隨著我國(guó)會(huì)計(jì)信息化的持續(xù)推進(jìn)，現(xiàn)代企業(yè)已經(jīng)不再過(guò)多關(guān)注IT投資悖論問(wèn)題，轉(zhuǎn)而將會(huì)計(jì)信息化視為支持企業(yè)適應(yīng)信息化大發(fā)展趨勢(shì)的必要手段，進(jìn)而引發(fā)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的深入變革。七匹狼作為我國(guó)一家知名上市公司，其會(huì)計(jì)信息化發(fā)展過(guò)程極具代表性。本文通過(guò)對(duì)該公司會(huì)計(jì)信息化提升項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程進(jìn)行梳理，分析其實(shí)施效益及相應(yīng)的啟示。
一、七匹狼會(huì)計(jì)信息化提升項(xiàng)目背景
七匹狼，創(chuàng)立于1990年，是我國(guó)服裝行業(yè)中的知名企業(yè)。目前，七匹狼在全國(guó)已經(jīng)擁有了2 000多家加盟商，并且擁有超過(guò)3 000家的終端網(wǎng)點(diǎn)。七匹狼公司還在全國(guó)設(shè)立了以福建、北京、上海為核心的三大物流與信息中心，并在二十多個(gè)省設(shè)立了物流與信息分部，通過(guò)信息管理系統(tǒng)對(duì)全國(guó)各銷售網(wǎng)點(diǎn)進(jìn)行全方位的管理跟蹤，真正實(shí)現(xiàn)了財(cái)流、物流、信息流的統(tǒng)一。多年的信息化建設(shè)使七匹狼公司擁有完善的銷售、管理系統(tǒng)，其ERP的實(shí)施走在了同類型企業(yè)的前列。
服裝業(yè)不同于傳統(tǒng)的制造業(yè)，它雖然也涉及到生產(chǎn)、設(shè)計(jì)、加工等制造環(huán)節(jié)，但作為服裝企業(yè)，最重要的還是對(duì)商品的流通渠道和對(duì)市場(chǎng)流行趨勢(shì)的把握，這就要求企業(yè)建立更為科學(xué)、完善的分銷系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)。與國(guó)內(nèi)多數(shù)企業(yè)一樣，七匹狼早期的會(huì)計(jì)信息化建設(shè)并沒(méi)有很好地進(jìn)行總體規(guī)劃和統(tǒng)一建設(shè)，而是各自為政，有的分公司甚至擁有獨(dú)立的信息系統(tǒng)，導(dǎo)致公司內(nèi)部各部門，以及總公司與代理商之間信息很難進(jìn)行溝通，進(jìn)而形成信息孤島。由于系統(tǒng)間缺乏銜接，信息難以流通、傳遞，從而導(dǎo)致許多數(shù)據(jù)需要員工重復(fù)導(dǎo)出、導(dǎo)入。
其次，七匹狼內(nèi)部的數(shù)據(jù)不能及時(shí)共享和反饋，其銷售部門往往不能及時(shí)掌握商品的庫(kù)存信息，這樣就很難及時(shí)了解銷售訂單的處理情況，使得他們無(wú)法及時(shí)知道產(chǎn)品價(jià)格變化情況。倉(cāng)儲(chǔ)部門也很難掌握商品在市場(chǎng)的銷售情況及庫(kù)存情況，使之無(wú)法確定一個(gè)合理的庫(kù)存量。同時(shí)，七匹狼總部也很難及時(shí)了解分公司和代理商的經(jīng)營(yíng)狀況，不能對(duì)企業(yè)資金流轉(zhuǎn)狀況進(jìn)行很好的監(jiān)督和控制，最終可能導(dǎo)致科學(xué)的決策無(wú)法形成。
為了適應(yīng)日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，七匹狼開始著手從總體上提升企業(yè)的會(huì)計(jì)信息化水平。
二、七匹狼會(huì)計(jì)信息化提升項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程
相比國(guó)內(nèi)其他企業(yè)而言，七匹狼較早就引入了通用型ERP系統(tǒng)來(lái)滿足企業(yè)管理信息化的需求，這種通用型的ERP系統(tǒng)雖然可以滿足不同行業(yè)的普遍性需求，但在分銷流程方面做得不夠細(xì)致，而這恰好是服裝行業(yè)體現(xiàn)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的必要手段，隨著企業(yè)的發(fā)展這種普遍性與特殊性的矛盾日漸凸顯。為此，七匹狼公司決定推翻原來(lái)的系統(tǒng)重鑄新的ERP分銷系統(tǒng)。
2004年底，新的信息系統(tǒng)規(guī)劃以及需求調(diào)研工作正式開始。2005年，七匹狼總部分銷系統(tǒng)開始正式實(shí)施，施工大致分為兩個(gè)階段：先是總公司、直營(yíng)店及分公司實(shí)施，而后才對(duì)代理商實(shí)施。在分公司系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中，七匹狼公司決定設(shè)立一個(gè)“模板”，以防止分公司和代理商在實(shí)施時(shí)出現(xiàn)偏差，影響實(shí)施效果。七匹狼公司最終選擇福建的分公司作為“樣板”公司，這個(gè)決定主要考慮了三個(gè)因素：第一，該分公司領(lǐng)導(dǎo)、員工的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)較好；第二，內(nèi)部架構(gòu)也相對(duì)清晰；第三，離福建總公司相對(duì)較近，方便總公司提供技術(shù)幫助及前往視察實(shí)施情況。
2006年，OA系統(tǒng)引入，公司實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公管理，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部各部門信息的快速傳遞，連接了企業(yè)內(nèi)部閉塞的信息。2007年，供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)正式啟用，實(shí)現(xiàn)了廠家和客戶的交流，通過(guò)發(fā)行股票為ERP的升級(jí)、更新募集資金。2008年，七匹狼公司正式與Oracle合作，并花費(fèi)重金購(gòu)入該公司的零售規(guī)劃軟件，從而實(shí)現(xiàn)了企業(yè)零售分銷以及供應(yīng)鏈和財(cái)務(wù)的一體化。
2009年，七匹狼公司銷售網(wǎng)絡(luò)升級(jí)項(xiàng)目建設(shè)完成，零售ERP項(xiàng)目計(jì)劃系統(tǒng)成功上線，實(shí)現(xiàn)了對(duì)企業(yè)庫(kù)存的控制。2011年8月，ERP系統(tǒng)項(xiàng)目升級(jí)成功并投入使用。該項(xiàng)目升級(jí)的模塊包含零售模塊和財(cái)務(wù)管理模塊。各模塊的成功升級(jí)，整合了公司的批發(fā)及零售業(yè)務(wù)平臺(tái)，業(yè)務(wù)流程得到了優(yōu)化。
2011年底，全國(guó)分銷系統(tǒng)正式上線，七匹狼公司要求全國(guó)的代理商和加盟商都使用這個(gè)系統(tǒng)，這一舉動(dòng)將代理商們?nèi)颊系搅艘黄?，很好地解決了企業(yè)原本對(duì)銷售信息收集不夠準(zhǔn)確、不夠及時(shí)的問(wèn)題。代理商和合作伙伴也能通過(guò)數(shù)據(jù)分析平臺(tái)，增強(qiáng)自身對(duì)銷售數(shù)據(jù)、庫(kù)存分析的能力，從而提高銷售商的管理水平。同時(shí)也大大提高了七匹狼總公司的管理和決策水平。
七匹狼會(huì)計(jì)信息化提升項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程詳見圖1。
四、七匹狼會(huì)計(jì)信息化提升項(xiàng)目的實(shí)施效果
七匹狼會(huì)計(jì)信息化提升項(xiàng)目的成功實(shí)施，為公司成功搭建了零售和批發(fā)業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，并且還建立了七匹狼公司資源協(xié)同平臺(tái)。企業(yè)通過(guò)強(qiáng)化垂直一體化管理，提高了企業(yè)管理控制能力。具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.提升了企業(yè)內(nèi)部信息共享能力。七匹狼公司通過(guò)實(shí)施ERP整理、統(tǒng)一了自身的管理體系和管理架構(gòu)，建立起了統(tǒng)一、規(guī)范的商品基礎(chǔ)檔案管理及其維護(hù)流程，在不同系統(tǒng)中商品類別、門店、倉(cāng)庫(kù)、供應(yīng)商、客戶等都有統(tǒng)一的編碼，使七匹狼的總、分公司和代理商的信息能及時(shí)共享，擺脫了原來(lái)通過(guò)手工管理訂單信息時(shí)信息不流通、不準(zhǔn)確的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了信息流轉(zhuǎn)高度自動(dòng)化，提高了效率，大大的減少了人為出錯(cuò)的可能。
2.提升了企業(yè)的供應(yīng)鏈管理能力。（1）采購(gòu)管理方面。通過(guò)實(shí)施該項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)了訂貨單從訂貨系統(tǒng)到生產(chǎn)管理系統(tǒng)——MOM系統(tǒng)一體化流程，擺脫了原來(lái)手工管理訂單時(shí)信息不通暢、不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)。（2）售管理方面。公司批發(fā)銷售通過(guò)訂貨系統(tǒng)到MOM系統(tǒng)能自動(dòng)按客戶類別進(jìn)行整理、分類，然后形成銷售訂單，大大提高了信息流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化，效率得到顯著的提升，大大減少了人為制單發(fā)生的錯(cuò)誤。（3）倉(cāng)存管理方面。通過(guò)實(shí)施該項(xiàng)目，加快了供應(yīng)鏈上信息傳遞的實(shí)效性，使信息能及時(shí)在公司內(nèi)部與供應(yīng)商之間進(jìn)行快速的傳遞。系統(tǒng)信息能在各部門間及時(shí)、快速的傳遞，無(wú)疑加強(qiáng)了總部對(duì)商品管理和控制的力度，使商品出庫(kù)和入庫(kù)的過(guò)程更加規(guī)范，并且能及時(shí)了解商品庫(kù)存狀態(tài)。此外，七匹狼實(shí)施的Oracle零售規(guī)劃軟件，實(shí)現(xiàn)企業(yè)零售分銷及供應(yīng)鏈財(cái)務(wù)一體化，將以往各自為政的加盟商統(tǒng)一起來(lái)。該系統(tǒng)可以讓七匹狼公司隨時(shí)掌握公司全國(guó)門店的零售數(shù)據(jù)，以及門店的銷售與庫(kù)存情況。這樣，供貨商和七匹狼的信息共享程度高，信息流通速度快，各環(huán)節(jié)決策的速度也大大提高了，讓原來(lái)30多天的加單周期減少到10多天，也降低了庫(kù)存過(guò)高所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。
3.提升了企業(yè)的市場(chǎng)響應(yīng)能力。新的信息系統(tǒng)有助于七匹狼對(duì)代理商及公司直營(yíng)銷售終端的信息進(jìn)行收集和分析，從而真正了解顧客當(dāng)時(shí)的需求，提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。七匹狼公司通過(guò)該項(xiàng)目的實(shí)施實(shí)現(xiàn)了對(duì)企業(yè)內(nèi)部各部門業(yè)務(wù)流程的監(jiān)控和管理，保證了信息的一致性和準(zhǔn)確性。更重要的是，通過(guò)實(shí)施該項(xiàng)目，七匹狼吸收了國(guó)際上先進(jìn)的服裝開發(fā)理念，推動(dòng)了公司產(chǎn)品研發(fā)能力的提升。
4.提升了企業(yè)的財(cái)務(wù)管理能力。通過(guò)實(shí)施該項(xiàng)目，公司實(shí)現(xiàn)了對(duì)企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)都進(jìn)行有效監(jiān)督和控制的目標(biāo)，保證了企業(yè)信息的準(zhǔn)確和一致。信息在不同模塊間的鏈接，為企業(yè)提供了完整的從業(yè)務(wù)到財(cái)務(wù)的信息視圖。系統(tǒng)內(nèi)部對(duì)各模塊之間采用的是直通式的處理方法，這種方法減少了業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)間信息的重復(fù)錄入麻煩，使企業(yè)運(yùn)營(yíng)的效率得到了極大的提升，有效降低了企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。
五、七匹狼會(huì)計(jì)信息化提升的幾點(diǎn)啟示
1.審慎選擇會(huì)計(jì)信息化合作伙伴。在選擇所需軟件產(chǎn)品或者系統(tǒng)解決方案時(shí)，必須充分考慮企業(yè)自身的特點(diǎn)和各個(gè)軟件的特點(diǎn)。七匹狼就是充分認(rèn)識(shí)到了自身經(jīng)營(yíng)的業(yè)務(wù)非常廣泛，再加上業(yè)務(wù)還在持續(xù)的增長(zhǎng)，因此在眾多的信息系統(tǒng)產(chǎn)品中選擇了Oracle零售行業(yè)管理軟件。之所以選擇它，其一是因?yàn)槠咂ダ强粗辛嗽撥浖碛袕?qiáng)大的零售業(yè)務(wù)和批發(fā)業(yè)務(wù)相結(jié)合的能力；其二是Oracle公司在全球的零售行業(yè)有著豐富而廣泛的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，Oracle為七匹狼提供的零售業(yè)務(wù)解決方案是眾多方案中最完整和伸展性最強(qiáng)的解決方案，這能幫助他們更快、更好地實(shí)現(xiàn)公司的增長(zhǎng)和業(yè)務(wù)目標(biāo)。
2.要做好會(huì)計(jì)信息化提升的前期準(zhǔn)備工作。首先，會(huì)計(jì)信息化實(shí)施及提升需要大量資金的支持，為此，七匹狼于2007年通過(guò)發(fā)行股票的方式募集資金用于ERP的建設(shè)和升級(jí)。其次，要得到治理層的支持。七匹狼董事長(zhǎng)周少雄掛帥啟動(dòng)了該項(xiàng)目，并花費(fèi)了兩年時(shí)間與董事會(huì)成員進(jìn)行溝通，并獲得了他們的一致同意，這中間雖然花費(fèi)了大量的時(shí)間，但周少雄認(rèn)為這是必不可少的環(huán)節(jié)，沒(méi)有他們一致同意，該項(xiàng)目很難實(shí)施。
3.會(huì)計(jì)信息化提升是一個(gè)長(zhǎng)久的過(guò)程。七匹狼從2004年決定推倒原有的信息系統(tǒng)，重新建立一個(gè)與自身“適配”，能將公司以及代理商進(jìn)行完全統(tǒng)一的分銷管理系統(tǒng)，到對(duì)該系統(tǒng)項(xiàng)目的升級(jí)，再到推出、上線供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)，最后直2011年底上線了全國(guó)分銷系統(tǒng)，整合、統(tǒng)一了全國(guó)代理商、加盟商的信息系統(tǒng)，這個(gè)過(guò)程整整花費(fèi)了七年的時(shí)間，并且將來(lái)還有可能繼續(xù)對(duì)該項(xiàng)目進(jìn)行提升。
4.會(huì)計(jì)信息化提升不只是系統(tǒng)軟件的實(shí)施、更新，更需要有高級(jí)專門人才來(lái)對(duì)這些系統(tǒng)進(jìn)行操作和管理。為此，七匹狼在實(shí)施該項(xiàng)目時(shí)，對(duì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行了大量的培訓(xùn)，讓他們能熟悉、適應(yīng)新的系統(tǒng)，并使用新的系統(tǒng)。不過(guò)，由于相關(guān)專業(yè)人才對(duì)于實(shí)施會(huì)計(jì)信息化的企業(yè)來(lái)說(shuō)，都是緊缺人才，一些經(jīng)過(guò)培訓(xùn)后的人才，很容易被其他企業(yè)高薪挖走，這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)本身就是一種損失。為此，軟件的開發(fā)應(yīng)當(dāng)立足于管理者和業(yè)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)水平的現(xiàn)狀，不同企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況，建立適合企業(yè)內(nèi)外需要的會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)，從而最大限度地發(fā)揮會(huì)計(jì)信息化的作用。
5.會(huì)計(jì)信息化提升實(shí)施不能一蹴而就，需由點(diǎn)帶面，逐步鋪開。七匹狼是分兩個(gè)階段來(lái)實(shí)施該項(xiàng)目的，而且，為了保證系統(tǒng)實(shí)施時(shí)不會(huì)“走樣”，七匹狼還專門在福州分公司設(shè)立“樣板”，這樣有助于規(guī)避項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)。
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作者：應(yīng)里孟
