從1984年12月煙草公司組建以來，基層煙草站（點）的煙葉購進入賬，源沿了供銷社系統(tǒng)的傳統(tǒng)會計核算方法，普遍采取用“付款匯總表”替代商品驗收單的做法，出現(xiàn)報帳會計報帳付款后才被動反映“庫存商品”的現(xiàn)象。其不能準確地按照《企業(yè)會計準則》、《財務通則》和企業(yè)財務會計制度要求，客觀、及時、準確、有效地反映和監(jiān)督所發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務活動，可能引發(fā)以下兩方面問題：
其一，在實踐工作中存在一定的風險。在計算機尚未普及的90年代初中期，特別是采用傳統(tǒng)計算工具的90年代前，管理和監(jiān)督上存在諸多漏洞和隱患。如某縣供銷社系統(tǒng)1985年前，農(nóng)副產(chǎn)品收購同樣不是由實物負責人根據(jù)第一聯(lián)的存根聯(lián)匯總制作驗收單，而是根據(jù)第二聯(lián)的收購付款小票聯(lián)由出納員匯總后，即所謂的“付款匯總表”替代驗收單增加庫存商品。供銷與煙草的以下兩個典型案例足以說明其核算和管理上的弊病。80年代初，某收購部蓋有印章的收購發(fā)票被盜3張，被兩次開出，并領(lǐng)取品名為山蒼籽油的收購發(fā)票款，虛增庫存商品共計6000余元，三年后因偷盜者案中案才暴露；又如1996年，某鄉(xiāng)收集煙農(nóng)付款票據(jù)向煙站統(tǒng)一結(jié)帳，站部煙葉票據(jù)復核員計算匯總時，將260公斤誤匯總為2600公斤，差錯金額達2．8萬余元。事隔將近兩個月，站長在召集收購員通報收購進度和等級結(jié)構(gòu)時才偶然發(fā)現(xiàn)這一錯誤。其二，在會計實務處理上存在一定的技術(shù)問題。普遍采取用“付款匯總表”替代商品驗收單，發(fā)生付款業(yè)務時，借：庫存商品，貸：銀行存款或現(xiàn)金等科目，此舉不符合商品購進入賬的客觀性和及時性原則。因為煙葉收購與付款往往在時間上并不完全同步，當天收購了多少金額并不一定會及時付出多少金額，因而會存在時間上的應付未付煙葉款差額。
為解決這一難題，防止會計信息失真風險，煙草站應加強內(nèi)部控制，采用實現(xiàn)“雙控”或“雙牽制”的應付帳款平行記帳法：一是按照煙葉收購點司磅員（倉庫保管員）、開票員、主驗級員或點長“三員”簽字確認的驗收單（該驗收單可用微機中的電腦匯總表替代，但必須簽字確認）。借：庫存商品；貸：應付帳款/應交稅金，方可稱其為“一控。二是根據(jù)煙站報帳會計報來的“付款匯總表”，經(jīng)縣級公司復核審批后，借：應付帳款；貸：銀行存款等，方可稱其為“二控”。
通過應付帳款平行記帳法的方式，一方面，根據(jù)“應付帳款”科目余額分析，我們可迅速反映有多少具體數(shù)額的應付未付煙農(nóng)款項，隨時掌握付款結(jié)帳的進度，防止煙葉收購站（點）付款員蓄意有款不付而“打白條”的現(xiàn)象發(fā)生；當“應付帳款”科目出現(xiàn)年末貸方余額時，可能是多入了帳，或因“付款未達帳”影響，也可能是煙農(nóng)票據(jù)丟失造成跨年度未結(jié)帳或有源無主的溢余賬（如果出現(xiàn)有源無主的溢余賬，在一定會計期間應轉(zhuǎn)入“營業(yè)外收入”）。當“應付帳款”科目出現(xiàn)年末借方余額時，可能是數(shù)字上的技術(shù)差錯多報冒領(lǐng)，或有意識地虛報冒領(lǐng)，應查找原因，予以高度重視。
另一方面，通過“應付帳款——煙農(nóng)煙葉款”周轉(zhuǎn)天數(shù)分析，其周轉(zhuǎn)天數(shù)=365×（應付帳款—煙農(nóng)煙葉款期初余額+應付帳款—煙農(nóng)煙葉款期初末余額）÷2÷煙葉主營業(yè)務成本?？汕宄私鉄熮r(nóng)煙款的結(jié)算情況。如財務上未及時付款，雖然能加速現(xiàn)金周轉(zhuǎn)，減少財務費用，但會損失煙農(nóng)的信任，甚至影響煙葉收購進度。
再者，此方法是防止煙葉收購中出現(xiàn)“空頭票”的最有效辦法。當“應付帳款”科目出現(xiàn)借方余額即紅字時，可能是“付款匯總表”或數(shù)字上的技術(shù)差錯多報冒領(lǐng)，或有意識地虛報冒領(lǐng)，或煙站報帳會計可能把票據(jù)款化為己等等。如遇以上兩個典型案例的情況，將會發(fā)出“預警”。此“雙控”的核算辦法，使得煙草站站部“核心集團”不敢越“三員”驗收單的雷池半步，多開“空頭票”。
最后，只要存在煙葉購進，應根據(jù)合法有效的原始憑證，及時、準確入帳，真實反映在記帳憑證、帳簿和報表中，就不會出現(xiàn)報帳會計報帳付款后才被動反映“庫存商品”的現(xiàn)象，也不會出現(xiàn)完全依賴微機中的統(tǒng)計數(shù)據(jù)替代有關(guān)會計信息的局面。
永興煙草專賣局廖立成
