摘要：本文分析了ERP與內(nèi)部控制的關(guān)系，充分肯定ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)內(nèi)部控制帶來的積極作用，同時(shí)也指出目前ERP環(huán)境下內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及存在的一些問題，簡(jiǎn)要探討在ERP條件下現(xiàn)代企業(yè)如何進(jìn)一步完善內(nèi)部控制的幾點(diǎn)策略。
關(guān)鍵詞：ERP 企業(yè)內(nèi)部控制 探析
一、前言
在全球經(jīng)濟(jì)一體化的背景下，企業(yè)經(jīng)營(yíng)的內(nèi)、外部風(fēng)險(xiǎn)日趨復(fù)雜多變，而如何防范企業(yè)的這些風(fēng)險(xiǎn)就成為內(nèi)部控制制定者必須考慮的重要議題。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的日新月異，運(yùn)用ERP進(jìn)行內(nèi)部控制，提升管控能力，逐漸成為當(dāng)前企業(yè)的一種新的管理方向。
二、 ERP在企業(yè)內(nèi)部控制中的作用
（一）ERP與內(nèi)部控制的關(guān)系
1.ERP是內(nèi)部控制的工具和手段之一
現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，改變了企業(yè)內(nèi)部控制的管理思想、制度、方法、手段，而ERP作為現(xiàn)代企業(yè)信息管理系統(tǒng)能實(shí)時(shí)處理各種信息，并進(jìn)行一系列的轉(zhuǎn)換、分析，對(duì)內(nèi)部控制決策提供信息支撐。它是一種內(nèi)部控制制度發(fā)展到現(xiàn)階段比較完善的控制工具和手段。ERP系統(tǒng)所進(jìn)行的自動(dòng)控制活動(dòng)體現(xiàn)了內(nèi)部控制五要素之一。
2.ERP是內(nèi)部控制的客體
ERP系統(tǒng)是具有主觀意識(shí)的人員設(shè)計(jì)的，其內(nèi)嵌的各個(gè)模塊也是由不同權(quán)限的員工具體操作的。其最前端的數(shù)據(jù)輸入狀況決定著后續(xù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、正確性。若此時(shí)數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤，將影響與之有關(guān)的后續(xù)各個(gè)模塊，甚至?xí)霈F(xiàn)嚴(yán)重的管理層決策問題。例如：在供應(yīng)鏈模塊中，采購(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)先做采購(gòu)合同（尤其是供應(yīng)商存貨價(jià)格錄入、確認(rèn)），如果此時(shí)輸入錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，下一步的審核人員也沒有發(fā)現(xiàn)，接下來的采購(gòu)管理、庫存管理、存貨核算、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)等模塊的人員就很難發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，那么這一系列的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤就會(huì)影響企業(yè)相關(guān)部門的數(shù)據(jù)歸集，最終導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)失真，為企業(yè)高管決策造成不利影響；與之伴隨的是，ERP系統(tǒng)本身也存在諸如安全的問題，這就需要加強(qiáng)對(duì)ERP的有效控制。
3.ERP是內(nèi)部控制要素（信息與溝通）的重要組成部分
信息與溝通貫穿內(nèi)部控制系統(tǒng)的始終。它要求企業(yè)及時(shí)歸集、準(zhǔn)確傳遞企業(yè)的經(jīng)營(yíng)信息，并保證這些信息能在使用者之間保持有效溝通和反饋，促進(jìn)內(nèi)部控制有效運(yùn)行。ERP作為信息集成系統(tǒng)，可以做到歸集、甄別、傳輸、分析批量化信息的重任。有條件的企業(yè)在購(gòu)買ERP系統(tǒng)前，可以把內(nèi)控體系中對(duì)信息和溝通的總體要求體現(xiàn)在ERP流程中去，ERP上授權(quán)操作員工，都可以及時(shí)享受在線的信息，幫助企業(yè)決策層識(shí)別、捕捉、傳遞與企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有關(guān)的信息，實(shí)現(xiàn)信息溝通的目的。
（二）實(shí)施ERP為企業(yè)內(nèi)部控制帶來的優(yōu)勢(shì)
ERP系統(tǒng)的引進(jìn)、實(shí)施，突破了企業(yè)內(nèi)部控制的原有范圍，塑造了新的內(nèi)部控制條件，為其有效進(jìn)行提供了諸多保障。
1.優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范業(yè)務(wù)流程
ERP引進(jìn)前，企業(yè)組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置根據(jù)各部門的職能作用分成若干部門，條塊分割過于突出，各部門之間也是各自為戰(zhàn)，很少圍繞業(yè)務(wù)流程形成一條龍的服務(wù)體系。ERP的實(shí)施要求公司對(duì)原有的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組、優(yōu)化，使之更加規(guī)范、系統(tǒng)；實(shí)現(xiàn)了把經(jīng)營(yíng)管理過程中的各方如供應(yīng)商、制造基地、銷售網(wǎng)絡(luò)、客戶等納入了一個(gè)緊密的供應(yīng)鏈中，有效安排了企業(yè)的產(chǎn)供銷活動(dòng)，進(jìn)一步提高了效率，為企業(yè)在市場(chǎng)上獲得更多的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)提供了有利條件。
2. 加速企業(yè)內(nèi)部信息傳遞和數(shù)據(jù)共享
ERP系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了企業(yè)信息在公司內(nèi)外的有效暢通和數(shù)據(jù)共享，經(jīng)營(yíng)管理的信息可以在企業(yè)內(nèi)部各職能部門、責(zé)任主體、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間進(jìn)行及時(shí)溝通和反饋，有利于企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)、應(yīng)對(duì)經(jīng)營(yíng)中的內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)，滿足了信息使用者的的需求，促進(jìn)了內(nèi)部控制有效運(yùn)行。
3.提升企業(yè)的控制活動(dòng)水平，提高公司內(nèi)部控制能力
企業(yè)利用ERP系統(tǒng)，采用信息化手段進(jìn)行內(nèi)部控制，可以有效地克服人工操作的缺陷，如：ERP下的財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制中，它可以隨時(shí)調(diào)用財(cái)產(chǎn)記錄，并明確接觸財(cái)產(chǎn)的相關(guān)人員，避免未經(jīng)授權(quán)的操作人員對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行接觸。
ERP系統(tǒng)集成的供應(yīng)鏈模塊和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)等模塊，便于企業(yè)對(duì)人、財(cái)、物實(shí)行全面控制，有效提高了內(nèi)部控制的綜合能力。
4.降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理風(fēng)險(xiǎn)、堵塞內(nèi)部控制管理漏洞
參照內(nèi)控系統(tǒng)的某些規(guī)范，ERP系統(tǒng)可以將控制的某些節(jié)點(diǎn)設(shè)置到模塊中，借助于ERP系統(tǒng)提高了實(shí)時(shí)控制的力度，業(yè)務(wù)處理的隨意性被禁止。與此同時(shí)，ERP系統(tǒng)下業(yè)務(wù)處理的的一體化、自動(dòng)化，降低了源于人員疏漏或舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。例如，ERP系統(tǒng)下的職務(wù)不相容分離控制、授權(quán)審批體系均避免了人為干擾、隨意授權(quán)，從而有效降低了管理風(fēng)險(xiǎn)。
三、 ERP條件下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題
ERP的實(shí)施為企業(yè)內(nèi)部控制管理水平的提升提供了機(jī)遇，但是在ERP環(huán)境下，企業(yè)的控制活動(dòng)也更加依賴此系統(tǒng)，進(jìn)而對(duì)一些企業(yè)的內(nèi)部控制體系帶來了新的風(fēng)險(xiǎn)。
（一）ERP實(shí)施過程中執(zhí)行不到位問題
內(nèi)部控制成功與否的關(guān)鍵在于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的態(tài)度和管理意識(shí)，ERP系統(tǒng)的引進(jìn)、實(shí)施更加如此。在ERP條件下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層不再是權(quán)力等級(jí)的上層，而成為業(yè)務(wù)流程的核心。如果他們不能轉(zhuǎn)變觀念，無法調(diào)動(dòng)員工積極主動(dòng)了解、學(xué)習(xí)、運(yùn)用ERP系統(tǒng)的現(xiàn)代管理理念，那么ERP對(duì)內(nèi)部控制活動(dòng)的控制能力就會(huì)大幅縮水，內(nèi)部控制也將是一紙空談。目前雖然很多企業(yè)實(shí)施了ERP，但企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)它的理解比較片面，沒有完全發(fā)揮出ERP本身所具有的功能，甚至有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)引進(jìn)ERP的目的只是為了塑造企業(yè)的形象，做個(gè)面子工程或者只是做些簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)信息的歸集、傳遞，更多的高級(jí)功能被荒廢，使其對(duì)內(nèi)部控制的優(yōu)勢(shì)作用得不到發(fā)揮。
（二）業(yè)務(wù)流程重塑調(diào)整時(shí)靈活性不足問題
ERP對(duì)業(yè)務(wù)流程的管理實(shí)行的是標(biāo)準(zhǔn)化、程序化的模式，企業(yè)原有的職能部門被重新整合，先前繁冗的業(yè)務(wù)流程被精簡(jiǎn)、優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中各業(yè)務(wù)的重塑調(diào)整，有利于企業(yè)信息資源的迅速配置和信息共享。盡管如此，由于ERP內(nèi)嵌的管理模塊一般是固化的，還是無法滿足企業(yè)日新月異的個(gè)性化需求。另外，企業(yè)在適應(yīng)ERP需要而改進(jìn)流程的過程中導(dǎo)致內(nèi)部控制的某些審批環(huán)節(jié)缺失，為以后的控制風(fēng)險(xiǎn)埋下隱患。
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（三）ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全問題
ERP實(shí)施的基礎(chǔ)在于當(dāng)前的計(jì)算機(jī)硬件、軟件技術(shù)，如多數(shù)據(jù)庫集成、電子數(shù)據(jù)交換EDI等。而這些設(shè)備及軟件技術(shù)很容易遭到操作失誤、系統(tǒng)故障及計(jì)算機(jī)病毒等的嚴(yán)重威脅，加上ERP系統(tǒng)模塊的高度集成化、一體化、自動(dòng)化的特點(diǎn)，很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤、乃至癱瘓，為內(nèi)部控制過程中數(shù)據(jù)信息的安全帶來非常嚴(yán)重的影響。
四、 ERP條件下企業(yè)內(nèi)部控制完善的策略
（一）建立健全良好的ERP管理制度
企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家法律法規(guī)和內(nèi)控制度的要求，制定本企業(yè)ERP環(huán)境下的規(guī)章制度并積極組織實(shí)施，確保ERP軟件實(shí)施、日常維護(hù)及后續(xù)事項(xiàng)的安全、順利進(jìn)行。其主要內(nèi)容應(yīng)包括：操作人員及操作過程管理，數(shù)據(jù)的輸入、輸出及備份管理，文件資料的管理，服務(wù)器管理，ERP軟件跟進(jìn)維護(hù)管理等。與此同時(shí)，要建立內(nèi)部控制的監(jiān)管機(jī)制，將相關(guān)員工及部門納入評(píng)價(jià)及監(jiān)管體系之中，這樣就從制度上保證了內(nèi)部控制對(duì)ERP活動(dòng)的監(jiān)管，也保證了ERP軟件的有效進(jìn)行。
（二）優(yōu)化程序控制、健全ERP崗位設(shè)置
程序控制的主要內(nèi)容包括身份控制、權(quán)限控制，它是內(nèi)控的必要條件。其主要指應(yīng)對(duì)文件資料、操作用戶、機(jī)器設(shè)備設(shè)置不同的權(quán)限級(jí)次，防止未經(jīng)授權(quán)進(jìn)入ERP。同時(shí)，只有經(jīng)過授權(quán)審批后才能對(duì)ERP軟件進(jìn)行更新、維護(hù)，以確保數(shù)據(jù)的安全。完善ERP崗位的設(shè)置，界定操作員的崗位范圍。企業(yè)也可以根據(jù)實(shí)際情況，在數(shù)據(jù)安全的條件下交叉設(shè)置崗位，使一些崗位既相互獨(dú)立又相互制約，大大降低內(nèi)部控制活動(dòng)中人為因素造成的風(fēng)險(xiǎn)。
（三）定期加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提升企業(yè)ERP從業(yè)人員素質(zhì)
相對(duì)于手工控制勞動(dòng)重復(fù)、事倍功半等缺點(diǎn)而言，ERP是對(duì)傳統(tǒng)內(nèi)控人員的極大解放，但也提出了新的要求。包括業(yè)務(wù)素質(zhì)、道德水準(zhǔn)及計(jì)算機(jī)操作技能。為了保證ERP軟件的安全有效運(yùn)轉(zhuǎn)，就需要定期對(duì)員工進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)的更新培訓(xùn)，同時(shí)，加強(qiáng)宣傳教育，使其遵守道德準(zhǔn)則，成為專業(yè)的復(fù)合型人才，提升員工對(duì)內(nèi)部控制活動(dòng)的管理能力。
（四）充分發(fā)揮審計(jì)職能、不斷完善內(nèi)部控制
內(nèi)審作為內(nèi)控的一種表現(xiàn)形式，通過它可以了解內(nèi)部控制的運(yùn)轉(zhuǎn)是否達(dá)到了預(yù)期?；谄髽I(yè)實(shí)施ERP對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響，內(nèi)部審計(jì)應(yīng)做到：第一，內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)參與ERP實(shí)施的全過程、熟悉ERP系統(tǒng)功能，并進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控；第二，內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)充分利用ERP提供的數(shù)據(jù)分析功能，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)處理；第三，適應(yīng)ERP的要求，不斷采用新的內(nèi)部審計(jì)工作方法、方式。具體工作中可以采用動(dòng)靜態(tài)審計(jì)，現(xiàn)場(chǎng)和遠(yuǎn)程審計(jì)及計(jì)算機(jī)審計(jì)等新的方式、方法，確保審計(jì)數(shù)據(jù)的正確性。同時(shí)，也要注意計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)與審計(jì)人員職業(yè)判斷相結(jié)合，提高審計(jì)工作效率，保證審計(jì)工作質(zhì)量，完善內(nèi)部控制全過程，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制活動(dòng)的目的。
五、結(jié)語
本文詳盡闡述了ERP與內(nèi)部控制的關(guān)系及ERP為內(nèi)部控制帶來的管控優(yōu)勢(shì)，指出了當(dāng)前ERP條件下企業(yè)內(nèi)部控制存在的不足之處，從管理制度、程序控制、員工培訓(xùn)、審計(jì)監(jiān)管四方面提出了相應(yīng)對(duì)策，我認(rèn)為只要企業(yè)緊貼實(shí)際，充分發(fā)揮ERP的功能進(jìn)行內(nèi)部控制，一定能把企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的風(fēng)險(xiǎn)降至最低。
總之，內(nèi)部控制是企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)管理中的重要組成部分，也是目前諸多企業(yè)普遍關(guān)注的領(lǐng)域。企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，就必須加強(qiáng)內(nèi)部控制。而ERP系統(tǒng)的實(shí)施雖然對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)存在著風(fēng)險(xiǎn)，但也為企業(yè)的內(nèi)部控制提供了新的思路和方法，對(duì)提升企業(yè)管理水平，提高整體效益發(fā)揮著積極的作用。
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作者：杜永華
