當前，信息技術(shù)日新月異，內(nèi)控制度已深入到會計核算的各個環(huán)節(jié)。隨著網(wǎng)銀的應(yīng)用，日常工資薪酬支付方式已從現(xiàn)金操作變更為銀行代為支付。僅用計算機來處理賬務(wù)、甩掉手工賬,這種簡單的電算化遠遠滿足不了各類組織對薪資管理的要求。如何管好單位的薪酬以激發(fā)員工的積極性、共享整合數(shù)據(jù)資源，開發(fā)一套能夠?qū)崿F(xiàn)由核算型向管理分析型和信息系統(tǒng)集成型轉(zhuǎn)變的薪資核算管理系統(tǒng)已是大勢所趨。
一、薪資核算內(nèi)部控制信息化的必要性
薪酬核算是各單位財務(wù)部門最基本的經(jīng)常性業(yè)務(wù)之一。薪資核算業(yè)務(wù)具有政策性較強、涉及面廣、工資數(shù)據(jù)采集要求高、重復性較強、準確性與及時性要求較高等特點。隨著改革的深入，薪酬的組成及發(fā)放方式也發(fā)生變化，薪酬體系存在不同類別，如在編職工、聘用職工、臨時雇工、退離休職工等的薪酬；薪種結(jié)構(gòu)有崗位工資、浮動工資、績效津貼等繁多且具有不穩(wěn)定性項目；加之員工收入個人所得稅、個人繳納的社會保險費用、應(yīng)繳的公積金以及其他雜費的每月扣除，使得許多單位的薪資核算工作量大且效率低下。因此，如何使用信息技術(shù)對其薪酬發(fā)放進行管理就尤其重要。
薪資信息化的本質(zhì)是薪資核算與信息技術(shù)相融合的發(fā)展過程。薪酬發(fā)放圍繞著人來進行，利用信息技術(shù)手段輔助薪資管理，若沒有人員數(shù)據(jù)庫，核算系統(tǒng)將成為無源之水。這需要對傳統(tǒng)工資模型進行重整，建立信息技術(shù)與人力資源、會計學科高度融合的、充分開放的薪資核算信息系統(tǒng)。運用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)薪資業(yè)務(wù)處理高度自動化、信息高度共享，實時報告薪資動態(tài)。這不僅是信息技術(shù)運用于人力資源管理上的變革，更代表一種與現(xiàn)代信息環(huán)境相適應(yīng)的新的會計思想。
而提高內(nèi)部控制的組織和管理是完善薪資核算系統(tǒng)的保障。信息化將原手工時代的人員分工和職能分割的工作流程進行了集中，整個薪資核算業(yè)務(wù)被劃分為數(shù)據(jù)（信息）收集、憑證編審、數(shù)據(jù)處理（包括數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出）、系統(tǒng)維護等，部分會計工作由系統(tǒng)自動完成，依靠原有的內(nèi)部控制措施很難發(fā)現(xiàn)這一過程中的問題。新環(huán)境下內(nèi)部控制出現(xiàn)的新問題，必須更多地依靠程序設(shè)計來完成內(nèi)部控制活動，推動薪資核算內(nèi)部控制信息化發(fā)展。
二、薪資核算內(nèi)部控制信息化的可行性
工資核算子系統(tǒng)是會計信息系統(tǒng)的重要組成部分，同總賬子系統(tǒng)、固定資產(chǎn)子系統(tǒng)、成本管理子系統(tǒng)、應(yīng)收賬款子系統(tǒng)、應(yīng)付賬款子系統(tǒng)共同構(gòu)成財務(wù)系統(tǒng)。其中，薪資核算在各單位都是最重要的一項管理工作，且存在薪酬管理涉及多部門問題，財會部門主要負責薪酬的核算、分配和發(fā)放，人力資源部負責職工調(diào)入、調(diào)出、晉級、調(diào)資、招工、獎懲等勞動管理工作，薪酬管理部門一般是人力資源部，從而導致薪酬計算比較繁瑣，業(yè)務(wù)量較大，在手工作業(yè)中耗時費力。實踐也表明，眾多企事業(yè)單位都選擇從工資核算子系統(tǒng)開始實施會計信息化工作。
薪資核算的任務(wù)是以職工個人的工資原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),正確計算應(yīng)發(fā)工資、應(yīng)扣工資、實發(fā)工資以及個人所得稅、住房公積金、社會保險等項目；同時按工資的用途、部門進行計提分配，通過自動轉(zhuǎn)賬方式傳遞給總賬，以便正確計入相關(guān)成本費用，登記有關(guān)的總賬和明細賬；按機構(gòu)層次和統(tǒng)計口徑進行匯總，提供多種方式的查詢，實現(xiàn)薪資分析和管理；打印工資發(fā)放表、各種匯總表及個人工資條；采用適當?shù)姆椒ㄖЦ豆べY。按照信息系統(tǒng)與管理思想的有機融合，制定分類統(tǒng)一的薪酬標準和制度辦法，可以建立健全工資發(fā)放管理新體制。事實上，當前的財務(wù)軟件的工資管理子系統(tǒng)還給用戶留了較大的、靈活進行系統(tǒng)設(shè)置的余地，用戶可以根據(jù)實際情況，量身打造。
值得注意的是，傳統(tǒng)手工操作中，一項會計信息的形成，要經(jīng)歷相應(yīng)管理權(quán)限的有關(guān)人員簽章，傳統(tǒng)方式的效率雖然不高，但有效地防止了舞弊。而薪酬核算實現(xiàn)信息化后，使原來人與人之間的聯(lián)系部分轉(zhuǎn)為人與計算機系統(tǒng)間的聯(lián)系，身份識別與權(quán)限控制增大了難度。薪酬核算的信息化需要IT技術(shù)的支撐，但真正影響和決定薪酬核算信息化建設(shè)的是人，軟件只是幫助實施管理的一種手段。因此，對財務(wù)人員的管理與控制就成為完善內(nèi)部控制的重要內(nèi)容。
三、完善薪資核算內(nèi)部控制的主要內(nèi)容
薪資管理中的內(nèi)部控制主要包括：授權(quán)與批準、準確性與完整性、可靠性與有效監(jiān)督等方面。堅持明確分工、相互獨立、互相牽制、相互制約的安全管理原則，建立系統(tǒng)的人工與機器相結(jié)合的控制機制，使會計信息化系統(tǒng)運行的每一個過程都處于嚴密控制之中。
（一）加強對系統(tǒng)的控制。信息系統(tǒng)是由人員、計算機硬件、軟件、系統(tǒng)的運行四個部分組成，其中核心部分是功能完備的財務(wù)軟件。薪資軟件可以是直接購買商品化軟件，也可以采用自行開發(fā)、委托開發(fā)和合作開發(fā)等。在開發(fā)過程中，要充分地進行項目的可行性研究與分析，通過不斷溝通、調(diào)試、發(fā)現(xiàn)問題，及時解決并加以完善，要按操作權(quán)限嚴格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改并定期進行安全性檢查。
?。ǘ┘訌妼θ藛T的控制。對薪資系統(tǒng)的人員控制，體現(xiàn)在不相容職務(wù)相分離上，權(quán)限的設(shè)置要求安全、合理。在滿足職能要求的基礎(chǔ)上，加強相互監(jiān)督職能，便于在工作中牽制，防止舞弊。首先，領(lǐng)導重視是信息系統(tǒng)進行內(nèi)部控制的重要前提。制定并執(zhí)行相應(yīng)的管理和規(guī)章制度，是有效地進行內(nèi)部控制不可缺少的一環(huán)。其次，信息系統(tǒng)的人員應(yīng)當具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德，日常的操作管理應(yīng)當規(guī)范，做好相關(guān)的記錄。再次，建立系統(tǒng)完善的信息系統(tǒng)上機管理措施，包括輪流值班制度、上機記錄制度、完善的操作手冊、上機時間安排等。此外，會計軟件也應(yīng)該有完備的操作日志文件盒進行數(shù)據(jù)備份，建立會計檔案管理。由于系統(tǒng)采用無紙化辦公，會計檔案存儲介質(zhì)的特點要求強制備份，對于特別重要的數(shù)據(jù)，要求實現(xiàn)異地備存。
?。ㄈ┘訌娋W(wǎng)絡(luò)防范的控制。信息加密技術(shù)是保證數(shù)據(jù)安全和信息安全的核心技術(shù)。在基于互聯(lián)網(wǎng)的信息系統(tǒng)環(huán)境下，為了防止系統(tǒng)遭到網(wǎng)絡(luò)攻擊，防范數(shù)據(jù)非法冒充、竊取、篡改、抵賴，保證數(shù)據(jù)安全，就需要建立包括隔離、遏制、消滅三層次的安全控制體系，實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)加密和身份認證，增強電子數(shù)據(jù)防偽的功能，保證薪資信息的正常輸入與輸出。
四、實現(xiàn)薪資內(nèi)控信息化的主要策略
薪資核算與信息技術(shù)的融合，需要在提出薪酬管理要求伊始就考慮其與所選的信息系統(tǒng)的管理思想吻合，依賴技術(shù)手段加以實現(xiàn)而盡可能地減少人為因素的影響，并充分重視和支持信息化所帶來的管理變革，充分調(diào)研實際業(yè)務(wù)，收集業(yè)務(wù)信息，摸擬執(zhí)行情況，建立風險機制，推進標準化工作，盡快改變現(xiàn)狀適應(yīng)新的系統(tǒng)。
?。ㄒ唬├蔑L險機制，推進薪資核算標準化。具體而言，應(yīng)做好以下幾方面的標準化工作：
1.組織架構(gòu)標準化。充分利用風險機制，針對薪資類別、薪資項目、人員檔案信息、人員分類、部門分類、人員編號等核心業(yè)務(wù)形成較為合理的組織架構(gòu)，對這些主數(shù)據(jù)的定義和編碼予以標準化，這是業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一標準化的前提。
2.擬定關(guān)鍵控制點。優(yōu)化流程是最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)流程標準化需要召集一線管理人員，充分征求意見，利用風險機制分析逐項梳理后，記錄下哪些能夠固化在系統(tǒng)中、哪些不能實現(xiàn)或?qū)崿F(xiàn)成本較高，形成系列關(guān)鍵控制點。對能夠固化在系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)流程和控制點，應(yīng)確定系統(tǒng)標準模板，即確定標準業(yè)務(wù)流程、管理權(quán)限、不相容職責配置或參數(shù)設(shè)定（后臺保證業(yè)務(wù)受控或規(guī)范操作的具體值）。由于內(nèi)控信息化是在一定條件、一定范圍內(nèi)的信息化，對于實現(xiàn)系統(tǒng)自動控制成本較高的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，應(yīng)明確允許系統(tǒng)外控制（如人工稽核等）的措施以提高控制效率。
3.薪資表單標準化。在梳理了業(yè)務(wù)申請部門、業(yè)務(wù)審核部門及審批人、不相容部門等控制環(huán)節(jié)基礎(chǔ)上，進一步拓展推進實現(xiàn)相關(guān)審批表單的標準化。
?。ǘ┙⒅贫裙芾砥脚_。利用信息系統(tǒng)進行持續(xù)性監(jiān)督是保障有效內(nèi)部控制的重要方式。通過建立制度管理平臺，可以極大提高辦公效率，促進上下一體、公開公平、共同提高的良好制度環(huán)境的形成。
?。ㄈ┡囵B(yǎng)內(nèi)控信息化人才。實現(xiàn)內(nèi)控信息化，培養(yǎng)人才是關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一?？梢酝ㄟ^多種培訓方式培養(yǎng)一支既懂內(nèi)控業(yè)務(wù)又懂信息系統(tǒng)管理、既熟悉應(yīng)用控制又熟悉一般控制、既熟悉薪資業(yè)務(wù)流程又清楚關(guān)鍵控制的人才隊伍。
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單位：四川信息職業(yè)技術(shù)學院）
