報賬流程的構(gòu)建
1. 數(shù)字校園的平臺作用。①橫向集成。BPR理論強(qiáng)調(diào)有效運用信息技術(shù)協(xié)調(diào)分散與集中的矛盾，盡可能建立起信息一次處理與信息共享機(jī)制。利用數(shù)字校園技術(shù)再造高校財務(wù)報賬流程，就是要將財務(wù)內(nèi)部系統(tǒng)與各部門相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)對接起來，設(shè)計出在同一平臺上操作的電子財務(wù)報賬流程，以實現(xiàn)信息共享與合作溝通。②單點接觸師生，單庫提供信息。數(shù)字校園流程可以單點接觸顧客，當(dāng)業(yè)務(wù)信息由一個入口進(jìn)入系統(tǒng)后立即被儲存在指定字段，經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)碼的源數(shù)據(jù)信息，所有被“授權(quán)”的工作人員均可調(diào)用。這樣既使得信息得以適時、適地傳送，又保證了數(shù)據(jù)庫信息的統(tǒng)一，使得傳統(tǒng)流程中需要向不同部門重復(fù)交單的現(xiàn)象自動消除。③為報銷人提供了在授權(quán)范圍內(nèi)可適時查詢自己的報賬進(jìn)展情況的機(jī)會；各級領(lǐng)導(dǎo)和項目負(fù)責(zé)人可及時掌握第一手財務(wù)數(shù)據(jù)，無需等待事后的統(tǒng)計報告；超預(yù)算開支無法提交，而經(jīng)費使用可全程實施實時動態(tài)監(jiān)管；原始報賬信息的全方位錄入，便于財務(wù)監(jiān)督，財務(wù)報賬流程由封閉走向開放。
2. 高校財務(wù)報賬流程再造須特別注意的兩個方面。一是財務(wù)報賬流程必須設(shè)計控制程序。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，財務(wù)報賬系統(tǒng)與資金收付直接相關(guān)，其安全風(fēng)險很大，必須強(qiáng)化全員的安全風(fēng)險意識，結(jié)合電子化流程的特點重新審視原有的管理制度，將控制程序貫穿整個流程，以確保系統(tǒng)運行的保密性、安全性、完整性。二是以流程為導(dǎo)向，建立扁平化組織結(jié)構(gòu)。BPR理論的核心思想是利用信息技術(shù)對流程進(jìn)行重新設(shè)計，以實現(xiàn)組織績效的改善。而先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用必須配有組織管理的變革，這樣才能真正發(fā)揮效益。
3. 財務(wù)報賬流程再造設(shè)計。基于數(shù)字校園的高校財務(wù)報賬流程包括二級報賬員分散審核、各級領(lǐng)導(dǎo)在線審批、財會人員集中復(fù)核、銀?；ヂ?lián)平臺四個環(huán)節(jié)，如下圖所示：
（1）二級報賬員分散審核。①取消財務(wù)處對原始憑證的重復(fù)審核。擁有經(jīng)費項目使用授權(quán)的報銷人員均可在數(shù)字校園平臺上按照財務(wù)報賬系統(tǒng)提示的信息與要求，進(jìn)行報賬明細(xì)信息錄入。信息錄入后，報賬人員將系統(tǒng)生成的明細(xì)報賬單和發(fā)票等原始憑證一并交付本單位報賬員。新流程要求信息錄入者必須對信息的真實合法性和及時準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，因此，對錄入信息和原始憑證的審核責(zé)任落到了二級報賬員和二級單位財務(wù)負(fù)責(zé)人身上。這樣的流程設(shè)計既剔除了傳統(tǒng)流程中財會人員對原始憑證的重復(fù)審核部分，又避免了傳統(tǒng)流程中一旦差錯產(chǎn)生，出現(xiàn)互相推諉、無人負(fù)責(zé)的局面。②下放財務(wù)處集中編制記賬憑證的權(quán)限。經(jīng)二級單位財務(wù)負(fù)責(zé)人審核并簽批后，常規(guī)性的業(yè)務(wù)如差旅費、科研經(jīng)費的報銷等，由二級報賬員驅(qū)動相關(guān)憑證模板，自動生成實時記賬憑證；非常規(guī)性業(yè)務(wù)的記賬憑證的在線編制工作由二級報賬員完成。
新流程將報賬信息的采集與錄入工作前移至流程的最前端，將財務(wù)處集中編制記賬憑證的權(quán)力下放并分散到二級單位，實質(zhì)上是將財務(wù)處審核人員的工作前移。也就是說，這一流程設(shè)計打破了部門間的壁壘，在全校范圍內(nèi)面向流程統(tǒng)籌規(guī)劃，建立流程型的會計組織。這種設(shè)計的優(yōu)點是：剔除了大量數(shù)據(jù)核對的重復(fù)勞動，流程簡單便捷；取消了財務(wù)處集中審核原始憑證的環(huán)節(jié)，報賬人員不用集中在財務(wù)處報賬。
（2）各級領(lǐng)導(dǎo)在線審批。新流程運用信息化的傳遞方式，采取數(shù)字簽名技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)來完成各級領(lǐng)導(dǎo)簽名審批程序。各級領(lǐng)導(dǎo)通過數(shù)字校園輸入個人ID及密碼進(jìn)入財務(wù)報賬信息系統(tǒng)后，可以看到待審批的報銷單和PDF格式的掃描文件，并可根據(jù)項目的預(yù)算范圍和自己的職能權(quán)限進(jìn)行審批。系統(tǒng)按照后臺配置的功能與審批權(quán)限將單據(jù)依次傳遞到各級領(lǐng)導(dǎo)。主管領(lǐng)導(dǎo)只要在線，就可以實現(xiàn)在線審批，這樣報賬“簽字難”問題得以自然解決。
（3）財會人員集中復(fù)核。新流程將原始憑證的審核和記賬憑證的編制工作下放給二級報賬員的同時，要求財務(wù)處會計人員擔(dān)負(fù)報賬業(yè)務(wù)的全部復(fù)核工作。財務(wù)處復(fù)核人員對二級報賬員的報銷單進(jìn)行實時在線復(fù)核。所有紙質(zhì)的報銷單據(jù)（包括原始憑證、報銷單、記賬憑證等）均由報賬員分類整理交付財務(wù)處。財務(wù)處復(fù)核人員可根據(jù)需要查閱紙質(zhì)的報銷單據(jù)。這一流程設(shè)計將傳統(tǒng)的串行工作方式改為并行的工作方式，體現(xiàn)了流程再造對管理工作扁平化的要求。
（4）建立銀?；ヂ?lián)平臺，使學(xué)校財務(wù)報賬系統(tǒng)與合作銀行網(wǎng)上支付平臺相連接，可直接實現(xiàn)資金劃轉(zhuǎn)。報銷單據(jù)及記賬憑證經(jīng)財務(wù)處主管人員復(fù)核無誤后，通過財務(wù)處出納的在線審核和主管領(lǐng)導(dǎo)的在線審批，進(jìn)入銀?；ヂ?lián)平臺，完成資金劃轉(zhuǎn)。銀?；ヂ?lián)平臺的建立，使得報銷人無需再去銀行排隊辦理相關(guān)手續(xù)，也減少了現(xiàn)金傳遞風(fēng)險和財務(wù)人員工作量。
主要參考文獻(xiàn)
Michael Hammer. Reengineering Work：Dont Automate，Obliterate. Harvard Business Review，1990；7
【作 者】
楊 光 藍(lán)宗遂
【作者單位】
（廣東外語外貿(mào)大學(xué)財務(wù)處 廣州 510420）
