文 朱靜芬
2013年年底，中央發(fā)布了《關(guān)于改進(jìn)工作作風(fēng)、密切聯(lián)系群眾的八項(xiàng)規(guī)定》，其中特別強(qiáng)調(diào)要“精簡會(huì)議活動(dòng)”，“厲行勤儉節(jié)約”，并要求“審計(jì)部門每年要對(duì)各地區(qū)各部門會(huì)議活動(dòng)等經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行審查”，可見，會(huì)議經(jīng)費(fèi)控制的重要性和緊迫性日益凸顯。如何加大會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用情況的審計(jì)監(jiān)督力度，建立健全和完善會(huì)議經(jīng)費(fèi)控制制度，是審計(jì)工作必須重視和深思的，對(duì)此，筆者將詳細(xì)介紹會(huì)議經(jīng)費(fèi)中存在的問題及審計(jì)對(duì)策。
會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用中存在的問題
會(huì)議經(jīng)費(fèi)是與召開會(huì)議有關(guān)的一切合理費(fèi)用，而有的單位將會(huì)議經(jīng)費(fèi)“萬能化”，把一些不合規(guī)、與會(huì)議無關(guān)的其他費(fèi)用統(tǒng)統(tǒng)歸集到會(huì)議經(jīng)費(fèi)里面，這使得會(huì)議經(jīng)費(fèi)成為一筆糊涂賬。審計(jì)中常見以下問題：
(一)會(huì)議費(fèi)內(nèi)部管理存有漏洞
1.會(huì)議費(fèi)內(nèi)控制度不健全。如列支會(huì)議經(jīng)費(fèi)，無預(yù)算、結(jié)算清單或明細(xì)項(xiàng)目、無會(huì)議相關(guān)文件材料;有的會(huì)議經(jīng)費(fèi)先行支出但未見書面審核;有的會(huì)議經(jīng)費(fèi)發(fā)票真實(shí)性難以確定或報(bào)銷票據(jù)不規(guī)范;有的會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)賬模糊;有的開票單位為賓館、酒店、旅行社等，但沒有寫明具體提供哪些會(huì)務(wù)服務(wù)，實(shí)際上，有的開票單位甚至根本不具備承辦會(huì)務(wù)服務(wù)的資質(zhì)。
如某單位會(huì)議費(fèi)中有一筆金額高達(dá)50萬元的支出，附了6張某企業(yè)發(fā)展公司開具的發(fā)票，其中5張金額9.3萬元，1張金額3.5萬元，但并沒有相關(guān)預(yù)、結(jié)算清單，也沒有會(huì)議議程、會(huì)議簽到等佐證資料。會(huì)議是否真實(shí)，內(nèi)容到底如何不得而知。后經(jīng)過查詢，該公司根本不具備承辦會(huì)務(wù)服務(wù)的資質(zhì)。
2.混入超支招待費(fèi)。受業(yè)務(wù)招待費(fèi)支出金額和比例的限制，不少單位為防止大量超支，就采取各種手段掩蓋業(yè)務(wù)招待費(fèi)超支的現(xiàn)實(shí)，粉飾財(cái)務(wù)報(bào)表，最常見的就是將部分業(yè)務(wù)招待費(fèi)轉(zhuǎn)嫁到會(huì)議費(fèi)上。一些單位把超支的業(yè)務(wù)招待費(fèi)變成賓館、酒店等開具的會(huì)議費(fèi)發(fā)票，從而為超支的業(yè)務(wù)招待費(fèi)披上合法外衣。同時(shí)，私人請(qǐng)客、宴請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)、朋友聚會(huì)等私人交際目的的招待費(fèi)也堂而皇之地出現(xiàn)在其中。業(yè)務(wù)招待費(fèi)搖身變?yōu)闀?huì)議費(fèi)，容易找到貌似合理的支出理由或借口，容易逃避相關(guān)部門的監(jiān)督檢查。
如某單位會(huì)議費(fèi)中有一筆金額為8萬元的“購禮品”支出，附某大酒店開具的發(fā)票，但沒有禮品發(fā)放清單，也沒有會(huì)議相關(guān)文件材料。經(jīng)過與單位溝通，了解到該筆費(fèi)用其實(shí)應(yīng)該列入公務(wù)接待費(fèi)，由于當(dāng)年公務(wù)接待費(fèi)已經(jīng)超支，為了粉飾財(cái)務(wù)報(bào)表，所以擠占了會(huì)議費(fèi)。
3.會(huì)議費(fèi)轉(zhuǎn)嫁下屬單位。不少單位為了逃避監(jiān)督檢查，將部分會(huì)議費(fèi)轉(zhuǎn)嫁給下屬單位，由下屬單位分散列支。
如某單位的幾筆會(huì)議費(fèi)會(huì)計(jì)憑證摘要顯示為上級(jí)單位召集會(huì)議，后面只有幾張酒店發(fā)票和消費(fèi)卡發(fā)卡公司的發(fā)票，經(jīng)過與該單位核實(shí)，確實(shí)是為上級(jí)單位列支的有關(guān)費(fèi)用。
(二)利用會(huì)議費(fèi)變相娛樂、送禮
1.變相公款旅游。有的單位利用異地開會(huì)，包含所謂的參觀考察，將會(huì)議經(jīng)費(fèi)進(jìn)一步創(chuàng)新拓展為夾帶旅游功能的變相公款旅游。一張旅行社或旅游公司發(fā)票，不僅包括往返旅費(fèi)、住宿費(fèi)、旅游景點(diǎn)門票等，還包含禮品、紀(jì)念品等額外福利。于是，會(huì)議經(jīng)費(fèi)被用于參會(huì)者的福利工具，有的還延伸到家庭成員、親朋好友，甚至作為邀請(qǐng)相關(guān)部門異地開會(huì)的禮尚往來用途。在這種情況下，開會(huì)地點(diǎn)往往都是熱門旅游路線，而會(huì)議后沒有任何與會(huì)議有關(guān)的議題與成果。
如某單位會(huì)議費(fèi)有一筆報(bào)銷單后附兩張某國際旅行社有限公司開具的發(fā)票，金額共計(jì)28萬元。報(bào)銷說明為某政府部門15人考察培訓(xùn)費(fèi)，但沒有預(yù)算、結(jié)算清單。經(jīng)過詢問，單位經(jīng)辦人員拿出了為這些部門提供技術(shù)維護(hù)支持服務(wù)等合同，該筆款項(xiàng)就是單位將會(huì)議費(fèi)用于支付業(yè)務(wù)聯(lián)系單位考察培訓(xùn)費(fèi)的生動(dòng)例子。
2.變相公款送禮。一些單位為了所謂的業(yè)務(wù)發(fā)展需要，將財(cái)務(wù)上無法報(bào)銷的購買禮品支出，由賓館、酒店通過換開發(fā)票的形式變?yōu)闀?huì)議費(fèi)，從而逃避監(jiān)督，有的還將對(duì)上級(jí)部門的節(jié)日慰問、禮金，參加有關(guān)單位的開業(yè)、奠基和搬遷等的禮金支出轉(zhuǎn)嫁到會(huì)議費(fèi)上，更有甚者，直接把會(huì)議經(jīng)費(fèi)先預(yù)存進(jìn)賓館、飯店或會(huì)議中心的專門賬戶，用于自己或小團(tuán)體的后續(xù)高檔娛樂消費(fèi)，或授權(quán)、饋贈(zèng)利益關(guān)系方的簽單消費(fèi)。
如某單位會(huì)議費(fèi)有兩筆報(bào)銷單摘要分別為某系統(tǒng)調(diào)研會(huì)務(wù)費(fèi)、與某單位共建活動(dòng)會(huì)務(wù)費(fèi)，金額分別為18萬元和36萬元，附“聯(lián)通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)公司”開具的發(fā)票和“商業(yè)高新技術(shù)發(fā)展公司”發(fā)票。經(jīng)過查詢，兩家公司分別運(yùn)營和管理兩種預(yù)付費(fèi)儲(chǔ)值電子支付卡，但是報(bào)銷單后沒有附發(fā)放清單。經(jīng)過向單位有關(guān)人員了解，是為了工作順利開展，贈(zèng)送給上級(jí)單位、兄弟單位或業(yè)務(wù)往來單位。
(三)利用會(huì)議費(fèi)從事套現(xiàn)活動(dòng)
1.套現(xiàn)發(fā)放職工福利。有的單位為了提高整體福利待遇，解決資金來源途徑，擴(kuò)大額外收入列支渠道，彌補(bǔ)規(guī)范津補(bǔ)貼后的所謂損失，采用會(huì)議經(jīng)費(fèi)發(fā)票套取現(xiàn)金發(fā)放職工福利，如由賓館、酒店代為購買各類消費(fèi)卡、健身卡等發(fā)放給職工作為獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼，或代為購買職工年貨、月餅、粽子等，然后用賓館、酒店加上手續(xù)費(fèi)后開具的會(huì)議經(jīng)費(fèi)發(fā)票列支。
2.套現(xiàn)返利受賄私分。虛增會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出并返利的現(xiàn)象已成為賓館、酒店業(yè)拉攏客戶的“潛規(guī)則”。有的賓館、酒店為招攬客源，對(duì)會(huì)議組織者實(shí)施返利行賄。因此，個(gè)人會(huì)憑借會(huì)議組織及結(jié)賬的職務(wù)便利，將儲(chǔ)值卡等套現(xiàn)資金放入自己腰包，這實(shí)質(zhì)是貪污會(huì)議經(jīng)費(fèi)的行為。有的單位為套取專項(xiàng)資金，在財(cái)政資金預(yù)算支出中故意做大會(huì)議經(jīng)費(fèi)，虛列會(huì)議成本套現(xiàn)設(shè)立“小金庫”。有的單位隱瞞召開會(huì)議取得的收入，經(jīng)費(fèi)結(jié)余賬外存放或私分;有的單位將會(huì)議結(jié)余資金存放在承辦單位，套取現(xiàn)金;有的單位沒有將會(huì)議購置的設(shè)備和器材入法定賬套，形成賬外資產(chǎn)，或者挪為私用。
會(huì)議經(jīng)費(fèi)審計(jì)的對(duì)策
對(duì)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的管理與使用進(jìn)行監(jiān)督，是預(yù)算執(zhí)行審計(jì)中的重要內(nèi)容，審計(jì)時(shí)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下內(nèi)容：
(一)會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理與使用程序方面
1.審查會(huì)議相關(guān)資料的齊全完備性。會(huì)議相關(guān)資料包括立項(xiàng)、審批、舉辦過程、財(cái)務(wù)收支等資料。其中立項(xiàng)資料包括舉辦會(huì)議的依據(jù)文件、申請(qǐng)報(bào)告，會(huì)議經(jīng)費(fèi)來源和使用的預(yù)算報(bào)告;審批資料包括會(huì)議名稱、地點(diǎn)、天數(shù)、人數(shù)、議程、經(jīng)費(fèi)來源與額度，審批簽字情況等;舉辦資料包括會(huì)議名稱、地點(diǎn)、議程日期表、參會(huì)人員簽到表、會(huì)議主要材料等。財(cái)務(wù)收支資料則需視情況而定，如果是委托辦會(huì)，需要附受托方的結(jié)算明細(xì)清單、票據(jù)、合同等;如果自辦會(huì)議，需要辦會(huì)經(jīng)費(fèi)使用明細(xì)清單;如果是大型會(huì)議，要有物品或設(shè)備器材等購置和使用清單，制作工程或服務(wù)的承包勞務(wù)合同;涉及大額經(jīng)費(fèi)還要有招投標(biāo)程序，最后是決算報(bào)告等資料。
2.審查會(huì)議經(jīng)費(fèi)資金來源合規(guī)合法性。會(huì)議經(jīng)費(fèi)的資金來源是確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)審計(jì)方案的基礎(chǔ)。如會(huì)議經(jīng)費(fèi)是財(cái)政資金，要審查會(huì)議經(jīng)費(fèi)是否有立項(xiàng)、預(yù)算計(jì)劃等相關(guān)審批手續(xù);如經(jīng)費(fèi)來自其他渠道，要查看是否有向下屬單位或有業(yè)務(wù)往來單位攤派會(huì)議經(jīng)費(fèi)的情況;同時(shí)，還要審查會(huì)議的立項(xiàng)、預(yù)算計(jì)劃、實(shí)際籌資與開支的差異性，判斷資金來源方面是否存在的其他問題。
3.審查會(huì)議經(jīng)費(fèi)審批程序的健全合規(guī)性。會(huì)議經(jīng)費(fèi)的審批程序是否健全，是確認(rèn)舉辦會(huì)議活動(dòng)合法性的重要依據(jù)。舉辦大型會(huì)議或活動(dòng)須報(bào)請(qǐng)相關(guān)部門審批同意，其中申辦、承辦和舉辦國際會(huì)議或活動(dòng)還須履行外事審批程序。有些單位可能沒有建立健全會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理制度或辦法，可以先比照行政和財(cái)政管理體制，辦理會(huì)議經(jīng)費(fèi)的審批程序手續(xù)。如果沒有相應(yīng)的立項(xiàng)批件和預(yù)算計(jì)劃，相關(guān)經(jīng)費(fèi)就不得列支會(huì)議經(jīng)費(fèi)。
4.審查大型會(huì)議相關(guān)內(nèi)容是否履行招投標(biāo)程序。有些大型會(huì)議需要租場地、器材、布展、運(yùn)行管理等，內(nèi)容較多。一些主辦單位為了方便，將會(huì)議交由相關(guān)公司協(xié)助承辦，并支付一定的服務(wù)費(fèi)。根據(jù)《政府采購法》和政府集中采購目錄的相關(guān)規(guī)定，對(duì)政府采購服務(wù)項(xiàng)目，單項(xiàng)達(dá)到一定金額以上就必須進(jìn)行公開招投標(biāo)。因此，審計(jì)要關(guān)注這些承辦公司的確定是否經(jīng)過公開招投標(biāo)。如果應(yīng)公開招投標(biāo)而沒有履行該程序或“明招暗定”，要進(jìn)一步審查是否有相關(guān)人員以權(quán)謀私或利用職務(wù)之便收受賄賂的情況。
(二)會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理與使用過程方面
1.審查會(huì)議經(jīng)費(fèi)收支的真實(shí)完整性。審查會(huì)議經(jīng)費(fèi)收支的真實(shí)完整性、財(cái)務(wù)處理的規(guī)范性是會(huì)議經(jīng)費(fèi)審計(jì)的關(guān)鍵步驟。通過核對(duì)出席人員簽到表，收款收據(jù)等，審查是否存在隱瞞收入的情況。如果涉及商業(yè)贊助，還需要審查贊助收入是否全額納入收入管理。
2.審查會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的合法合規(guī)性。根據(jù)會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用中出現(xiàn)的常見問題，在審計(jì)中要仔細(xì)核對(duì)會(huì)議資料，計(jì)算住宿人數(shù)和天數(shù)等，準(zhǔn)確核實(shí)會(huì)議費(fèi);仔細(xì)查閱場地租賃協(xié)議、餐費(fèi)的消費(fèi)清單，交通用車記錄等，識(shí)別會(huì)議費(fèi)真實(shí)性。必要時(shí)，要延伸審計(jì)下屬單位，核對(duì)會(huì)議方案、內(nèi)容、規(guī)模等，數(shù)據(jù)量較大時(shí)，可采用年度趨勢(shì)分析法，觀察審計(jì)時(shí)間段內(nèi)數(shù)據(jù)是否有異常，查看是否存在與下屬單位無關(guān)的會(huì)議費(fèi)支出。
3.審查會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)余和物資處理合法合規(guī)性。根據(jù)規(guī)定，召開會(huì)議取得的各項(xiàng)收入必須統(tǒng)一納入預(yù)算管理，屬于財(cái)政資金安排的會(huì)議活動(dòng)費(fèi)結(jié)余應(yīng)全額上交財(cái)政。因此，要審查是否存在隱瞞會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)余，賬外存放的情況;是否有未經(jīng)審計(jì)，自行結(jié)算的情況。必要時(shí)，要延伸審計(jì)會(huì)議承辦單位，審查有無將會(huì)議結(jié)余資金存放在承辦單位形成賬外“小金庫”的情況。一般會(huì)議購置的設(shè)備和器材等都應(yīng)登記入賬，會(huì)議購置或贊助取得的各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)物資在會(huì)議結(jié)束后應(yīng)列入單位固定資產(chǎn)，或及時(shí)變價(jià)上交財(cái)政。
