行政事業(yè)單位的貨幣資金是指單位擁有的現(xiàn)金、銀行存款、零余額賬戶用款額度、其它貨幣資金。筆者試就當(dāng)前一些行政事業(yè)單位在貨幣資金的內(nèi)部控制方面存在的缺陷作出分析如下:
1.不相容職務(wù)混崗。當(dāng)前行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)人員盡管形式上有所分工,但由于相互之間經(jīng)常替對(duì)方做一些工作,有關(guān)票據(jù)和銀行印鑒實(shí)際上也經(jīng)常是共用共管,導(dǎo)致不相容職務(wù)實(shí)際上處于混崗狀態(tài),這為會(huì)計(jì)人員貪污、挪用公款打開了方便之門。《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——貨幣資金》 (試行)規(guī)定,單位應(yīng)當(dāng)建立貨幣資金業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制,明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限,確保貨幣資金業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。
2.授權(quán)批準(zhǔn)制度不嚴(yán)格。一些行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)人員私自支付上萬甚至上幾十萬資金,單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和同事不知情,顯然違背了授權(quán)批準(zhǔn)制度的要求?!秲?nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——貨幣資金》 (試行)規(guī)定,單位應(yīng)當(dāng)對(duì)貨幣資金業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度,明確審批人對(duì)貨幣資金業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施,規(guī)定經(jīng)辦人的職責(zé)范圍和工作要求。一些會(huì)計(jì)人員之所以貪腐屢屢得逞,與沒有嚴(yán)格的授權(quán)審批制度直接有關(guān)。
3.缺乏相應(yīng)的支付復(fù)核制度。
少數(shù)行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)人員以撥付項(xiàng)目款為名辦理直接支付業(yè)務(wù)、私自將公款轉(zhuǎn)出等,這些情況是否屬實(shí)、合法,竟然無人核實(shí)?!秲?nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——貨幣資金》(試行)規(guī)定,對(duì)貨幣資金支付申請,應(yīng)由專人進(jìn)行復(fù)核,主要復(fù)核支付申請的批準(zhǔn)范圍、權(quán)限、程序是否正確,手續(xù)及相關(guān)單證是否齊備,金額計(jì)算是否準(zhǔn)確,支付方式、支付單位是否妥當(dāng)?shù)?,?fù)核無誤后,方可交由出納人員辦理支付手續(xù)。
4.銀行賬戶管理制度松馳。一是將遺留的一些專項(xiàng)資金零余額賬戶和合并了單位的空零余額賬戶留到單位繼續(xù)使用,逃避監(jiān)管;二是行政事業(yè)單位的一些出納人員經(jīng)手的銀行存款賬,數(shù)年來一直存在賬實(shí)嚴(yán)重不符的問題,但長期無人問津;同時(shí),支票、廢支票管理的混亂無序,也說明一些單位已嚴(yán)重違反了《支付結(jié)算辦法》等規(guī)章制度?!秲?nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——貨幣資金》 (試行)規(guī)定,單位應(yīng)當(dāng)定期檢查、清理銀行賬戶的開設(shè)及使用情況,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)處理;單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)銀行結(jié)算憑證的填制、傳遞及保管環(huán)節(jié)的管理與控制。
5.忽視銀行定期進(jìn)行對(duì)賬。行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)人員貪污挪用公款后,為掩蓋罪行,通常采取偽造銀行對(duì)賬單,不與財(cái)政、銀行核對(duì)“零余額賬戶用款額度”的手段。這種拙劣手法能否被識(shí)破,關(guān)鍵在于建立與財(cái)政、銀行定期對(duì)賬制度?!秲?nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——貨幣資金》 (試行)規(guī)定,單位應(yīng)當(dāng)指定專人定期核對(duì)銀行賬戶,每月至少核對(duì)一次,編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,使銀行存款賬面余額與銀行對(duì)賬單調(diào)節(jié)相符。如調(diào)節(jié)不符,應(yīng)查明原因,作出處理。
6.印鑒管理制度不規(guī)范。盡管形式上規(guī)定由會(huì)計(jì)保管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人名章,但由于混崗現(xiàn)象的存在,導(dǎo)致全部支付印監(jiān)實(shí)際上有時(shí)由出納一個(gè)人掌握和使用?!秲?nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——貨幣資金》 (試行)規(guī)定,單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)銀行預(yù)留印鑒的管理。財(cái)務(wù)專用章由專人保管,個(gè)人名單必須由本人或其授權(quán)人員保管,嚴(yán)禁一人保管支付款項(xiàng)所需的全部印章。
7.控制環(huán)境存在明顯缺陷。突出表現(xiàn)在:單位管理層對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理重視不夠,監(jiān)管不力??刂骗h(huán)境是內(nèi)部控制制度賴以有效執(zhí)行的前提和基礎(chǔ),單位應(yīng)當(dāng)重視控制環(huán)境建設(shè)。
由以上分析可知,切實(shí)加強(qiáng)貨幣資金管理,建立和完善貨幣資金的內(nèi)部控制,對(duì)保護(hù)行政事業(yè)單位資產(chǎn)的安全完整,以及業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)至關(guān)重要。
澧縣招商局/ 顏復(fù)勇