【摘要】針對利潤表和資產(chǎn)負(fù)債表編制中存在的問題，本文以用友UFO報表系統(tǒng)應(yīng)用為例，分析問題產(chǎn)生的原因，提出解決問題的辦法，以例說理，以理釋疑，以幫助有關(guān)會計人員提升會計報表軟件應(yīng)用的能力。
【關(guān)鍵詞】會計電算化 會計軟件應(yīng)用 會計報表編制 UFO報表
會計電算化的普及得以將廣大的會計人員從繁雜的會計事務(wù)中解脫出來，極大地提高了會計工作效率。但是，由于會計人員應(yīng)用軟件的水平問題，加上我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的復(fù)雜性和多樣性，不同企業(yè)的會計業(yè)務(wù)復(fù)雜程度不等，會計軟件應(yīng)用中不可避免地存在著問題。本文以用友UFO報表系統(tǒng)應(yīng)用為例，闡釋利潤表和資產(chǎn)負(fù)債表編制中存在的一些問題及其解決辦法，希望能夠為有關(guān)會計人員提供幫助或啟發(fā)。
一、利潤表編制中的問題及其解決辦法
1． 利潤表編制錯誤的兩類結(jié)果。第一類，生成的利潤表數(shù)據(jù)錯誤。直接利用軟件系統(tǒng)內(nèi)置模板生成利潤表，但是利潤表中的某項數(shù)據(jù)與賬簿查驗數(shù)據(jù)不一致。第二類，無法生成利潤表，或者說生成的利潤表是一個沒有數(shù)據(jù)的空表。
2． 問題分析與解決。使用UFO報表系統(tǒng)編制利潤表有三種模式：采用系統(tǒng)內(nèi)置的模板來編制；采用自定義模板來編制；對系統(tǒng)內(nèi)置模板修改后再編制。不論采用哪種模式，核心問題是報表取數(shù)公式的設(shè)計。利潤表有關(guān)項目是根據(jù)損益類賬戶的發(fā)生額填列，軟件廠商據(jù)此來設(shè)計報表模板中的賬務(wù)取數(shù)公式。其實，準(zhǔn)則及制度所規(guī)定的發(fā)生額應(yīng)該是發(fā)生的凈額，即凈發(fā)生額。在會計電算化下，用戶必須正確地“指揮”計算機(jī)從賬務(wù)系統(tǒng)中取到凈發(fā)生額，才能正確地編制出利潤表。要判斷利潤表編制結(jié)果有沒有問題以及是什么問題，必須清楚地認(rèn)識會計電算化條件下利潤表數(shù)據(jù)填列的來龍去脈。
（1）FS發(fā)生額函數(shù)在利潤表編制中的應(yīng)用及其限制條件。FS發(fā)生額函數(shù)的功能是取賬務(wù)系統(tǒng)中指定賬戶、指定會計期和指定方向的發(fā)生額。例如，=FS（“6603”，月，“借”），其意義是取6603科目（財務(wù)費用）當(dāng)月借方發(fā)生額。如果損益類賬戶在期末結(jié)轉(zhuǎn)前只在單一的本位方上有發(fā)生額，那么不論是在期末結(jié)轉(zhuǎn)之前還是結(jié)轉(zhuǎn)之后，其本位方數(shù)據(jù)就是應(yīng)該填列到利潤表相應(yīng)項目中的數(shù)據(jù)。軟件系統(tǒng)內(nèi)置模板中的公式就是取本位方的發(fā)生額，此時可以正確編制利潤表。值得注意的問題是，如果不能保證每個月都是這種情況，那么這種方法就不具有普適性。
在期間損益結(jié)轉(zhuǎn)前，如果損益類賬戶在借方和貸方均有發(fā)生額，單純地利用系統(tǒng)內(nèi)置的模板是不能正確編制利潤表的，這是因為系統(tǒng)內(nèi)置的模板只取一個方向的發(fā)生額，另一個方向的發(fā)生額必然遺漏。如果修改模板中的公式，將本位方反方取數(shù)作為本位方的抵減項添加到公式中，其結(jié)果為凈發(fā)生額，就沒有問題了。簡化一下，直接使用JE凈發(fā)生額函數(shù)可以達(dá)到同樣目的。此時，期末余額等于凈發(fā)生額，因此也可以利用QM期末余額函數(shù)取數(shù)，達(dá)到同樣的目的。
通過修改模板中的公式，問題得到解決，但是隱患也伴隨而來。因為在期間損益結(jié)轉(zhuǎn)后，如果在利潤表編制窗口中執(zhí)行了整表重算或整頁重算功能，將造成利潤表所取數(shù)據(jù)為0的現(xiàn)象。之所以形成數(shù)據(jù)為0的現(xiàn)象，是因為期間損益賬戶期末結(jié)轉(zhuǎn)后借方和貸方都相等，此時的凈發(fā)生額為0，余額也為0，所取數(shù)據(jù)當(dāng)然為0了。新數(shù)據(jù)一旦覆蓋了先前生成的數(shù)據(jù)，就形成了數(shù)據(jù)為0的空表。這說明，F(xiàn)S函數(shù)（借貸方）、JE函數(shù)、QM函數(shù)的取數(shù)時機(jī)只能是在期末損益類賬戶數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤”賬戶之前，而且使用FS函數(shù)時必須考慮借貸雙方的取數(shù)問題。
（2）TFS條件發(fā)生函數(shù)在利潤表編制中的應(yīng)用及其應(yīng)用前提。如果期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)工作已經(jīng)完成，而且在結(jié)轉(zhuǎn)前借貸雙方均有發(fā)生額的情況下，若采用FS發(fā)生額函數(shù)進(jìn)行單一方向取數(shù)，提取數(shù)據(jù)與實際應(yīng)該填列數(shù)據(jù)相比，會發(fā)生數(shù)據(jù)虛增問題。如果此時取凈發(fā)生額或余額，因為借貸已經(jīng)平衡，所取數(shù)據(jù)只能為0，也不符合正確取數(shù)的要求。
在這種情況下，我們可以利用TFS條件發(fā)生函數(shù)的功能實現(xiàn)正確取數(shù)。TFS條件發(fā)生函數(shù)的功能是取期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證上某賬戶實際結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤”賬戶的數(shù)額。例如，=TFS（“6603”，月，貸，“結(jié)轉(zhuǎn)期間損益”，“==”），其意義是：從期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證中取“6603”（財務(wù)費用）科目的貸方發(fā)生額，并且憑證摘要為“結(jié)轉(zhuǎn)期間損益”。TFS函數(shù)中，參數(shù)“==”的意義為精確匹配摘要，這意味著公式中的第4個參數(shù)（摘要內(nèi)容）必須與期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證中的摘要內(nèi)容保持絕對一致。假如“財務(wù)費用”賬戶期末結(jié)轉(zhuǎn)前，借方發(fā)生了93 000元的利息和手續(xù)費，貸方發(fā)生了3 000元的匯兌收益。期末結(jié)轉(zhuǎn)后，“財務(wù)費用”賬戶貸方增加90 000元，“本年利潤”賬戶借方增加90 000元。利潤表中“財務(wù)費用”欄目要填列的數(shù)據(jù)應(yīng)該是90 000元。期末結(jié)轉(zhuǎn)后，“財務(wù)費用”賬戶的借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額都為93 000元，賬戶余額為0。
由此可知，如果在期間損益結(jié)轉(zhuǎn)工作完成后取“財務(wù)費用”賬戶的借方發(fā)生額，那么結(jié)果是93 000元；如果取凈發(fā)生額或余額，那么結(jié)果都是0；如果取結(jié)轉(zhuǎn)憑證中的結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)額，那么結(jié)果是90 000元（借：本年利潤90 000；貸：財務(wù)費用90 000），這個90 000元就是我們所稱的條件發(fā)生額，也就是要填列到利潤表中的正確數(shù)據(jù)。
需要注意的是，如果在期間損益結(jié)轉(zhuǎn)前使用TFS函數(shù)取數(shù)，由于結(jié)轉(zhuǎn)憑證還沒有生成，那么使用TFS函數(shù)是無法取到數(shù)據(jù)的。這說明，TFS函數(shù)的取數(shù)時機(jī)只能是在期末損益類賬戶數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤”賬戶之后。
二、資產(chǎn)負(fù)債表編制中的問題及其解決辦法
資產(chǎn)負(fù)債表編制結(jié)果不正確的主要表現(xiàn)是報表數(shù)據(jù)的不平衡。
問題分析與解決：
1. 編制報表前，存在未記賬憑證。毫無疑問，如果月末存在未記賬的憑證，說明本月業(yè)務(wù)尚未處理完畢，此時編制資產(chǎn)負(fù)債表是有問題的。
2. 編制報表前，“制造費用”賬戶存在余額。制造費用在月末應(yīng)分配結(jié)轉(zhuǎn)到成本對象中，增加存貨的價值。如果月末“制造費用”賬戶存在余額又沒有結(jié)轉(zhuǎn)走，就意味著資產(chǎn)負(fù)債表中的存貨少數(shù)據(jù)，制造費用在資產(chǎn)負(fù)債表中又沒有“容身之地”，編制的資產(chǎn)負(fù)債表不可能平衡。
3. 編制報表前，損益類賬戶存在余額。本月?lián)p益類賬戶結(jié)轉(zhuǎn)的結(jié)果是形成本月的利潤，本月利潤反映在“本年利潤”賬戶中，本年利潤在年終利潤分配之前構(gòu)成企業(yè)的留存收益，具體反映在資產(chǎn)負(fù)債表的未分配利潤項目中。如果本月?lián)p益類賬戶存在余額，將意味著資產(chǎn)負(fù)債表中的未分配利潤項目數(shù)據(jù)有誤，損益類賬戶的余額在資產(chǎn)負(fù)債表中也沒有“容身之地”，結(jié)果將造成資產(chǎn)負(fù)債表的不平衡。
4. 編制報表前，“待處理財產(chǎn)損溢”賬戶存在余額?！镀髽I(yè)會計準(zhǔn)則》規(guī)定，企業(yè)的待處理財產(chǎn)損溢應(yīng)在期末結(jié)賬前處理完畢，處理后無余額。資產(chǎn)負(fù)債表中沒有設(shè)置“待處理財產(chǎn)損溢”的填列項目，如果月末“待處理財產(chǎn)損溢”賬戶未進(jìn)行調(diào)賬處理，也將影響資產(chǎn)負(fù)債表的編制。
5. 其他流動資產(chǎn)和其他流動負(fù)債取數(shù)公式遺漏。如果企業(yè)有代理業(yè)務(wù)發(fā)生，并且企業(yè)執(zhí)行《企業(yè)會計準(zhǔn)則》，當(dāng)使用系統(tǒng)提供的內(nèi)置模板編制資產(chǎn)負(fù)債表時，由于模板中其他流動資產(chǎn)項目和其他流動負(fù)債項目沒有設(shè)置“代理業(yè)務(wù)資產(chǎn)”和“代理業(yè)務(wù)負(fù)債”的取數(shù)公式，將造成數(shù)據(jù)的遺漏，進(jìn)而影響資產(chǎn)負(fù)債表的平衡，用戶必須相應(yīng)地添加取數(shù)公式。
6. 未分配利潤取數(shù)公式設(shè)置不完整?！氨灸昀麧櫋辟~戶在年終結(jié)轉(zhuǎn)前，也屬于未分配利潤的范疇，因此，資產(chǎn)負(fù)債表中的未分配利潤數(shù)應(yīng)包括“利潤分配”和“本年利潤”兩個賬戶余額之和，但是系統(tǒng)內(nèi)置模板只取“利潤分配”賬戶的余額，沒有設(shè)置“本年利潤”賬戶的取數(shù)公式，應(yīng)予以添加。在實際工作中，該欄目數(shù)據(jù)出現(xiàn)的問題最多，是導(dǎo)致資產(chǎn)負(fù)債表不平衡的主要原因。
7. 存貨項目取數(shù)公式設(shè)置不完整。如果是用戶自己編制取數(shù)公式，一定要注意存貨項目取數(shù)公式設(shè)置的完整性，存貨項目包括的內(nèi)容多，涉及的核算賬戶也多，容易造成遺漏。例如，“生產(chǎn)成本”雖然是成本類賬戶，因其月末余額為存貨中的在產(chǎn)品，因此屬于存貨項目包括內(nèi)容。不經(jīng)常發(fā)生的業(yè)務(wù)容易遺漏，如“受托代銷商品”科目余額容易遺漏。調(diào)整類賬戶余額也容易遺漏，如“材料成本差異”、“商品進(jìn)銷差價”、“受托代銷商品款”、“存貨跌價準(zhǔn)備”等。
8. 有關(guān)資產(chǎn)項目和負(fù)債項目的賬面價值中涉及抵減項的，公式設(shè)置容易出現(xiàn)問題。注意檢查與應(yīng)收和預(yù)付款項有關(guān)的壞賬準(zhǔn)備、與固定資產(chǎn)有關(guān)的累計折舊、與無形資產(chǎn)有關(guān)的累計攤銷、與有關(guān)資產(chǎn)相關(guān)的減值準(zhǔn)備、與長期應(yīng)收款項有關(guān)的未實現(xiàn)融資收益和壞賬準(zhǔn)備、與長期應(yīng)付款有關(guān)的未確認(rèn)融資費用，在取數(shù)公式設(shè)置時都不要遺漏。
三、結(jié)論
1． 正確編制利潤表的基本要點。①清楚利潤表與期間賬務(wù)數(shù)據(jù)（發(fā)生額）的對應(yīng)關(guān)系，對賬表之間的數(shù)據(jù)流向有敏感性，以便把握利潤表編制時機(jī)及其相應(yīng)的公式設(shè)計。②如果在期間損益賬戶結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤賬戶之前編制利潤表，利用凈發(fā)生額函數(shù)JE或期末余額函數(shù)QM可以實現(xiàn)利潤表的正確編制。③如果在期間損益賬戶結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤賬戶之后編制利潤表，利用條件發(fā)生函數(shù)TFS可以實現(xiàn)利潤表的正確編制。
2． 正確編制資產(chǎn)負(fù)債表的基本要點。①清楚資產(chǎn)負(fù)債表和期末賬務(wù)數(shù)據(jù)的對應(yīng)關(guān)系，對賬表之間的數(shù)據(jù)流向有敏感性。由于資產(chǎn)負(fù)債表涉及項目較多，因此取數(shù)公式設(shè)置要考慮發(fā)展性要求，不能只顧滿足眼前編制需要，否則，一旦發(fā)生新業(yè)務(wù)，在報表取數(shù)公式設(shè)置沒有及時跟進(jìn)的情況下，容易發(fā)生數(shù)據(jù)遺漏的錯誤。②關(guān)注所有記賬憑證是否全部記賬，只有所有憑證記賬以后才能編制資產(chǎn)負(fù)債表。③關(guān)注制造費用、待處理財產(chǎn)損溢、期間損益等賬戶是否存在余額，只有這些賬戶結(jié)轉(zhuǎn)無余額后才能編制資產(chǎn)負(fù)債表。④逐一檢查報表中所有填列項目的取數(shù)公式，查驗取數(shù)公式設(shè)置是否完整、無誤。
3． 善用系統(tǒng)內(nèi)置的報表模板。軟件開發(fā)商提供的報表編制模板只是為用戶提供一定的便利，并不能滿足所有企業(yè)的所有要求。用戶只有對軟件處理數(shù)據(jù)的流程有了全面和系統(tǒng)的認(rèn)識，才能保證報表的正確編制，快速應(yīng)對所發(fā)生的各種問題。
主要參考文獻(xiàn)
周彥.用友ERP-U872報表模板存在的問題分析.財會月刊，2012；2
【作 者】
鐘愛軍（教授）
【作者單位】
（襄陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 湖北襄陽 441050）
