【摘要】在用友軟件中，憑證數(shù)據(jù)庫既是數(shù)據(jù)歸集的“信息倉庫”，又是后續(xù)業(yè)務處理的“信息源泉”。因此，憑證填制數(shù)據(jù)的正確無誤是保證后續(xù)賬表及相關業(yè)務信息準確性的關鍵。本文以用友ERP-U8.72軟件為例，總結了憑證填制環(huán)節(jié)的常見問題，并結合典型案例，追根尋源，剖析其產(chǎn)生的原因，進而理清問題的解決思路，找到解決的對策。
【關鍵詞】用友軟件 憑證管理 憑證填制 常見問題
用友軟件的賬務處理采用放射式數(shù)據(jù)處理流程，對業(yè)務數(shù)據(jù)采用集中收集、統(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享的操作方法，憑證數(shù)據(jù)庫既是數(shù)據(jù)歸集的“信息倉庫”，又是后續(xù)業(yè)務處理的“信息源泉”。因此，憑證填制數(shù)據(jù)的正確與否直接關系到后續(xù)賬表及相關業(yè)務信息的準確性。
在用友軟件中，其基礎設置及憑證管理模塊為我們提供了憑證類別控制、受控科目控制、制單序時控制、支票控制、制單權限控制等功能，加強了對發(fā)生業(yè)務的及時管理和控制，通過嚴密的制單控制保證填制憑證的正確性。然而在實際應用中，卻常因用戶不理解各項控制參數(shù)的含義，以及對后續(xù)操作的影響；沒有準確無誤地設置相關控制參數(shù)及基礎信息；沒有正確完整地錄入憑證輔助信息等原因，使先進的控制工具無法充分發(fā)揮效用，損失了部分數(shù)據(jù)信息，降低了軟件的使用效能。對此，筆者將以用友ERP-U8.72軟件為例，總結憑證填制環(huán)節(jié)的常見問題，結合典型案例，追根尋源，深入剖析其產(chǎn)生的原因，以便對癥解決。一、憑證類別設置時常見問題
出錯信息描述：“不滿足借方必有條件”，“不滿足貸方必有條件”，“不滿足借貸必無條件”，“不滿足憑證必有條件”。
典型案例剖析：2009年8月16日，總經(jīng)理辦公室支付業(yè)務招待費1 200元，轉賬支票號ZZR003。憑證內(nèi)容如下：
借：管理費用/招待費（660205）1 200
貸：銀行存款/工行存款（100201）1 200
當憑證保存時，彈出出錯信息框，提示“不滿足借貸必無條件”。此信息說明用戶之前為不同類別的憑證設置了限制條件，指定了相應的限制類型和限制科目。這樣，當憑證填制時，系統(tǒng)就會根據(jù)所設置的憑證類別判斷憑證內(nèi)容是否符合限制條件，不相符時就會出現(xiàn)類似的出錯信息。對于此類問題，用戶首先應根據(jù)提示信息，認真查對所選憑證類別與所錄入的業(yè)務內(nèi)容是否相符，然后進一步判斷究竟是憑證類別設置錯誤，還是會計科目選擇錯誤？
此案例中的憑證類別選擇的是“轉賬憑證”，轉賬憑證的限制類型應為“憑證必無”,限制科目為“1001，100201，100202”，即在憑證借貸方不能出現(xiàn)這三個科目。而該憑證的貸方卻出現(xiàn)了100201科目，顯然違背了所設置的限制條件。進一步判斷可知，此問題是因憑證類別設置錯誤所致的。根據(jù)業(yè)務內(nèi)容該憑證類別應為“付款憑證”，而非“轉賬憑證”。當更正憑證類別后，問題即得到解決。經(jīng)進一步分析得知，用戶在填制憑證時，因為看到在業(yè)務中用到了轉賬支票，就認為這應該是一張轉賬憑證，從而導致憑證類別判斷錯誤。而追根尋源是由于用戶對業(yè)務的憑證類別判斷不準，不明白憑證類別的限制條件，甚至于不清楚什么是收、付、轉憑證。當問題出現(xiàn)時，就會因不理解憑證類別限制條件的含義而找不到問題解決的方向和方法。
此外，對于此類問題，如果用戶在認真查對后，發(fā)現(xiàn)憑證類別與憑證內(nèi)容匹配，但仍出現(xiàn)出錯信息，則應考慮可能是因用戶粗心將憑證類別的限制條件設置有誤。常見的錯誤有將收款憑證和付款憑證的限制類型設反了，或將轉賬憑證的限制類型設為“憑證必有”，或未寫全限制科目。
二、制單日期錄入時常見問題
出錯信息描述：情況一：“日期不序時，［付］類憑證已制單到［2009.08.03］”；情況二：“日期不能滯后系統(tǒng)日期”；情況三：“日期不能超前建賬日期”。
典型案例剖析：2009年8月2日，企業(yè)發(fā)生業(yè)務一筆，填制付款憑證一張，當填寫憑證制單日期時，彈出如情況一所述的出錯信息。此信息說明用戶之前在進行總賬控制參數(shù)設置時，選擇了“制單序時控制”選項，這樣在填制憑證時就必須按照業(yè)務發(fā)生的先后順序進行制單。出錯信息提示系統(tǒng)中的付款憑證已填至8月3日，因此，8月3日之前的付款憑證就不允許填寫。在分析得知是因參數(shù)控制所導致的問題后，如果此時確需錄入此張憑證，就臨時取消“制單序時控制”參數(shù)即可。
但對于此案例，當用戶取消了“制單序時控制”參數(shù)，重填憑證，填寫到制單日期時，又彈出如情況二所述的出錯信息。經(jīng)查看發(fā)現(xiàn)，當前計算機的系統(tǒng)日期為2009年8月1日，而所填憑證的制單日期為2009年8月2日，滯后了系統(tǒng)日期，相當于在填未來發(fā)生的憑證，因此不允許填寫。此時，只需將計算機系統(tǒng)日期調整為8月2日或之后日期即可。需要說明的是，對于這種情況一般只在進行模擬練習時出現(xiàn)，實際工作中因計算機系統(tǒng)日期一般和現(xiàn)實日期一致，而所填憑證日期肯定是在當前現(xiàn)實日期之前已發(fā)生的業(yè)務日期，所以一般不可能出現(xiàn)“日期不能滯后系統(tǒng)日期”的情況。而對于上述兩種情況，追根尋源主要還是由于用戶對“制單序時控制”參數(shù)的含義，以及對模擬練習階段計算機系統(tǒng)日期所代表的含義理解不透所致。制單序時控制是按不同的憑證類別分別進行序時控制，計算機系統(tǒng)日期代表現(xiàn)實日期，因此，憑證制單日期應大于等于該類憑證的最后一張憑證的制單日期，小于等于當前計算機的系統(tǒng)日期。
第三種情況說明制單日期早于總賬系統(tǒng)的啟用日期。經(jīng)查看，是由于用戶在啟用總賬系統(tǒng)時，將總賬系統(tǒng)啟用日期設置為某月月末所致。如總賬系統(tǒng)正確的啟用日期應為2009年8月1日，而用戶卻設置為2009年8月31日，這樣用戶就只能錄入8月31日及其之后發(fā)生的業(yè)務憑證。而用戶之所以將總賬系統(tǒng)的啟用日期設置為8月31日，又往往是由于在模擬練習階段，用戶將計算機系統(tǒng)日期調整為8月31日，所以登錄進入軟件系統(tǒng)的操作日期自動識別為8月31日，進行總賬系統(tǒng)啟用時也自動識別為8月31日，如果此時用戶粗心沒有做更改就會出現(xiàn)此類錯誤。并且，此時當用戶想去調整總賬系統(tǒng)的啟用日期時，會發(fā)現(xiàn)界面為灰色，已不能更改。這是因為用戶一般此時已在填制憑證，說明已進入了總賬系統(tǒng)，即總賬系統(tǒng)已被使用，所以就不允許再調整總賬系統(tǒng)的啟用日期。此類問題的出現(xiàn)，一方面是由于用戶粗心所致，另一方面也說明用戶不理解出錯信息中出現(xiàn)的“建賬日期”指的是總賬系統(tǒng)啟用日期，而對于“總賬系統(tǒng)已使用將不能更改其啟用日期”這一規(guī)則也不清楚。因此，提醒用戶在設置總賬系統(tǒng)的啟用日期時一定要認真仔細，否則將會面臨較大的系統(tǒng)風險。
三、憑證摘要錄入時常見問題
出錯信息描述：制單人點擊摘要欄右下角的參考按鈕，出現(xiàn)提示信息“該操作員無此功能權限”。
典型案例剖析：案例中要求以馬方的身份填制憑證，而之前在用戶權限設置時，已為馬方賦予了總賬系統(tǒng)的全部操作權限，但為何在點擊摘要欄右下角的參考按鈕時又出現(xiàn)此出錯信息而無法錄入摘要。
對于此問題，首先應明確“該操作員無此功能權限”說明馬方?jīng)]有進行此項操作的權限，進一步思考出錯信息中所說的功能權限到底指哪一項功能權限？點擊摘要欄右下角的參考按鈕是要進行常用摘要的選擇調用，因此，此處所說的功能權限并不是指馬方?jīng)]有錄入摘要的權限，而是指沒有調用常用摘要的權限。
在此案例中，一是之前并未進行常用摘要的設置，二是“常用摘要”的功能權限是在“公用目錄設置——其他——常用摘要”中，而非在“總賬”中，因此，馬方雖然擁有總賬系統(tǒng)的全部操作權限，但卻無法調用常用摘要。尤其是在本案例中，即便給馬方賦予了此項功能權限，也會因之前未設置任何常用摘要，而無內(nèi)容可選。而此類問題產(chǎn)生的原因常源于用戶不理解功能權限的具體含義，特別是將其與數(shù)據(jù)權限混淆，誤認為是沒有為馬方設置某項數(shù)據(jù)權限所致。同時，又因不熟悉用友軟件中功能權限的內(nèi)容及設置位置，找不到問題解決的方向，不知如何解決。而具體解決的方法可以采用以下兩種：一是用戶直接在摘要欄中輸入摘要內(nèi)容即可；二是先給馬方賦予常用摘要的功能權限，然后利用“常用摘要”功能錄入常用摘要，這樣就可以通過點擊參考按鈕進行常用摘要的調用了。
四、會計科目錄入時常見問題
（一）銀行科目的錄入
出錯信息描述：情況一：當使用銀行科目制單時，系統(tǒng)未彈出要求輸入結算方式、票號等銀行賬輔助項內(nèi)容的信息框；情況二：憑證保存時未彈出要求處理支票的相關信息框。
典型案例剖析：2009年8月3日，財務部王晶從工行提取現(xiàn)金10 000元，作為備用金，現(xiàn)金支票號XJ001。憑證內(nèi)容如下：
借：庫存現(xiàn)金（1001）10 000
貸：銀行存款/工行存款（100201）10 000
憑證填制時，當錄入100201科目后，未出現(xiàn)如情況一所述的信息框。對此，應首先了解信息框為何應該出現(xiàn)？即明確信息框能夠彈出的前提條件是什么？在憑證填制時，如果使用了銀行科目制單，系統(tǒng)就會彈出要求輸入結算方式、票號等銀行賬輔助項內(nèi)容的信息框。而此案例中的100201科目是否為銀行科目，則取決于之前在進行“指定科目”設置時，是否將“銀行存款”指定為銀行科目，否則系統(tǒng)將不會自動將其當作銀行科目來處理，相關的輔助信息框也就不會彈出。在實際應用中，用戶經(jīng)常會忘記進行“指定科目”的設置，而此項設置不僅是保證銀行賬輔助信息能否有效錄入的前提，也是保證后續(xù)出納管理工作能否順利進行的關鍵。
對于第二種情況，也應首先明確信息框能夠彈出的前提條件是什么？此處信息框所起的作用相當于出納的“支票登記簿”功能，如果同時滿足以下三個條件，就可以在憑證填制的同時進行相關支票信息的處理：一是憑證正在使用銀行科目制單；二是業(yè)務采用的結算方式設置了“票據(jù)管理”選項；三是在總賬控制參數(shù)中選擇了“支票控制”選項。而在實際操作時，系統(tǒng)將會根據(jù)“支票登記簿”中已錄入支票信息的狀態(tài)，判斷應如何進行支票管理。具體來說，會出現(xiàn)下面三種情況：一是如果在“支票登記簿”中未錄入此支票信息，系統(tǒng)就會詢問“此支票尚未登記，是否登記？”；如果已登記此支票信息但未報銷，則會詢問“此支票已登記過，是否報銷？”；如果支票已登記又已報銷，則當重新填制與此支票相關的憑證時，則會詢問“此支票已報銷，是否正確？”需要說明的是，上述三種情況所處理后的支票信息將同步反映到出納的“支票登記簿”中，如果在填制憑證時支票信息處理有誤，就需到“支票登記簿”中進行修改，而在填制憑證界面將無法再次調出支票信息框。當梳理清楚信息框彈出的原因后，仔細檢查相關設置，發(fā)現(xiàn)此案例問題產(chǎn)生的原因是因為沒有進行“指定科目”的設置，也沒有在總賬控制參數(shù)中選擇“支票控制”選項所致，修改并調整相關設置后，問題得到解決。
（二）外幣科目的錄入
出錯信息描述：情況一：當使用外幣科目制單時，憑證界面未出現(xiàn)有關外幣信息錄入欄；情況二：出現(xiàn)了外幣信息錄入欄，但在匯率欄中無匯率可選。
典型案例剖析：2009年8月5日，收到興華集團投資資金10 000美元，匯率1∶8.275，轉賬支票號ZZW001。憑證內(nèi)容如下：
借：銀行存款/中行存款（100202）82 750
貸：實收資本（4001）82 750
憑證填制時，首先出現(xiàn)了情況一所述狀況：錄入100202科目后，未出現(xiàn)外幣信息錄入欄，說明系統(tǒng)未能識別出100202為外幣核算科目。查看會計科目設置界面，發(fā)現(xiàn)的確未給100202科目選擇“外幣核算”選項框。當設置完畢，重填憑證時，外幣信息錄入欄自動出現(xiàn)，但隨即又出現(xiàn)了情況二所述狀況：匯率欄中無匯率可選，說明之前在外幣設置時可能沒有設置匯率或設置錯誤。查看外幣設置界面，發(fā)現(xiàn)是把匯率8.275誤錄入7月份的記賬匯率欄，因此，填制8月份憑證時就無法查看到有關匯率信息。調整匯率錄入位置后，問題得到了解決。
而在實際應用中，對于第一種情況，還有可能出現(xiàn)以下狀況：當用戶查看會計科目設置界面時，可能會發(fā)現(xiàn)“外幣核算”的選項是灰色的，不可選。這時就應考慮之前在建立賬套的“基礎信息”設置界面，是否選擇了“有無外幣核算”的選項。如果未選，說明該會計主體無外幣業(yè)務，后續(xù)的外幣設置選項就將無法選擇。
（三）往來科目的錄入
出錯信息描述：情況一：當使用客戶往來科目或供應商往來科目制單時，系統(tǒng)彈出信息框要求錄入有關客戶或供應商信息，手工直接錄入后，提示“輸入的客戶不合法”或“輸入的供應商不合法”；情況二：當憑證保存時，系統(tǒng)彈出“不能使用［應收系統(tǒng)］受控科目”或“不能使用［應付系統(tǒng)］受控科目”信息框。
典型案例剖析：2009年8月12日，銷售部王麗收到華宏公司一張轉賬支票，金額99 600元，用以償還前欠貨款，轉賬支票號ZZR002。憑證內(nèi)容如下：
借：銀行存款/工行存款（100201）99 600
貸：應收賬款（1122）99 600 此案例涉及的是客戶往來科目。對于第一種情況，說明系統(tǒng)識別不出用戶錄入的客戶名稱，即在客戶檔案中找不到該客戶的信息。經(jīng)查看，發(fā)現(xiàn)是由于用戶所錄的客戶名稱與客戶檔案中的客戶名稱不一致造成的，用戶錄入的是客戶的全稱，而直接選擇時則會發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)顯示的是客戶的簡稱。因此，直接錄入簡稱或利用參考按鈕直接選擇客戶信息，問題即可解決。
第二種情況，說明系統(tǒng)識別出此業(yè)務正在使用受控科目制單，而為何應收賬款會成為受控科目，則是由于在會計科目設置時，為應收賬款科目選擇了“客戶往來”的輔助信息框，這樣應收賬款就自動成為應收系統(tǒng)受控科目。如果啟用了應收系統(tǒng)，則有關應收賬款的業(yè)務就應在應收系統(tǒng)中進行處理，生成的業(yè)務憑證將會自動傳遞到總賬系統(tǒng)。但此案例中并未啟用應收系統(tǒng)，而又想在總賬系統(tǒng)中使用這些受控科目，就應在總賬控制參數(shù)中選擇“可以使用應收受控科目”的選項。如果不選，系統(tǒng)就會出現(xiàn)情況二所述狀況。而類似的選項在總賬控制參數(shù)中還包括“可以使用應收受控科目”和“可以使用存貨受控科目”，處理的方法也是相同的。
（四）項目核算科目的錄入
出錯信息描述：情況一：當使用項目核算科目制單時，系統(tǒng)未彈出要求錄入項目輔助項信息的對話框；情況二：出現(xiàn)了項目輔助項信息框，但當利用參考按鈕選擇項目名稱時，提示“此項目核算科目沒有指定項目大類，是否需要現(xiàn)在指定項目大類？”情況三：當選擇項目名稱時，在“參照”界面中所顯示的非該科目所定義的項目大類的內(nèi)容，而是系統(tǒng)自帶的“現(xiàn)金流量項目”大類的內(nèi)容；情況四：選擇項目名稱時，“參照”界面的左側欄中顯示有該項目大類的分類信息，但右側欄為空，無內(nèi)容可選；情況五：找到對應項目名稱，當進行選擇時，提示“項目已結算”，無法選擇。
典型案例剖析：2009年8月20日，一車間領用原紙5噸，單價5 000元，用于生產(chǎn)普通打印紙——A4。憑證內(nèi)容如下：
借：生產(chǎn)成本/直接材料（500101）25 000
貸：原材料/生產(chǎn)用原材料（140301）25 000
此案例中的500101科目應為項目核算科目，所定義的項目大類為“生產(chǎn)成本”；項目分類為：1—自行開發(fā)項目，2—委托開發(fā)項目；項目目錄名稱為：普通打印紙——A4，憑證套打紙——8X，所屬分類碼均為1。
第一種情況，說明之前在會計科目設置時未給500101科目選擇“項目核算”輔助選項，非項目核算科目自然不會提示錄入有關項目核算信息。
第二種情況，說明500101科目雖然被設置為項目核算科目，但如果在進行項目目錄設置時，沒有為項目大類指定核算科目，即沒有將核算科目與項目大類之間建立聯(lián)系，則利用項目核算科目制單時就會找不到此科目對應的項目大類。
第三種情況，說明雖然在項目目錄設置時，將核算科目指定給某個項目大類，但因指定前未選擇正確的項目大類名稱，因而導致將核算科目選入其他項目大類，從而進行項目名稱選擇時看到的不是正確的項目大類信息。而此案例就屬于這種情況，并且在實際應用中這一問題也非常普遍。經(jīng)常會有用戶將應選入指定項目大類的核算科目，誤選入了系統(tǒng)自帶的“現(xiàn)金流量項目”中。而造成此問題的原因源于用友軟件在新增項目大類后，并未將新增的項目大類自動選為當前選項，而還是默認的“現(xiàn)金流量項目”大類。而此時，用戶如果粗心忘記先選擇正確的項目大類名稱，再進行指定核算科目的操作，就會出現(xiàn)此種情況。對于這一問題的解決只需將已選入“現(xiàn)金流量項目”中的核算科目重新選入“生產(chǎn)成本”項目大類中即可。
第四種情況，說明在“項目目錄”設置界面沒有錄入項目目錄名稱的信息。這一般是由于用戶把項目目錄內(nèi)容誤當作項目的二級分類，將其錄入到“項目分類定義”界面，而“項目目錄”界面則為空所致。以此案例為例，如果用戶在進行項目分類定義時將“普通打印紙——A4”和“憑證套打紙——8X”的信息錄入到“自行開發(fā)項目”分類下面，將其當成項目的二級分類，而在“項目目錄”設置界面則沒有錄入任何信息，就會出現(xiàn)此種狀況。
第五種情況，說明用戶將“項目目錄”界面中的“是否結算”選項選為了“Y”，而已結算的項目后續(xù)將不能使用。
在實際應用中，項目目錄的設置是用戶出錯最多的一項操作。而追根尋源出錯的原因主要在于用戶對項目目錄設置的各項步驟不熟悉，對各項操作的目的不明、含義不清，以及用戶個人的粗心大意，加之軟件本身設計中也有許多不符合操作習慣之處，才導致此處問題頻出。而解決上述問題時，只需理清操作思路，找出具體原因，就能使問題迎刃而解。
五、小結
從以上分析可以看出，在憑證填制環(huán)節(jié)出現(xiàn)的諸多問題，其根源都來自于之前環(huán)節(jié)所設置的各項控制參數(shù)和相關基礎信息。如果用戶對這些控制參數(shù)和基礎信息的含義和作用理解不透，而實際操作中又設置有誤，就會導致問題的出現(xiàn)，并且在問題出現(xiàn)后也將不知如何解決。
因此，建議用戶在實際應用中，應重在理解各項控制參數(shù)和基礎信息的含義和作用，明確這些設置會對以后的日常業(yè)務處理產(chǎn)生何種影響。這樣，在填制憑證時就能預測出可能出現(xiàn)的輔助信息框。而當問題出現(xiàn)時，則應根據(jù)出錯信息的提示，認真梳理前續(xù)哪些操作與此項內(nèi)容有關，在理清基本操作思路和先后順序的基礎上，一步步順著源頭就能找到問題解決的方法和對策。
主要參考文獻
1. 王新玲，汪剛.會計信息系統(tǒng)實驗教程（用友ERP-U8.72版）.北京：清華大學出版社，2009
2. 潘上永.會計電算化.北京：中國金融出版社，2007
3. 張渭育.用友軟件出納管理業(yè)務常見問題與對策.財會月刊，2013；4
【作 者】
張渭育
【作者單位】
（河南牧業(yè)經(jīng)濟學院經(jīng)濟管理系 鄭州 450046）
