摘要：近年來，隨著企業(yè)經(jīng)濟(jì)體制發(fā)展的不斷完善，企業(yè)對(duì)采購控制管理的重視程度越來越高，而相對(duì)于其他管理項(xiàng)目而言，采購控制是一個(gè)切實(shí)有效的監(jiān)督機(jī)制，可以幫助企業(yè)創(chuàng)建一個(gè)良好的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)環(huán)境，為企業(yè)節(jié)約生產(chǎn)資本，創(chuàng)造出更豐厚的經(jīng)濟(jì)效益。大多數(shù)企業(yè)都無法避免采購風(fēng)險(xiǎn)，也無法通過有效的約束措施來改變企業(yè)供銷生產(chǎn)鏈?；诖耍疚膶⒔Y(jié)合企業(yè)采購成本控制相關(guān)內(nèi)容，對(duì)控制管理中的采購方法和手段進(jìn)行深度剖析。
關(guān)鍵詞：健全 采購過程 控制制度 研究與分析
眾所周知，采購控制是現(xiàn)代化企業(yè)面臨的重要管理問題之一，在相對(duì)穩(wěn)定的市場(chǎng)環(huán)境中，任何企業(yè)都需不斷加大采購管理的控制力度，以謀求更穩(wěn)定、更合理、更科學(xué)的發(fā)展，此外制度是生產(chǎn)管理的有力保障，所以企業(yè)還要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)完整的制度，進(jìn)而完善企業(yè)采購控制機(jī)制。
一、企業(yè)采購控制制度發(fā)展現(xiàn)狀分析
1.1采購控制理論概述
采購控制是以采購人員為主體的管理項(xiàng)目，采購人員在獲取生產(chǎn)原料信息，決策采購計(jì)劃的過程中，必須針對(duì)企業(yè)切實(shí)發(fā)展現(xiàn)狀，制定一個(gè)相對(duì)節(jié)約、高效的采購計(jì)劃。
1.2采購控制對(duì)促進(jìn)企業(yè)良性發(fā)展的重要性
任何一個(gè)企業(yè)在發(fā)展過程中，都需要實(shí)施“計(jì)劃”經(jīng)濟(jì)，因此企業(yè)不僅要實(shí)時(shí)更新生產(chǎn)、管理、發(fā)展計(jì)劃，還需配套完成多個(gè)資本運(yùn)營(yíng)項(xiàng)目的管理升級(jí)。采購控制是企業(yè)減小生產(chǎn)成本，優(yōu)化生產(chǎn)體制，獲得最大商品價(jià)值的必然手段，不僅可以幫助企業(yè)選擇最優(yōu)生產(chǎn)原料，還能幫助企業(yè)篩選最優(yōu)供應(yīng)商。由此可見，采購控制不僅受經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)環(huán)境的影響，還受供應(yīng)商市場(chǎng)行情的干擾。因此筆者認(rèn)為，按照既定任務(wù)完成采購計(jì)劃，是企業(yè)采購控制管理中不可或缺的管理手段之一。
二、健全采購控制制度的解決對(duì)策
2.1制定合理的采購計(jì)劃
采購計(jì)劃是采購人員開展采購工作的基本條件，通常以計(jì)劃書的形式表現(xiàn)出來。該采購計(jì)劃經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)、管理者審批合格之后，采購人員應(yīng)進(jìn)一步研究分析科學(xué)的采購戰(zhàn)略。同時(shí)，在供銷市場(chǎng)、產(chǎn)品價(jià)格、產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)資料供應(yīng)量等多方面變量因素的影響下，其實(shí)際采購行為會(huì)受到一定干擾。因此，采購人員在確定采購計(jì)劃的過程中，還需不斷調(diào)整計(jì)劃內(nèi)容，改變實(shí)施決策的發(fā)展重心，以出色的業(yè)務(wù)能力，控制好各利益方的合作關(guān)系[1]。
2.2建立科學(xué)性的作業(yè)制度
2.2.1規(guī)范操作流程
一般情況下，企業(yè)的采購工作涉及到的管理內(nèi)容非常多，所以必須在一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的操作環(huán)境中，對(duì)采購管理項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)控制。標(biāo)準(zhǔn)化是規(guī)范控制管理工作的行為準(zhǔn)則，可以提升管理的高效性和準(zhǔn)確性。將每個(gè)工作環(huán)節(jié)記錄到工作日記中，并記錄每個(gè)環(huán)節(jié)的工作重心，利用分層管理明確每個(gè)采購人員的責(zé)任，以制定出更為合理的操作流程[2]。與此同時(shí)，企業(yè)采購部門管理者還可以制定一個(gè)采購操作流程規(guī)范，操作手冊(cè)中要標(biāo)記不同采購階段的管理內(nèi)容，確定采購時(shí)間、采購合作方、采購地點(diǎn)、運(yùn)輸方式和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人姓名的重要信息之后，再由固定的執(zhí)行人員去執(zhí)行相關(guān)的采購任務(wù)。
2.2.2設(shè)置管理權(quán)限
企業(yè)內(nèi)部采購人員在工作中的權(quán)利是相互制約的，管理者將采購工作分成若干份，按照責(zé)任權(quán)屬和工作職能的不同，將采購任務(wù)分配給適當(dāng)?shù)牟少徣藛T。這種“按勞”分配形式可以促進(jìn)采購人員工作習(xí)慣的養(yǎng)成，同時(shí)也賦予了采購人員較大的決策權(quán)利。如果這種權(quán)利不能合理使用，則采購人員會(huì)為了一己私利而惡意透支采購項(xiàng)目成本，依靠不法手段獲取利益。因此必須設(shè)置合理的操作權(quán)限，讓每個(gè)采購人員的采購工作以及其擁有的采購權(quán)利能夠處在一種相互制約的關(guān)系當(dāng)中。采購人員沒有權(quán)利是無法和合作供應(yīng)商開展采購工作的，權(quán)利過大也不行，采購人員的工作效率和質(zhì)量也會(huì)相應(yīng)降低[3]。
由此可見，工作效率的提高和采購人員道德素養(yǎng)的培養(yǎng)也尤為重要。采購工作中所產(chǎn)生的限制性風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)干擾采購人員的工作，給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失，實(shí)名制、權(quán)屬限制、責(zé)任分管的采購管理控制模式更能突顯出企業(yè)的優(yōu)化管理優(yōu)勢(shì)。
2.3加強(qiáng)采購管理的內(nèi)部控制
除建立標(biāo)準(zhǔn)化操作流程之外，企業(yè)的采購工作還會(huì)受到許多外部環(huán)境的影響，內(nèi)部控制是采購管理中最為艱巨的工作任務(wù)之一，在現(xiàn)階段企業(yè)采購成本控制領(lǐng)域中，一系列內(nèi)部管理內(nèi)容都可直接或間接干擾采購控制制度和內(nèi)容。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者需兼容各內(nèi)部管理項(xiàng)目的生產(chǎn)應(yīng)用價(jià)值，將不相容的管理項(xiàng)目有機(jī)的融合在一起，增加采購環(huán)節(jié)中提交采購清單、簽訂采購合同、商品貨物交易運(yùn)輸?shù)炔少弮?nèi)容的合理性[4]。具體內(nèi)容如下：
2.3.1請(qǐng)購控制
企業(yè)的生產(chǎn)物資必須滿足企業(yè)生產(chǎn)要求，物資儲(chǔ)備量也應(yīng)承擔(dān)一部分積壓風(fēng)險(xiǎn)，在雙重發(fā)展壓力的影響下，采購人員所做出的請(qǐng)購決策至關(guān)重要。在與合作供應(yīng)商簽訂請(qǐng)購合同時(shí)，采購人員應(yīng)結(jié)合企業(yè)現(xiàn)階段的生產(chǎn)與發(fā)展現(xiàn)狀，對(duì)企業(yè)下一階段的生產(chǎn)規(guī)模進(jìn)行認(rèn)真評(píng)估，同時(shí)還需根據(jù)供應(yīng)商品的市場(chǎng)價(jià)格和行情走向進(jìn)行準(zhǔn)確的預(yù)判，計(jì)算出準(zhǔn)確的采購成本。在做完一系列準(zhǔn)備工作之后，采購人員還需要總結(jié)采購決策，交由上級(jí)部門批示，經(jīng)管理部門領(lǐng)導(dǎo)同意，再進(jìn)一步辦理采購手續(xù)。
2.3.2訂貨控制
多家供應(yīng)商的詢價(jià)單是企業(yè)選擇合作伙伴的主要價(jià)格估算依據(jù)，所以采購人員應(yīng)仔細(xì)比對(duì)，分析怎樣的采購方式得到的優(yōu)惠條件更多，并對(duì)供應(yīng)商提供的生產(chǎn)原料質(zhì)量進(jìn)行認(rèn)真的監(jiān)督和審查。一切確定完畢之后，采購人員應(yīng)協(xié)同合作供應(yīng)商的管理人員制定相關(guān)訂貨內(nèi)容和規(guī)范，確定付款時(shí)間、運(yùn)輸方式、供應(yīng)銷售模式等。
對(duì)于一些特殊行業(yè)，比如藥品生產(chǎn)企業(yè)，主要原料供應(yīng)商一旦經(jīng)過嚴(yán)格程序選定合格后，除非有特殊原因，一般不能輕易變更供應(yīng)商。因?yàn)楦鱾€(gè)供應(yīng)商的原料來源、生產(chǎn)工藝和設(shè)備等不可能會(huì)百分之百完全一致，而這些細(xì)微的差別可能不會(huì)影響到原料的各項(xiàng)主要指標(biāo)合格，但是卻有可能影響到以此為原料生產(chǎn)出來的產(chǎn)品的指標(biāo)和療效。由于藥品是特殊商品，是與人的生命休戚相關(guān)的。所以國(guó)家對(duì)藥品生產(chǎn)企業(yè)變更主要原料供應(yīng)商要求極其嚴(yán)格，必須要對(duì)新供應(yīng)商提供的樣品進(jìn)行小批量試生產(chǎn)，并對(duì)試生產(chǎn)的藥品進(jìn)行穩(wěn)定性考察，考察與原產(chǎn)品比較質(zhì)量無影響后才能變更供應(yīng)商。所以藥品生產(chǎn)企業(yè)的采購又有其特殊性。
2.3.3采購賬款控制
企業(yè)對(duì)生產(chǎn)材料貨物驗(yàn)收之后，訂購的貨物需交由采購部門、質(zhì)量安全檢測(cè)部門、財(cái)會(huì)部門進(jìn)行保管和驗(yàn)收。驗(yàn)收的內(nèi)容包括，材料質(zhì)量檢驗(yàn)、材料數(shù)量核對(duì)、材料價(jià)格審核控制等，訂貨單與收貨單在材料收入企業(yè)材料庫中之后，財(cái)會(huì)人員必須與采購人員一起完成驗(yàn)收工作，以保證采購工作核心的管理內(nèi)容在科學(xué)的監(jiān)督下完成。與此同時(shí)，這種驗(yàn)收控制還可以幫助企業(yè)重新定價(jià)生產(chǎn)商品價(jià)格，熟悉加工商品、原材料的市場(chǎng)行情。收貨業(yè)務(wù)作為企業(yè)采購成本控制中的核心管理內(nèi)容，企業(yè)的會(huì)計(jì)人員必須收錄相關(guān)采購憑證，將匯款信息、銀行存款信息、預(yù)付款信息、賬戶信息記錄在會(huì)計(jì)管理數(shù)據(jù)庫中，對(duì)企業(yè)采購工作的操作流程進(jìn)行系統(tǒng)的考核[5]。
結(jié)論：
隨著企業(yè)經(jīng)濟(jì)體制發(fā)展的不斷完善，企業(yè)對(duì)采購控制管理的重視程度越來越高，在相對(duì)穩(wěn)定的市場(chǎng)環(huán)境中，任何企業(yè)都需不斷加大采購管理的控制力度，以謀求更穩(wěn)定、更合理、更科學(xué)的發(fā)展，筆者在此結(jié)合企業(yè)采購成本控制相關(guān)內(nèi)容，對(duì)控制管理中的采購方法和手段進(jìn)行了深度剖析，筆者認(rèn)為，采購管理模式與內(nèi)容在復(fù)雜的市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)中，其控制能力并不強(qiáng)。因此，凡是牽涉到企業(yè)采購資金的使用問題，都需建立一套嚴(yán)格控制的規(guī)章制度，資金的領(lǐng)取、審批、使用，不僅要規(guī)定具體的權(quán)限范圍，還需加大對(duì)企業(yè)采購人員的監(jiān)督管理力度。
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