【摘要】小微企業(yè)業(yè)務(wù)量小、資金緊缺，可以考慮運(yùn)用Excel電子表格完成賬務(wù)處理。本文以粵順小家電廠為例，探討運(yùn)用Excel電子表格完成從會(huì)計(jì)憑證的錄入到會(huì)計(jì)賬簿的登記再到會(huì)計(jì)報(bào)表的編制整個(gè)賬務(wù)處理流程的思路，期望對(duì)小微企業(yè)的賬務(wù)處理有所幫助。
【關(guān)鍵詞】Excel 記賬憑證 會(huì)計(jì)賬簿 會(huì)計(jì)報(bào)表 數(shù)據(jù)透視表
小微企業(yè)規(guī)模小、業(yè)務(wù)量少，因此賬務(wù)處理相對(duì)容易?？紤]到購(gòu)買財(cái)務(wù)軟件需要一筆不小的資金，我們采用Excel電子表格替代財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行賬務(wù)處理。Excel電子表格是微軟公司出品的Office系列辦公軟件的一個(gè)組件，它內(nèi)置了大量的函數(shù)，具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理以及圖形圖表處理功能，它可以免費(fèi)安裝在任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)中，因此它的使用成本幾乎為零。它處理數(shù)據(jù)靈活、簡(jiǎn)潔、有效，被廣泛應(yīng)用于財(cái)會(huì)、統(tǒng)計(jì)領(lǐng)域，被譽(yù)為財(cái)會(huì)人員的電子算盤。
小微企業(yè)可以借助Excel電子表格完成賬務(wù)處理程序。賬務(wù)處理程序也稱會(huì)計(jì)核算組織程序，是指對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的記錄、歸類、匯總、陳報(bào)的步驟和方法。即從原始憑證的整理、匯總，記賬憑證的填制、匯總，日記賬、明細(xì)分類賬的登記，到會(huì)計(jì)報(bào)表編制的步驟和方法。賬務(wù)處理程序的基本模式可以概括為：原始憑證→記賬憑證→會(huì)計(jì)賬簿→會(huì)計(jì)報(bào)表。
本文以粵順小家電廠為例，探討運(yùn)用Excel電子表格進(jìn)行賬務(wù)處理的思路。
一、運(yùn)用Excel電子表格編制記賬憑證
用Excel電子表格處理小微企業(yè)賬務(wù)是從記賬憑證的填制開始的。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)軟件可以根據(jù)物流的采購(gòu)或銷售發(fā)票、收款單等原始憑證自動(dòng)生成相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證。而在Excel電子表格條件下，會(huì)計(jì)人員要手工整理、匯總原始憑證并根據(jù)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)知識(shí)編制會(huì)計(jì)分錄，并將會(huì)計(jì)分錄錄入Excel電子表格中。運(yùn)用Excel電子表格錄入會(huì)計(jì)憑證的表格可以設(shè)計(jì)成如表1格式。
運(yùn)用Excel電子表格編制記賬憑證需要做如下幾點(diǎn)說明：
1. 由表1可以看出，Excel電子表格的會(huì)計(jì)憑證與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證或者財(cái)務(wù)軟件中的會(huì)計(jì)憑證的內(nèi)容不同。實(shí)際上Excel電子表格的會(huì)計(jì)憑證可以看做普通會(huì)計(jì)憑證的縮減版。Excel電子表格中的會(huì)計(jì)憑證取了普通會(huì)計(jì)憑證中的重要信息作為字段，例如表1中的“年”、“月”、“日”、“序號(hào)”、“憑證編號(hào)”、“摘要”、“科目代碼”、“科目名稱”、“明細(xì)科目”、“借方金額”、“貸方金額”等，這些信息對(duì)于識(shí)別各個(gè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)足夠。如果實(shí)務(wù)中認(rèn)為不夠，可以設(shè)計(jì)增加相應(yīng)字段補(bǔ)充。
2. 運(yùn)用Excel電子表格生成的會(huì)計(jì)憑證與普通會(huì)計(jì)憑證結(jié)構(gòu)不同。普通的會(huì)計(jì)憑證結(jié)構(gòu)一個(gè)表格一張憑證不利于形成數(shù)據(jù)庫(kù)。而Excel電子表格中的會(huì)計(jì)憑證每一個(gè)分錄中的借方或者貸方占一行，每一行結(jié)構(gòu)相似，從而使整個(gè)會(huì)計(jì)憑證表形成了一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。這有利于進(jìn)行數(shù)據(jù)透視生成科目匯總表，同時(shí)還有利于進(jìn)行字段篩選，輔助生成總賬、明細(xì)賬。
3. 表1中的會(huì)計(jì)憑證表運(yùn)用了相應(yīng)的函數(shù)。例如E列的“憑證編號(hào)”運(yùn)用了文本鏈接函數(shù)CONCATENATE函數(shù)。以單元格E5為例，其函數(shù)為：“=CONCATENATE（A5，B5，C5，D5）”，由此生成的結(jié)果為“09120101”。H列的“科目名稱”也設(shè)置了函數(shù)，以H5單元格為例，該單元格的函數(shù)為“=IF（G5=，，VLOOKUP（G5，粵順會(huì)計(jì)科目，2，F(xiàn)ALSE））”，由此生成的結(jié)果為“其他應(yīng)收款”。該函數(shù)通過IF函數(shù)套用Vlookup函數(shù)實(shí)現(xiàn)了每當(dāng)會(huì)計(jì)人員在G列輸入相應(yīng)的科目代碼，在H列同一行即自動(dòng)生成相應(yīng)的科目名稱。這可以減少工作量同時(shí)避免手工輸入誤差，有利于之后進(jìn)行數(shù)據(jù)透視。
表1中的K3單元格是一個(gè)檢測(cè)函數(shù)，其函數(shù)為“=IF（SUM（J5:J177）=SUM（K5:K177），平衡，不平衡）”，通過IF函數(shù)檢測(cè)借貸方是否平衡。如不平衡則顯示“不平衡”，則提醒工作人員進(jìn)行修改。
4. 在憑證的編制過程中，我們還要運(yùn)用Excel電子表格制作一些輔助表格，生成成本計(jì)算單、材料及產(chǎn)成品收發(fā)存表、工資計(jì)算單。這些表格可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行設(shè)計(jì)，這些表格的制作也是會(huì)計(jì)憑證編制工作的重要環(huán)節(jié)，只有制作了這些表格才能進(jìn)行相關(guān)會(huì)計(jì)憑證的編制。由于內(nèi)容繁多，在此不再贅述。
二、運(yùn)用Excel電子表格登記會(huì)計(jì)賬簿
會(huì)計(jì)賬簿能夠綜合反映當(dāng)月各個(gè)科目本期發(fā)生額、余額情況，同時(shí)會(huì)計(jì)賬簿的編制也是生成會(huì)計(jì)報(bào)表的必要程序。為了生成會(huì)計(jì)報(bào)表，科目匯總表、科目余額表是必須編制的。其他報(bào)表比如總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等，可以根據(jù)各個(gè)企業(yè)的需要適當(dāng)編制。
首先介紹如何運(yùn)用Excel電子表格生成科目匯總表。Excel電子表格有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)處理功能，它可以以數(shù)據(jù)清單作為數(shù)據(jù)源進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)處理如排序、篩選、分類匯總，也可以利用Excel的數(shù)據(jù)透視表功能進(jìn)行復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理工作。
數(shù)據(jù)透視表是一種動(dòng)態(tài)工作表，是對(duì)大量數(shù)據(jù)快速匯總并建立交叉列表的交互式表格。在數(shù)據(jù)透視表中，可以轉(zhuǎn)換行和列以查看源數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果，可以顯示不同頁面以篩選數(shù)據(jù)，還可以根據(jù)需要顯示區(qū)域中的明細(xì)數(shù)據(jù)。本例以表1“粵順小家電廠會(huì)計(jì)憑證表”為數(shù)據(jù)源，利用Excel電子表格的數(shù)據(jù)透視表功能生成科目匯總表，如表2所示。
接著，我們討論如何運(yùn)用Excel 電子表格在科目匯總表的基礎(chǔ)上編制科目余額表。在Excel電子表格中設(shè)計(jì)科目余額表的格式如表3所示。該表格由四個(gè)大部分組成，即科目代碼或科目名稱、期初余額、本期發(fā)生、期末余額。期初余額可以根據(jù)該小家電廠上個(gè)月的期末余額得到，本期發(fā)生額可以根據(jù)該小家電廠的科目匯總表得到，期末余額可以根據(jù)會(huì)計(jì)相關(guān)知識(shí)計(jì)算得出。單等原始憑證自動(dòng)生成相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證。而在Excel電子表格條件下，會(huì)計(jì)人員要手工整理、匯總原始憑證并根據(jù)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)知識(shí)編制會(huì)計(jì)分錄，并將會(huì)計(jì)分錄錄入Excel電子表格中。運(yùn)用Excel電子表格錄入會(huì)計(jì)憑證的表格可以設(shè)計(jì)成如表1格式。
運(yùn)用Excel電子表格編制記賬憑證需要做如下幾點(diǎn)說明：
1. 由表1可以看出，Excel電子表格的會(huì)計(jì)憑證與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證或者財(cái)務(wù)軟件中的會(huì)計(jì)憑證的內(nèi)容不同。實(shí)際上Excel電子表格的會(huì)計(jì)憑證可以看做普通會(huì)計(jì)憑證的縮減版。Excel電子表格中的會(huì)計(jì)憑證取了普通會(huì)計(jì)憑證中的重要信息作為字段，例如表1中的“年”、“月”、“日”、“序號(hào)”、“憑證編號(hào)”、“摘要”、“科目代碼”、“科目名稱”、“明細(xì)科目”、“借方金額”、“貸方金額”等，這些信息對(duì)于識(shí)別各個(gè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)足夠。如果實(shí)務(wù)中認(rèn)為不夠，可以設(shè)計(jì)增加相應(yīng)字段補(bǔ)充。
2. 運(yùn)用Excel電子表格生成的會(huì)計(jì)憑證與普通會(huì)計(jì)憑證結(jié)構(gòu)不同。普通的會(huì)計(jì)憑證結(jié)構(gòu)一個(gè)表格一張憑證不利于形成數(shù)據(jù)庫(kù)。而Excel電子表格中的會(huì)計(jì)憑證每一個(gè)分錄中的借方或者貸方占一行，每一行結(jié)構(gòu)相似，從而使整個(gè)會(huì)計(jì)憑證表形成了一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。這有利于進(jìn)行數(shù)據(jù)透視生成科目匯總表，同時(shí)還有利于進(jìn)行字段篩選，輔助生成總賬、明細(xì)賬。
3. 表1中的會(huì)計(jì)憑證表運(yùn)用了相應(yīng)的函數(shù)。例如E列的“憑證編號(hào)”運(yùn)用了文本鏈接函數(shù)CONCATENATE函數(shù)。以單元格E5為例，其函數(shù)為：“=CONCATENATE（A5，B5，C5，D5）”，由此生成的結(jié)果為“09120101”。H列的“科目名稱”也設(shè)置了函數(shù)，以H5單元格為例，該單元格的函數(shù)為“=IF（G5=，，VLOOKUP（G5，粵順會(huì)計(jì)科目，2，F(xiàn)ALSE））”，由此生成的結(jié)果為“其他應(yīng)收款”。該函數(shù)通過IF函數(shù)套用Vlookup函數(shù)實(shí)現(xiàn)了每當(dāng)會(huì)計(jì)人員在G列輸入相應(yīng)的科目代碼，在H列同一行即自動(dòng)生成相應(yīng)的科目名稱。這可以減少工作量同時(shí)避免手工輸入誤差，有利于之后進(jìn)行數(shù)據(jù)透視。
表1中的K3單元格是一個(gè)檢測(cè)函數(shù)，其函數(shù)為“=IF（SUM（J5:J177）=SUM（K5:K177），平衡，不平衡）”，通過IF函數(shù)檢測(cè)借貸方是否平衡。如不平衡則顯示“不平衡”，則提醒工作人員進(jìn)行修改。
4. 在憑證的編制過程中，我們還要運(yùn)用Excel電子表格制作一些輔助表格，生成成本計(jì)算單、材料及產(chǎn)成品收發(fā)存表、工資計(jì)算單。這些表格可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行設(shè)計(jì)，這些表格的制作也是會(huì)計(jì)憑證編制工作的重要環(huán)節(jié)，只有制作了這些表格才能進(jìn)行相關(guān)會(huì)計(jì)憑證的編制。由于內(nèi)容繁多，在此不再贅述。
二、運(yùn)用Excel電子表格登記會(huì)計(jì)賬簿
會(huì)計(jì)賬簿能夠綜合反映當(dāng)月各個(gè)科目本期發(fā)生額、余額情況，同時(shí)會(huì)計(jì)賬簿的編制也是生成會(huì)計(jì)報(bào)表的必要程序。為了生成會(huì)計(jì)報(bào)表，科目匯總表、科目余額表是必須編制的。其他報(bào)表比如總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等，可以根據(jù)各個(gè)企業(yè)的需要適當(dāng)編制。
首先介紹如何運(yùn)用Excel電子表格生成科目匯總表。
【作 者】
于清敏（副教授）
【作者單位】
（順德職業(yè)技術(shù)學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 廣東佛山 528300）
