【摘要】企業(yè)財務(wù)人員在處理企業(yè)會計科目匯總等問題時，如果單獨使用Excel統(tǒng)計匯總功能非常繁瑣并且容易出錯。本文將結(jié)合實例將Excel SQL和Excel統(tǒng)計匯總功能如數(shù)據(jù)透視表等結(jié)合起來，快速準確處理了會計科目匯總、先篩選后匯總以及先匯總后篩選等問題。其最大的優(yōu)點是，當數(shù)據(jù)源改變時只需點擊刷新按鈕即可得到重新計算的結(jié)果，非常準確和方便。
【關(guān)鍵詞】Excel SQL 會計科目 科目匯總
會計科目是指按照企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容和經(jīng)濟管理的要求，對會計要素的具體內(nèi)容進行分類核算的科目。按其所提供信息的詳細程度及其關(guān)系，又分為總分類科目和明細分類科目。前者是對會計要素具體內(nèi)容提供總分類信息的會計科目，如“應(yīng)收賬款”、“原材料”等科目，后者是對總分類科目作進一步分類、提供更詳細更具體會計信息科目，如“應(yīng)收賬款”科目按債務(wù)人名稱設(shè)置明細科目，反映應(yīng)收賬款具體對象。而會計科目匯總表則是由多種會計科目組成，對各類會計科目的一種集合。
一、企業(yè)會計科目匯總可使用Excel SQL語句
在企業(yè)財務(wù)工作中，經(jīng)常需要對會計科目進行匯總。當數(shù)據(jù)來自不同的工作簿，并且數(shù)據(jù)經(jīng)常修改或添加時，直接使用Excel匯總功能比如數(shù)據(jù)透視表時，工作量很大。這時我們可以結(jié)合使用Excel SQL語句將Excel SQL與Excel的數(shù)據(jù)分析功能如數(shù)據(jù)透視表能功能結(jié)合起來，可以使財務(wù)人員快捷、靈活、準確地處理財務(wù)數(shù)據(jù)，避免單獨使用Excel操作時的繁瑣和容易出錯等問題。
Excel 的SQL功能在Excel功能區(qū)獲取外部數(shù)據(jù)組中。使用Excel SQL功能時，Excel通過OLE DB接口獲取外部數(shù)據(jù)源，同時可以在數(shù)據(jù)源連接屬性定義選項的命令框中輸入SQL語句，然后Excel會執(zhí)行SQL語句并返回結(jié)果。Excel可以獲取的外部數(shù)據(jù)源格式很豐富包括Excel文件格式、Access文件格式等。下面結(jié)合實例詳細介紹Excel SQL在企業(yè)會計科目匯總中的具體應(yīng)用。
二、實例分析
某企業(yè)有三個分公司，分公司一、分公司二和分公司三。年底時三個分公司的財務(wù)人員將會計科目表發(fā)到總公司財務(wù)部?？偣矩攧?wù)人員需要進行會計科目匯總。數(shù)據(jù)格式如表1。
對于這個問題，財務(wù)人員一般會先將三個分公司的數(shù)據(jù)通過復(fù)制粘貼集中到一張Excel工作表上，然后使用數(shù)據(jù)透視表等功能進行匯總分析。但是，這個問題的難點在于三個分公司的報表可能需要多次添加數(shù)據(jù)、修改數(shù)據(jù)等。這時總公司財務(wù)人員就需要多次進行重復(fù)操作，不僅麻煩并且容易出錯。當分公司數(shù)目較多時，更是讓財務(wù)人員感到棘手。此類問題的徹底解決需要使用Excel的SQL語句。步驟如下：
1. 新建一個名為科目匯總的工作簿。然后點擊Excel 2010數(shù)據(jù)選項卡中獲取外部數(shù)據(jù)組中的現(xiàn)有連接，然后出現(xiàn)現(xiàn)有連接對話框。
2. 點擊現(xiàn)有連接對話框中左下角的瀏覽更多按鈕，打開存放數(shù)據(jù)的文件夾。選擇“分公司一”工作簿，點擊打開按鈕，如圖2。
3. 選中“財務(wù)部一”，點擊確定按鈕，如圖3。
4. 在出現(xiàn)的導入數(shù)據(jù)對話框中數(shù)據(jù)導入方式選擇數(shù)據(jù)透視表，如圖4。
5. 點擊屬性按鈕，在定義選項卡上命令文本中輸入以下SQL語句，然后點擊確定。
select ∗ from ［D:會計科目匯總分公司一.xls］.［財務(wù)部一$］
UNION ALL
select ∗ from ［D:會計科目匯總分公司二.xls］.［財務(wù)部二$］
UNION ALL
select ∗ from ［D:會計科目匯總分公司三.xls］.［財務(wù)部三$］
6. 在數(shù)據(jù)透視表中，將單位字段拖動到行標簽，將會計科目名稱拖動到列標簽，將月份字段拖動到報表篩選，金額字段拖動到∑數(shù)值中，匯總結(jié)果如表2。如果源數(shù)據(jù)改變，單擊數(shù)據(jù)選項卡中的刷新即可得到重新計算的數(shù)據(jù)，非常方便。
使用Excel SQL語句還可以先進行篩選，然后匯總。例如分別篩選出三個分公司金額的前3名然后匯總的SQL語句如下：
select top 3 ［財務(wù)部一$］.金額，［財務(wù)部一$］.日期，［財務(wù)部一$］.單位，［財務(wù)部一$］.會計科目名稱
from ［D:會計科目匯總分公司一.xls］.［財務(wù)部一$］ ORDER BY ［財務(wù)部一$］.金額 DESC
UNION ALL（select top 3 ［財務(wù)部二$］.金額，［財務(wù)部二$］.日期，［財務(wù)部二$］.單位，［財務(wù)部二$］.會計科目名稱
from ［D:會計科目匯總分公司二.xls］.［財務(wù)部二$］ ORDER BY ［財務(wù)部二$］.金額 DESC）
UNION ALL
（select top 3 ［財務(wù)部三$］.金額，［財務(wù)部三$］.日期，［財務(wù)部三$］.單位，［財務(wù)部三$］.會計科目名稱
from ［D:會計科目匯總分公司三.xls］.［財務(wù)部三$］ ORDER BY ［財務(wù)部三$］.金額 DESC）
使用Excel SQL語句也可以進行先匯總，再篩選。例如篩選出三個分公司所有金額的前5名的SQL語句如下：
select top 5 日期，單位，會計科目名稱，金額
from （select ∗ from ［D:會計科目匯總分公司一.xls］.［財務(wù)部一$］
UNION ALL
select ∗ from ［D:會計科目匯總分公司二.xls］.［財務(wù)部二$］
UNION ALL
select *∗ from ［D:會計科目匯總分公司三.xls］.［財務(wù)部三$］
ORDER BY 金額 DESC）
【注】本文系華北水利水電大學管理科學與工程省級重點學科建設(shè)經(jīng)費資助。
主要參考文獻
林盤生.Excel 2010 SQL完全應(yīng)用.北京：電子工業(yè)出版社，2011
【作 者】
陳國棟（博士）
【作者單位】
（華北水利水電大學管理與經(jīng)濟學院 鄭州 450046）
