【摘要】當前很多企業(yè)采用的是由軟件公司開發(fā)的“通用”商品化財務軟件，而實際中每個企業(yè)核算和管理的要求都不一樣，所以軟件在首次使用時必須結合企業(yè)實際情況進行初始化工作。本文對占市場份額比較大的用友U8與金蝶K3的初始化進行比較，以幫助讀者更加全面深入地理解“通用”財務軟件的初始化過程。
【關鍵詞】初始化 用友U8 金蝶K3
初始化實際上是將財務軟件由“通用”轉換成“專用”的過程。無論一個企業(yè)由手工轉向電算化，還是更換新的財務軟件，都需要進行初始化工作，而且初始化的成敗關系到整個電算化信息系統(tǒng)運行的成敗，所以初始化是企業(yè)信息化的關鍵步驟。作為市場定位相類似的用友公司U8系列產品（簡稱U8）和金蝶公司K3系列產品（簡稱K3），在初始化中既有相同之處，也有不同的地方。本文擬對其從賬套的建立、參數的設置、基礎檔案的設置及期初數據的錄入等方面進行比較分析。
一、賬套的建立和維護
每個獨立核算的單位都要為其建立一套賬簿體系，而將其建在計算機系統(tǒng)中則稱之為建立“賬套”，賬套實際上就是一系列相互關聯(lián)的數據庫文件。
U8中有一個專門模塊“系統(tǒng)管理”，通過此模塊可以進行賬套管理、年度賬管理、操作員及權限管理、系統(tǒng)數據和運行安全的管理等。K3中也有一個相似的模塊“賬套管理”，而此模塊也包括賬套的管理、操作員及權限管理及數據管理的功能。
建賬的過程兩者也是類似的，都是先設置相關信息，然后在后臺建立一系列數據庫。建賬過程中賬套號是區(qū)分不同賬套的唯一標志，不可重復。在U8中，賬套號必須是3位數字，系統(tǒng)中最多可以建立999個賬套。而K3中賬套號既可以用字母也可以用數字，個數也沒有限制。另外在K3中還可以建立組織機構，其作用是對系統(tǒng)中的多個賬套進行分類管理。出于數據安全考慮，兩模塊中都具有賬套備份、恢復（U8稱為引入、輸出）功能，操作過程相同。
對于賬套的修改，兩者也有所區(qū)別。U8中必須由該賬套的賬套主管登陸系統(tǒng)管理后才能進行參數的修改，并且賬套號等一些是不可修改的，而K3可直接由Admin修改賬套屬性，并且賬套號是可以修改的。
對于賬套的刪除，U8中隱藏在賬套輸出功能中，也就是輸出時可同時選擇從系統(tǒng)中刪除，可保證刪除前必經過備份。K3菜單中直接有刪除選項，但刪除前也會提示“是否確認刪除”及“是否要進行備份”的提示對話框。
對于備份生成的文件，每一個賬套備份兩者都會生成兩個文件：一個是數據備份文件，后綴名都是“bak”；另一個是賬套的信息文件，U8后綴是“l(fā)st”，K3中是“dbb”。其中，U8的備份文件名是不可修改的，K3的備份文件名可自行修改。在備份方式上兩者都可以設置備份計劃自動備份，K3可分為完全備份、增量備份、日志備份，U8中輸出同時可以“同步輸出文件服務器上相關文件”。
二、信息設置
在整個會計信息系統(tǒng)中，有很多不同模塊都需要共享一些基礎檔案，如職員信息、客商信息等。在設置這些具體信息時都必須指定一個唯一的編碼，所以初始化中有個重要工作就是設置編碼。
在設置編碼上，U8必須先定義好編碼規(guī)則，即定義編碼的級數和級位，后續(xù)在編碼時必須按規(guī)則來編寫，否則系統(tǒng)不允許保存。例如部門編碼規(guī)則若設置為2-2，則表示部門編碼最多有兩級，一級兩位，二級也是兩位，在設置具體部門編碼時必須按這個規(guī)則來設置。但在K3中不需要設置編碼規(guī)則，無級數與級位的限制，也無分類編碼長度一致性的要求，但有級別的設置，不同級別間用“.”標志分隔，對于每一級的位數沒有限制，如部門編碼01.11表示此部門處于二級。至于每級多少位，在編碼時可以自行定義，這樣會導致相同級別編碼位數不一樣。
由此可見，K3的編碼設置比較靈活，但U8在編碼規(guī)則方面則比較嚴謹規(guī)范，同一級別全碼長度一致，并且編碼一旦用過就不能隨意改變編碼規(guī)則，因此在事前必須做好規(guī)劃，編碼時必須有預見性，預留編碼位數。U8中一些基礎檔案，如人員檔案、客戶檔案、供應商檔案等需要單獨設置。而在K3中這些都是結合核算項目設置的，在核算項目中設置如職員、客戶、供應商等，每增加一個核算項目，就需要做具體的項目檔案。另外，K3會計科目在按部門和職員核算時，部門和職員之間不需要建立對應關系，即按部門、職員核算的科目錄入做證時，同一職員可任意選擇部門。其優(yōu)點是方便費用的分攤，缺點是輸入錯誤不能提示。U8科目按職員核算自動帶出對應部門，職員與部門必須相關聯(lián)使用，可以避免出錯。
基礎檔案中計量單位的確立對于存貨數量的管理、計價與成本的計算都非常重要，U8和K3中都有計量單位設置的功能。在設置上兩者類似，都要先建立計量單位組，然后在組內設置具體計量單位。但兩者在具體設置上又有所區(qū)別：K3的計量單位組并沒有要求區(qū)分開無換算率、固定換算率、浮動換算率，而是在具體建立某計量單位時進行區(qū)分；U8首先需要區(qū)分為是無換算率的還是固定的或是浮動的計量單位組。對于K3而言，一個計量單位組只能有一個默認單位，而對于U8而言，如果是無換算的計量單位組，則這個組中的計量單位是獨立的，不相互影響。K3的基本計量單位和常用計量單位之間只能是固定換算率的，對于浮動換算率的單位，則需要放在輔助計量單位中。U8不一樣的地方在于，主計量單位與常用計量單位之間，要么是固定換算率，要么是浮動換算率。
對于憑證的分類（K3中稱作憑證字），U8中分了五大類：通用，收、付、轉，現收、現付、銀收、銀付、轉，現金、銀行、轉，自定義。而K3中雖然沒有嚴格地分大類，但具體到每一類別憑證的定義，兩者完全一樣，對每一類憑證的限制條件都用到了限制類型和限制科目，并且原理一致。
三、用戶設置及權限的分配
能夠操作系統(tǒng)的人員稱為操作員或用戶，他們只能在授予的權限范圍內執(zhí)行相關操作，出于內部控制及系統(tǒng)安全的需要，針對不同用戶會授予不同權限。U8和K3中都有相同的設置操作員及為操作員授權的功能。
U8中操作員都有編號，且不能修改，編號也可用作登錄系統(tǒng)。而K3操作員無編號，必須用姓名登錄系統(tǒng)。U8認證方式可分為“用戶+口令”、“動態(tài)密碼”和“CA認證”。K3中可分為“NT安全認證”和“密碼認證”，“密碼認證”中又可分為“傳統(tǒng)密碼認證”、“動態(tài)密碼鎖認證”、“智能鑰匙認證”等?？梢?，兩者的認證方式比較相似。
另外在U8和K3中都預置用戶Admin，U8中該用戶主要進行系統(tǒng)管理，對整個系統(tǒng)的數據及運行負責，K3中該用戶主要進行賬套管理。K3中還有一個預置的用戶administrator，在系統(tǒng)中其默認屬于系統(tǒng)管理員組，在賬套中有全部的權限。其他一般用戶都需要先添加再授權。U8權限有三層：功能權限、數據權限、數據權限。而在K3中權限也有類似三種，分別是功能權限、字段權限和數據權限。
為了方便為不同的操作員授予相同的權限，K3和U8中有一對相似概念：“用戶組”和“角色”。在K3中，如張三、李四都是出納，他們具有相同的權限，那么可以先設置一個用戶組“出納組”，將出納應有的權限分配給出納組，然后只用在設置用戶張三、李四時，將其隸屬組中增加“出納組”便可。U8也是一樣，同樣先設置角色（系統(tǒng)中也預置了一些），如“出納”，然后給出納這一角色授權，在設置用戶時，同樣在用戶所屬角色處勾選“出納”這一角色，該用戶便擁有“出納”角色對應的權限。
四、科目體系的建立
企業(yè)應根據自身需要設計一套適用的科目體系?，F行會計準則已經統(tǒng)一了一級科目名稱及編號，初始化時主要增加明細科目，設置一些特殊科目的屬性。
U8建賬時可選擇行業(yè)，若同時勾選“按行業(yè)性質預置會計科目”選項，則建好賬套以后，賬套中便自動根據行業(yè)性質預置一套對應行業(yè)的會計科目。而K3建賬沒有涉及到科目，賬套建好以后，在科目中按企業(yè)所適用的會計準則及企業(yè)的需要勾選，將模板中的科目“引入”。
在科目屬性上，U8運用了一類特殊的核算方法——輔助核算，默認的主要有五類：個人往來、客戶往來、供應商往來、部門和項目。通過給科目設置輔助核算可以大大減少科目體系數量，而且可提供立體的會計信息。如應收賬款若按傳統(tǒng)會計要按客戶設置明細，有多少客戶就得設置多少明細，而給其設置“客戶往來”輔助核算后，就不用設置明細科目，只需要事前設置好客戶檔案，同樣可以提供按客戶分類的會計信息。在K3中也有相同的功能，叫“核算項目”，其與輔助核算的含義相同，但其內容更為豐富一些，包括職員、客戶、供應商、物料、倉庫、成本對象、費用要素等，并且還能根據需要自行增加，當然在U8中，也可以通過“項目”這一輔助核算來實現。另外在U8中，一個科目所帶的輔助核算個數有限制，而K3中一個科目所帶的核算項目個數沒有限制。
K3中可以設置是否“科目計息”，若選擇，則輸入日利率后系統(tǒng)自動進行計息操作，可以進行利息查詢，并自動生成佐證。K3中還可以完成預算設置，K3在科目設置時可以輸入每個科目的預算數，或根據上年數據自動編制預算，在輸入憑證時提示或控制預算，可以報警和控制的預算包括科目余額、發(fā)生額、累計發(fā)生額、單筆憑證金額，和U8財務預算控制功能相同。為了能編制現金流量表，需要確定現金流量科目。K3中直接在設置科目時勾選現金科目、銀行科目或現金等價物科目，而U8中有專門指定科目的功能，含義是一致的。
五、期初余額的錄入
為銜接初始化前后兩個系統(tǒng)中的數據，“通用”財務軟件初始化過程中都必須錄入期初數據。U8和K3錄入期初數據的方式基本一致，都只用錄入最末級科目余額，非末級科目余額會自動匯總下級算出。若是年初啟用只用錄入期初余額，若是年中啟用還必須錄入累計發(fā)生額。例如7月啟用系統(tǒng)，除需要錄入7月月初余額，還需輸入1 ~ 6月所有科目累計借方發(fā)生額和累計貸方發(fā)生額，然后倒擠出年初余額。另外K3中分了不同幣種分別錄入，在錄入期初數據前要先選擇幣種分別錄入，U8中需手動折算成本位幣后錄入。
對于U8中的輔助核算以及K3中的核算項目，因為要分項目核算，所以要按項目輸入期初數據，兩者錄入相似。U8中有輔助核算的科目會用黃色突出顯示，雙擊后按項目明細輸入。K3中也突出黃色顯示，并且在末尾會有“”顯示，雙擊“”便可按項目明細輸入。為了避免人為輸入錯誤的產生，兩者都提供了試算平衡的功能。U8試算的是期初“資產+成本+共同”與“負債+權益+損益”。K3試算的是期初余額（原幣及本位幣）和本年累計（原幣及本位幣）的借貸方，為區(qū)分有差額的情況，單獨列出差額一列。由此可見，K3不僅試算了期初余額還試算了發(fā)生額，但必須注意若有外幣，要在綜合本位幣下進行試算。
最后，在初始化結束的標志上，U8只要啟用的第一個月未記賬、結賬，便可以修改期初數據，且不會對日常數據造成任何影響。而K3必須專門進行結束初始化工作的操作，稱作“結束初始化”，一旦結束便不能修改期初數據，若確實要修改，則需要刪除和取消所有日常處理并執(zhí)行反初始化操作。
總之，初始化是“通用”財務軟件必經的階段，只需要在系統(tǒng)啟用時設置一次，雖然設置上比較簡單，但內容比較多，也是一項系統(tǒng)工作，設置時必須結合企業(yè)自身的特點和需求，并且考慮長遠規(guī)劃。通過比較也可以看出，U8和K3在初始化部分的功能基本一致，只是一些概念和說法不統(tǒng)一，就整體而言，U8初始化設置比較嚴謹，而K3比較靈活。
主要參考文獻
1. 張有峰.通用財務軟件初始化參數設置的方法與技巧.財會月刊，2005；5
2. 焦永梅.金蝶K/3ERP管理系統(tǒng)應用解析.財會月刊，2012；6
【作 者】
王純杰
【作者單位】
（廣西財經學院會計與審計學院 南寧 530003）
