【摘要】EXCEL具有強(qiáng)大的功能，在財(cái)務(wù)、審計(jì)、統(tǒng)計(jì)等領(lǐng)域有很大的應(yīng)用范圍。利用EXCEL進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理，能更好地進(jìn)行財(cái)務(wù)工作精細(xì)化管理。本文以高校新生收費(fèi)為例進(jìn)行示范設(shè)計(jì)，通過EXCEL模板控制財(cái)務(wù)過程的行為準(zhǔn)確化、規(guī)范化，達(dá)到提高管理水平與管理效率的目的。
【關(guān)鍵詞】高校 財(cái)務(wù)精細(xì)化管理 新生收費(fèi) EXCEL
企事業(yè)單位因各自的特殊情況，往往需要運(yùn)用一些特殊財(cái)務(wù)程序進(jìn)行管理。若用EXCEL針對(duì)本單位的特殊情況設(shè)計(jì)出適用的模板，進(jìn)行輔助管理，一方面能節(jié)省虛高的軟件設(shè)計(jì)費(fèi)，另一方面便于單位有新需求或變動(dòng)時(shí)自行調(diào)整，同時(shí)能為會(huì)計(jì)人員騰出更多的時(shí)間進(jìn)行財(cái)務(wù)管理工作，可使會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)水平提升一個(gè)層次。本文以高校新生收費(fèi)為例，運(yùn)用EXCEL模板作為輔助管理工具，針對(duì)市面上具有收費(fèi)功能的軟件要先有資料、不能對(duì)資料進(jìn)行二次導(dǎo)入等限制性問題，利用EXCEl的常用功能與多種函數(shù)配合解決收費(fèi)的特殊問題。
一、建立收費(fèi)管理模板要解決的實(shí)際問題
眾多高等院校面向社會(huì)自主招收學(xué)歷業(yè)余班、網(wǎng)絡(luò)班學(xué)生，由于報(bào)名人數(shù)的不確定性，時(shí)間跨度長(zhǎng)，這類新生先報(bào)名后注冊(cè)，報(bào)名及收費(fèi)工作由招生人員逐個(gè)執(zhí)行，工作量大，容易出錯(cuò)。報(bào)名時(shí)因未分班及沒有學(xué)籍資料等原因，市面上收費(fèi)軟件不太適合處理該類新生報(bào)名收費(fèi)問題。為此，新生收費(fèi)工作需要?jiǎng)e的模板進(jìn)行管理。
招生收費(fèi)工作由于業(yè)務(wù)量大，臨時(shí)增派的招生人員對(duì)收費(fèi)工作不熟悉，往往容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，主要有：①收費(fèi)要素輸錯(cuò)，尤其是姓名輸錯(cuò)；錄入不規(guī)范（主要在學(xué)歷與專業(yè)的錄入上不能做到順序與名稱完全相符）。②對(duì)各專業(yè)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不熟悉造成收費(fèi)金額出錯(cuò)，甚至人為地少收或漏收。③同名學(xué)生和偏僻字學(xué)生容易搞錯(cuò)。這些錯(cuò)誤或不規(guī)則錄入，導(dǎo)致學(xué)生退學(xué)退費(fèi)或退學(xué)后復(fù)學(xué)時(shí)無法找到原收費(fèi)記錄，以致注冊(cè)數(shù)據(jù)及收費(fèi)數(shù)據(jù)核查不匹配，即使事后查實(shí)糾正，也只能更正紙質(zhì)單據(jù)，嚴(yán)重影響以后的注冊(cè)工作、收費(fèi)核對(duì)工作與統(tǒng)計(jì)工作。
本文利用EXCEL的數(shù)據(jù)處理功能，圍繞收費(fèi)錄入的規(guī)范性、準(zhǔn)確性，設(shè)計(jì)出一個(gè)收費(fèi)模板，可大大減少發(fā)生錯(cuò)誤的幾率及后期糾錯(cuò)工作量，從而提高工作效率。
二、EXCEL收費(fèi)模板設(shè)計(jì)
EXCEL收費(fèi)模板分基礎(chǔ)信息模塊與數(shù)據(jù)錄入模塊，基礎(chǔ)信息模塊用于存放基礎(chǔ)資料。數(shù)據(jù)錄入模塊分為公式區(qū)域和錄入?yún)^(qū)域，公式區(qū)域設(shè)有公式并限制修改，錄入?yún)^(qū)域可以錄入及修改。
1. 在SHEET1建立收費(fèi)的基礎(chǔ)信息。在首行建立分列、學(xué)歷、專業(yè)、學(xué)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)（元）、書費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)（元）五個(gè)字段。該基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息作為錄入模塊自動(dòng)根據(jù)學(xué)歷與專業(yè)提取學(xué)費(fèi)、書費(fèi)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)源。在A2錄入一個(gè)空格，方便統(tǒng)計(jì)時(shí)用于分列，實(shí)現(xiàn)更細(xì)的統(tǒng)計(jì)分類。B-F列:錄入開辦的所有學(xué)歷、專業(yè)及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。G列以后需根據(jù)需要錄入備查的其他信息資料。具體見下表。
2. 在SHEET2建立“新生收費(fèi)與學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)錄入模塊”。該模塊根據(jù)招生工作必須錄入的內(nèi)容，采用下拉菜單控制學(xué)歷與專業(yè)的錄入，或套用公式，將收費(fèi)與注冊(cè)的數(shù)據(jù)統(tǒng)一在一張表（見下表）內(nèi)完成，可更有效地控制出錯(cuò)的幾率，免去收費(fèi)與學(xué)籍相同資料的重復(fù)錄入，并以相關(guān)數(shù)據(jù)生成非稅收費(fèi)系統(tǒng)的錄入要素，避免了學(xué)籍資料與非稅收費(fèi)系統(tǒng)錄入不一致情況的發(fā)生。
上頁表各列除A列為序號(hào)外，其余各列內(nèi)容如下：
B列：用于區(qū)分學(xué)費(fèi)所屬期，分春秋兩季招生的，填“13春”或“13秋”字樣。
C列：采用下拉菜單形式限制選擇的內(nèi)容，提供統(tǒng)一選項(xiàng)選擇錄入，避免不規(guī)范錄入出現(xiàn)多種專業(yè)類型而影響統(tǒng)計(jì)工作。C列下拉菜單的設(shè)置方法：選中C列，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)有效性”，選擇“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”下拉菜單中選擇“序列”；在“數(shù)據(jù)來源”中分別輸入SHEET1表中B列的所有學(xué)歷種類，每種學(xué)歷種類用逗號(hào)分隔，如“本科業(yè)余，大專業(yè)余，大專白天，中專業(yè)余，中專白天”（注意須英文輸入狀態(tài)下的逗號(hào)分隔！逗號(hào)不用輸）；選上“忽略空值”和“提供下拉菜單”兩個(gè)復(fù)選框。
D 列：采用下拉菜單形式，據(jù)SHEET1表C列獲取數(shù)據(jù)，設(shè)置方法及作用參考C列。
E列、F列：解決同名學(xué)生報(bào)讀的情況，利用身份證號(hào)唯一的特點(diǎn)，用以區(qū)分學(xué)費(fèi)所屬個(gè)人，而且當(dāng)姓名疏忽輸錯(cuò)或遇偏僻字時(shí)，有身份證號(hào)可佐證。該列單元格注意用文本格式。
G列：據(jù)E、F列內(nèi)容自動(dòng)生成，用于收費(fèi)時(shí)將該單元格內(nèi)容直接粘貼到非稅收費(fèi)系統(tǒng)收款人欄，減少招生人員錄入收費(fèi)資料時(shí)的重復(fù)工作量及避免表數(shù)據(jù)與非稅收費(fèi)系統(tǒng)不一致。G2錄入公式=E2&SHEET1!$A$2&F2。該公式得出“姓名 身份證號(hào)”。
H列：據(jù)B、C、D、I列內(nèi)容自動(dòng)生成，用于收費(fèi)時(shí)粘貼到非稅收費(fèi)系統(tǒng)備注欄，H2錄入公式=B2&SHEET1!$A$2&C2&SHEET1!$A$2&D2&SHEET1!$A$2&I2。該公式得出“收費(fèi)期 學(xué)歷 專業(yè) 說明”。
I列：用于注明該筆收費(fèi)是新生，轉(zhuǎn)學(xué)，轉(zhuǎn)專業(yè)補(bǔ)收差價(jià)等特殊情況說明，對(duì)偏僻字可在姓名欄用拼音錄入，在I列用（）輔助說明，例：偏僻字（石肯）。
J列：本列自動(dòng)取數(shù)，根據(jù)本表C列學(xué)歷，D列專業(yè)在SHEET1表B列C列查找符合條件的信息并返回D列學(xué)費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，免去查找收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間及減少看錯(cuò)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的情況發(fā)生。J2錄入公式：
=SUMPRODUCT（（SHEET1!B$2:B$100=C2）×（SHEET1!C$2:C$100=D2）×SHEET1!D$2:D$100）。該公式自動(dòng)返回符合條件的學(xué)費(fèi)應(yīng)收金額。
K列：原理同J列。K2錄入公式：
=SUMPRODUCT（（SHEET1!B$2:B$100=C2）×（SHEET1!C$2:C$100=D2）×SHEET1!E$2:E$100）。該公式自動(dòng)返回符合條件的書費(fèi)應(yīng)收金額。
L列：可用于記錄報(bào)名時(shí)暫未交款、分期付款，及記錄已收學(xué)費(fèi)金額，如交學(xué)費(fèi)3 500元分兩筆3 000與500刷卡，可以填寫3 000+500，方便以后核對(duì)時(shí)備查。
M列、N列：用于記錄使用的發(fā)票號(hào)，一般按順序使用發(fā)票時(shí)，只需使用填充柄向下填充即可。方便核對(duì)當(dāng)天使用的票據(jù)。
O列：方便統(tǒng)計(jì)當(dāng)天報(bào)名總?cè)藬?shù)。
P列：方便核對(duì)各人經(jīng)辦的業(yè)務(wù)。
Q列：此列以后由招生部門根據(jù)學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)需要自行增加及設(shè)計(jì)欄目。可將學(xué)生的其他資料利用閑時(shí)錄入此表后半部分作為交教學(xué)部門注冊(cè)的資料，實(shí)現(xiàn)一表多用。
3. 其他輔助功能設(shè)計(jì)。該模板套用了很多函數(shù)公式,如果錯(cuò)刪了函數(shù)公式，整個(gè)工作表里的數(shù)據(jù)就毀了。為防止被誤修改或刪除,對(duì)有函數(shù)公式的區(qū)域設(shè)保護(hù)，其他地方則允許編輯錄入。操作如下：
保護(hù)SHEET1表:點(diǎn)擊主菜單上“工具/保護(hù)/保護(hù)工作表”－輸入密碼－確定。
保護(hù)SHEET2表：在保護(hù)工作表前先設(shè)篩選：選中首行，點(diǎn)擊主菜單上“數(shù)據(jù)/篩選/自動(dòng)篩選”。全選工作表－右鍵單擊－選“設(shè)置單元格格式－保護(hù)－取消‘鎖定’和‘隱藏’”。同時(shí)選定A1：P1及G、H、J、K列，右鍵單擊－選“設(shè)置單元格格式－保護(hù)－復(fù)選‘鎖定’和‘隱藏’”。
保護(hù)工作表：點(diǎn)擊主菜單上“工具/保護(hù)/保護(hù)工作表”—勾選允許用戶進(jìn)行中的“選定未鎖定單元格”、“設(shè)置單元格格式”、“設(shè)置行列格式”、“排序”－輸入密碼－確定。選中G2，點(diǎn)擊主菜單上“窗口/凍結(jié)窗口”，方便往下往右錄入大量數(shù)據(jù)時(shí)仍能看到表頭行及左邊主要內(nèi)容。
至此，該表有公式部分內(nèi)容得到保護(hù)，其他區(qū)域可自由編輯。
4. 模板的后續(xù)應(yīng)用。注冊(cè)后，由教學(xué)部門提供最終注冊(cè)名單作為基礎(chǔ)表，財(cái)務(wù)人員在非稅收費(fèi)系統(tǒng)導(dǎo)出實(shí)際交費(fèi)數(shù)據(jù)作為配對(duì)表（導(dǎo)出數(shù)據(jù)包含交款人、非稅收費(fèi)的類型、金額、發(fā)票號(hào)、備注等）。先將非稅收費(fèi)系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)出整理：排序，憑錄入時(shí)的空格為條件進(jìn)行分列，將收款人與備注欄包含的各個(gè)要素分離出來，然后使用分類匯總功能，將分筆交費(fèi)的金額合并，最后通過整理后的非稅收費(fèi)系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)出表與注冊(cè)名單核對(duì)，用函數(shù)MATCH及INDEX返回注冊(cè)名單的實(shí)收學(xué)費(fèi)金額，與應(yīng)收學(xué)費(fèi)金額對(duì)比，確定收取金額是否正確，有無漏收。
三、結(jié)語
未使用該模板之前，學(xué)校每期的收費(fèi)都有近百處差錯(cuò)，核對(duì)、統(tǒng)計(jì)需要多次人工干預(yù)才能完成。使用該模板后，差錯(cuò)率下降了近90%，使后期核對(duì)及統(tǒng)計(jì)工作簡(jiǎn)單許多，提高了學(xué)校財(cái)務(wù)精細(xì)化管理水平。
主要參考文獻(xiàn)
1. 賽貝爾資訊編著．Excel函數(shù)應(yīng)用500例.北京：清華大學(xué)出版社，2008
2. 韓良智.Excel在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用.北京：清華大學(xué)出版社，2012
【作 者】
劉麗英
【作者單位】
（佛山廣播電視大學(xué) 廣東佛山 528000）
