1 全面提升信息化系統(tǒng)是物資管理和會(huì)計(jì)工作的需要
1.1 集團(tuán)業(yè)務(wù)壯大的需要
隨著集團(tuán)公司的擴(kuò)張和集團(tuán)內(nèi)部物資供應(yīng)制度的改革，按照集團(tuán)公司集中采購、統(tǒng)一管理的要求，物資公司作為集團(tuán)的一個(gè)職能部門，主要承擔(dān)集團(tuán)所有礦區(qū)生產(chǎn)、安全所需物資的采購、管理、供應(yīng)業(yè)務(wù)，對(duì)外它是靈活的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，對(duì)內(nèi)是嚴(yán)格計(jì)劃經(jīng)濟(jì)和全面預(yù)算的業(yè)務(wù)管理，它將實(shí)現(xiàn)橫向涉及各供應(yīng)商以及市場(chǎng)有關(guān)信息，縱向?qū)?shí)現(xiàn)及時(shí)傳遞各礦（廠）的物資動(dòng)態(tài)信息，使集團(tuán)的各業(yè)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)資源共享和業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)的效益最大化，為管理人員和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)分析、判斷、決策提供科學(xué)依據(jù)，可見沒有高效系統(tǒng)的信息化管理顯然是不能適應(yīng)目前形勢(shì)的。
1.2 物資管理的需要
物資公司所屬集團(tuán)是一大型的企業(yè)集團(tuán)，物資公司承擔(dān)著集團(tuán)下屬二三十個(gè)生產(chǎn)礦、公司以及基建單位的物資供應(yīng)，物資分為十八大類幾千個(gè)品種上萬個(gè)規(guī)格。目前的管理體制顯然對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)所需的各種物資計(jì)劃、采購、庫存地點(diǎn)、庫存量等情況不能做到很好的掌握，需要有一套完整的系統(tǒng)，從計(jì)劃、請(qǐng)購、審批、進(jìn)貨、倉儲(chǔ)、銷售、配送等一系列流程的全盤管理與控制。
1.3 會(huì)計(jì)工作的需要
以前會(huì)計(jì)人員核對(duì)單據(jù)全靠手工進(jìn)行，沒有任何便捷的途徑可走。由于物資采購量大、品種多，至少需要一天時(shí)間，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)丟單子的現(xiàn)象，給財(cái)務(wù)工作帶來極大不便，增加了財(cái)務(wù)人員的工作量，使財(cái)務(wù)人員無法從單純核算中解脫出來，更無法實(shí)現(xiàn)由核算向財(cái)務(wù)管理與監(jiān)督功能的轉(zhuǎn)變。
1.4 價(jià)差攤銷與返還的需要
物資公司作為一個(gè)物資統(tǒng)一采購部門，每到月末，需要按將計(jì)劃價(jià)核算的材料成本差異返還給集團(tuán)其他分公司與子公司，因物資品種多，無法實(shí)現(xiàn)價(jià)差的單品種規(guī)格核算，只能按部門計(jì)算出一個(gè)綜合價(jià)差率，領(lǐng)用任何材料都乘以這個(gè)綜合價(jià)差率，使得領(lǐng)用單位的材料不能真實(shí)地反映出實(shí)際價(jià)格，從而影響生產(chǎn)礦的噸煤成本，特別是個(gè)別材料成本漲價(jià)降價(jià)迅速，市場(chǎng)價(jià)格與計(jì)劃價(jià)格嚴(yán)重背離、計(jì)劃價(jià)不能隨意頻繁調(diào)整的情況下顯得更為突出。這就需要一套完整的物資信息管理系統(tǒng)來自動(dòng)實(shí)現(xiàn)價(jià)差的一一對(duì)應(yīng)。
2 全面提升的信息化系統(tǒng)的內(nèi)涵
全面提升的信息化系統(tǒng)是用友公司結(jié)合物資公司的具體情況推出的一款高端信息化產(chǎn)品，主要是把物資管理與會(huì)計(jì)工作結(jié)合起來，把物資管理的各個(gè)環(huán)節(jié)（計(jì)劃、審批、合同、采購、驗(yàn)收、保管、批料、配送等）有效地在一個(gè)完整的系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)鏈接，把會(huì)計(jì)工作的核算、查賬、分析等運(yùn)作得簡(jiǎn)便快捷。
3 信息化系統(tǒng)在物資管理和會(huì)計(jì)工作中的具體實(shí)施
3.1 供應(yīng)商的管理模塊
根據(jù)公司現(xiàn)行采購業(yè)務(wù)流程與關(guān)鍵需求分析，考慮物資信息化系統(tǒng)應(yīng)用，規(guī)劃供應(yīng)商管理的主要內(nèi)容包括：供應(yīng)商基礎(chǔ)信息動(dòng)態(tài)管理、采購業(yè)務(wù)執(zhí)行監(jiān)控、供應(yīng)商選擇、供應(yīng)商歷史交易信息查詢與統(tǒng)計(jì)分析、供應(yīng)商評(píng)估、供應(yīng)商分類、供應(yīng)商檔案管理、供應(yīng)商供應(yīng)存貨關(guān)系維護(hù)、新引進(jìn)供應(yīng)商管理、供應(yīng)商業(yè)務(wù)凍結(jié)和解凍等。
3.2 采購合同管理模塊
采購合同管理主要包括：采購合同類型設(shè)置、采購合同版本規(guī)范、采購合同審批管理、采購合同執(zhí)行與執(zhí)行情況統(tǒng)計(jì)分析。信息化系統(tǒng)應(yīng)用后采購合同審批方式主要有兩種：全面網(wǎng)上采購合同審批和紙文檔的采購合同簽批，簽批通過的采購合同錄入信息系統(tǒng)中進(jìn)行后續(xù)的管理。
3.3 采購業(yè)務(wù)模塊
采購員根據(jù)采購計(jì)劃生成采購訂單，訂單選擇供應(yīng)商、廠家、產(chǎn)品數(shù)量、價(jià)格、到貨地點(diǎn)、到貨倉庫。采購員對(duì)采購訂單進(jìn)行審核，到貨后，質(zhì)檢部根據(jù)采購訂單生成到貨單，并錄入合格數(shù)量、證書類型、證書號(hào)，并審核到貨單，打印出到貨明細(xì)交倉庫保管員。倉庫保管員根據(jù)到貨明細(xì)對(duì)實(shí)物驗(yàn)收入庫，在系統(tǒng)中對(duì)采購入庫單錄入實(shí)收數(shù)量，并對(duì)單據(jù)進(jìn)行簽字確認(rèn)。采購員對(duì)當(dāng)月的消耗進(jìn)行匯總，根據(jù)當(dāng)月消耗匯總通知供應(yīng)商開具發(fā)票，并在系統(tǒng)中錄入采購發(fā)票，采購員持采購發(fā)票及消耗數(shù)據(jù)到財(cái)務(wù)報(bào)賬，材料會(huì)計(jì)根據(jù)發(fā)票號(hào)在系統(tǒng)中審核應(yīng)付單，生成總賬憑證。
3.4 批料與托收模塊
供應(yīng)單位向供應(yīng)站移庫由專業(yè)科室批料員根據(jù)查詢出的計(jì)劃在內(nèi)部交易中增加調(diào)撥訂單；調(diào)撥訂單保存后進(jìn)行審核操作生成含應(yīng)發(fā)數(shù)量額度調(diào)撥出庫單，專業(yè)科室打印出調(diào)撥訂單并交與批料人員，駐礦站批料人員憑打印出的調(diào)撥訂單到倉庫領(lǐng)料。倉庫保管員根據(jù)調(diào)撥訂單號(hào)在庫存管理查詢出對(duì)應(yīng)調(diào)撥出庫單，進(jìn)行修改后填寫實(shí)發(fā)數(shù)量及供應(yīng)商并對(duì)出庫單進(jìn)行簽字打印。駐礦供應(yīng)站保管員收到貨后查詢調(diào)撥出庫單單據(jù)號(hào)，生成調(diào)撥入庫單，填寫實(shí)收數(shù)量后簽字確認(rèn)。
3.5 存貨核算模塊
存貨的收發(fā)主要通過采購系統(tǒng)、庫存系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、內(nèi)部交易系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，經(jīng)過相關(guān)簽字、結(jié)算等操作自動(dòng)生成存貨相應(yīng)的單據(jù)。本信息系統(tǒng)要具備存貨調(diào)整、退料及存貨入出庫成本計(jì)算，以及所有存貨核算單據(jù)經(jīng)過成本計(jì)算后，自動(dòng)傳遞會(huì)計(jì)平臺(tái)生成會(huì)計(jì)憑證的功能。
3.6 計(jì)劃價(jià)調(diào)整模塊
計(jì)劃價(jià)調(diào)整單用來調(diào)整存貨的計(jì)劃價(jià)，在存貨系統(tǒng)中填制。計(jì)劃價(jià)調(diào)整單在成本計(jì)算時(shí)，會(huì)影響物料生產(chǎn)檔案上對(duì)應(yīng)存貨的計(jì)劃價(jià)，同時(shí)會(huì)影響結(jié)存計(jì)劃金額和結(jié)存差異。
3.7 價(jià)差分?jǐn)偰K
月末，機(jī)器存貨核算系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算材料成本差異率，并依此差異率自動(dòng)生成的當(dāng)月銷售材料差異結(jié)轉(zhuǎn)單，根據(jù)領(lǐng)料單位領(lǐng)用的品種規(guī)格將價(jià)差分?jǐn)偟礁黝I(lǐng)料單位，合理地進(jìn)行價(jià)差攤銷與返還。
4 全面提升的信息化系統(tǒng)的實(shí)施效果
4.1 全面提升的信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)資源共享
使物資按標(biāo)準(zhǔn)的物資采購流程運(yùn)行，從生產(chǎn)礦編制月度計(jì)劃、集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議審批、專業(yè)科室組織購料、倉庫驗(yàn)收入庫、駐礦站申請(qǐng)批料、配送中心配送貨物等全過程的上機(jī)運(yùn)行，隨時(shí)可以查到物資供應(yīng)工作進(jìn)行到哪個(gè)步驟了。每個(gè)步驟都有不同的人員審批和簽字，這樣形成了相互監(jiān)督、相互管控的管理模式，如果一個(gè)部門出了問題，其他部門都能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，避免了徇私舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。各相關(guān)科室領(lǐng)導(dǎo)也可以隨時(shí)查閱工作的進(jìn)展。哪個(gè)環(huán)節(jié)停滯了，可以通過平臺(tái)發(fā)布消息的方式通知相關(guān)部門及時(shí)辦理業(yè)務(wù)，使工作銜接有序。
4.2 全面提升的信息化系統(tǒng)有利于倉庫精細(xì)化管理
通過系統(tǒng)，可以隨時(shí)查到各種物資的庫存情況、進(jìn)貨日期、存放地點(diǎn)、進(jìn)貨價(jià)格、計(jì)劃價(jià)格等相關(guān)信息，可以隨時(shí)統(tǒng)計(jì)出哪種庫存物資到了最低庫存點(diǎn)（也就是再進(jìn)貨點(diǎn)）。各種物資的進(jìn)貨都需要根據(jù)生產(chǎn)礦的計(jì)劃進(jìn)行，避免了盲目采購，造成存貨積壓，減少了存貨資金的占用。
4.3 全面提升的信息化系統(tǒng)節(jié)省了庫存物資的盤點(diǎn)時(shí)間
庫存物資的盤點(diǎn)工作以前一直是物資供應(yīng)分公司的一項(xiàng)繁重耗時(shí)的工作，工作的特點(diǎn)決定了盤點(diǎn)的不經(jīng)常性，一般都是在年終進(jìn)行。全面提升的信息化系統(tǒng)運(yùn)行以后，可以做到隨時(shí)盤點(diǎn)、抽查盤點(diǎn)、全面盤點(diǎn)，倉庫保管員打出庫存物資明細(xì)賬，按照上面顯示的庫存地點(diǎn)隨時(shí)對(duì)自己保管的物資庫存情況進(jìn)行盤點(diǎn)，時(shí)刻做到心中有本明白賬。
4.4 全面提升的信息化系統(tǒng)把會(huì)計(jì)人員從每月對(duì)驗(yàn)單料單繁重工作中解放出來
物資信息化后驗(yàn)收入庫直接在電腦中查出，入庫了保管員就在上面簽字，不簽字的單據(jù)就打印不出來，這樣既不會(huì)出現(xiàn)遺漏，也不會(huì)出現(xiàn)重復(fù)。
4.5 全面提升的信息化系統(tǒng)完善了材料成本差異的計(jì)算與返還
物資系統(tǒng)信息化后，材料成本差異按單個(gè)產(chǎn)品規(guī)格單獨(dú)計(jì)算價(jià)差率，單獨(dú)結(jié)轉(zhuǎn)，使各單位領(lǐng)的材料按實(shí)際價(jià)格進(jìn)行了轉(zhuǎn)移。
4.6 全面提升的信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)人員從核算向財(cái)務(wù)管理和監(jiān)督職能的轉(zhuǎn)變
以前會(huì)計(jì)人員被大量的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)核算工作束縛著，沒有時(shí)間站到更高角度進(jìn)行財(cái)務(wù)管理分析和監(jiān)督，物資系統(tǒng)信息化為會(huì)計(jì)人員節(jié)約了不少時(shí)間，使得會(huì)計(jì)人員更加注重財(cái)務(wù)管理，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析，實(shí)現(xiàn)了對(duì)基層財(cái)務(wù)工作的監(jiān)督，提高了會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)水平。參考文獻(xiàn)：
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作者：孫瑞紅
